有關(guān)建筑檔案管理論文
近些年來,隨著我國建筑行業(yè)的深入發(fā)展,我國的工程項目建設(shè)的規(guī)模越來越大,施工工藝越來越復(fù)雜,工程建筑檔案作為建筑單位進行施工和管理活動中形成的具有價值的各種題材和形式的文件資料。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的建筑檔案管理論文，供大家參考。
建筑檔案管理論文范文一：淺談建筑設(shè)計檔案管理
【摘 要】建筑設(shè)計檔案管理的質(zhì)量是衡量建筑施工單位質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程質(zhì)量管理程序中重要的一個環(huán)節(jié)。檔案管理部門應(yīng)認真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，做到準確、齊全、規(guī)范，從而保證建設(shè)工程項目按時按質(zhì)交工。本文分析了建設(shè)建筑設(shè)計檔案管理存在的一些主要問題，指出了檔案管理在施工文件，廠家檔案，施工文件處理上應(yīng)采取的措施。
【關(guān)鍵詞】工程項目;檔案管理;措施
建筑設(shè)計是一個動態(tài)的過程，從項目的勘察、設(shè)計到施工、竣工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，直至驗收以后，才能相對穩(wěn)定。建筑設(shè)計的檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好建設(shè)項目的檔案管理，僅靠檔案管理人員埋頭進行具體業(yè)務(wù)工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。
在建筑設(shè)計的過程中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分工作人員不重視。為了解決這個問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環(huán)節(jié)和經(jīng)濟手段上進行制約，擺正檔案和建設(shè)項目的關(guān)系，確保建設(shè)項目的收集歸檔工作的正常有序進行。
1 建設(shè)建筑設(shè)計檔案管理中存在的問題
1.1 施工綜合管理文件原件不齊全
由于空間和時間的關(guān)系，有的非常重要的文件，在下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)時就是復(fù)印件，難以滿足檔案資料管理規(guī)定中“竣工資料中不允許出現(xiàn)復(fù)印件”的基本要求。有的單位疏于資料管理，造成原始文件丟失。也有的單位頻繁更換專業(yè)技術(shù)人員，在資料移交時又把關(guān)不嚴，同樣造成了原始文件遺失。
1.2 工程資料驗收簽證不齊全，存在代簽現(xiàn)象
隨著工程施工進度的需要，或為了急于滿足施工進度要求，工程進行現(xiàn)場驗收后，沒有按照國家行業(yè)標準規(guī)定要求辦理書面簽字，結(jié)果，等驗收小組解散后，找不到當事人簽字。
1.3 竣工圖編制不規(guī)范
有些施工單位不能按照有關(guān)竣工圖的編制要求進行編制，在竣工圖的形成過程中，或使用舊的施工圖改制成竣工圖，或?qū)υ瓐D修改過多，或使用計算機圖的復(fù)印件，或劃改不當，以上種種現(xiàn)象均不符合竣工圖編制要求。
1.4 施工資料格式不規(guī)范
施工過程中形成的資料格式不統(tǒng)一，不規(guī)范。有用A4的，有用16開的，有用32開的，文件幅面的頁邊距不等，差距較大，使案卷的裝訂工作被動。
1.5 施工原始資料書寫不規(guī)范
施工過程中原始資料的書寫五花八門，形形色色，有用鋼筆的，有用圓珠筆的，有用鉛筆的，有用復(fù)寫紙的。而這些簽證都不利于檔案資料的長期保存，與竣工資料歸檔要求不符。
1.6 施工原始驗收簽證資料填寫不規(guī)范
交工證書、隱蔽工程、竣工報告、質(zhì)量保證資料里，有的欄目沒有簽署意見，有的隨意進行涂改，降低了原始資料的可信度，從而降低了竣工資料的使用價值。
2 建筑設(shè)計檔案管理的措施
2.1 施工圖設(shè)計文件的管理
目前，有些建筑施工單位為了搶時間，搶進度實施“先上車，后買票”，邊施工、邊設(shè)計、邊辦手續(xù)，造成返工、停工，嚴重影響了工程質(zhì)量，給工程檔案收集、管理帶來諸多弊端。
2.1.1 要健全城建工程施工圖預(yù)報審查制度
各施工單位在工程施工前辦理《報送工程竣工檔案責(zé)任書》的同時，將工程施工圖報送城建檔案管理部門，經(jīng)城建檔案管理人員審查，確定符合要求，再行通知施工。這樣就可以避免無工程施工圖先施工，或邊設(shè)計邊施工。同時，城建檔案管理人員也熟悉和掌握了工程施工的要求、進度，從而增強業(yè)務(wù)指導(dǎo)的可行性和目的性，也為工程竣工后檔案收集工作奠定了一個良好的基礎(chǔ)。
2.1.2 要加強施工單位檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，依法管理工程檔案意識
檔案管理人員要掌握《檔案法》和《工程檔案管理辦法》等法律、規(guī)章，嚴格依法管理，堅決禁止無施工圖先施工、邊設(shè)計邊施工的現(xiàn)象，要及時做好工程圖紙、資料收集。及時把工程施工檔案的歸檔范圍、歸檔時間送到施工人員手中，并經(jīng)常深入施工第一線，了解施工進度，了解施工工程圖的實施情況，確保施工檔案材料齊全完整。
2.2 廠家檔案管理
廠家檔案資料由廠家提供，經(jīng)采購方驗核后移交，有合格證、檢驗報告、使用說明書、圖紙等多種內(nèi)容，包括設(shè)備、儀器、儀表和材料等多種類別，有國產(chǎn)和進口之分。資料本身復(fù)雜繁多，加之涉及廠家多，各廠家提交的資料又各有其特點，情況復(fù)雜，給廠家資料的驗核工作增加了不少難度。一般情況下，商務(wù)合同及其技術(shù)附件會對廠家應(yīng)提交的資料有一個要求，除了參與簽訂合同的部門，如：采購部門、使用單位、專業(yè)管理部門等，工程管理單位及檔案管理部門也要參與其中，在廠家提交資料時，核實其完整性。
廠家檔案資料包含了物供中心采購部分(即甲方采購)及EPC項目由總包單位采購的部分。對于甲方采購部分，檔案部門要保證主要的資料收集齊全。做到按要求領(lǐng)取及驗核，并結(jié)合經(jīng)驗，主動出擊，避免隨機資料不齊，給歸檔工作增加難度。在沒有合同或協(xié)議的情況下，對照設(shè)計圖紙，了解采購情況及應(yīng)提交的資料，爭取在工作中處于主動，及時做好催交工作，迫使業(yè)務(wù)人員重新重視，對照合同或協(xié)議檢查廠家資料，完善所交資料。對于EPC項目，要監(jiān)督廠家按合同匯總移交，EPC單位質(zhì)檢人員要認真把關(guān)，保證隨機資料歸檔齊全并且不影響歸檔時間。
2.3 施工文件的檔案管理
2.3.1 竣工資料的收集應(yīng)從工程項目立項做起
設(shè)立工程項目資料管理機構(gòu)和管理人員應(yīng)從工程項目立項開始，負責(zé)工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔管理工作，負責(zé)對施工單位竣工資料的指導(dǎo)、監(jiān)督?？⒐べY料編制工作應(yīng)實行“三同步”管理制度，即工程立項開始與竣工資料收集同步;工程施工過程與竣工資料形成同步;工程完工驗收與工程資料驗收同步。將資料管理貫穿到工程施工的全過程。
2.3.2 建立健全資料管理制度
項目管理部門在工程建設(shè)初期就應(yīng)結(jié)合工程項目的實際情況，制定適合本工程項目的資料管理規(guī)定，明確建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程資料形成過程中各自的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，做到分工明確，責(zé)任明確。工程項目管理單位和監(jiān)理單位，在項目開始之初就應(yīng)制定出一套可行的、適合本工程特點的竣工資料所要求的表格及樣本，以便于各參建單位在工程資料整理過程中有依據(jù)，好操作，這樣，才能避免資料格式的多樣性、不規(guī)范性。只有加強工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，才能保證歸檔文件材料及圖紙內(nèi)容的準確、齊全、規(guī)范，才能保證施工技術(shù)資料記錄齊全、簽署完備，原材料質(zhì)量保證資料真實可靠。
2.3.3 加強過程控制是保證竣工資料真實有效的手段
建筑設(shè)計的相關(guān)單位、工程管理人員、工程技術(shù)人員要切實負起責(zé)任，做到建筑設(shè)計與資料整理同步進行，避免設(shè)計施工與資料分離，切忌先完成施工任務(wù)，而后補資料的現(xiàn)象發(fā)生，負有管理職責(zé)的檔案資料管理人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，對各施工單位的資料的同步性、真實性、準確性、完整性、規(guī)范性進行檢查。
2.4 結(jié)語
建筑設(shè)計檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內(nèi)容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作的順利進行，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設(shè)、施工單位大量的人力、物力，順利完成建筑設(shè)計檔案的驗收和移交工作。
參考文獻
[1]藺湘：《施工企業(yè)應(yīng)重視工程項目的文件檔案管理》，《陜西建筑》，2008年第11期。
[2]吳燕玲：《淺談施工圖審查文件檔案歸檔》，《科技資訊》，2009年第3期。
[3]張濤：《竣工資料質(zhì)量失控主要原因及解決方法》，《土木建筑學(xué)術(shù)文庫(第11卷)》，2009年。
建筑檔案管理論文范文二：淺析建筑工程檔案資料管理制度
[摘要] 建筑工程過程復(fù)雜，工序繁多，所以涉及的文件資料也是非常多。要想優(yōu)化建筑工程的施工和管理，必須對這些檔案文件資料進行有效的整理和管理，做到整理有序，管理到位。對于檔案資料的管理必須做到有章可循，實現(xiàn)規(guī)范化的操作，這就需要建立相應(yīng)的管理制度。建筑工程檔案資料的管理制度不同于一般行業(yè)，有其自身的特性。本文著重探討建筑工程檔案資料的管理制度。
[關(guān)鍵詞] 建筑工程; 檔案資料; 管理制度; 研究
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 19. 044
[中圖分類號] G275.3 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2012)19- 0071- 01
1 建筑工程檔案資料歸檔范圍分析
建筑工程的檔案資料范圍十分清晰，依據(jù)本行業(yè)的工作特性，主要包括工程和設(shè)備檔案資料。工程檔案資料是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件及批復(fù)文件、對外收發(fā)的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應(yīng)商的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調(diào)研報告，考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理工作文件、工程的施工記錄、工程相關(guān)的會議記錄，以及各種驗收證件、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
建筑工程設(shè)備檔案一般是評定和鑒別工程建設(shè)所使用的機械設(shè)備技術(shù)的文件資料，是實現(xiàn)工程現(xiàn)代化的技術(shù)保障和后勤服務(wù)，它可以確保工程技術(shù)的正常應(yīng)用，使機械設(shè)備處于最好的運行狀態(tài)。包括建筑工程需要的預(yù)購設(shè)備儀器的申請表、批復(fù)表，購買協(xié)議與合同等;建筑器材的驗收單、出廠證明、合格證與保修卡、出廠精度檢驗單、隨機備件圖冊;安裝調(diào)試、試驗記錄，存在問題及處理意見;設(shè)備儀器的保養(yǎng)、維修、改裝、報廢處理等檔案資料。
2 建筑工程檔案資料管理人員的職責(zé)詮釋
作為檔案管理人員，需要符合工作的需要，具備一定的條件。首先要忠于公司，忠于職守，熱愛自身的本職工作，遵紀守法，具備檔案資料管理的專業(yè)知識和技能，具有較高的職業(yè)操守和良好品行，有樂于奉獻的精神品質(zhì)。作為管理人員要有效做好工程建設(shè)檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等工作，為工程建設(shè)提供及時的服務(wù)，并且及時積極主動地向上級主管部門匯報自身的工作，提出工作中的困難和需要解決的問題，自覺接受相關(guān)部門的管理和監(jiān)督。能主動為領(lǐng)導(dǎo)分憂，圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)。
3 建筑工程檔案資料的保密制度研究
建筑工程檔案資料涉及到重大工程建設(shè)的內(nèi)部資料，對企業(yè)發(fā)展有著重要的作用，是企業(yè)的商業(yè)機密，所以，建筑工程的檔案資料管理必須采取保密制度。作為公司的檔案管理人員，必須有專業(yè)的工作知識、良好的職業(yè)操守，按照公司檔案資料管理的需要，嚴格執(zhí)行保密制度，不泄露公司的機密。凡涉及公司機密的檔案，應(yīng)作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱時，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。針對加密的文件或者重要的文檔資料，必須嚴格履行查閱審批手續(xù)，不允許任何人擅自拍照、復(fù)制和傳播，這些必須形成制度性的規(guī)范條例。針對無用的檔案資料，需要采取有效的措施進行處理，但前提是保證公司機密不外泄，必須得到主管部門的允許才能如此操作，并且實行專人專職專管，在文件處理的過程中，相關(guān)負責(zé)人簽字確認，嚴格實行責(zé)任制。
4 建筑工程檔案資料存放制度分析
在具體的檔案管理工作中，非檔案管理人員不得擅自查閱和翻看檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準同意后方可查閱，并且做好相關(guān)的登記工作。檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放，有序整理，檔案柜內(nèi)不準堆放與檔案無關(guān)的東西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如發(fā)現(xiàn)無關(guān)的資料需要及時清理，如缺失有關(guān)的檔案資料需要及時還原和正確處理。做好檔案柜內(nèi)“六防”(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作，平時要勤檢查、勤打掃，保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。及時檢查，如有問題，立刻反饋，果斷處理。針對檔案資料，有關(guān)儀器設(shè)備的相關(guān)資料最好一式兩份，一份用于存檔，一份用來使用，如果僅有一份的，要將原件資料存檔，復(fù)印件隨機使用。
5 建筑工程檔案資料安全制度簡介
建筑工程的檔案資料涉及很多的商業(yè)機密，必須嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責(zé)，鑰匙應(yīng)妥善保管，如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。每次長假前應(yīng)對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。
6 建筑工程檔案資料查閱利用制度解析
本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續(xù)的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過規(guī)定的時間，如需要續(xù)借的，必須嚴格規(guī)范辦理程序和手續(xù)，做好登記。對于重要的或者破損的文件資料，在查看的過程中，不得使用原件，一律使用復(fù)印件。檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要采取有效措施，確保文件完好無損，不得任意涂畫、丟棄或者損壞，按規(guī)定的時間及時歸還。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行。檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單后方可交付。查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上畫線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，對于造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責(zé)任。
7 建筑工程檔案資料的收集工作研究
檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員提交的資料應(yīng)及時登記。工程檔案資料按項目部收集，檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放，檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。應(yīng)妥善保存各類檔案和資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。項目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。
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