檔案管理的論文

　　在當今社會的各項工作中,會產生一些不同形式和各種載體的歷史記錄,其被稱為檔案,本身具有一定的保存價值。下文是學習啦小編為大家搜集整理的關于檔案管理的論文的內容，歡迎大家閱讀參考!

　　檔案管理的論文篇1

　　試談實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的并存的策略

　　一、傳統(tǒng)檔案的特性

　　第一,作為傳統(tǒng)檔案的形式,紙質檔案 是通過手工執(zhí)筆錄入的,那么這樣的檔案錄入方式就從根本上保證了檔案的原始性,它是最可靠、最真實的體現(xiàn).與電子檔案相比較,紙質檔案在長期的發(fā)展中,已經形成了一定的科學有效機制.它保證了資料的唯一性.作為唯一的表現(xiàn)形式,紙質檔案是不可進行涂改的,而電子檔案卻與之不同,是可以進行修改的.這也是電子檔案的缺點之一.

　　第二,對于電子檔案來說,它的表現(xiàn)必須是通過電子設備才能顯示出來.不像紙質檔案通過紙質進行記錄保存,簡單明了,便于查找.同時由于紙質檔案方便簡單易操作,可以被大多數(shù)使用者接受.不會受到客觀因素的影響,而出現(xiàn)不便于查找的情況.

　　第三,對于紙質檔案來說,它具有儲存的耐久性,紙張作為檔案信息的載體,不會出現(xiàn)使用受限與次數(shù)受限的問題.紙張主要是有纖維素構成,盡管在一定條件下會出現(xiàn)電解現(xiàn)象,但是它的耐久性是非常高的.

　　二、電子檔案的特性

　　以計算機盤片,磁盤等化學磁性材料為載體的文字資料就是電子檔案,它的出現(xiàn)是社會發(fā)展信息電子化,智能化的產物.作為記錄人類活動的必要方式,檔案同樣受到了信息化發(fā)展的影響從而衍生出電子檔案這一概念.

　　電子檔案的優(yōu)點.第一、電子檔案主要是通過對所需存儲的數(shù)據(jù)進行電子數(shù)據(jù)處理,從而進行儲存,而一般電子檔案的載體所占空間很小,且存儲量巨大.現(xiàn)在市面上普遍通用的有 U 盤、移動硬盤等工具.它們的存儲量巨大,但是占用的空間卻非常的小,而且還便于攜帶.第二、信息化發(fā)展的多元化使得人們在文字閱讀的基礎上,同時可以享受到影音,圖表等多種模式帶來的立體化感受.對于電子檔案來說,它已經異于傳統(tǒng)的文字檔案.它同樣可以通過載體,對影音、圖標加以出現(xiàn).這一點相對傳統(tǒng)紙質檔案來說,大大地減少了檔案的局限性,使得資料的呈現(xiàn)更加的生動具體.第三、檔案異地利用的迅速準確性以及資源共享的便捷性.電子檔案的儲存依賴于一些移動儲存裝置,便于攜帶.同時通過網絡,資源可以達到共享,不用再像以前一樣對于紙質資料的重疊利用,需要相互借閱.

　　電子檔案除了以上一些優(yōu)點外,還存在一定的缺點.

　　第一,電子檔案只能依賴于數(shù)字化設備.電子檔案主要是依賴于一些數(shù)字化設備而進行的,它的存在不同于紙質檔案可以直接通過紙張來表現(xiàn).正式由于電子檔案的存在是依托一定的數(shù)字化設備,所以電子檔案對計算機的依賴也就顯得尤為強烈.在這個信息化倍速更新的年代,電子計算機的日益更新速度是非?？斓?那么也就給電子檔案的保存帶來了難題.隨著計算機硬件設施的快速更新?lián)Q代,電子檔案的運用軟件也同樣更新得比較快.比如,以前計算存儲可以通過磁盤來實現(xiàn),但是到如今,從中衍生而出的 U 盤,移動硬盤已經讓磁盤存儲消失在人們的視野中,而對于辦公軟件來講,Office 辦公軟件的版本也是一年一個升級版本.那么這一更新?lián)Q代熱潮就相應的對檔案信息的錄入造成了一定的影響.

　　第二,電子檔案具有易更改性.電子檔案具有方便快捷的特點,文字修改功能是十分強大的.雖然這為電子數(shù)據(jù)的操作帶來了一定的便利,但是同時,對于電子檔案來說,它也是其致命傷.由于可以對電子檔案進行修改復制、刪除粘貼,同時在進行這些操作以后不會留下任何痕跡.對于檔案的原始性和真實性直接造成了影響.

　　第三,電子檔案的長期儲存問題.紙質檔案所用的紙張是有纖維素組成的,那是可以作為長期保存的.但是電子檔案的保存就會受到容量大小,存儲時間、次數(shù)的約束.在早起的軟盤存儲時,是有次數(shù)和期限限制的,而現(xiàn)在 U 盤、移動硬盤的存儲可能會由于存儲載體自身的質量問題或者人為的遺失而造成資料丟失.

　　三、如何實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的并存

　　電子檔案的出現(xiàn)和運用對檔案管理工作產生了很大的影響.所以,在新時代的特殊環(huán)境下,就應該對陳舊的檔案理論進行豐富、改進、完善、優(yōu)化.首先,應該嚴格的對檔案進行分類界定,對于電子檔案的來源、屬性種類進行嚴格、細致的分類.以便于更加細致深入的對其進行研究.其次,在網絡大環(huán)境下,網絡不確定因素太多.同時加之電子檔案本省存在的缺乏真實性、可靠性等問題,應該制定完善的電子檔案法規(guī)、制度、對其進行保護和一定的約束.最后.對于電子檔案內容應該進行重新界定,以求更好的對其進行管理.對于電子檔案的形成、存儲、運用等方面應該與紙質檔案做出明顯的區(qū)分.這種區(qū)分方式的建立,應該不只是建立在紙質檔案管理上的,還應該制定出一套完整技術標準管理辦法.在做好電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)分與協(xié)同工作后,最后要注意的是,對于檔案工作的職業(yè)素質也應該提出改善,要讓他們要拋開傳統(tǒng)的管理方法和制度,要正確、科學的面對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的過度,并且能夠很好地對其進行掌握.

　　四、結語

　　總之,傳統(tǒng)與現(xiàn)代結合已經成為了人們津津樂道的話題.如何把兩者的優(yōu)點完美的結合也成為一個比較受關注的話題.對于檔案工作來說,傳統(tǒng)電子檔案與電子檔案的并存,是數(shù)字化校園建立中出現(xiàn)的一個重要問題.它們各具特點,但是又相互影響,相互補充.

　　[參考文獻]

　　[1] 陳海英. 白城市配套改革中的電子文件歸檔[J]. 中國檔案,2001,(5).

　　[2] 裴佳祺:紙質檔案與電子檔案同時使用的必要性[J]. 法制與社會,2008,(4).

　　檔案管理的論文篇2

　　試析檔案管理機構發(fā)揮智庫功能

　　科學決策是達到預期目的獲得成功的前提。現(xiàn)代社會為實現(xiàn)科學決策，都在借助決策參謀機構的作用。人們?yōu)槌浞挚隙Q策參謀這類機構的特殊功能，將諸如各類研究室、研究所、研究院或具有"外腦"功能的專業(yè)公司統(tǒng)稱為"智庫".檔案管理機構就具有智庫的"外腦"功能。為充分發(fā)揮這一資源的寶貴作用，在現(xiàn)實經濟社會運轉過程中，其特殊功能值得我們認真探討，將其智庫作用提到相應地位來看待實施。

　　一、現(xiàn)代科學決策越來越重視智庫的作用

　　決策科學是實現(xiàn)科學決策的學問。為有效杜絕各級黨政領導機關和企事業(yè)單位發(fā)生非理性的"三拍"決策(即主要領導在拿主意時拍腦袋，決策時為顯示"氣魄"而拍胸脯，一旦發(fā)現(xiàn)決策失誤就拍屁股走人)，凡是擔任各種領導職務的官員們或企業(yè)家，就應潛心鉆研決策科學，特別是善于利用"智庫"進行科學決策、從而有效避免決策失誤，提高決策的科學性與成功率。

　　向智庫團征求意見和建議，必要時召集專家進行"會診",找出問題的癥結，拿出對策性意見，謀劃解決問題的最佳辦法。為使決策有比較性的選擇余地，對重要決策還應讓智庫機構提出多個方案，按不同方案設計的路徑進行模擬運行推演，從中進行優(yōu)劣對比，最終讓決策層做出理性優(yōu)選決斷。

　　智庫在各級各類決策機關的決策過程中，發(fā)揮著特殊的重要功能。

　　二、檔案管理機構完全可以充任高水平智庫

　　為有效打造好決策的智庫功能，檔案管理機構在認真履行檔案管理職能的同時，還需樹立智庫意識，相應進行屬于智庫機構的如下必要素質準備：

　　(一)依據(jù)檔案管理機構的業(yè)務特點，進行智庫功能的準確定位。

　　就一個地區(qū)而言，可以說檔案管理資料內容浩瀚，內存具有一定時空跨度的大量信息，對實施科學決策彌足珍貴，所以從廣義上講，檔案管理機構可在所有領域發(fā)揮決策的智庫作用。但是考慮檔案管理部門與政府其他部門的職能劃分，檔案管理機構的智庫作用應著重從以下三個方面發(fā)揮：一是在地區(qū)性經濟社會發(fā)展戰(zhàn)略的決策方面;二是在區(qū)域經濟社會發(fā)展一體化定位的決策方面;三是在特別重大的發(fā)展項目決策方面。在這三個方面，檔案管理機構應為決策機關從歷史發(fā)展的延續(xù)性、各類條件是否成熟性、環(huán)境限制性等方面，提出可能性與可行性方面的依據(jù)。

　　至于諸如人事任免，一般性項目的決策，有關具體項目引進或限制，相關政府職能部門更為專業(yè)，這類決策參謀就交由他們發(fā)揮。而檔案管理機構在這方面智庫作用的發(fā)揮，也不應是全程包攬所有智庫功能，而是從檔案管理的特殊功能出發(fā)，為決策層提供一方面的決策依據(jù)。

　　(二)安排熱心智庫的工作人員，進行決策科學的定向培訓。

　　通過培訓，讓他們逐步具備決策人員應有的素質。使檔案管理人員在決策參謀作用發(fā)揮方面，具備"四能"業(yè)務技能，達到"四嚴"素質水平和"四求"工作質量標準。"四能"就是要具備綜合分析、文字表達、編研整理和計算機操作四種能力。"四嚴"就是具有嚴肅的工作態(tài)度、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L、嚴明的組織紀律和嚴格的自我約束。

　　工作質量的"四求"標準。一是求準：就是圍繞決策議題，準確把握領導思路，站在全局高度，挖掘與提供緊貼課題要求、帶有全局性的情況和問題，能引起決策成員的深度思考。二是求實：就是實事求是地提供能夠反映矛盾和問題的資訊材料，不掩蓋矛盾，客觀地反映事物的面貌，真正做到喜憂兼報。三是求深：就是能深入發(fā)掘檔案資料中與決策課題密切相關的資訊材料，進行深度分析與加工，從制度、體制、機制層面提供相關依據(jù)，讓領導能夠了解掌握這方面的第一手歷史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不滿足于現(xiàn)狀，不固守傳統(tǒng)觀念，對現(xiàn)存檔案資料，用新的思維去分析，用新的眼光去判斷，用新的認識去思考，用新的觀念去研究，最終做出新的推論，提供給決策層參考。

　　三、努力實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與智庫作用的智能化

　　需要我們切實從檔案目錄信息化管理、文件檔案一體化管理、檔案全文存儲與檢索、檔案信息的多媒體集中統(tǒng)一管理、檔案業(yè)務計算機輔助管理、檔案編研計算機輔助管理、計算機用于檔案保護及庫房管理與檔案部門辦公自動化管理等8個方面實現(xiàn)新的突破，嫻熟地掌握諸如數(shù)據(jù)處理、實際控制、輔助設計、輔助制造、文字處理、數(shù)字通信及智能模式等功能和成熟的技術。各地依據(jù)自身條件，積極向當?shù)仡I導匯報，爭取支持，盡早引進"科怡合檔案館管理系統(tǒng)"系列、"科怡2000檔案管理系統(tǒng)",以檔案管理的現(xiàn)代化，促進檔案管理機構發(fā)揮決策智庫功能的智能化。