經(jīng)過十余年的介紹和討論，目前我國檔案界對文件中心的產(chǎn)生和發(fā)展過程、性質(zhì)和功能已有比較清晰的了解，大多認同文件生命周期理論作為文件中心的理論基礎。然而近期理論界在文件生命周期理論的評價及其是否適合中國化問題上展開論戰(zhàn)，其中一些爭論涉及文件中心的可行性，有的甚至根本否定文件中心的理論依據(jù)。筆者以為，這種涉及文件中心的理論分歧是我國無法普遍建立文件中心的重要原因之一。根據(jù)現(xiàn)有材料，這里僅選擇理論分歧的兩個焦點進行評析。

一、焦點之一：文件生命周期理論與文件中心是否存在必然聯(lián)系？

文件中心的理論基礎是文件生命周期理論，這本來是檔案界大多認可的共識。但近期有學者對此給予否定的回答，甚至得出“文件生命周期理論沒有也不可能成為成立文件中心的理論依據(jù)”

?１?的結(jié)論。筆者無意逐一論爭，僅從三個方面略述淺見。

首先，文件中心的建立目的和理論依據(jù)能否等同？有學者認為“經(jīng)濟上的節(jié)約原則，是美國政府成立文件中心的主要依據(jù)，而不是以文件生命周期理論為依據(jù)”

?２?筆者可以簡要回顧一下文件中心的產(chǎn)生過程。文件中心最早產(chǎn)生在美國，最初形式是二戰(zhàn)期間海軍部為集中保存平時不常使用的數(shù)量龐大的文件而設立的臨時庫房。由于這種庫房及設施不如檔案館要求高，既適應了戰(zhàn)后的經(jīng)濟形勢，又能滿足各聯(lián)邦機構的相同需求，因此很快在全美推廣開來。１９５０年頒布的《聯(lián)邦文件管理法》授權設置聯(lián)邦文件中心，由國家檔案與文件局領導，隸屬于聯(lián)邦檔案系統(tǒng)。盡管建立文件中心最初的確是“一種政府行為”

?３?也的確是為了實現(xiàn)經(jīng)濟上的節(jié)約，但這應當是文件中心建立的目的，與其理論依據(jù)不能混為一談。從產(chǎn)生時間看，文件中心先于文件生命周期理論。文件生命周期理論恰恰是發(fā)端于對文件中心這一實踐事物的理論解釋，后來研究范圍擴大到了文件的整個運動過程以及對這一過程的全面管理，最終因客觀揭示了文件的運動過程和規(guī)律而成為文件管理的核心理論。可見文件中心出現(xiàn)在前、文件生命周期理論形成于后，正是對理論源自實踐經(jīng)驗的總結(jié)和升華的有力證明。如果以文件中心產(chǎn)生之時尚無文件生命周期理論為由得出二者沒有必然聯(lián)系的結(jié)論，恰恰正是對理論和實踐關系的顛倒。

其次，文件中心與文件生命周期理論有無必然聯(lián)系的關鍵要看后者能否成為前者的理論基礎。筆者認為這一理論的核心內(nèi)容是“文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的過程；依據(jù)文件的不同價值及其作用形式這個完整過程可劃分為幾個不同的階段；文件在每一階段因其特定的功用和價值而與管理形式、保存場所之間存在一種內(nèi)在的關系”

?４?它之所以是對文件運動過程和規(guī)律的客觀描述和科學抽象，關鍵在于抓住了文件運動的基本動力——價值形態(tài)及其規(guī)律性的轉(zhuǎn)化?；妹绹鴻n案學者謝倫伯格的經(jīng)典論述，文件具有兩種價值形態(tài)，即對形成機關的原始價值（第一價值）和對非形成機關的從屬價值（第二價值）。這兩種價值形態(tài)在文件運動過程中不斷進行規(guī)律性的轉(zhuǎn)化：第一價值逐步遞減，第二價值逐步遞增，最終實現(xiàn)第一價值向第二價值的轉(zhuǎn)化。

第一價值決定了文件在現(xiàn)行階段為形成機關服務是首要目的，保存場所應當是機關內(nèi)部，以滿足方便控制和頻繁利用的需要。到半現(xiàn)行階段，文件的第一價值開始衰退，盡管其對形成機關仍具有查考作用，但利用頻率大大降低。此時服務對象仍以機關為主，保存場所需具備兩項功能，一是繼續(xù)發(fā)揮文件的第一價值，滿足形成機關的利用需求；二是檢驗文件是否具有第二價值，為最終處置，即銷毀無價值文件或?qū)⒕哂袣v史價值的文件移交永久保存機構（檔案館）做好準備。進館后歷史文件的服務對象由形成機關擴展到社會各界?？梢姡募芷诶碚摼o緊把握價值形態(tài)的變化，描述了文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存的運動過程；揭示了這一連續(xù)過程因價值形態(tài)的規(guī)律性轉(zhuǎn)化表現(xiàn)出明顯的階段性特征；闡明了每一階段的特定價值與服務對象、保存場所和管理形式的對應關系。

文件中心的性質(zhì)和功能能否從文件生命周期理論找到合理解釋呢？答案是肯定的。因為從階段劃分來看，文件中心是與文件的半現(xiàn)行階段相對應建立的一種過渡性保管機構，處在形成機關與檔案館之間的中間位置。它之所以具有過渡性和中間性，是因為半現(xiàn)行文件在文件整個運動過程中處于中間階段，相應要求保管機構既因文件的原始價值繼續(xù)滿足形成機關的利用需求，又因文件的潛在歷史價值為歷史文件進館保存做好準備。這決定了文件中心必然具有過渡性，具備滿足形成機關利用需要和確保進館文件質(zhì)量兩項基本功能?？梢?，文件生命周期理論揭示的文件運動過程和階段劃分是一種客觀存在，盡管各階段對應的保存場所在不同國家可能名稱各異，但都具有相同的性質(zhì)和基本功能。文件中心的現(xiàn)實也充分證明這一點，它在許多國家的名稱和形式不盡相同，但始終都是一種過渡性的半現(xiàn)行文件保管機構。

再次，如何辯證看待文件中心與文件生命周期理論的關系？如上所述，文件中心是西方國家找到的一條保管半現(xiàn)行文件經(jīng)濟和有效的途徑，文件生命周期理論從探尋文件中心的理論根源起步，逐步擴及文件的整個生命過程和全面管理，最終上升為揭示文件客觀運動規(guī)律的科學理論，成為文件管理和檔案管理的理論基礎。以上分析表明文件生命周期理論不僅無愧于文件中心的理論依據(jù)，還能為價值形態(tài)不同的各階段文件對應的保存場所提供理論依據(jù)，不管它們的名稱如何。然而，文件生命周期理論是文件中心的理論基礎并不意味著認可這一理論就必然要建立文件中心；也不意味著沒有文件中心，這一理論就沒有存在的意義。如果把二者的密切聯(lián)系僅僅看成是狹隘的依存關系或唯一的對應關系，不免過于絕對化和簡單化。筆者認為，二者確實存在密切聯(lián)系，這種辯證關系表現(xiàn)為文件中心的建立符合文件生命周期理論；但文件中心不是文件生命周期理論的唯一應用對象，不能以文件中心的建立與否作為評價該理論的高低并衡量其適用性的唯一標準。

根據(jù)以上評析，筆者的結(jié)論是文件中心與文件生命周期理論存在必然聯(lián)系，文件生命周期理論源自文件中心實踐，并成為文件中心堅實的理論基礎。進一步而言，文件生命周期理論并非國外“專利”。盡管“文件生命周期”概念最早由西方學者提出，但文件是全世界普遍存在的事物，其運動過程和規(guī)律是一種客觀存在。文件生命周期理論可說是西方檔案學者總結(jié)出的揭示文件客觀運動規(guī)律的科學理論，中國同樣存在探索這一運動過程和規(guī)律的努力。因此，揭示文件客觀運動規(guī)律的科學理論，無論在中外冠之何種名稱，都是全球檔案界共有的理論財富。這也說明我國同樣存在建立文件中心的理論基礎。

二、焦點之二：中外文件、檔案概念的不同能否成為我國建立文件中心的障礙？

對文件、檔案概念的理解是文件中心可行性問題理論分歧的另一個焦點。有的學者認為中外文件、檔案概念的差異，決定了文件生命周期理論不宜中國化，自然也不宜建立文件中心。?５?有的學者針鋒相對，提出“文件生命周期理論完全適用于中國”［６］。對文件生命周期理論的評價及是否適用于中國，筆者擬另文探討，這里只想就中外文件、檔案概念差異的實質(zhì)及與文件中心的關系略述淺見。

盡管中外文件、檔案概念的表述有多種形式，但差異的實質(zhì)從文件生命周期理論角度看，可歸結(jié)為對文件運動階段的劃分并不完全一致。該理論依據(jù)價值形態(tài)的轉(zhuǎn)化將文件運動過程大致分為現(xiàn)行、半現(xiàn)行和非現(xiàn)行階段，從價值變化講就是第一價值旺盛、第一價值衰退、第一價值喪失／第二價值凸現(xiàn)三個階段。但由于各國國情和文檔管理體制的差異，以及學者觀察問題角度有別，不同國家和學者可能有各種具體劃分方法，僅據(jù)有的學者粗略統(tǒng)計就達十數(shù)種之多，從二階段到八階段都有，劃分標準也五花八門，包括利用頻率、保存地點、管理程序、作用形式等等［７］。這表明階段劃分不可能也不應當強求一致。與較富代表性的英美國家相比，中外文件、檔案劃分的異同主要有三：一是對檔案階段的規(guī)定存在差異。在上述三階段中，英美國家多把非現(xiàn)行階段才視為檔案，而我國從半現(xiàn)行、甚至現(xiàn)行階段后期就視為檔案了。二是文件轉(zhuǎn)化為檔案的界限或者說標志存在差異。英美國家多以進館為轉(zhuǎn)化標志，而我國多強調(diào)“歸檔和集中保存，既是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一般程序和條件，又是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一般標志和界限”［８］。三是各階段文件對應的保管場所有同有異。英美國家分別是形成機關、文件中心和檔案館，我國則為形成機關、檔案室和檔案館。以上差異表明我國檔案概念的外延大于英美國家，相應帶來對文件、檔案關系的理解問題。

根據(jù)我國傳統(tǒng)的狹義文件觀，把文件與現(xiàn)行階段對應、檔案與后兩個階段對應，就很難理解檔案是文件的一部分，極易得出二者是不同事物的結(jié)論。但筆者認為，國外對文件存在廣義和狹義兩種理解。廣義文件對應的是文件運動全過程的所有階段，這就是文件生命周期理論中“文件”的含義；狹義文件對應的是現(xiàn)行和半現(xiàn)行兩個階段，這就是英美國家通常所提的“文件”概念。據(jù)此文件與檔案的關系可以解釋為：檔案是廣義文件的一部分，檔案由狹義文件轉(zhuǎn)化而來，檔案與現(xiàn)行、半現(xiàn)行文件是同一事物在不同運動階段上價值形態(tài)的體現(xiàn)。這樣一來，中外文件、檔案劃分的差異主要就是對文件（狹義）由何階段轉(zhuǎn)化為檔案以及轉(zhuǎn)化依據(jù)和標志的不同認識。我國多把文件從業(yè)務部門或文書處理部門移交到檔案室后稱之為檔案，表明文件從半現(xiàn)行階段開始轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化依據(jù)和標志通常是“歸檔”。而在英美國家，文件直到非現(xiàn)行階段進館保存后才被視為檔案，轉(zhuǎn)化依據(jù)和標志多是“進館”。筆者認為文件從哪一階段轉(zhuǎn)化為檔案并不重要，關鍵應認清引起轉(zhuǎn)化的本質(zhì)因素。無論是我國的“歸檔”，還是英美國家的“進館”，都不足為本質(zhì)因素。因為這種轉(zhuǎn)化包括存貯形式和本質(zhì)兩個方面，前者是指文件辦理完畢后經(jīng)過立卷歸檔，由分散流通狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榧写尜A狀態(tài)；后者是指文件由記述和傳達現(xiàn)行信息的載體轉(zhuǎn)化為歷史記錄。歸檔和進館都只不過是為安全保管和利用的方便而實行的一種工作制度或程序，只能表現(xiàn)存貯形式的轉(zhuǎn)化，無法完全體現(xiàn)文件與檔案的本質(zhì)區(qū)別。只有文件生命周期理論提出的價值形態(tài)的變化，才能全面揭示出文件與檔案發(fā)生存貯形式和本質(zhì)作用變化的本質(zhì)因素?？梢?，與歸檔和進館相比，價值形態(tài)轉(zhuǎn)化才是文件向檔案轉(zhuǎn)化的一種更加客觀的依據(jù)和標志。

中外對文件、檔案概念的不同理解應否阻礙文件中心的建立，筆者持否定看法。理由主要有三。首先，盡管中外文檔劃分存在差異，但都實施了分階段管理，各階段均有相應的保管場所和管理形式。這說明中外存在這樣一種共識——尊重文件客觀規(guī)律采取階段式管理，使管理最為合理和有效。這種共識就可為我國建立具有諸多優(yōu)越性、廣受西方青睞的文件中心清除理論障礙。其次，文件中心是與半現(xiàn)行文件相對應的管理機構，因經(jīng)濟高效的優(yōu)點得以在西方國家普及。無論我國有無半現(xiàn)行文件的提法，這一階段是客觀存在的，而且也有相應的保管機構。但我國已有檔案室的現(xiàn)實從理論上講不應構成建立文件中心的障礙。再次，西方國家對文件、檔案概念的理解也不盡相同，有的把非現(xiàn)行階段文件才視為檔案，有的認為文件從現(xiàn)行階段起就已轉(zhuǎn)化為檔案，這些具體差異并未妨礙文件中心在這些國家的普遍建立。可見，以中外文檔概念不同為由反對建立文件中心的觀點在理論和現(xiàn)實上都是站不住腳的。

根據(jù)以上評析，筆者的結(jié)論是建立文件中心需突破我國傳統(tǒng)的狹義文件觀，呼喚一種廣義的文件觀，這也正是文件生命周期理論反映的文件觀。按照這一科學理論，文件概念的外延應包括文件從形成到最終歸宿完整運動過程的所有階段，而不是其中某一特定階段。我國部分學者所謂“文件生命周期理論根本不符合我國實際 ”［９］或“文件生命周期理論名不副實”［１０］的結(jié)論，都是從狹義文件觀來考查這一理論的。狹義文件觀的嚴重不足在于過分強調(diào)文件各階段的區(qū)別，忽視各階段的固有聯(lián)系，因此難以準確反映文件與檔案的關系。西方各國盡管對文件的階段劃分以及對各階段的稱謂不完全一致，但它們普遍建立文件中心正是基于對廣義文件觀的一致認同?？梢姡偃绮荒芙邮軓V義文件觀，就無法真正理解文件生命周期理論的實質(zhì)，也無法辯證看待文件中心的可行性。

總之，筆者認為文件中心的建立在我國不乏理論基礎，如果認同廣義文件觀就能為消除上述理論分歧提供一種解決思路。

注釋：

［１］林清澄：《文件生命周期理論與文件中心沒有必然聯(lián)系》，《山西檔案》１９９９?６。

［２］同上。

［３］同上。

［４］筆者與韓玉梅共同主編：《外國檔案管理》，中國人民大學出版社１９９８年。

［５］王茂躍：《文件生命周期理論不宜中國化》，《山西檔案》１９９７?６。

［６］何嘉蓀：《文件生命周期理論完全適用于中國》，《山西檔案》１９９８?５。

［７］同上。

［８］吳寶康主編：《檔案學概論》，中國人民大學出版社１９８８年。

［９］王茂躍：《對文件生命周期理論的評價不宜過高》，《檔案學研究》１９９６?２。

［１０］陳作明：《文件生命周期理論探疑》，《浙江檔案》１９９７?１２。