有關(guān)人事檔案管理論文
有關(guān)人事檔案管理論文
人事檔案是人才信息摘要的重要載體和來(lái)源,也是考核任用干部的重要依據(jù)。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的人事檔案管理論文，供大家參考。
人事檔案管理論文范文一：人事檔案管理的困境與出路
摘 要：人事檔案管理具有重要的價(jià)值，但現(xiàn)行的人事檔案管理在思想認(rèn)識(shí)、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)管理、信息化程度等方面還存在諸多問(wèn)題，影響人事檔案功能的發(fā)揮，亟待改進(jìn)。提高認(rèn)識(shí)，健全制度，規(guī)范管理，推進(jìn)人事檔案管理的信息化和社會(huì)化，是必由之路。
關(guān)鍵詞：人事檔案;問(wèn)題;對(duì)策;信息化;社會(huì)化
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1007-4074(2011)05-0173-03
一、人事檔案管理的價(jià)值
人事檔案是“機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記錄相關(guān)人員個(gè)人的自然情況、思想品德、社會(huì)經(jīng)歷、專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力、歷史和現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰情況的，由有關(guān)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一整理、保存起來(lái)用以備查的原始材料。”[1]人事檔案管理對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與個(gè)人利益的促進(jìn)具有重要的價(jià)值。其價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
(一)人事檔案全面反映相關(guān)個(gè)人的思想政治表現(xiàn)、愛(ài)好特長(zhǎng)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷以及獎(jiǎng)懲情況。其中的“登記表、自我鑒定、履歷表等等，充分反映了有關(guān)人員的經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系;而年度考核，則記載著個(gè)人不同時(shí)期的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)和組織的評(píng)價(jià);入黨、入團(tuán)、提職、晉級(jí)等原始材料，則是個(gè)人在組織教育培養(yǎng)下成長(zhǎng)的佐證;工作情況的考核、獎(jiǎng)懲與科研成果的登記，是個(gè)人工作能力、成績(jī)貢獻(xiàn)、技術(shù)專長(zhǎng)的充分展現(xiàn)。”[2]
(二)人事檔案也就是人事文件材料，它是依照一定的程序保存起來(lái)以備查。在人事管理活動(dòng)中，出于管理需要，反映個(gè)人情況的文件材料需要特別保存，這就形成檔案。“人事檔案以個(gè)人姓名為特征組成的專卷或?qū)?cè)，這是由人事檔案的形成特點(diǎn)與作用決定的。人事檔案管理所具有的現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性的特點(diǎn)，使之成為各級(jí)組織考察、了解和正確使用人員的重要依據(jù)。”[3]因此，管好用好人事檔案，對(duì)人才資源的優(yōu)化配置起著非常重要的作用。
(三)人事檔案信息是一種重要的公共信息資源。它記載了個(gè)人學(xué)習(xí)工作的歷史發(fā)展與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等各方面情況，使得全面了解和正確選拔人才得以實(shí)現(xiàn)。加強(qiáng)人事檔案管理顯然有助于提高人事工作效率和質(zhì)量，有助于全社會(huì)的人才調(diào)配，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著積極的推動(dòng)作用。
二、人事檔案管理中存在的問(wèn)題
我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案制度是我國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和干部制度的產(chǎn)物。它作為一種公共管理工具，對(duì)干部管理和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面作出了歷史性的特別重要的貢獻(xiàn)。但是，隨著改革開(kāi)放和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷加快，人事檔案管理的一些弊端也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前存在的主要問(wèn)題是：
(一)對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位。長(zhǎng)期以來(lái)，一些工作人員甚至單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理只是保管檔案的事務(wù)性工作，只要能應(yīng)付查檔和外調(diào)就可以了，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要價(jià)值。這種觀念嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。有些單位，就連人員、經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)所都沒(méi)有保障，更談不上檔案管理工作的創(chuàng)新提高。“目前，由于很多用人單位根本不用調(diào)檔，相關(guān)人員認(rèn)為只要有工作素質(zhì)和創(chuàng)新能力，有施展才華的舞臺(tái)就可以，人事檔案可有可無(wú)。還有一些單位采用重新建檔的做法引進(jìn)人才，使得一些求職者根本不管自己的人事檔案。此外，檔案管理投入偏低，經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案室設(shè)施不夠，且多數(shù)檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，保管條件比較差，柜架配備不到位，庫(kù)房條件簡(jiǎn)陋。”[4]迄今為止，全國(guó)還有一些管檔單位沒(méi)有配備專用庫(kù)房，相關(guān)設(shè)備陳舊，管理手段落后，檔案檢索主要靠傳統(tǒng)的手工操作。
(二)人事檔案的相關(guān)制度不健全，管理分散，隸屬混亂。就我國(guó)總體而言，人事檔案大多是由用人單位來(lái)保管。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，流動(dòng)人口增多，再加上對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)不到位，“分散多頭”現(xiàn)象在人事檔案管理中屢見(jiàn)不鮮。有的由過(guò)去的單位保存，有的由現(xiàn)在的單位保存，還有的由人才交流中心保存，處于一種“分散”的管理狀態(tài)。而人事檔案管理牽涉到多個(gè)主管部門，職能交叉，權(quán)責(zé)不明，管理分散，隸屬混亂。有些基層單位檔案材料收集不齊，采集不科學(xué)，立卷不規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。“目前不少單位的人事檔案掛靠勞動(dòng)人事部門，大都沒(méi)有專職人員分管人事檔案工作，人事檔案長(zhǎng)期無(wú)人整理，根本做不到‘鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、歸檔齊全完整、目錄清楚、編排有序、裝訂整齊’的要求，存在零亂無(wú)序、死檔棄檔、虛假檔案、人檔脫節(jié)、檔案克隆等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。”[5]
(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力偏低，管理手段落后。人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，而多數(shù)檔案管理員對(duì)業(yè)務(wù)不熟，專業(yè)知識(shí)缺乏，責(zé)任心有待提高，敬業(yè)精神有待加強(qiáng)，加上管檔人員更換頻繁，后續(xù)培訓(xùn)跟不上，致使管檔人員的工作狀態(tài)差，分類混亂，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)。[6]而且，人事檔案的管理手段也陳舊落后，目前，調(diào)閱檔案時(shí)大多采用手工操作，反復(fù)使用原件，經(jīng)常造成紙張揉皺破損和字跡褪色現(xiàn)象，檔案的完整與安全缺乏保障。
(四)人事檔案管理的信息化程度不高，資源利用率低。人事檔案的利用大多是被動(dòng)性的，缺乏主動(dòng)精神，只是等待查閱和調(diào)動(dòng)。“利用材料主要是黨團(tuán)材料和工資調(diào)資方面的，真正用于人才選拔，培養(yǎng)開(kāi)發(fā)及預(yù)算等方面的較少，沒(méi)有發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。另外，人事檔案查找方式落后，檢索工具單一，嚴(yán)重限制了其信息服務(wù)和交流功能的發(fā)揮，人事檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的廣度和深度受到制約。”[7]近年來(lái)，雖然科技手段在更新，計(jì)算機(jī)水平在提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有廣泛應(yīng)用于人事檔案管理，資源浪費(fèi)嚴(yán)重，工作效率亟待提高。
(五)現(xiàn)行的人事檔案管理限制了人才的合理流動(dòng)。人才資源也是社會(huì)生產(chǎn)力，社會(huì)迅猛發(fā)展的重要基礎(chǔ)就是最大限度地開(kāi)發(fā)人力資源。如果人才不流動(dòng)，甚至被擱淺埋沒(méi)，就會(huì)造成資源浪費(fèi)，進(jìn)而影響整個(gè)社會(huì)的發(fā)展?，F(xiàn)行人事檔案管理隨意性大，有關(guān)個(gè)人的品行和工作鑒定全憑主管領(lǐng)導(dǎo)的偏好而定，當(dāng)事人卻全不知情。這樣，容易產(chǎn)生單位負(fù)責(zé)人借此壓人、整人的情況。還有基于私人利益的考量，千方百計(jì)篡改檔案。
三、人事檔案管理的完善
(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增加投入，進(jìn)一步夯實(shí)人事檔案管理工作基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的重要保證，應(yīng)將檔案管理工作擺到重要位置，定期或不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。基于目前人事檔案意識(shí)普遍不強(qiáng)的狀況，當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案工作要有專門的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，以保障人事檔案的維護(hù)、搶救及信息化建設(shè);要搞好綜合檔案室的規(guī)范化建設(shè)，“注重通風(fēng)、采光、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防火等設(shè)施配套，添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，”[8]努力提高檔案管理的信息化程度，保障檔案利用的安全與高效。
(二)提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。檔案人員的政治覺(jué)悟與業(yè)務(wù)水平的高低決定檔案工作質(zhì)量的好壞。因此，要配置專門的檔案管理人員，并對(duì)他們進(jìn)行及時(shí)培訓(xùn)，這非常重要。要配置政治素養(yǎng)和文化水平高、工作責(zé)任心強(qiáng)的人員擔(dān)任檔案管理人員，并注重培訓(xùn)。在新的歷史時(shí)期，人事檔案管理人員應(yīng)更加具有高度的政治責(zé)任心、嚴(yán)明的政治紀(jì)律和良好的職業(yè)道德，能夠擔(dān)當(dāng)起人事檔案管理的重任。人事檔案管理人員不但要有埋頭苦干的工作精神，還要全面學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段。
(三)健全制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。人事檔案的規(guī)范化管理的可靠保證是相關(guān)制度的完善，因此，各單位要及時(shí)建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理制度，以“保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案的作用。為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全人事檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素。”[9]對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題的，要及時(shí)解決，要嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任，以保證人事檔案管理的規(guī)范有序。
(四)加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。而要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，人事檔案管理電子化則是第一步要實(shí)現(xiàn)的。即，要“把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，將人事檔案有關(guān)信息輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)電子手段建立個(gè)人信息體系，并建立準(zhǔn)確、完備的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立綜合信息，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公、無(wú)紙檔案與紙質(zhì)檔案相互結(jié)合。”[10]
(五)改革人事檔案的宏觀管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的社會(huì)化。國(guó)家要制定有關(guān)人事檔案管理的政策和制度，努力建設(shè)面向社會(huì)的開(kāi)放型的人事檔案管理模式。這種模式實(shí)際上是一種社會(huì)化的管理模式。該模式建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，面向社會(huì)，可以為整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)，有利于人才的合理流動(dòng)。“傳統(tǒng)的人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機(jī)構(gòu)行使，人事檔案來(lái)源僅限于本機(jī)構(gòu)人員，內(nèi)容也較簡(jiǎn)單;而社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其來(lái)源要可以是社會(huì)各類人員，檔案內(nèi)容也豐富多樣。傳統(tǒng)干部檔案工作由組織、人事部門管理，工人檔案由勞動(dòng)部門管理，但新的用人制度打破了傳統(tǒng)干部、工人的身份界限。傳統(tǒng)的干部檔案、工人檔案正逐漸被以職業(yè)特點(diǎn)為標(biāo)志的國(guó)家公務(wù)員檔案、醫(yī)生檔案、教師檔案、職工檔案等所替代，”[11]當(dāng)前，我國(guó)各行各業(yè)的的人事檔案都在走向社會(huì)化，這種變化是順應(yīng)時(shí)勢(shì)的。
綜上所述，人事檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期重要的工作，要在改革創(chuàng)新的過(guò)程中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。
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[10] 王愛(ài)榮.關(guān)于我國(guó)人事檔案管理改革若干問(wèn)題的探討[J].黑龍江檔案，2010(1).
人事檔案管理論文范文二：試論人事檔案的管理與利用
【摘 要】 本文針對(duì)在人事檔案管理和利用中存在的問(wèn)題，提成強(qiáng)化有關(guān)人事檔案的概念及管理意識(shí)、了解有關(guān)人事檔案知識(shí)的建議，這對(duì)人事檔案的管理與科學(xué)的利用起到重要的作用。
【關(guān)鍵詞】 人事檔案 內(nèi)容 來(lái)源 鑒別 利用
人事檔案是組織人事等部門按照黨的有關(guān)政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。依據(jù)中組部的《干部檔案工作條例》，人事檔案管理包括：檔案管理的體制、機(jī)構(gòu)和職責(zé);檔案的內(nèi)容和分類;檔案的管理范圍;檔案材料和收集、鑒別與歸檔;檔案的保管與保護(hù);檔案的提供利用;檔案的轉(zhuǎn)遞等。
人事檔案作為國(guó)家檔案中的一種特殊的檔案，依據(jù)中央組織部及國(guó)家檔案局的要求，在檔案管理中有其完整的管理模式和管理制度，對(duì)檔案材料的收集、鑒定、整理、查閱、保管范圍以及轉(zhuǎn)遞程序都有原則上的要求，確保了人事檔案的完整與安全，從規(guī)章制度上杜絕了涂改、撤換、銷毀、偽造等違法違規(guī)事件的發(fā)生，保障了檔案材料自身的原始性和真實(shí)性，保障了人事檔案的利用價(jià)值。
人事檔案不僅是考察了解和選拔干部的重要依據(jù)，更多的利用于人事工作中。檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷，政治面貌，品德作風(fēng)等內(nèi)容的重要材料，在現(xiàn)階段仍發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。如調(diào)動(dòng)工作、出國(guó)政審、評(píng)定職稱、求學(xué)、公證、出具各類人事證明等，辦理退休、繳納社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)金等問(wèn)題上，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、參保時(shí)間等都將成為主要依據(jù)。
1. 人事檔案內(nèi)容和分類
檔案的內(nèi)容分為十類：
第一類履歷材料：履歷表、簡(jiǎn)歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等類人員登記表，個(gè)人簡(jiǎn)歷材料，更改姓名的材料。
第二類 自傳材料：自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
第三類 鑒定(含自我鑒定)、考核、考察材料。以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表，干部考核和民主評(píng)議的綜合材料。
第四類 學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表、畢業(yè)登記表、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表、學(xué)歷證明材料、選拔留學(xué)生審查登記表;培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表等材料。
第五類 政治歷史情況的審查材料。包括甄別、復(fù)查材料，審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等政審材料;更改民族、年齡、國(guó)籍、參加工作時(shí)間等的組織審查意見(jiàn)，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
第六類 參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。
第七類 獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、英雄模范先進(jìn)事跡、各種先進(jìn)人物登記表、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。
第八類 處分材料。違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國(guó)法等處分決定(免予處分的處理意見(jiàn))，查證核實(shí)報(bào)告，上級(jí)批復(fù)，本人對(duì)處分的意見(jiàn)和檢查;法院審判工作形成的判決書(shū)等。
第九類 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職等的登記表、呈報(bào)表、審批表、審批材料;各種代表會(huì)代表登記表。
第十類 其他可供組織上參考的材料。包括有殘疾的體檢表，殘疾等級(jí)材料，因公受傷的證明材料;訃告、悼詞;年度思想總結(jié)、小結(jié)，大中專畢業(yè)報(bào)到證等材料。
2. 檔案材料的來(lái)源與收集
檔案材料主要來(lái)源、收集及補(bǔ)充約有以下途徑：
(1)通過(guò)組織、人事部門收集職工工作中形成的檔案材料。
(2)通過(guò)教育院校、培訓(xùn)部門收集學(xué)生登記表、報(bào)考登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、學(xué)位審批材料、學(xué)歷證明、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)、鑒定等材料。
(3)通過(guò)所在單位收集在黨、團(tuán)組織建設(shè)中形成的入團(tuán)材料、已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)、入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、政審材料、黨員登記表、個(gè)人總結(jié)、退黨等組織意見(jiàn)材料。
(4)通過(guò)評(píng)定專業(yè)技術(shù)資格部門，收集評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)任職資格申報(bào)表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料、聘任專業(yè)職務(wù)的審批表、晉升專業(yè)職務(wù)(職稱)審批表。
(5)通過(guò)有關(guān)部門收集表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的先進(jìn)工作者的登記表、先進(jìn)模范事跡材料等。
(6)通過(guò)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、司法及有關(guān)的行政部門，收集形成的處分決定、免予處分的處理意見(jiàn)、記過(guò)材料、查證核實(shí)報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人對(duì)處分決定的意見(jiàn)、本人檢查、交待材料、通報(bào)批評(píng)材料，法院判決書(shū)，復(fù)查甄別報(bào)告、決定、上級(jí)批復(fù)材料。
(7)通過(guò)審計(jì)部門收集形成的對(duì)經(jīng)濟(jì)工作中的評(píng)價(jià)材料，有關(guān)問(wèn)題的處理意見(jiàn)等材料。
(8)通過(guò)科技部門、報(bào)刊等收集科研成果及重大影響的論文、著作、譯著等的目錄。
(9)通過(guò)衛(wèi)生部門收集工作人員因病、工傷、意處事故、致殘的體檢表、鑒定等有關(guān)材料。
3. 檔案材料的鑒別及歸檔要求
為保證檔案材料的原始性、客觀真實(shí)性，保證人事檔案的安全與利用，嚴(yán)格控制進(jìn)檔材料的來(lái)源與收集是必要的，對(duì)檔案材料的鑒別也是必不可少的：
鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件精神，以有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及保存價(jià)值，確定材料是否歸檔。
對(duì)收集、補(bǔ)充的檔案材料必須來(lái)源清楚，甄別材料的真?zhèn)渭皟r(jià)值，確定材料是否歸檔。
屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)客觀，材料必須文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備，屬于成套的材料必須完整齊全，有些材料需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字后方能歸入檔案。
歸檔材料應(yīng)是原件，一般不得使用復(fù)印件代替原件存檔。
人事檔案材料，須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書(shū)寫。
材料轉(zhuǎn)遞、歸檔的過(guò)程要符合組織轉(zhuǎn)遞手續(xù)及程序。
4. 利用人事檔案的有關(guān)查閱原則
查閱檔案單位及查閱人，在其批準(zhǔn)權(quán)限、職責(zé)范圍內(nèi)，因工作需要查閱和借用干部檔案，須以《干部檔案工作條例》中的查閱原則為依據(jù)，遵守檔案的提供利用之規(guī)定。
查閱單位及查閱人應(yīng)攜帶填寫規(guī)范、經(jīng)單位組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并加蓋公章的《查閱人事檔案介紹信》，填寫查閱《干部檔案審批表》查閱檔案，不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案。
凡查閱干部人事檔案，利用單位應(yīng)派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱，檔案一般不外借，如必須借出使用，要說(shuō)明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，妥善保管，嚴(yán)格保密，不得擅自轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交給無(wú)關(guān)人員和本人翻閱。
查閱干部人事檔案一般要求兩人或兩人以上，查閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料;任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
借用、查閱單位或個(gè)人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容，因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)檔案主管部門同意后，方可辦理。復(fù)制的檔案材料，不得給無(wú)關(guān)人員觀看或自行轉(zhuǎn)遞，用畢負(fù)責(zé)銷毀。
查閱者不得假公濟(jì)私，不得泄漏或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重，予以批評(píng)直至紀(jì)律處分。
參考文獻(xiàn)：
[1] 楊俊平.《人事檔案管理》.中國(guó)檔案
2007年5月?？?
[2] 中央組織部. 國(guó)家檔案局《干部檔案工作條例》. 1991年4月.
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