檔案管理論文的范文錦集
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高校檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考
檔案管理信息化，就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科技手段和管理軟件對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理、開發(fā)和提供利用，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，提高檔案利用率。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校檔案管理信息化的時(shí)機(jī)也日趨成熟。
1、高校檔案管理工作信息化的必然性
1.1高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。
檔案信息化是高校檔案管理工作發(fā)展的必由之路，是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。為了提高工作效率，高校檔案部門普遍使用計(jì)算機(jī)管理檔案，這就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、組織、管理與應(yīng)用，大大提高了工作效率，成為高校管理信息化重要的一環(huán)。
1.2高校檔案信息化是提高檔案管理質(zhì)量和水平的需要。
建立高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，可以提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平。以電子式文件為代表的新形式的檔案，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計(jì)算機(jī)為手段，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計(jì)算機(jī)管理程序來(lái)實(shí)施管理，無(wú)論任何人進(jìn)行操作和管理，其差異都很小。信息化時(shí)代的到來(lái)，使高校檔案管理工作隨之進(jìn)入了信息化建設(shè)的行列，走好信息化道路，大力做好綜合開發(fā)利用工作，為高校教學(xué)、科研、管理服務(wù)，是當(dāng)前高校檔案管理工作改革進(jìn)程中的一項(xiàng)重要任務(wù)。
2、高校檔案信息化管理的意義和作用
檔案信息化建設(shè)不僅是檔案管理工作適應(yīng)高校體制改革、機(jī)構(gòu)改革等一系列當(dāng)代高校新情況、新局面的客觀需要，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作持續(xù)、高效發(fā)展的客觀需要，高校檔案管理信息化建設(shè)成為高校檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，具有多種意義和作用。
2.1檔案管理信息化是提高檔案管理工作效率的需要。
隨著信息量的大大增加，傳統(tǒng)的高校檔案工作的操作方式和服務(wù)手段已跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，不能適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需要。檢索效率低、檢索資源缺乏等高校檔案管理信息化建設(shè)較為滯后的表現(xiàn)，使得檔案信息不能滿足高校及社會(huì)對(duì)快速、精確、有效的信息的需求。通過(guò)檔案信息化，對(duì)檔案進(jìn)行收集、儲(chǔ)存、加工，可使檔案信息的處理、報(bào)送、傳遞的時(shí)間大大縮短，從而提高了信息管理的效率。因此，高校檔案管理的信息化是提高管理效率所必須的。
2.2檔案信息化是完善高校管理和服務(wù)功能的需要。
在傳統(tǒng)的高校檔案管理模式中，信息需求者檢索信息的方式是極為復(fù)雜和繁瑣的，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們的需求。高校檔案信息化會(huì)極大的方便信息檢索者，使其檢索省時(shí)又省力。
2.3檔案管理信息化是高校快速發(fā)展的需要。
隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，高校管理和教學(xué)不斷創(chuàng)新與變革，高校的檔案管理工作已從一定程度上成為高校發(fā)展的制約因素。加快高校檔案工作的信息化進(jìn)程，使高校檔案工作的信息化建設(shè)順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新要求，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案事業(yè)持續(xù)、高效的發(fā)展。高校檔案信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系是一個(gè)內(nèi)涵非常豐富的概念，它包括實(shí)現(xiàn)高校教育目標(biāo)體系信息化，實(shí)現(xiàn)教育決策管理信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)環(huán)境信息化，實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)資源信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)與課程、教學(xué)模式信息化，實(shí)現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)評(píng)價(jià)、管理信息化，實(shí)現(xiàn)師資培養(yǎng)、培訓(xùn)信息化，實(shí)現(xiàn)教研科研信息化。信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系非常密切。檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識(shí)的結(jié)晶，是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。信息化建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代主線。信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會(huì)信息消費(fèi)需求主要來(lái)源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會(huì)龐大的信息消費(fèi)需求以及將來(lái)信息化程度加大時(shí)的潛在信息消費(fèi)需求，這是檔案工作改革的直接動(dòng)力。信息化建設(shè)是檔案工作改革的動(dòng)力。信息社會(huì)的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，檔案工作改革是信息化建設(shè)的必然要求。
3、檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
3.1管理觀念落后，開放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)不足。
目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”，安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念，還存在著你查我調(diào)等做法。對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，改變過(guò)去那種“重藏輕用”的傳統(tǒng)理念，掌握現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，并能有效地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案利用率。
3.2檔案管理技術(shù)手段落后。
當(dāng)前，還有相當(dāng)數(shù)量院校的檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段，只是簡(jiǎn)單地將過(guò)去的“卷”，改為現(xiàn)在的“件”，并沒(méi)有減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，相反其他的程序一成不變，檢索復(fù)雜，準(zhǔn)確率低。有些院校只是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)了一些檢索使用的目錄、學(xué)生的一些名冊(cè)和校內(nèi)的一些發(fā)文。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，至于實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享還是一個(gè)夢(mèng)想。
3.3檔案管理缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。
隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理人員要不斷地吸收新信息，利用新技術(shù)，如身份認(rèn)定、智能檢索、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，這就需要不斷更新和開發(fā)軟件。同時(shí)，還有電腦病毒橫行、黑客的攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不成熟導(dǎo)致的電子檔案被他人竊取、偽造等，這些也無(wú)疑也是檔案管理面臨的新問(wèn)題。一旦軟件出現(xiàn)問(wèn)題，只能求助于開發(fā)商，這就在很大程度上嚴(yán)重地制約了檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。
3.4新時(shí)期檔案管理面臨著嚴(yán)重的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題。
檔案信息走向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，要求不斷更新設(shè)備和技術(shù)。如專人專用的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)及各種存儲(chǔ)設(shè)備、干擾器、各類應(yīng)用軟件和殺毒軟件等，隨著各類產(chǎn)品的升級(jí)換代，已有的設(shè)備也必須不斷地更新。在政府撥款極其有限的情況下，經(jīng)費(fèi)問(wèn)題成為制約檔案管理發(fā)展的又一因素。
4、改進(jìn)高校檔案管理信息化的建議
4.1解放思想，更新觀念，制定切實(shí)可行的管理制度。
廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變，從而最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，最廣泛、最快捷地提供檔案信息，滿足社會(huì)各界要求，這給高校檔案工作者提出了更新、更高的要求，高校檔案工作者必須解放思想。高校檔案管理工作必須樹立為整個(gè)社會(huì)服務(wù)的意識(shí)和分工協(xié)作、資源共享的新觀念，提供和鼓勵(lì)檔案系統(tǒng)內(nèi)外部分的相互信息交流與合作，逐步做到信息資源服務(wù)整體化，才能解決檔案信息資源的分散性和利用者對(duì)檔案信息需求的綜合性矛盾以及滿足各個(gè)行業(yè)、各種層次的利用需求。
4.2強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，依法治檔。
高校檔案管理工作是一項(xiàng)保管和提供檔案為社會(huì)服務(wù)的工作，高校要能夠緊緊圍繞著為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長(zhǎng)服務(wù)這一主題來(lái)開展工作，傳統(tǒng)的檔案法規(guī)已不適應(yīng)信息化下的檔案工作，必須根據(jù)工作的需要和電子檔案的特點(diǎn)，制定完善的、符合電子檔案法律法規(guī)制度，使檔案信息化建設(shè)依靠有關(guān)法律、政策，構(gòu)筑思想和技術(shù)的防護(hù)欄。要確保信息化檔案資料的安全與保密，徹底解決電子文件歸檔管理辦法、電子檔案科學(xué)保管方法、遠(yuǎn)程利用技術(shù)方法、電子檔案原始憑證作用等突出問(wèn)題，就必須依法治檔。
4.3建立多元的人才培養(yǎng)機(jī)制。
檔案管理者必須是具有檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，其素質(zhì)、知識(shí)、技能要多元化，既要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)、中外檔案史、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等檔案專業(yè)知識(shí)，還要了解相關(guān)法律和規(guī)定，具備一定的外語(yǔ)水平，一定的文字水平和協(xié)調(diào)能力。檔案信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。同時(shí)，檔案信息化是促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要保證。工作人員在原有的專業(yè)知識(shí)上努力學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，利用現(xiàn)有手段管理好檔案信息收集、存儲(chǔ)、檢索、傳遞、分析、顯示等環(huán)節(jié)，提高檔案信息資源的開發(fā)利用程度。因此，檔案部門必須制定規(guī)范，加大人才培養(yǎng)力度，建立多元的人才培養(yǎng)機(jī)制，將檔案工作者培養(yǎng)成復(fù)合型人才。
結(jié)論
作為學(xué)校管理工作中的重要部分，檔案管理是一個(gè)學(xué)校發(fā)展歷史，人文精神、校園文化、科學(xué)素養(yǎng)養(yǎng)成的歷史記載。檔案信息化有效的整合了學(xué)校的歷史資源，使這種資源以科學(xué)、便捷的方式迅速對(duì)外傳輸，擴(kuò)大了學(xué)校的影響力，為提高學(xué)校的知名度起到傳播的作用，因此受到廣泛關(guān)注，檔案信息化水平是衡量高校檔案管理現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。檔案部門充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使沉睡在檔案架上的檔案生命復(fù)蘇，為學(xué)校的教學(xué)科研服務(wù)。檔案館要建立起一個(gè)結(jié)構(gòu)合理，信息收集渠道暢通，運(yùn)轉(zhuǎn)靈活，管理科學(xué)，服務(wù)高效的檔案管理服務(wù)模式，為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
高校評(píng)估檔案有效管理模式
一、高校評(píng)估檔案的作用
檔案工作是一項(xiàng)行政管理的基礎(chǔ)工作，更是一項(xiàng)連接過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的重要工作。通過(guò)高校評(píng)估檔案的有效利用，充分發(fā)揮學(xué)校檔案信息資源豐富的優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化檔案為教學(xué)、科研、管理服務(wù)的主動(dòng)性，以服務(wù)促進(jìn)管理，以管理完善服務(wù)，使學(xué)校檔案管理工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階，為學(xué)校新一輪的評(píng)估做好信息資源的儲(chǔ)備。
二、現(xiàn)行高校評(píng)估檔案管理存在的問(wèn)題
(一)評(píng)估檔案管理缺乏明確思路。
評(píng)估檔案管理應(yīng)對(duì)策略滯后，導(dǎo)致高校對(duì)評(píng)估檔案缺乏明確的管理思路。高校在迎評(píng)中容易把精力集中在迎評(píng)材料的準(zhǔn)備上，在迎評(píng)結(jié)束后容易把精力放在教學(xué)工作的整改提高上，評(píng)估檔案或者被分割分散到不同部門、或者整體移至檔案部門靜態(tài)存檔，或者無(wú)人問(wèn)津，造成信息丟失、封閉和管理資金的浪費(fèi)。即使評(píng)估檔案被作為專題檔案保管，也沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的規(guī)范化、制度化管理，對(duì)評(píng)估檔案的管理只是權(quán)益之計(jì)。
(二)評(píng)估檔案前端控制缺乏制度規(guī)范。
檔案管理制度不能與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致評(píng)估檔案形成缺乏前端控制。高校在整理迎評(píng)材料的過(guò)程中，一部分材料可以利用原有學(xué)校檔案，但仍有一部分材料應(yīng)該在學(xué)校日常管理中形成卻沒(méi)有形成，甚至沒(méi)有形成可供加工整理的基本素材。其原因一方面是學(xué)校日常工作本身不到位，另一方面是工作人員檔案形成和管理意識(shí)薄弱，而產(chǎn)生這兩種現(xiàn)象的原因之一是，學(xué)校沒(méi)有根據(jù)評(píng)估的深入開展對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂、完善，使評(píng)估檔案的形成過(guò)程缺乏制度的規(guī)范和制約。
(三)評(píng)估檔案形成過(guò)程缺乏科學(xué)管理。
檔案管理過(guò)程出現(xiàn)空白點(diǎn)，導(dǎo)致評(píng)估檔案形成不規(guī)范。評(píng)估過(guò)程檔案產(chǎn)生于學(xué)校接受評(píng)估的全過(guò)程，在此期間學(xué)校往往把更大的精力投入到迎評(píng)檔案的準(zhǔn)備上，而忽視了對(duì)評(píng)估過(guò)程檔案的產(chǎn)生和管理過(guò)程的控制。
三、高校評(píng)估檔案有效管理模式
(一)校院結(jié)合評(píng)估檔案管理體系的完善。
絕大多數(shù)評(píng)估檔案來(lái)自各職能部門和教學(xué)單位、教輔機(jī)構(gòu)等基層部門，目前部分高校雖然已建立起校院兩級(jí)管理體系，但在落實(shí)上往往出現(xiàn)上緊下松、前緊后松的狀況，因此應(yīng)該完善二級(jí)檔案管理體系。
首先，健全校院二級(jí)檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，學(xué)校一級(jí)的檔案館或檔案室由校長(zhǎng)或校長(zhǎng)辦公室直接領(lǐng)導(dǎo)，各部門均建立檔案室，設(shè)立兼職檔案員，由學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，必須打破現(xiàn)有的單向流動(dòng)體系，不僅各部門的檔案室要指向?qū)W校檔案部門，而且學(xué)校檔案部門要及時(shí)通過(guò)考核、自評(píng)等方式及時(shí)了解部門歸檔情況和達(dá)標(biāo)程度。對(duì)于評(píng)估非常重要的檔案，應(yīng)建立評(píng)估指標(biāo)檔案任務(wù)下達(dá)機(jī)制和完成責(zé)任制。應(yīng)賦予學(xué)校檔案部門在臨時(shí)迎評(píng)機(jī)構(gòu)成立前的檔案任務(wù)分配和指導(dǎo)職權(quán)，這樣有利于評(píng)估檔案在形成過(guò)程中就能全面地反映本科教學(xué)工作實(shí)踐，成為良好的評(píng)估檔案信息源。
其次，在二級(jí)檔案部門內(nèi)部，實(shí)行三級(jí)檔案層級(jí)管理體制，與學(xué)校一級(jí)檔案部門的指導(dǎo)相結(jié)合。授予二級(jí)檔案部門對(duì)教研室、實(shí)驗(yàn)室等三級(jí)檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)職能，同時(shí)學(xué)校檔案部門對(duì)三級(jí)檔案部門進(jìn)行直接業(yè)務(wù)指導(dǎo)。這種做法，在一定程度上會(huì)造成時(shí)間、精力上的消耗，但這種直接的業(yè)務(wù)指導(dǎo)對(duì)于促進(jìn)評(píng)估檔案管理的規(guī)范性、及時(shí)性具有重要意義。
再次，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上規(guī)范二級(jí)檔案的管理。強(qiáng)化校院二級(jí)網(wǎng)絡(luò)體系的職能和作用，使評(píng)檔案在基層業(yè)務(wù)單位的產(chǎn)生和運(yùn)動(dòng)過(guò)程形成穩(wěn)定的流向。除按規(guī)定定期向?qū)W校檔案部門移交檔案材料之外，院級(jí)檔案部門也負(fù)有保存部分檔案材料的職責(zé)，學(xué)校必須明確其歸檔內(nèi)容、范圍和要求。
1、以教學(xué)質(zhì)量考評(píng)為契機(jī)，不斷完善評(píng)估檔案管理。
在教學(xué)質(zhì)量考評(píng)動(dòng)力作用下，絕大多數(shù)高校在接受評(píng)估前都加大了檔案建設(shè)力度，顯示出集中人力、物力和時(shí)間全面推進(jìn)檔案建設(shè)的熱情和解決檔案工作問(wèn)題的決心。高校檔案部門要以此為契機(jī)，加快解決現(xiàn)存問(wèn)題，完善檔案管理機(jī)制，提高管理效能。
2、完善制度，加強(qiáng)管理。
對(duì)評(píng)估檔案的管理采取相對(duì)獨(dú)立管理的方式，符合評(píng)估的內(nèi)在需求。在評(píng)估過(guò)程中。評(píng)估主體和客體工作的核心就是評(píng)估指標(biāo)體系，這一體系雖然隨著評(píng)估的發(fā)展不斷被修正、改進(jìn)。但總體而言，評(píng)估指標(biāo)體系已經(jīng)形成了一套相對(duì)穩(wěn)定的測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)體系。堅(jiān)持實(shí)行“三納入”、“四同步”，即把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程;納入教學(xué)、科研工作計(jì)劃和規(guī)章制度;把文件材料的形成積累、整理、歸檔納入各項(xiàng)工作程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍;要求布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作同步。
根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《關(guān)于普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等的要求，制定了一系列符合本校特征的規(guī)章制度，全面規(guī)范了檔案工作管理體制、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等各個(gè)方面。
四、結(jié)論
評(píng)估檔案正在逐漸成為高校檔案的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的科學(xué)管理，有利于學(xué)校提高管理水平，增強(qiáng)綜合實(shí)力，從而推進(jìn)高等教育的發(fā)展，使廣大師生從中受益，因而對(duì)其管理模式的探索意義重大。只有對(duì)評(píng)估檔案的形成進(jìn)行制度化、規(guī)范化管理，納入日常工作流程，才能真正實(shí)現(xiàn)評(píng)估檔案的科學(xué)管理。
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