檔案管理有關(guān)論文發(fā)表
檔案管理工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ),檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要資源,其在黨和國(guó)家事業(yè)中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽視。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的檔案管理有關(guān)論文發(fā)表的范文,歡迎大家閱讀參考!
檔案管理有關(guān)論文發(fā)表篇1
淺談高校檔案管理
【摘 要】隨著信息數(shù)字化日趨成熟和高等學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的深入開展,作為高校改革的重要的陣地之一,高校檔案管理也必須勇于面對(duì)現(xiàn)狀,找出自身存在的問題,采取適應(yīng)時(shí)代要求的發(fā)展對(duì)策,高校檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)向數(shù)字化發(fā)展,高校檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代的需求。
【關(guān)鍵詞】高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化
一、高校檔案管理現(xiàn)狀
縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況, 2011年相較于2010年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了幾十所,學(xué)生總規(guī)模增加了一百萬(wàn)左右,高校教職工人數(shù)增加了十萬(wàn);而2010年相比于2009年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所,學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬(wàn),高校教職工人數(shù)也是以萬(wàn)為單位遞增;連續(xù)三年,高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。
具體地看,全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):
第一,工作量大:由于高校的獨(dú)特環(huán)境,每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng),錄入或者遷出,全國(guó)每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬(wàn)計(jì),加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況,檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn),加上其他檔案的維護(hù)、保存,都需要消耗巨大的人力物力。
第二,電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。
第三,檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異,導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致,甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。
第四,遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生,學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng),所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞,跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。
二、高校檔案管理工作存在的問題
(一)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠
許多檔案資料處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài),沒有及時(shí)整理歸檔,更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異,檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序,缺乏檔案管理的實(shí)踐能力,使檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。
(二)檔案管理制度遵守情況較差
目前,大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度,但是由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視,領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠,致使檔案管理人員及師生員工對(duì)檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過程中,制度形同虛設(shè),交不交都行,檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過程中,許多檔案沒有及時(shí)歸檔,部分檔案仍分散在基層單位管理,不符合事畢立卷的要求,致使最終有些檔案損壞或遺失。
(三)檔案利用率低
由于對(duì)檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠,大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過時(shí)的檔案規(guī)章制度的制約,檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案,有時(shí)甚至無(wú)法滿足利用者的需求,工作效率很低,降低了檔案的利用率。
(四)相關(guān)法律法規(guī)不健全
迄今為止,國(guó)家對(duì)大學(xué)生管理出臺(tái)了多個(gè)文件,但是沒有專門針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此,大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實(shí)行哪種管理方式,因?yàn)闆]有具體的考核標(biāo)準(zhǔn),都不愿意投入大量的人力、財(cái)力等進(jìn)行專項(xiàng)管理,使得大學(xué)生檔案管理雜亂無(wú)章。
(五)檔案管理技術(shù)和手段落后。
傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡(jiǎn)單,全部為紙質(zhì)檔案,以手工服務(wù)為主要手段進(jìn)行檔案管理。近年來(lái),學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展,檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用,學(xué)校檔案管理也配備了計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件,這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。
三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策
檔案管理是高校正常運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)工作,因此,應(yīng)加大高校檔案管理力度,最大限度地提高檔案的利用率,為高校發(fā)展服務(wù)。
(一)樹立科學(xué)發(fā)展觀理念,提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。
高校檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化,正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此,要以人為本,貫徹科學(xué)發(fā)展觀,用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作,其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。
(二)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。
雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度,但是執(zhí)行情況不佳。要想改進(jìn)檔案管理制度的執(zhí)行情況,一方面,應(yīng)該通過教育、培訓(xùn)、考試等方式加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí),建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍,在工作中堅(jiān)持照章辦事,努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖,執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣,履行程序不變通,遵守紀(jì)律不放松,另一方面,領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況,定期檢查,考核指標(biāo)量化,賞罰分明,這樣才能保證各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行,保證檔案管理工作規(guī)范高效地進(jìn)行。
(三)加快檔案管理的信息化建設(shè),從紙質(zhì)檔案到無(wú)紙檔案庫(kù)的過渡。
對(duì)高校來(lái)說,檔案具有重要的作用,必須妥善保管,以便進(jìn)行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣,而且使檔案庫(kù)存不斷增大,占據(jù)了大量空間,浪費(fèi)了大量的人力物力。
(四)加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè),提高其業(yè)務(wù)能力。
檔案管理工作涉及許多相關(guān)學(xué)科知識(shí),如歷史學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等,是綜合性的學(xué)科,涉及的知識(shí)面較廣,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高。高素質(zhì)的專業(yè)人才是提高檔案管理工作水平的基礎(chǔ)與前提,檔案館應(yīng)該通過引進(jìn)人才和培養(yǎng)現(xiàn)有管理人員兩種方式優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。
總之,檔案管理是學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作,對(duì)學(xué)校的健康發(fā)展起著重要的作用。同時(shí)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,只有引進(jìn)新的工作思路,與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新,扎實(shí)推進(jìn)新時(shí)期學(xué)校檔案工作,才能全面提升學(xué)校檔案服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力和水平,開創(chuàng)高等學(xué)校檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面,更好地服務(wù)學(xué)校的中心工作,不斷促進(jìn)學(xué)校檔案工作的科學(xué)發(fā)展。
檔案管理有關(guān)論文發(fā)表篇2
淺談電子檔案管理
摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,電子信息技術(shù)得到了迅速的發(fā)展,并在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用,故在本文中主要對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行了詳細(xì)的分析與探討,以供參考。
關(guān)鍵詞:電子信息技術(shù);檔案管理;
一、電子檔案概述
所謂的檔案就是一種對(duì)人類活動(dòng)的真實(shí)記錄留存,具有記錄歷史,傳承文明,服務(wù)社會(huì)的功能。檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ),檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要資源,其在黨和國(guó)家事業(yè)中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽視。不重視檔案工作,就是不重視歷史,就是缺乏遠(yuǎn)見,也不可能很好地了解過去,把握現(xiàn)在,預(yù)見未來(lái)。
信息時(shí)代的檔案管理工作應(yīng)該與信息化建設(shè)緊密地結(jié)合起來(lái)。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷更新,檔案管理工作面臨存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化的新趨勢(shì),所以信息化是檔案工作發(fā)展的必然方向。檔案信息化是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),充分利用豐富的信息資源來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行更加合理、科學(xué)的管理,通過高效的信息化管理來(lái)努力提高檔案管理工作的效率??梢哉f檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為未來(lái)社會(huì)的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。
二、電子檔案的特殊屬性
(一)載體與內(nèi)容的可分離性。
電子檔案對(duì)傳統(tǒng)檔案形成了巨大的挑戰(zhàn)。檔案等同于原件,這是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的定義。而電子檔案所具有的載體和內(nèi)容的可分離性,是其最重要的特征之一,也是和紙質(zhì)檔案的主要區(qū)別之一。
(二)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。
因?yàn)槭窃谟?jì)算機(jī)的支持下完成電子檔案的生成。因此,電子檔案是和計(jì)算機(jī)不可分割的,對(duì)計(jì)算機(jī)有著極強(qiáng)的依賴性。
(三)共享性和快捷性。
檔案的特征和形式在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,會(huì)發(fā)生一系列變化。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng),電子檔案可進(jìn)行多方位的、有效而迅速的組合,不必像紙質(zhì)檔案一樣,進(jìn)行整理和分類。因此可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng),遵照不同用戶的需要,對(duì)電子檔案進(jìn)行自由的分類和組合。可同時(shí)在不同的地方,將一份檔案同時(shí)進(jìn)行使用。在將紙質(zhì)檔案的局限性突破的同時(shí),也使檔案的使用價(jià)值得到了提高。
(四)不安全性和不穩(wěn)定性。
因?yàn)殡娮訖n案具有獨(dú)立的形式和內(nèi)容,因此和紙質(zhì)檔案相比,它所具有的不穩(wěn)定性更加顯著,難以保障其安全性、完整性和真實(shí)性的實(shí)現(xiàn),同時(shí)更不容易確認(rèn)和判斷電子檔案的原始性。
三、電子檔案管理工作中存在的問題
(一)無(wú)法保障檔案的信息安全問題。
在流動(dòng)傳播的過程中,檔案信息因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性,為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來(lái)了便利條件,致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無(wú)法保障。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施,但對(duì)于檔案信息的安全問題,還不能從根本上進(jìn)行解決。因?yàn)楸仨毨糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能,才可實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。所以,使用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí),相應(yīng)的安全隱患也會(huì)隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機(jī)密文件,其含有的信息非常有價(jià)值。一些黑客正是因?yàn)檎莆者@一點(diǎn),才會(huì)對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊,對(duì)信息進(jìn)行竊取。所以,電子檔案管理工作中,所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。
(二)無(wú)法追溯檔案的原始性問題。
傳統(tǒng)的檔案管理是實(shí)行紙質(zhì)文件管理,可通過分辨字跡和紙張等特征來(lái)體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變,就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實(shí)態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變,其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的,既是復(fù)制的,又是原始的,這將無(wú)從追溯電子檔案的原始性。所以在電子檔案管理中,一個(gè)非常重要的問題,就是原始性問題。
(三)很難辨別檔案的真實(shí)性問題。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過相關(guān)的紙張及個(gè)人筆記形成的,能夠很好地分辨材料的真實(shí)性。而電子檔案的形式,卻喪失了這些個(gè)人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式,對(duì)辨別材料的真實(shí)性留下了很多的疑問和困難。
(四)無(wú)法確認(rèn)檔案的完整性問題。
傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式,可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因?yàn)闊o(wú)據(jù)可依,則不能對(duì)檔案的完整性做出保障,并形成了一定的障礙,不能對(duì)檔案的形成進(jìn)行有效管理。
四、提高電子檔案管理的策略
(一)采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。
首先,應(yīng)采取完善的措施,做好單位內(nèi)部檔案存儲(chǔ)的保密,對(duì)外來(lái)病毒的侵害做出有效的抵抗。其次,應(yīng)維護(hù)好單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),通過對(duì)相應(yīng)的專業(yè)人士的聘請(qǐng),或者是成立專門的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部,對(duì)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行定期的檢查,加強(qiáng)維護(hù)信息安全。另一方面,如果有異?;騿栴}出現(xiàn),需采取相應(yīng)的防范措施,降低危險(xiǎn)系數(shù),抵御外來(lái)侵害。此外,還應(yīng)進(jìn)一步提升電子檔案管理人員的操作技能,把好信息安全的第一關(guān)。
(二)制定嚴(yán)密、科學(xué)的電子檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。
不規(guī)范的操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn),直接導(dǎo)致電子檔案管理中大量問題的存在。所以,使電子檔案管理效率得到提升的有效途徑,就是制定一套切實(shí)可靠的嚴(yán)密而科學(xué)的檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和類型,對(duì)電子檔案管理制定完善的工作標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)對(duì)管理人員實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督,要求其在操作過程必須依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行。一方面,可以對(duì)管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范;另一方面,也使電子檔案的管理效率得到切實(shí)的提升。為使工作標(biāo)準(zhǔn)真正落實(shí)到位,還需制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度,獎(jiǎng)賞和肯定那些高效實(shí)行工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程的人員,懲罰那些與規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)不符合的操作人員,進(jìn)而使檔案管理的效率得到提升。
(三)提高檔案人員的綜合素質(zhì)。
檔案的管理效率和單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)。正是由于管理人員工作上的疏漏才使電子檔案管理中出現(xiàn)大量的問題。產(chǎn)生這些問題的原因,主要是由于檔案管理人員不具備較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能,所以非常有必要使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到切實(shí)的提升。單位內(nèi)部應(yīng)定期組織培訓(xùn),提高檔案管理人員的水平,鞏固他們的專業(yè)技能,并使他們的工作態(tài)度得到端正。管理人員在培訓(xùn)的過程中,還可研討工作中存在的障礙和遇到的實(shí)際問題,共同尋找解決問題的方法和對(duì)策。同時(shí),為了進(jìn)一步激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性,還應(yīng)盡可能地為他們提供各種晉升的機(jī)會(huì),使他們能夠全身心的為單位服務(wù),進(jìn)而提升單位的檔案管理工作水平。
總之,雖然電子信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮了重要的作用,但是由于電子信息技術(shù)本身存在的問題,使得電子檔案管理中仍有一些問題存在,這就要求我們不斷規(guī)范電子信息檔案管理的技術(shù)水平,為我國(guó)電子檔案管理事業(yè)做出積極的貢獻(xiàn)。
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