檔案管理保密工作作為保密工作的基礎(chǔ)，對(duì)保密工作有著至關(guān)重要的影響。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于保密檔案論文的范文，歡迎大家閱讀參考!

　　保密檔案論文篇1

　　試論檔案保密與利用

　　[摘要]文章論述了檔案保密工作的重要意義，從檔案保管過(guò)程、檔案利用過(guò)程和檔案開(kāi)放過(guò)程三個(gè)方面提出了做好檔案保密工作的具體措施。

　　[關(guān)鍵詞]檔案保密;檔案管理;檔案利用

　　隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，這就涉及檔案保密與利用工作的重要性，這項(xiàng)工作做得好與壞，將直接影響黨和國(guó)家及單位的安全和利益。檔案是一種重要的社會(huì)信息資源。對(duì)于檔案信息資源，既要重視其載體的保管保護(hù)，更要重視其所含信息的開(kāi)發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

　　作為人類(lèi)社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)歷史產(chǎn)物，檔案所具有的原始真實(shí)憑證作用及其權(quán)威性是現(xiàn)實(shí)客觀存在的，同時(shí)它又具有“今世賴(lài)以知古、后世賴(lài)以知今”的巨大參考作用。利用檔案是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的客觀需要，它的作用是其他信息資源無(wú)法替代的，所以利用檔案為人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

　　一、做好檔案保管過(guò)程中的保密工作

　　1　檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)。

　　從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

　　2　提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。

　　絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中秘密的泄露。

　　由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

　　3　加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。

　　絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

　　二、做好檔案利用過(guò)程中的保密工作

　　做好檔案利用中的監(jiān)督工作，檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

　　1　制度建設(shè)。

　　檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

　　2　隊(duì)伍建設(shè)。

　　擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

　　3　監(jiān)督措施。

　　在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止其偷撕或涂改檔案;對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)劃線或翻書(shū)沾口水之類(lèi)習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī);二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視線之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

　　三、正確處理好檔案開(kāi)放利用與安全保密工作的關(guān)系

　　要堅(jiān)持“保、放”結(jié)合的指導(dǎo)思想，正確處理保密與開(kāi)放，信息公開(kāi)的關(guān)系，既要積極防范又提供工作便利，即把好保密關(guān)，又疏通公開(kāi)、交流的渠道。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi);領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價(jià)值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。

　　上述情況表明，檔案部門(mén)改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格提供保密工作的同時(shí)，切實(shí)轉(zhuǎn)變工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢(shì)在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用，無(wú)限制的利用會(huì)給黨和國(guó)家以及單位的安全和利益造成危害。所以，對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

　　1　我們保存檔案的根本目的在于利用。

　　在利用范圍和對(duì)象上應(yīng)做到：(1)對(duì)外公布開(kāi)放檔案，是達(dá)到最大限度利用檔案信息資源的社會(huì)化舉措。一定要按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)開(kāi)放公布一切應(yīng)該開(kāi)放的檔案，充分發(fā)揮檔案的潛在價(jià)值。同時(shí)不應(yīng)忽視檔案的安全保密，在保證國(guó)家利益、集體利益和個(gè)人合法權(quán)益不受侵害的情況下公布開(kāi)放檔案。對(duì)一些掌握不準(zhǔn)的，應(yīng)報(bào)請(qǐng)上級(jí)定奪或請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家鑒定。(2)在檔案利用需要服務(wù)時(shí)，既要積極熱情，又要堅(jiān)持保密原則。凡對(duì)涉及本單位、本部門(mén)的一些在一定時(shí)期和一定場(chǎng)合具有保密性質(zhì)的檔案(如疫情數(shù)據(jù)、突發(fā)事件等)，要嚴(yán)格把關(guān)，按照

　　有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，對(duì)不該開(kāi)放利用的或不屬知密范圍的人都堅(jiān)決不予提供，避免造成失密和損失。

　　2　加強(qiáng)歸檔力度。

　　凡歸檔范圍內(nèi)的檔案，都必須集中統(tǒng)一到檔案部門(mén)依法保管，任何單位、科室或個(gè)人不得以任何借口拒不歸檔，以保證檔案收集的齊全和完整。

　　3　大力宣傳《檔案法》《保密法》。

　　對(duì)檔案提供者和檔案利用者加強(qiáng)教育，提高他們的檔案意識(shí)和保密意識(shí)，自覺(jué)執(zhí)行國(guó)家的法律法規(guī)，維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人合法權(quán)益。

　　4　用創(chuàng)新的精神指導(dǎo)新時(shí)期的檔案工作。

　　要有新思路、新方法，研究在檔案開(kāi)放利用和安全保密工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新特點(diǎn)、新要求。如對(duì)電子文件的完整、安全保密等問(wèn)題，應(yīng)該是在充分利用電子文件的過(guò)程中加強(qiáng)保密工作，在加強(qiáng)保密工作的過(guò)程中促進(jìn)電子文件的利用。

　　5　加強(qiáng)監(jiān)管、完善監(jiān)督機(jī)制。加大執(zhí)法力度。

　　凡發(fā)現(xiàn)有違反檔案、保密等法律法規(guī)的要堅(jiān)決依法處理，從而達(dá)到檔案利用和保密互為保障的辯證統(tǒng)一，努力使檔案信息資源得到充分利用，體現(xiàn)其價(jià)值的最大化、社會(huì)化，又維護(hù)了國(guó)家、集體、個(gè)人的合法權(quán)益不受侵害，并使檔案在利用中延續(xù)生命，煥發(fā)活力，促進(jìn)檔案工作更快更好地開(kāi)展。

　　6　加強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)，切實(shí)維護(hù)檔案的完整與安全。

　　這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶修。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。

　　不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有章可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

　　7　做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。

　　要正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。若在保密期限內(nèi)被泄露，將對(duì)國(guó)家、單位的安全和利益造成危害。它表示該秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受?chē)?guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，因此，必須按秘密事項(xiàng)確定其保密期限。在保密期限上，《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)201年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以?xún)?nèi)的以月計(jì)。

　　8　做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。

　　要貫徹落實(shí)《保密法》以及1991年國(guó)家保密局、國(guó)家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)解決好兩個(gè)問(wèn)題：一要嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。

　　二要主動(dòng)接受保密部門(mén)對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴(yán)格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開(kāi)放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進(jìn)一步搞好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。要建立起法制的新秩序，對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。

　　四、進(jìn)一步做好檔案開(kāi)放中的保密工作

　　一成不變地看待檔案的秘密性，無(wú)視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對(duì)的;但如果缺乏保密觀念，對(duì)涉密檔案無(wú)視其秘密性，無(wú)限地?cái)U(kuò)大開(kāi)放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì)所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

　　1　做好檔案的審查工作。

　　審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放和控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。

　　2　做好檔案的解密工作。

　　保密檔案是有等級(jí)的，其劃分等級(jí)是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿(mǎn)，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。

　　這就是檔案保密的時(shí)效性。向社會(huì)各界開(kāi)放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開(kāi)放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過(guò)去，許多檔案館(室)，對(duì)其所保管的注有密級(jí)的檔案，沒(méi)有定期解密，影響了檔案的開(kāi)放利用。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。”(《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條)這也就是說(shuō)，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行的。

　　3　人事檔案的部分信息向個(gè)人開(kāi)放。

　　目前，我國(guó)的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個(gè)人都不能查閱自己的人事檔案。人事檔案對(duì)每個(gè)人來(lái)講還是神秘的，大家不知道自己的檔案里究竟有什么。在實(shí)際工作中經(jīng)常遇到當(dāng)事人對(duì)自己的某些情況記憶模糊，要求查閱自己檔案的事例，但按照人事檔案的利用制度是絕對(duì)不允許的。然而，這種利用制度與公開(kāi)、透明的現(xiàn)代法治精神不相符合，人事檔案應(yīng)當(dāng)以人為本，對(duì)于只要不屬于保密范圍的信息，個(gè)人應(yīng)享有對(duì)自己檔案的知情權(quán)。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中一些非保密信息可以向個(gè)人開(kāi)放，對(duì)這些信息個(gè)人只有查閱權(quán)而沒(méi)有修改權(quán)。人事檔案信息部分向個(gè)人開(kāi)放不僅方便了公民對(duì)檔案的利用，而且可以增強(qiáng)公民的檔案意識(shí)，有利于加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的監(jiān)督，使人事檔案更好地為公眾服務(wù)?？傊?，不論從國(guó)際慣例，還是從我國(guó)的社會(huì)實(shí)際來(lái)看，隨著社會(huì)的進(jìn)步、管理水平的提高、人事檔案內(nèi)容的日漸豐富，人事檔案也會(huì)越來(lái)越受到社會(huì)的重視。它的憑證和依據(jù)作用會(huì)在新的歷史條件下得到更完美的體現(xiàn)。在人才選拔、人才流動(dòng)的過(guò)程中它的價(jià)值將進(jìn)一步得以發(fā)揮，更好地服務(wù)于我國(guó)改革開(kāi)放和新時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。

　　4　做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。

　　開(kāi)放檔案首先要做好檔案開(kāi)放的基礎(chǔ)工作，一是要提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。二是要建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求。三是要編制檢索工具。首先是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開(kāi)放檔案目錄》;其次是骨干性檢索工具，如《開(kāi)放檔案卡片目錄》;最后文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開(kāi)放檔案全宗介紹》《全宗卷》等，使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。四是要準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，制作好檔案副本。

　　保密檔案論文篇2

　　檔案保密工作略談

　　摘 要：檔案保密工作至關(guān)重要，直接關(guān)系到黨、國(guó)家及相關(guān)單位與個(gè)人的切身利益。作為一名檔案工作人員，應(yīng)高度重視并嚴(yán)格做好檔案的保密工作，切實(shí)履行好自己管理檔案的神圣職責(zé)。筆者根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，并參考有關(guān)文獻(xiàn)，從“絕密檔案的保管”、“正確處理檔案保密與利用的關(guān)系”和“檔案利用過(guò)程中的監(jiān)督”三個(gè)方面，就如何做好檔案保密工作展開(kāi)論述。

　　關(guān)鍵詞：檔案 保密

　　作為一種重要的社會(huì)信息資源，檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及其個(gè)人在從事社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。由于檔案是行為者在從事社會(huì)活動(dòng)過(guò)程中形成的各種文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及其個(gè)人活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此它具有重要的憑證作用和參考使用價(jià)值。檔案中也包含著涉及國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人秘密的資料、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、科技成果等，一旦泄露，就會(huì)使國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位及個(gè)人的安全和利益受到重大損害。這就涉及到檔案保管、利用工作中的保密問(wèn)題。檔案的保密工作做得好與壞，將直接關(guān)系到黨、國(guó)家及相關(guān)單位與個(gè)人的切身利益，也影響到其服務(wù)社會(huì)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、造福人類(lèi)的價(jià)值利用效率。所以在檔案管理工作中保密工作是至關(guān)重要的，作為一名檔案工作人員，應(yīng)高度重視并嚴(yán)格做好檔案的保密工作，切實(shí)履行好自己管理檔案的神圣職責(zé)。根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為做好檔案保密工作應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作：

　　1 絕密檔案的保管

　　絕密檔案是涉及黨和國(guó)家的核心秘密，為確保國(guó)家秘密的萬(wàn)無(wú)一失，必須做好絕密檔案的保密工作。

　　1.1 加強(qiáng)絕密檔案的日常管理

　　絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

　　1.2 將絕密檔案與非絕密檔案分別保管

　　密檔案要設(shè)保險(xiǎn)鎖、保險(xiǎn)柜、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

　　1.3 提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)

　　絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，對(duì)保守秘密負(fù)有比一般檔案人員更為重要的責(zé)任。檔案保密工作好與壞，絕密檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。除了具備一般檔案人員的基本素質(zhì)外，絕密檔案的管理人員還應(yīng)具備如下素質(zhì)：

　　1.3.1較高的政治素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的工作，絕密檔案的管理人員必須具有較高的政治覺(jué)悟、較強(qiáng)的責(zé)任心和高度的保密意識(shí)，無(wú)論什么場(chǎng)合都做到守口如瓶。

　　1.3.2嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，也是絕密檔案的管理人員必不可少的基本素質(zhì)之一。在實(shí)際工作中必須始終保持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，尊重科學(xué)、尊重事實(shí)，做到精益求精，嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，一絲不茍，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。

　　1.3.3過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì) 。絕密檔案的管理人員既要有較強(qiáng)的檔案方面的業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，還要了解、掌握一些有關(guān)保密的知識(shí)與技能，從而確保絕密檔案管理的萬(wàn)無(wú)一失。

　　2 正確處理檔案保密與利用的關(guān)系

　　保守國(guó)家機(jī)密是檔案工作人員的神圣職責(zé)。檔案人員都重視檔案保密，但也存在著重保密輕利用現(xiàn)象，甚至由于保密而產(chǎn)生一些弊端，如大批檔案不能得到充分利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)，領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)全面地了解情況，有效地利用檔案。這就要求我們必須正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏廢。在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)做好檔案的利用工作。利用必須在保密基礎(chǔ)上的進(jìn)行。因此，在開(kāi)放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。

　　2.1 做好檔案開(kāi)放前的審查工作

　　審查工作是檔案開(kāi)放前的一項(xiàng)重要工作，也是開(kāi)放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對(duì)這項(xiàng)工作可以分三步進(jìn)行：一是初審，檔案工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開(kāi)放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，重點(diǎn)審查初審中沒(méi)能判定開(kāi)放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。

　　2.2 做好設(shè)密檔案的解密工作

　　根據(jù)《保密法》規(guī)定，涉密檔案分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。確定檔案的密級(jí)，是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級(jí)采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10年。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類(lèi)事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。保管期限屆滿(mǎn)的檔案就應(yīng)該向社會(huì)各界開(kāi)放。開(kāi)放前，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對(duì)劃密檔案進(jìn)行解密，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：“國(guó)家秘密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。”(《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》第16條)。這就是說(shuō)，解密是由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行。

　　2.3 做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)工作。

　　2.3.1提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求。

　　2.3.2建立健全檔號(hào)。要適應(yīng)開(kāi)放后檢索與管理的要求。 　　2.3.3編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開(kāi)放檔案目錄》;二是骨干性檢索工具，如《開(kāi)放檔案卡片目錄》;三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開(kāi)放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。

　　2.3.4準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

　　3 檔案利用過(guò)程中的監(jiān)督

　　檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督應(yīng)從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

　　3.1 制度建設(shè)

　　檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

　　3.2 隊(duì)伍建設(shè)

　　擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

　　3.3 監(jiān)督措施

　　在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案;對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)劃線或翻書(shū)沾口水之類(lèi)習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。

　　做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī);二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

　　參考文獻(xiàn)

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　　[3]王媛媛《淺析如何做好檔案保密工作》，《青春歲月》2012年16期。

　　[4] 汀藍(lán)著《試論檔案工作中的保密》