區(qū)縣級綜合檔案館目前利用效果不盡如人意，改變這一狀況的根本是優(yōu)化館藏。作者通過對館藏現(xiàn)狀的分析，指出目前的館藏存在著門類單一、載體單一、內(nèi)容單一、玉石混雜、信息陳舊等五個不合理性，并根據(jù)多年的工作實踐提出優(yōu)化館藏的三個對策：走特色之路，走精品之路，拓寬館藏信息領域。

　　區(qū)縣級綜合檔案館作為一個保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用的中心，其館藏質量的高低是檔案館能否生存的關鍵所在，這一點在社會主義市場經(jīng)濟體制下，在改革開放的實踐中，已被檔案界的同仁們所承認。然而，目前絕大多數(shù)區(qū)縣級綜合檔案館的館藏由于種種主、客觀的原因，并不盡如人意，致使很多檔案館的利用工作一直在低谷中徘徊。筆者在區(qū)縣級綜合檔案館工作多年，本文擬就館藏現(xiàn)狀及優(yōu)化館藏的對策談點粗淺的認識。

一、從現(xiàn)有館藏看其結構的不合理性

　　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關文件的規(guī)定，區(qū)縣級綜合檔案館所保存的是本地區(qū)黨政機關，人民團體及企事業(yè)單位在各種社會活動中形成的有保存價值的各種門類的檔案。然而由于諸如建制時間較短及區(qū)縣檔案局館多由區(qū)?縣　委、政府檔案科?室　發(fā)展而成等原因，使很多檔案館的現(xiàn)有館藏很難適應現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求，館藏的結構存在著很多不合理性。這些不合理性表現(xiàn)為：

?一　門類單一。目前館藏檔案普遍存在著文書檔案所占比重過大的現(xiàn)象。筆者所在檔案館現(xiàn)有館藏１０萬卷，文書檔案占總數(shù)的６５％以上。據(jù)不完全統(tǒng)計，北京市１８個區(qū)縣檔案館的館藏約１１０萬卷，其中文書檔案所占比重亦在６５％以上。檔案是“國家機構，社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的”歷史記錄。從這個概念理解，檔案除黨政檔案，即文書檔案外，還應包括反映各機構、各部門主要業(yè)務職能活動的科技檔案和專門檔案。文書檔案收集得齊全完整，固然重要，但再齊全完整的文書檔案所反映的歷史面貌仍帶有片面性。

?二　載體單一。走進各區(qū)縣檔案館庫房，我們會看到一柜柜、一架架碼放整齊的紙質檔案，而照片?底片　、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體的檔案卻寥寥無幾。據(jù)筆者了解，紙質檔案與非紙質檔案在館藏中的數(shù)量比是５００∶１到１００∶１之間，也就是說一個擁有１０萬卷紙質檔案的檔案館，其館藏非紙質檔案只有２００至１０００個保管單位。

?三　內(nèi)容單一。在以紙質的文書檔案是館藏檔案主體的前提下，其內(nèi)容的單一在所難免。翻開文書檔案的案卷目錄，我們可以看到這些檔案的內(nèi)容是：黨政會議記錄、年度工作計劃總結、綜合報表、工作簡報、調查報告、請示批復、干部的任免、職工的獎懲以及政策法規(guī)文件等，從這些材料中我們雖然也能了解一個單位的工作開展情況，但對其中的某一項業(yè)務的具體開展與發(fā)展變化，則只能了解梗概，因為更深入、更詳細的記錄只能從這項工作開展時所形成的科技檔案或專門檔案中找到。

?四　玉石混雜。由于檔案干部文化水平和業(yè)務素質的限制，以及單位領導對檔案工作不夠重視，致使各單位形成的檔案存在著很多質量上的問題，歸納起來有：１?重份文件歸檔立卷問題：筆者曾在某檔案館的一個全宗內(nèi)發(fā)現(xiàn)同一份請示，分別裝訂在三個案卷里；對同一個人的處分材料及調查材料，一模一樣的卷多達６個。２?保管期限劃定過長問題：如某一次“運動”中，小組討論會記錄，被定為永久，翻開該卷一看，洋洋二、三百頁，沒有一點定性材料，這樣的案卷被存為永久，就意味著要世世代代永遠保存下去。３?重復進館問題：包括Ａ?干部任免文件，區(qū)?縣　委組織部存一份，被任免的干部所在單位也存一份，且都是永久保存。Ｂ?各單位黨組織情況和干部年報，各單位的存為永久，上報到區(qū)?縣　委組織部或人事局的被存為長期，十年后同時進館。Ｃ?上級業(yè)務主管部門下發(fā)的需要遵照執(zhí)行的文件，這類文件按規(guī)定應存為長期，本地區(qū)的幾個單位同屬一個上級業(yè)務主管部門，十年后，檔案館就不可避免地要收進同一份文件若干件。

上述問題很多館都存在，使館藏質量大打折扣。

?五　信息陳舊。根據(jù)《檔案館通則》第七條中“省轄市?州、盟　和縣級檔案館接收立檔單位保管１０年左右的檔案”的規(guī)定，各區(qū)縣檔案館所存檔案應為１０年前形成的，即館藏信息揭示的是１０年前本地區(qū)的社會發(fā)展狀況。這些信息作為歷史記錄，對今后了解和研究社會發(fā)展是很有意義的。但是我們必須看到，我們正處在一個大變革的時期，從１９７８年黨的十一屆三中全會確定以經(jīng)濟建設為黨的中心工作，到１９９７年黨的十五大勝利召開，短短二十年的時間，我國發(fā)生的巨大變化令世人矚目。試想，館藏中的那些反映計劃經(jīng)濟的歷史記錄，對今天的資產(chǎn)重組和國有大中型企業(yè)向股份制邁進能有多少幫助?可以說檔案信息陳舊是檔案館門可羅雀的癥結所在。

　　面對上述種種不合理性，面對當今競爭社會對檔案館提出的挑戰(zhàn)，我們認為區(qū)縣級檔案館的館藏結構必須調整，它應適應社會發(fā)展的需要

二、解決的對策

　　優(yōu)化館藏勢在必行。翻開近幾年的檔案專業(yè)刊物，其中討論怎樣優(yōu)化館藏的文章不少，作者們對此提出了很多很好的建議。筆者通過自身的工作實踐，對解決館藏優(yōu)化的對策提幾點看法。

　　對策之一：走“特色”之路。地方綜合檔案館因其“綜合性”，館藏內(nèi)容難免“大同小異”。尋求本館與其他館的不同之處，辦出自己的特色，是檔案館的工作者們一直努力的方向。所謂“特色”，應有二層含義。其一，是地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外，還應著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個地區(qū)都會有其獨到之處，或工業(yè)生產(chǎn)，或農(nóng)副產(chǎn)品，或文化教育，或科學研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風俗習慣……，將這些“獨到之處”的各種資料收集全，就是這個檔案館與其他館的不同之處。應該指出的是，一個地區(qū)的“獨到之處”不是一成不變的，它會隨著社會的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調整收集對象。其二，館藏特色。這個概念相對“地方特色”而言。地方特色指的是館藏檔案能反映本地區(qū)的某一獨到之處的特色，而館藏特色是說，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機關及所屬單位在發(fā)展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補充，在突出地方特色的同時，自然而然地突出了館藏特色，反之亦然。應該說走特色之路已是一條優(yōu)化館藏的成功經(jīng)驗。

　　對策之二：走“精品”之路。精品意味著高質量，而提高館藏質量的辦法應從以下三方面入手。第一，對現(xiàn)有館藏進行鑒定，剔除無保存價值的案卷。這項工作目前在很多館尚未開展，是檔案館管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)。做鑒定工作，館藏量較小的館應集中人力和時間，打一場殲滅戰(zhàn)，經(jīng)過鑒定，使館藏案卷個個“貨真價實”。館藏量過大的館則可分批進行，最好的辦法是與開放檔案的審查，或計算機錄入的前處理工作同步進行，即在審查到期檔案是否符合向社會開放條件的同時，做案卷價值的鑒定，在對案卷做分類標引或主題詞標引的同時，分析其價值的有無及高低。對應剔除的案卷經(jīng)手人簽署了剔除意見后要有主管業(yè)務的局館領導把關，對確應銷毀的案卷分全宗按時間順序造冊登記并報請檔案形成的單位批準予以銷毀。這樣做既提高了館藏質量，也避免了具體業(yè)務工作中容易出現(xiàn)的交叉和重復。第二，嚴把進館質量關，把重份文件立卷，保管期限劃定不準確以及重復進館等問題杜絕在進館前。前兩項在實際操作時，負責接收的工作人員只要具備相應的業(yè)務素質和責任心就能辦到，而避免重復進館則涉及到一系列有關業(yè)務的法規(guī)性文件的改動，完全杜絕還有一定難度。第三，加強館藏信息資源的開發(fā)?，F(xiàn)有館藏資源的開發(fā)途徑有三：１?做好開放工作。除館內(nèi)年滿三十年的檔案要按期向社會開放外，根據(jù)《檔案法實施辦法》的有關規(guī)定，可將“經(jīng)濟、科學、技術、文化等類”檔案隨時向社會開放。２?做好編研工作。通過編研工作把散落在不同全宗，不同案卷的有價值的信息，分門別類編寫成系統(tǒng)的參考資料。這種參考資料是館藏中某類信息的集合，它所產(chǎn)生的利用價值和效益是哪一條單個的信息都無法比擬的，它使那些因先天不足?如：立卷不科學，收集不齊全等　后天又難以彌補的案卷質量得到“升華”。３?建立科學的檢索體系。根據(jù)不同的利用需求編制的檢索工具，從不同角度揭示著館藏信息資源，建立起一整套館藏檔案檢索體系，有助于館藏信息的開發(fā)和利用?？傊?，走所謂“精品”之路，就是要在提高案卷質量和開發(fā)信息資源上做文章。

　　對策之三：拓寬館藏信息領域。我們必須清楚，區(qū)縣級綜合檔案館的檔案來源主要是區(qū)縣級黨政機關、社會團體及所屬企事業(yè)單位在日常工作、社會活動中形成的，其現(xiàn)實效用和歷史價值遠比不上中央、省級檔案館的高，社會的需要范圍也小得多，這種因檔案形成者的社會地位、重要程度、行政級別而造成的館藏信息資源缺乏是檔案工作者們無法改變的。拓寬館藏信息領域是一個解決問題的極好對策。首先，根據(jù)《檔案館通則》中對區(qū)縣級檔案館接收時限在“１０年左右”的規(guī)定，可以考慮對一些重點部門或機關的接收時間適當提前，其提前的“度”掌握在３－５年為宜。其次，應建立本館的目錄中心，將各立檔單位室藏中未進館的永久和長期保管期限的各門類檔案?包括未到進館時間的和不在進館范圍的　的目錄集中起來。這樣做可以通過檔案館的“中介”作用，使一些室藏檔案提前產(chǎn)生社會效益。第三，收集與館藏檔案有關的各種資料，使之成為檔案信息不可或缺的一種補充。這類資料包括：本館根據(jù)館藏編寫的各種文件匯集和檔案參考資料，其他部門或單位編寫的與本地區(qū)有關的地方志、專業(yè)志、年鑒、統(tǒng)計數(shù)字匯集以及口碑性、傳說性的文章、書籍。最后，在做好前三種的基礎上，應該考慮走檔案、情報一體化的道路。這在我國沿海、開放地區(qū)已有成功的例子，日本的一些公文書館中也有類似的做法。

　　要知道，社會上很多人對檔案與非檔案概念的界限并不清楚，對檔案館保存哪個年代的檔案也不十分了解。把這些材料以資料的形式提前收進館來，在不泄密的前提下，使其提前或更多地產(chǎn)生出社會效益。將來，在檔案成批進館后，一些提前進館的“資料”大部分可以銷毀，其中少量較為珍貴或利用率較高的，可以挑出，讓其繼續(xù)發(fā)揮作用。檔案館收集這類信息所起的作用實質上是一種情報中介服務。檔案館可以利用現(xiàn)有的技術人才，硬件設備與國內(nèi)、國際信息網(wǎng)相聯(lián)，從中獲取有用的情報信息，同時依靠檔案館可靠的信譽和與各基層單位已經(jīng)建立起的牢固的、廣泛的聯(lián)系做好這種服務。這樣做，一來可以使檔案館的技術力量得到發(fā)揮，二來可以為社會的發(fā)展做一些力所能及的貢獻，三來可以解決館藏信息陳舊，內(nèi)容匱乏，范圍窄小，利用效果不佳等弊病，對提高社會檔案意識，擴大檔案館知名度都大有好處。

　　應該承認，說到底這種情報信息的中介服務，并非檔案館的職責，檔案館開展這項工作尚缺乏理論根據(jù)，與傳統(tǒng)的觀念也大相徑庭。然而理論源于實踐，它是實踐成功經(jīng)驗的總結，用計劃經(jīng)濟體制下產(chǎn)生的檔案學理論指導今天的檔案工作，肯定有不適應的地方，有些甚至可能會成為檔案事業(yè)發(fā)展的桎梏，調整和發(fā)展現(xiàn)代檔案學理論是歷史賦予我們這一代檔案工作者義不容辭的責任，“螃蟹”總要有人吃第一口。