檔案保護論文(2)
檔案保護論文篇2
淺析高校檔案保護問題
摘要：隨著高校檔案數(shù)量的不斷增多，檔案利用率也不斷提高。延長檔案的使用壽命顯得越來越突出。如何采用科學方法保護檔案，已成為高校檔案工作人員面臨的一項重要任務。
關鍵詞：高校檔案;保護
近年來，各高校都相繼建立了綜合檔案室，每年都要接收大量的教學科研等各種門類資料，經(jīng)檔案室的整理、分類、編號、上架等一系列的工作程序轉(zhuǎn)化為可以被利用的檔案。但隨著時問的推移，這些檔案經(jīng)受著種種不利因素的侵害，如不及時加以保護，將產(chǎn)生不可挽回的損失。因此，檔案管理的一項重要任務是采取有效措施，最大限度地延長檔案資料的壽命，以利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。
一、更新檔案保護的理念，增強依法保護意識
《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“一切國家機關、武裝力最、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案義務”。因此，對高校而言，全體師生都要樹立依法保護檔案意識，在高校檔案工作中以規(guī)章制度的形式加以落實。首先是檔案工作人員，他們是檔案保護的直接責任人，對檔案的日常保護負有特殊的責任。他們要先從思想上引起重視，才能把保護措施落實到日常的工作中。對檔案保管人員要進行保護理念的教育，提高保管人員的業(yè)務水平和現(xiàn)代化素質(zhì)，運用科學的管理方法、手段，保證檔案保管工作的安全、便利、有效，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。其次是要增強全體教職員工的檔案保護意識。只有提高全體人員“保護檔案”的意識，在各個環(huán)節(jié)都主動做好保護工作，才能使檔案保護真正落實到處。再次，檔案保護應有相應的制度保證。不少高校都對檔案工作制定了規(guī)章制度，但還需不斷完善，特別是在檔案保護方面，要加強對各種檔案保護設施的定期檢查、維護制度等，使檔案保護工作走上制度化、規(guī)范化的軌道。
二、注意檔案保護的層次性
檔案裝具是指存放檔案的各種夾、盒、箱、柜、架等物品，可分為內(nèi)裝具與外裝具兩種。檔案裝具一般具有保護和方便利用檔案的雙重功能。檔案在保存過程中，為防止或減少存貯環(huán)境中不利因素的影響，延長使用壽命，人們主要是利用檔案庫房、檔案裝具及有關調(diào)控系統(tǒng)的保護功能來達到這一目的，而這些檔案保護功能在構成上則具有明顯的層次性特征，這些層次從形式上可分為外、中、內(nèi)三個層次。外層，由檔案庫房構成，符合檔案館建筑設計規(guī)范的檔案館、庫，密封性能好，能夠防止日曬、雨淋、大氣污染等因素對檔案的破壞，同時具有防盜、防火等功能。中層，由檔案外裝具構成，有些是能夠防止或減緩檔案庫房中的光照、灰塵、不適宜的溫濕度等因素對檔案的破壞。內(nèi)層，由檔案內(nèi)裝具構成，具有防光、防塵功能，能夠減緩不適宜的溫濕度對檔案的影響，并能防止對檔案的擠壓和機械磨損。各層次之間有機結合，為檔案存貯創(chuàng)造最佳的外部環(huán)境。
三、改善檔案保護條件，加強防治結合
檔案保護要采取“防”的措施。即從提供一定物質(zhì)條件和日常技術管理措施方面防止或減緩各種因素對檔案的破壞，比如應該設計、建造符合要求的檔案庫房，控制庫房內(nèi)溫濕度在適宜范圍，預防有害生物產(chǎn)生，減少有害氣體及灰塵等外界因素對檔案的影響。這種防忠于未然的措施，不僅有利于檔案的保護，而且由于未采用化學方法而不會污染環(huán)境。其次，檔案保護要考慮“治”的方法。由于檔案制成材料本身的性質(zhì)及外界因素的影響，不可避免會出現(xiàn)不利檔案耐久性的因素，因此必須對檔案進行保護、修復處理。檔案修復法有很多種，在我們國內(nèi)，凡是兩面有字的檔案，一般情況下采用絲網(wǎng)加固的方法進行托裱。在國外，對兩面有字的破損的檔案主要是用紙漿補洞法來修補，而且比較流行，一般檔案館幾乎都裝備了此類設備，使用時也很方便。
四、電子檔案的保護方法
紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子檔案，在擴大館藏內(nèi)容、加快查詢速度、提高服務質(zhì)量的同時，也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員需不斷地探索發(fā)現(xiàn)，不斷地研究學習，不斷地總結經(jīng)驗，使檔案管理日益完善，緊跟現(xiàn)代高科技步伐，更好地為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務。(1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14℃-24℃，相對濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要十分注意避光。
總之，如何用最科學的方法保護好高校檔案，是需要高校檔案管理人員充分重視并不斷深入探索的課題。相信在學校各級領導和有關部門的高度重視下，檔案的保護工作一定可以取得巨大的成效，檔案工作也一定能在高校建設與發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
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