檔案館管理論文參考范文
檔案館管理論文參考范文
檔案館管理是力求合理地分配與使用檔案館系統(tǒng)的人力、物力、財(cái)力等資源使之充分發(fā)揮作用,以實(shí)現(xiàn)檔案的有效保管和利用,滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求和動(dòng)態(tài)過(guò)程。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的關(guān)于檔案館管理論文參考范文的內(nèi)容,歡迎大家閱讀參考!
檔案館管理論文參考范文篇1
論數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理
摘 要:數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)面臨各種機(jī)遇與挑戰(zhàn),本文著重從戰(zhàn)略管理、協(xié)同管理、風(fēng)險(xiǎn)管理以及生態(tài)管理四方面,系統(tǒng)分析未來(lái)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展,探討如何加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的管理,確保數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展,推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案館;生態(tài)系統(tǒng);管理
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)在快速變化的社會(huì)發(fā)展環(huán)境中必然會(huì)面臨各種機(jī)遇與挑戰(zhàn),如何保持自身的健康可持續(xù)發(fā)展,這不僅涉及經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、技術(shù)等制約數(shù)字檔案館發(fā)展的核心要素,而且,關(guān)切到未來(lái)國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展。為此,本文擬從戰(zhàn)略管理、協(xié)同管理、風(fēng)險(xiǎn)管理以及生態(tài)管理等方面,初步探討如何加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的管理,保持?jǐn)?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展。
1 戰(zhàn)略管理
戰(zhàn)略管理是“圍繞著戰(zhàn)略的制定、決策、實(shí)施和評(píng)價(jià)而采取的一系列手段和措施的動(dòng)態(tài)過(guò)程,對(duì)組織的發(fā)展方向具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、全局性影響”[1],廣泛存在于政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、教育、科技等領(lǐng)域活動(dòng)中。目前,戰(zhàn)略管理已引入檔案事業(yè)發(fā)展和電子文件管理的研究中。馮惠玲教授指出,“面對(duì)電子文件管理這一歷史性挑戰(zhàn),僅有戰(zhàn)術(shù)、方法的應(yīng)對(duì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,還需要有面向全國(guó)的宏觀思維和戰(zhàn)略應(yīng)對(duì),才能把這項(xiàng)事業(yè)推向前進(jìn)”[2],“從國(guó)家層面和戰(zhàn)略視角對(duì)電子文件管理全局性、基本性、長(zhǎng)期性問(wèn)題所進(jìn)行的目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排,體現(xiàn)了一個(gè)國(guó)家對(duì)電子文件管理的基本態(tài)度和總體思路”[3]。國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)指出,“管理好電子文件,關(guān)系到國(guó)家和社會(huì)歷史記憶的長(zhǎng)期保存,關(guān)系到人類文明的傳承延續(xù)”,“不僅要考慮電子文件的今天,而且還要考慮它的明天和后天;不僅要考慮電子文件的短期效益,而且還要考慮它的長(zhǎng)遠(yuǎn)效益”[4]。2010年,由中央辦公廳牽頭,國(guó)家檔案局等相關(guān)部門為成員單位成立的國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室,標(biāo)志著我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略正式啟動(dòng)[5]。
數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)研究立足于從整體性、系統(tǒng)性、平衡性、動(dòng)態(tài)性等生態(tài)學(xué)思想,觀察和思考數(shù)字檔案館的運(yùn)行與發(fā)展,其中隱含著戰(zhàn)略管理的思維。以戰(zhàn)略管理思維為指導(dǎo),將數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化發(fā)展以及信息技術(shù)發(fā)展等聯(lián)系起來(lái),研究數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)發(fā)展態(tài)勢(shì),制定具有全局性、前瞻性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的數(shù)字檔案館發(fā)展戰(zhàn)略,并依據(jù)所制定的戰(zhàn)略采取相應(yīng)的計(jì)劃、措施、步驟。實(shí)施數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的戰(zhàn)略管理,能夠?qū)⑾到y(tǒng)中的各種生態(tài)要素聯(lián)結(jié)起來(lái),形成一個(gè)互相依存、互相制約的整體,保持?jǐn)?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的健康運(yùn)行,推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí),對(duì)于一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)而言,數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)戰(zhàn)略管理將是一項(xiàng)跨機(jī)構(gòu)、跨部門的綜合管理,與國(guó)家(地區(qū))信息化發(fā)展戰(zhàn)略、電子政務(wù)戰(zhàn)略等密切配合,與相關(guān)組織機(jī)構(gòu)建立戰(zhàn)略聯(lián)盟,協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)與社會(huì)組織系統(tǒng)、社會(huì)信息系統(tǒng)之間的關(guān)系,在激烈的生態(tài)位競(jìng)爭(zhēng)中實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的社會(huì)使命與專業(yè)價(jià)值。
2 協(xié)同管理
協(xié)同管理是“運(yùn)用協(xié)同學(xué)自組織原理,通過(guò)建立‘競(jìng)爭(zhēng)—合作—協(xié)調(diào)’的協(xié)同運(yùn)行機(jī)制,把系統(tǒng)中價(jià)值鏈形成過(guò)程的各要素組成一個(gè)緊密的‘自組織’體系,共同實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的目標(biāo),使系統(tǒng)利益最大化的管理體系”[6]。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中,要積極實(shí)施協(xié)同管理,使得各生態(tài)因子之間密切協(xié)作、互動(dòng)開(kāi)放,建立和諧共存、協(xié)調(diào)運(yùn)行的數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理體系,保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)健康運(yùn)行和持續(xù)發(fā)展,其內(nèi)涵主要表現(xiàn)為:
一是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主體之間關(guān)系。圍繞數(shù)字檔案館檔案信息資源管理與利用,加強(qiáng)檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者之間的聯(lián)系,建立有效的協(xié)同合作機(jī)制,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效收集、科學(xué)管理和充分利用,保障數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)數(shù)字資源管理活動(dòng)的良性運(yùn)行。
二是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)主客體之間的關(guān)系。圍繞數(shù)字檔案館建設(shè),充分發(fā)揮檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的主觀能動(dòng)性,將生態(tài)系統(tǒng)中各生態(tài)因子組成一個(gè)緊密的協(xié)調(diào)運(yùn)行體系,調(diào)動(dòng)各種生態(tài)因子的作用關(guān)系,實(shí)現(xiàn)與數(shù)字檔案館生存環(huán)境的均衡發(fā)展與和諧共生。
三是要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)客體之間的關(guān)系,突出表現(xiàn)為內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)和外部環(huán)境協(xié)調(diào)。內(nèi)部環(huán)境協(xié)調(diào)主要是協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制、信息資源、基礎(chǔ)設(shè)施、組織文化等生態(tài)因子之間的關(guān)系,建立良性的運(yùn)行機(jī)制,保障數(shù)字檔案館正常運(yùn)行;提高檔案信息資源質(zhì)量,優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu),建立檔案信息資源管理體系;強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),增強(qiáng)數(shù)字檔案館保障能力;創(chuàng)建和諧文化氛圍,提升數(shù)字檔案館工作者的內(nèi)聚力、向心力,使數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)微觀環(huán)境功能最優(yōu)化。外部環(huán)境協(xié)調(diào)主要協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)宏觀環(huán)境和中觀環(huán)境中各生態(tài)因子之間的關(guān)系,激活數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)外部環(huán)境各生態(tài)因子的功能。通過(guò)協(xié)調(diào)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等社會(huì)環(huán)境以及地質(zhì)環(huán)境、氣候環(huán)境、生物環(huán)境等自然環(huán)境之間的關(guān)系,創(chuàng)造社會(huì)穩(wěn)定、政治民主、經(jīng)濟(jì)富足、文化繁榮、科技發(fā)達(dá)、自然生態(tài)和諧的環(huán)境氛圍;通過(guò)協(xié)調(diào)檔案行政管理機(jī)構(gòu)、檔案行業(yè)協(xié)會(huì)、傳統(tǒng)檔案館以及其他信息機(jī)構(gòu)等之間關(guān)系,提升檔案行政管理能力與協(xié)會(huì)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)能力,發(fā)揮傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)勢(shì),與其他信息機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)合作,拓展數(shù)字檔案館生存發(fā)展空間。
3 風(fēng)險(xiǎn)管理
目前,風(fēng)險(xiǎn)管理廣泛應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展過(guò)程中,特別是在企業(yè)管理、信息管理等領(lǐng)域應(yīng)用突出。在檔案學(xué)研究中,風(fēng)險(xiǎn)管理思想和方法也被關(guān)注和重視。近年來(lái),檔案學(xué)界高度關(guān)注電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理,認(rèn)為由于“計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的脆弱性、電子文件的重要性、電子文件安全標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜嚴(yán)格性、電子文件受損所造成后果的嚴(yán)重性,要求我們建立一套科學(xué)、嚴(yán)密的風(fēng)險(xiǎn)管理體系”[7]。馮惠玲教授在《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》專著中,全面探究了電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的成因、規(guī)劃、監(jiān)控、識(shí)別、評(píng)估以及應(yīng)對(duì)等內(nèi)容[8]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理是在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)上,積極采用相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略,規(guī)避和化解數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建設(shè)與發(fā)展中的各類風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理要強(qiáng)化“安全第一”戰(zhàn)略,突出檔案安全意識(shí),主要包括實(shí)體安全和信息安全。 3.1 實(shí)體安全。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實(shí)體安全主要體現(xiàn)在檔案載體安全與檔案庫(kù)房安全兩方面。在傳統(tǒng)檔案館或傳統(tǒng)檔案管理中,檔案載體安全是檔案館庫(kù)房管理和檔案保護(hù)的重點(diǎn)內(nèi)容。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中,數(shù)字檔案載體安全成為新的課題,數(shù)字檔案載體壽命短,容易受損,且檔案信息內(nèi)容無(wú)法直接閱讀,檔案信息具有瞬間即逝的可能,需要采取有效的防范措施和定期拷貝、檢查制度,避免數(shù)字檔案載體受損,確保館藏?cái)?shù)字檔案載體的安全性、可讀性和有效性。
檔案庫(kù)房安全一直存在諸多風(fēng)險(xiǎn),如“檔案裝具、檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施不完善、檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)不規(guī)范、檔案庫(kù)房安全管理制度空泛、檔案庫(kù)房安全應(yīng)急預(yù)案缺失”[9]等,這些都對(duì)檔案館庫(kù)房安全管理帶來(lái)潛在威脅。在數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中,庫(kù)房安全增添了新的內(nèi)容,如計(jì)算機(jī)機(jī)房安全、數(shù)字存儲(chǔ)實(shí)體安全等,需要采取防火、防潮、防熱、防盜、防震、防電磁干擾等措施,切實(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全建設(shè),不斷完善、健全檔案庫(kù)房安全管理制度,制定數(shù)字檔案館庫(kù)房安全應(yīng)急預(yù)案,注重與相關(guān)部門之間的應(yīng)急聯(lián)動(dòng),在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)最大限度地保護(hù)檔案實(shí)體安全,減少檔案損失。
3.2 信息安全。“數(shù)字檔案館的安全,涉及電子文件與數(shù)字檔案在生命運(yùn)動(dòng)周期各個(gè)階段的安全保護(hù),包括電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)、檢索、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)”[10]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)信息安全主要包括檔案信息內(nèi)容安全和檔案信息系統(tǒng)安全兩方面。
數(shù)字檔案信息內(nèi)容具有易消逝性和易修改性等特點(diǎn),安全風(fēng)險(xiǎn)大。2009年起,國(guó)家檔案局就要求“各級(jí)國(guó)家檔案館要通過(guò)建立異地備份庫(kù)等形式,對(duì)本級(jí)重要檔案及電子文件實(shí)行異地備份,對(duì)重要的電子文件還要實(shí)行異質(zhì)備份,確保電子文件的長(zhǎng)期可讀,確保檔案信息資源的絕對(duì)安全”[11];2010年,國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)再次強(qiáng)調(diào),“確保電子文件的齊全完整、真實(shí)有效,讓今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用,是一個(gè)需要特別注意的重大問(wèn)題和特別需要解決的根本問(wèn)題,不建設(shè)好檔案安全體系,今天的電子文件和數(shù)字檔案在若干年后將無(wú)法讀取,信息空白的慘劇將無(wú)法避免”[12]。
檔案信息系統(tǒng)安全是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案館面臨的新的安全風(fēng)險(xiǎn),給數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)帶來(lái)了不可忽視的安全隱患。2010年,《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》指出“數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽(tīng)、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等,應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的措施和管理手段應(yīng)對(duì)這些安全隱患”[13]。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)須高度重視信息系統(tǒng)安全,采用多維管理與控制體系,加強(qiáng)制度建設(shè),提高安全管理意識(shí);加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)措施,提高系統(tǒng)安全防范能力,確保軟硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠;建立網(wǎng)絡(luò)安全管理與防護(hù)體系,利用各種手段和措施,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)免疫力,保障網(wǎng)絡(luò)不被攻擊,有效維護(hù)數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)安全。
4 生態(tài)管理
生態(tài)管理于20世紀(jì)70年代起源于美國(guó),它“運(yùn)用生態(tài)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)和社會(huì)學(xué)等跨學(xué)科的原理和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來(lái)管理人類行動(dòng)對(duì)生態(tài)環(huán)境的影響,力圖平衡發(fā)展和生態(tài)環(huán)境保護(hù)之間的沖突,最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)和生態(tài)環(huán)境的協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展”[14]。隨著生態(tài)管理的應(yīng)用和發(fā)展,其內(nèi)涵得到進(jìn)一步延伸,如低碳管理、綠色管理、生態(tài)倫理等,都成為生態(tài)管理的重要內(nèi)容。通過(guò)生態(tài)管理,能夠?yàn)閿?shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)營(yíng)造良好的環(huán)境氛圍,實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等之間和諧發(fā)展。
4.1 低碳管理。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)低碳管理,重點(diǎn)反映在檔案管理成本的節(jié)約和檔案利用成本的節(jié)約上,可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)管理高效化,優(yōu)化管理程序,將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái),提升工作效率,節(jié)約管理成本,降低管理能耗。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)通過(guò)運(yùn)用信息、網(wǎng)絡(luò)、通訊等現(xiàn)代技術(shù)手段,提供便捷、快速、高效的檔案信息利用,實(shí)現(xiàn)“一站式”檢索、在線利用、全天候服務(wù),避免用戶奔波之苦,減少交通成本;通過(guò)網(wǎng)絡(luò),可以打破時(shí)空限制,隨時(shí)隨地利用檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
4.2 建筑生態(tài)。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)建筑生態(tài)體現(xiàn)在數(shù)字檔案館庫(kù)房建設(shè)上,強(qiáng)調(diào)以生態(tài)建筑意識(shí)為指導(dǎo),建造環(huán)保、節(jié)能、綠化且符合檔案保護(hù)要求的數(shù)字檔案館庫(kù)房。一方面,數(shù)字檔案館建筑設(shè)計(jì)要遵循“適用、經(jīng)濟(jì)、美觀”的原則,利用低耗能、低污染的材料建造數(shù)字檔案館,與周邊環(huán)境和諧共處;通過(guò)庫(kù)房智能化管理、低碳管理,提升用電效率,降低庫(kù)房管理成本。另一方面,數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)密度高,同紙質(zhì)檔案相比,大幅度節(jié)省存儲(chǔ)空間,減少存儲(chǔ)庫(kù)房;否則,檔案館蓋得再大,也難以承受知識(shí)、信息爆炸帶來(lái)的存儲(chǔ)壓力。
4.3 資源生態(tài)。目前,數(shù)字檔案館數(shù)字檔案信息少,民生檔案信息少,特色檔案信息少,檔案信息利用率不高,需要重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)字檔案、民生檔案和特色檔案信息資源建設(shè),建立廣泛覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源多樣化、特色化、民族化,滿足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的多樣化需求;同時(shí),數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)各異,數(shù)字檔案信息資源來(lái)源廣泛,數(shù)字檔案信息異構(gòu)現(xiàn)象嚴(yán)重,難以實(shí)現(xiàn)資源共享,需要重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)字檔案館規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè),提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率,避免數(shù)字檔案館重復(fù)開(kāi)發(fā),實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享,保持信息生態(tài)平衡。
4.4 生態(tài)倫理。生態(tài)倫理要求“把倫理關(guān)懷作為開(kāi)發(fā)、利用和改造自然(環(huán)境)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的一個(gè)行為準(zhǔn)則,樹(shù)立一種全新的、與環(huán)境承載能力相適應(yīng)的價(jià)值觀念和生活方式,促進(jìn)人與自然的協(xié)調(diào)發(fā)展”[15]。運(yùn)用生態(tài)倫理思想和倫理道德對(duì)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)實(shí)施調(diào)控,一方面,可以提高檔案形成者、檔案管理者的責(zé)任意識(shí)和自律意識(shí);另一方面,也可以有效防范各種信息干擾和安全風(fēng)險(xiǎn)對(duì)數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)的破壞,強(qiáng)化主體的自律和約束,達(dá)到生態(tài)平衡。數(shù)字檔案館生態(tài)倫理突出表現(xiàn)在檔案保密與檔案信息開(kāi)放上。數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)中,檔案管理者需要強(qiáng)化保密意識(shí),遵守《檔案法》、《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)要求,保護(hù)檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán),維護(hù)檔案信息的安全,杜絕泄密現(xiàn)象的發(fā)生;同時(shí),要處理好保密與開(kāi)放之間的關(guān)系,克服“保密保險(xiǎn)、利用危險(xiǎn)”的工作意識(shí),杜絕以保密為借口、以未開(kāi)放為借口、以無(wú)館藏為借口等理由不提供檔案信息服務(wù),阻礙檔案的開(kāi)放利用。
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