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　　依法科學管理檔案 促進醫(yī)院發(fā)展

　　依法抓機制建設扎實開展醫(yī)院檔案管理，使之法制化、規(guī)范化、科學化，是新時期依法治檔，強化醫(yī)院檔案事業(yè)宏觀管理，推進醫(yī)院各項事業(yè)同步發(fā)展的重要措施，為建立現(xiàn)代化醫(yī)藥管理體系服務。

　　認真貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》和《河北省檔案管理條例》等法律法規(guī)，抓長效機制建設，積極推行檔案規(guī)范化管理。

　　1 提高法律意識，加強領導，為檔案工作規(guī)范管理提供支持

　　提供法律意識， 加強領導，成立以院分管領導為組長，各科室負責人為成員的檔案管理領導小組，明確院中心檔案室具體負責檔案管理工作。建立了三級檔案管理網(wǎng)絡：一是以院檔案管理領導小組為主體，對檔案管理工作進行決策，研究并制定方案，對全院檔案管理工作進行指導;二是以專職檔案管理人員為具體經(jīng)辦人，負責全院所有檔案的處理和管理，并協(xié)調和督促全院各科室的檔案收集、整理，指導各科室兼職檔案員的工作;三是做好檔案平時管理工作，堅持以各科室負責人，即兼職檔案員為骨干，負責收集、整理、上交本科室在醫(yī)院工作活動中形成的檔案材料，從而確保檔案的齊全、完整、準確。

　　2 依法加大投入力度，搞好硬件基礎建設，為檔案工作規(guī)范管理提供保障

　　為確保檔案管理質量，加大了檔案管理工作投入，建立中心檔案室添置高檔檔案設施，使檔案管理硬件得到改善。建立中心檔案室計算機網(wǎng)絡體系。購置檔案查詢軟件，實現(xiàn)了檔案資料調閱網(wǎng)上查詢。 科學化檔案管理使用現(xiàn)代化設備必不可少，利用計算機網(wǎng)絡進行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等工作實現(xiàn)文檔一體化管理，順應現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術多媒體發(fā)展的趨勢。檔案現(xiàn)代化應于醫(yī)院信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案水平。

　　3 加強培訓，不斷提高檔案管理人員的整體素質，為檔案工作規(guī)范管理奠定基礎

　　堅持以人為本的原則，加強對檔案人員計算機操作知識培訓，每年都選送專兼職檔案專業(yè)技術人員外出培訓和參加繼續(xù)教育，專兼職檔案人員參訓率達到100%，使檔案管理人員的業(yè)務素質進一步提高，切實提升了檔案管理水平和管理質量。把檔案事業(yè)列入本院經(jīng)濟發(fā)展計劃，建立健全檔案機構，確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。對檔案的收集、整理、提供、利用作出顯著成績的給予獎勵。

　　4 強化管理，建章立制，確保檔案工作法制化、規(guī)范化、科學化

　　檔案管理是一項嚴肅認真而細致的工作，搞好這項工作就必須有嚴格的制度作保證。為使檔案管理規(guī)范化、標準化，一是按照《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》及《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的要求，依據(jù)《檔案法》及《河北省檔案管理條例》有關規(guī)定，結合醫(yī)院實際修訂了《醫(yī)院檔案管理實施細則》，在內容上融檔案分類大綱，檔案工作業(yè)務建設規(guī)范，文件歸檔的范圍，科技檔案管理制度，檔案員崗位責任制，檔案保密、借閱、歸檔、利用和鑒定、銷毀等制度于一體，比較系統(tǒng)科學的體現(xiàn)了醫(yī)院檔案工作的規(guī)律和特點。在制度上形成―套科學、合理、完整的管理辦法，確保了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。二是從規(guī)范公文制度入手提高公文質量，對院發(fā)公文統(tǒng)一使用國際通用標準。三是落實“三專”，把好“四關”，即：對所有檔案實行專室、專柜、專人保管，同時，把好收集關、審查關、驗收關、歸檔關，使檔案在形成過程中質量得到保障，為推進檔案工作管理科學化、規(guī)范化奠定堅實的基礎。

　　5 意識創(chuàng)新，注重利用，發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理中的重要價值

　　檔案管理的最終目的就是為醫(yī)院各項工作提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫(yī)院的檔案為醫(yī)、科、教、研工作服務。一是建立了《借閱檔案登記簿》、《檔案利用效果登記簿》、《醫(yī)院檔案管理程序》等;二是利用計算機網(wǎng)上全文查詢調閱檔案資料;三是編制了各種檢索工具，建立各種門類、載體檔案的案卷目錄、案卷文件目錄、科技檔案總目錄、科技檔案分類目錄、全宗介紹和立卷說明;四是利用檔案資料編輯出版了《科研成果摘要匯編》、《院志》、《大事記》、《醫(yī)院職能部門管理流程》等，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。發(fā)揮了檔案資料的重要作用，體現(xiàn)了檔案資料在醫(yī)院各項工作中的重要價值。

　　在現(xiàn)代的科學發(fā)展下，醫(yī)院檔案科學化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢。科學化檔案管理是解決當下日益繁重的檔案管理的最佳方法。檔案管理科學化有利于院長作出長遠準確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅實基礎，有利于醫(yī)療技術與醫(yī)療質量的有效管理，對調整各項醫(yī)療指標，技術指標提供準確真實、可靠的依據(jù)，有利于醫(yī)院的各種設備、設施的管理。

　　6 及時應對檔案工作突發(fā)事件

　　檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則，及時反應，果斷科學決策合作互助。對本單位全體人員開展突發(fā)事件應急知識教育，增強對檔案工作突發(fā)事件的防范意識和應對能力。配置適宜安全保存檔案的專門庫房、配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施。

　　醫(yī)院檔案管理是一個很深刻、值得深思的系統(tǒng)工作。是新時期依法治檔，強化醫(yī)院檔案事業(yè)宏觀管理，推進醫(yī)院各項工作發(fā)展，為建立現(xiàn)代化醫(yī)院管理體系服務的關鍵。只有依法、科學管理才能適應現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展趨勢，才能真正有利于現(xiàn)代醫(yī)院建設，更好的服務人民。

　　邊緣化檔案館工作人員現(xiàn)象及其防治策略

　　據(jù)勞動與社會保障部《全球產(chǎn)業(yè)結構調整中的職業(yè)發(fā)展和變化》表明，在全球產(chǎn)業(yè)結構調整中，社會職業(yè)發(fā)生了增長和發(fā)展、衰落和消退、調整和變化三種趨勢。其中，“圖書與檔案管理員”以平均年增長負1.0%被列在“衰落和消退”的職業(yè)之中。

　　一、邊緣化和邊緣化檔案館工作人員的釋義

　　(一) “邊緣化”

　　1、什么是“邊緣化”?

　　邊緣化理論最初出現(xiàn)在西方經(jīng)濟學界。后來它被廣泛應用在社會各個方面。

　　邊緣化是向人或事物發(fā)展主流的反方向移動、變化。邊緣化是一個比較抽象的說法，就是非中心，非主流，或者說被主流(主流社會、主流人群、主流意識形態(tài)、主流文化、主流經(jīng)濟...)所排斥，所不包容。

　　2、“邊緣化”的特點

　　邊緣化不是簡單說就是被淘汰，準確說就是不入主流，沒有號召力、沒有影響力、沒有權威力，容易被忽視被冷落。任何處于邊緣的事物并不等同于消亡，事物的邊緣化有一個逐漸演變的過程，這種演變的原因是由于事物本身的內在因素和外部條件的變化而變化的。它的結局無非有兩種，要么是從邊緣重新返回中心，要么是從邊緣走向消亡 。

　　(二)邊緣化檔案館工作人員

　　1、檔案館工作的特點

　　檔案館管理是一項被動、單調、繁雜、機械而又默默無聞的管理活動，工作的程序化明顯，它需要工作人員具有高昂的工作熱情、良好的業(yè)務知識、甘于寂寞的心理素質。

　　2、什么是邊緣化檔案館工作人員?

　　邊緣化檔案館工作人員是由“邊緣化”理論中引出的新概念，意思就是檔案館工作人員由于自身或外界的種種因素，對自身所從事的檔案館工作失去興趣，呈現(xiàn)邊緣化的現(xiàn)象。

　　3、邊緣化檔案館工作人員的表現(xiàn)

　　在實際的檔案館工作中，邊緣化檔案館工作人員普遍存在著。這些檔案館工作人員工作的積極性和主動性不高，責任心和進取心不強，機械的應付著表面的工作，工作不認真不負責，對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題不聞不問、不注意思考，擺出一副事不關己的工作態(tài)度。根據(jù)現(xiàn)代社會心理學的研究成果，在群體環(huán)境中，一種社會心理狀態(tài)和情緒，通過感染和模仿等途徑可以從一個個體蔓延到另一個個體，一部分人的情緒可以傳染給另一部分人甚至全體成員，從而造成群體行為。邊緣化檔案館工作人員的工作態(tài)度會對日后的檔案管理工作埋下了隱患。因此這一現(xiàn)象必須得到關注。

　　二、檔案館工作人員邊緣化的原因

　　1、來自于外界對檔案館職業(yè)認同的偏移。

　　在當今信息社會高度發(fā)展、信息行業(yè)競爭激烈的情況下，檔案學科的發(fā)展卻滯后于社會發(fā)展的水平，檔案館的社會地位并未提高，檔案學科領域沒有得到應有的重視，服務的價值也沒有得到回報，等等。加之傳統(tǒng)觀念的影響，認為檔案館工作只是看好庫房而已的、毫無技術含量的工作，從而輕視檔案工作，使得檔案館工作人員的工作熱情受到打擊。

　　2、職業(yè)自信心的缺失。

　　科技的進步，計算機技術的廣泛應用，部分工作人員由于自身的知識水平跟不上社會的需要，工作觀念和方法老化，許多工作感覺力不從心，慢慢選擇放棄，失去工作的激情。

　　3、行業(yè)“技術貴族”的出現(xiàn)。

　　近些年對現(xiàn)代信息技術的重視，檔案館內的工作人員階層出現(xiàn)巨大的變化，處于信息技術崗位的工作人員受到領導的重視，而處于借閱等部門的工作人員由于受到冷落以及較少的職業(yè)發(fā)展機會，內心不平衡，于是對現(xiàn)有工作失去熱情，漸漸邊緣化。

　　4、檔案館歷來被認為是“清水衙門”， “人在曹營心在漢” 是某些館員心態(tài)的真實反映，他們功利心重，認為檔案工作太過繁瑣、不出成績，沒有前途，他們期望著向薪金待遇高的單位流動。

　　5、檔案館工作人員屬于公務員、事業(yè)編制，其工作人員工作待遇穩(wěn)定，感受不到社會上激烈的就業(yè)壓力，因此出現(xiàn)倦怠、消極的工作態(tài)度。

　　四、檔案館工作人員邊緣化的防治措施

　　1、開展廣泛深入的檔案宣傳，增強社會檔案意識

　　突出重點的做好檔案宣傳工作，擴大檔案工作的社會影響力，得到社會各界的信賴與支持，讓社會各界了解檔案、認識檔案、利用檔案，吸引更多的公眾進入檔案館，使檔案館不再是深居機關大院的閉關狀態(tài);同時做好檔案宣傳可以有效地提升檔案工作人員的社會形象，增強檔案工作人員的榮譽感、自豪感，提高工作的自覺性與積極性，重新樹立和塑造檔案工作人員的形象從而吸引更多的有志青年投入到檔案工作中，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入新鮮的血液，實現(xiàn)檔案事業(yè)的創(chuàng)新與進步。

　　2、定期開展具有針對性的培訓，創(chuàng)建學習型檔案館，不斷提高檔案館工作人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力

　　開展多層次、多角度、多方式的檔案工作業(yè)務培訓，提高檔案館工作人員的專業(yè)技能和文化素質，豐富業(yè)務知識;創(chuàng)建學習型檔案館，使廣大檔案館工作人員自覺樹立自我發(fā)展、自我更新的意識，與時俱進，以適應實際工作的需要;早在1971年第十三次國際檔案圓桌會議上，秘書長鮑狄埃強調，現(xiàn)在是確立檔案部門應用計算機政策的時候了，否則各行政機關的電腦室將自行保管現(xiàn)代文獻資料，各研究中心和各大學也將設置新的檢索機構，取代檔案部門。“如果檔案人員對技術的發(fā)展漠然置之，將會導致檔案職業(yè)的衰敗” 。因此，檔案館應特別重視對檔案館工作人員的現(xiàn)代化信息技術的培訓。

　　3、建立健全考核激勵機制，檔案館內營造良好的文化氛圍

　　考核激勵機制是一種以人為本的科學的管理方法，它的目的在于最大限度的調動檔案工作人員的自覺性、積極性和創(chuàng)造能力，不斷開發(fā)和利用檔案信息資源，為社會各界服務。一套高效的考核激勵機制可以對檔案館工作人員進行適當?shù)募詈鸵龑?。個檔案館需要善于從物質和精神上進行鼓勵，為檔案館工作人員實現(xiàn)自己的價值創(chuàng)造機會，檔案館內要形成一種尊重知識、尊重人才、尊重創(chuàng)新的良好文化氛圍，以促進檔案館和檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

　　同時，注重宣傳檔案工作的先進人物、先進業(yè)績，大力營造“甘于平凡、甘于奉獻”的精神，進一步增強作為檔案工作者的光榮感和自豪感，提高干好檔案事業(yè)的神圣使命感和崇高責任感，激勵大家在本職工作中甘于奉獻，在平凡的崗位上創(chuàng)造非凡的業(yè)績 。

　　4、廣泛吸納高素質人才，建立完善人事聘任考核機制

　　對于檔案館人力資源的狀況曾有一個非常形象的概括：檔案館60年代是老弱病殘的收容所，70年代是落實政策的接收站，80年代是干部家屬和職工子女的安置辦，90年代是一些人的跳板和中轉站 。從檔案從業(yè)人員資格來看，沒有統(tǒng)一的標準，這樣的檔案隊伍勢必被邊緣化。因此改善這一狀況需要從源頭上保證檔案館人才資源的專業(yè)性，突破人才瓶頸，真正做到“能者上、庸者下”。

　　5、構建檔案館與館員的“心理契約”，建立通暢的溝通渠道。

　　心理契約這一隱性契約，其核心是員工滿意度。達成與維持“心理契約”要以人為本的文化為氛圍。健康向上的文化能創(chuàng)設出一種奮發(fā)、進取、和諧、平等的氛圍和精神，為全體員工塑造強大的精神支柱，形成堅不可摧的生命共同體。建設以人為本的文化，實現(xiàn)人盡其能，人盡其用，高效開發(fā)員工的能力與潛力，提供相互溝通的平臺和途徑，了解檔案館工作人員的情感，滿足館員的尊重需要和自我實現(xiàn)的需要，創(chuàng)設良好的氛圍、空間，增強員工努力工作的熱情與信念，激發(fā)共同信守“契約”所默示的各自對應的“承諾”。

　　6、樹立全心全意為人民服務的人生觀、價值觀，增強創(chuàng)新意識和競爭意識，不斷學習，使自身適應工作發(fā)展的需要。

　　服務性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本因素。檔案館工作人員應該清晰的認識到檔案館是屬于公共服務機構，改變傳統(tǒng)的封閉性視野和自足自滿的意識，轉變觀念，為公眾服務，滿足公眾各方面的檔案需求是檔案館工作人員義不容辭的責任。同時，檔案館工作人員自身需積極參加各項現(xiàn)代化管理業(yè)務技能知識培訓，爭取熟練掌握計算機操作技能，使自己逐步從繁瑣的手工勞動中解脫出來，擁有更多的時間和精力開展檔案資料的編研和利用等工作。

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