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淺談檔案管理在高速公路中的作用
隨著中國高速公路等級越來越高，對工程質(zhì)量要求也越來越高，作為公路工程施工管理、竣工驗收、檢驗工程質(zhì)量的重要憑證――高速公路工程檔案管理也越來越受到重視，它所具有的重要作用是能為高速公路的項目使用、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建提供準(zhǔn)確、可靠、真實的依據(jù)，從而減少大量的人力、物力、財力。
一、檔案管理在高速公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中的作用
檔案管理在高速公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中起重要的基礎(chǔ)保證作用。大家知道，高速公路是一個技術(shù)復(fù)雜、涉及學(xué)科多的部門，反映在檔案管理方面，表現(xiàn)為工作量大、技術(shù)要求高。高速公路在建設(shè)過程中形成了大量的工程管理類、設(shè)計類、施工類、監(jiān)督類、決算類等技術(shù)文件，按科學(xué)的方法對這些文件資料的收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護(hù)和擴(kuò)建、改建提供及時準(zhǔn)確的基礎(chǔ)性資料;另一方面，綜合各方面對高速公路運(yùn)營后的評價，經(jīng)研究整理后太時反饋給有關(guān)部門，幫助他們優(yōu)化設(shè)計和施工方案，節(jié)約投資，促進(jìn)高速公路的發(fā)展。
二、高速公路工程監(jiān)理檔案管理現(xiàn)狀
高速公路工程監(jiān)理有著自身明顯的特點(diǎn)，完全不同于工程勘察、設(shè)計和建筑施工。即不以實物形式體現(xiàn)，它是與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同、接受業(yè)主委托的前提下，在履約過程中，為保證建設(shè)項目達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)而提供具有高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)，是一種軟服務(wù)。它的工作效果不能單獨(dú)割裂出來，工作效益隱含在建設(shè)產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實地反映監(jiān)理工作、評價工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都非常關(guān)心的問題。監(jiān)理檔案能夠如實反映監(jiān)理工程師在建設(shè)項目管理中的作用、監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問題的方法是否公平合理等，從而作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，并在確定監(jiān)理活動效果的同時，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價值。在高速公路工程監(jiān)理項目管理評估中工程監(jiān)理檔案也是最重要的基礎(chǔ)資料。
監(jiān)理單位加強(qiáng)檔案資料工作的管理是工程監(jiān)理的客觀最直接的需求，要求監(jiān)理單位對檔案管理工作予以充分重視，尤其是在監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案的管理方面，要明確管理原則和各監(jiān)理人員的管理職責(zé)，樹立檔案意識，真正實現(xiàn)檔案收集、管理與工程建設(shè)同步。
顯然，監(jiān)理檔案管理意義重大，但是在公路工程實際監(jiān)理中，檔案管理往往存在以下相關(guān)問題：1)沒有將公路工程資料的收集工作列入議事日程，工程施工過程中沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理服務(wù)工作。認(rèn)識上的誤區(qū)造成工程檔案資料難以及時完整歸檔;2)檔案的真實可靠性問題;3)檔案的及時有效性問題等。
三、高速公路監(jiān)理檔案管理特點(diǎn)
公路工程檔案是指在公路建設(shè)、管理、養(yǎng)護(hù)等工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包含從提出項目建議、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計、地點(diǎn)選擇、材料準(zhǔn)備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著工程項目的全過程。由于工程項目具有投資大、周期長、參建單位多、材料的形成涉及到政府審批、科研設(shè)計、施工單位建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評定以及原材料供應(yīng)，決定檔案材料的收集面廣、量大、種類多，造成公路工程檔案資料收集難。
四、檔案管理優(yōu)化措施
(1)設(shè)置專案資料監(jiān)理員。按照《建設(shè)工程檔案工作常用文件》的規(guī)定，總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本項目監(jiān)理部全部檔案資料的管理，其具體工作是：1)是負(fù)責(zé)收集工程準(zhǔn)備階段建設(shè)單位形成的應(yīng)向監(jiān)理單位提供的相關(guān)文件、資料，如工程建設(shè)審批文件、建設(shè)工程施工合同等;2)收集、整理本項目監(jiān)理部形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報以及監(jiān)理工作會議形成的會議紀(jì)要、文件和指令等;按月匯總、整理各專業(yè)監(jiān)理工程師在工程的進(jìn)度、質(zhì)量、造價控制中形成的各種簽證見證記錄、報驗審批資料等;3)對各專業(yè)監(jiān)理文件、資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;負(fù)責(zé)本項目監(jiān)理部檔案資料的保管、借閱工作;4)督促施工單位做好工程檔案的形成、收集、積累、整理和移交工作，按照國家有關(guān)規(guī)定和要求編制工程檔案;5)在項目總監(jiān)指導(dǎo)下，按照按照《檔案法》、《基本建設(shè)項目檔案資料暫行管理規(guī)定》、《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》、《公路工程竣(交)工驗收辦法》、GB/T11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)定，編制監(jiān)理檔案，并負(fù)責(zé)向建設(shè)單位和本單位檔案部門移交。
(2)統(tǒng)一歸檔管理監(jiān)理檔案信息。結(jié)合個人在工程實踐中的資料整理經(jīng)驗，建議監(jiān)理資料統(tǒng)一劃分為五類，即：1)合同文件：包括監(jiān)理合同文件、監(jiān)理部執(zhí)行文件(監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則)、施工合同文件(施工招投標(biāo)文件、圖紙)、施工方案、勘察及設(shè)計文件、變更與索賠文件等。2)質(zhì)量控制：包括測量(交樁、測量記錄等)、設(shè)備(進(jìn)、退場報驗)、材料及構(gòu)配件、抽檢資料、項目劃分、簽證文件、質(zhì)量缺陷與事故處理等。3)進(jìn)度控制：工程開工和停工文件、工程進(jìn)度文件。4)投資控制：資金流計劃、工程計量證書、工程付款證書。5)綜合管理：日常記錄(監(jiān)理日記、收發(fā)文登記)、會議紀(jì)要、往來文函、施工單位報告單、監(jiān)理通知、質(zhì)量運(yùn)行體系記錄(人員考核、證件等)、工程月報(施工、監(jiān)理)、監(jiān)理報告、圖片影音資料等。施工單位上報的資料，監(jiān)理機(jī)構(gòu)采取按標(biāo)段劃分管理的原則，每個標(biāo)段采取單獨(dú)的文號，監(jiān)理機(jī)構(gòu)的資料，應(yīng)與施工單位資料文號相對應(yīng)。施工過程中，施工單位和監(jiān)理單位在日常整理資料的同時能及時核對資料是否完整、文號是否一致，有利于資料的完善統(tǒng)一。善于應(yīng)用計算機(jī)管理系統(tǒng)，建立建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)，提高工作質(zhì)量。
公路工程監(jiān)理檔案的管理是一項綜合性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性都較強(qiáng)的工作，監(jiān)理單位在機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員配備和制度建設(shè)上加大管理力度，在履行各自監(jiān)理職責(zé)的同時，樹立檔案意識，規(guī)范檔案管理，從而提高建設(shè)項目檔案管理水平。
試論高校干部人事檔案存在的問題及對策
高校干部人事檔案是高校組織、人事部門按照國家政策、教育方針，在培養(yǎng)、選拔、任用和管理干部過程中形成的，以個人為單位組合起來以備考察的文件材料，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，真實記錄和反映個人經(jīng)歷與德、能、才、績表現(xiàn)。近年來，隨著干部人事檔案達(dá)標(biāo)工作的深入，各高校都緊抓住這一發(fā)展契機(jī)，進(jìn)一步加強(qiáng)了干部人事檔案的制度化、規(guī)范化管理，但目前高校的干部人事檔案管理仍存在不少困難與問題，一定程度上影響和制約了干部人事信息的有效利用。
一、高校干部人事檔案工作現(xiàn)狀
1、 管檔體制逐步理順、檔案管理工作日益規(guī)范
隨著全國干部人事檔案“集中升級達(dá)標(biāo)活動” 的啟動，各高校組織人事部門嚴(yán)格按照有關(guān)要求，專門下發(fā)文件進(jìn)行指導(dǎo)，根據(jù)干部管理權(quán)限和便于干部人事檔案建設(shè)的原則，對管檔體制進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，進(jìn)一步理順管理體制，規(guī)范了干部檔案管理工作。
2、 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度加大、檔案硬件建設(shè)明顯改善
硬件設(shè)施建設(shè)是檔案保管保護(hù)的基礎(chǔ)條件，在干部人事檔案達(dá)標(biāo)工作的帶動和促進(jìn)下，各級管檔單位紛紛將檔案工作經(jīng)費(fèi)納入財政預(yù)算，積極爭取和自籌資金，配置必要的保管保護(hù)設(shè)備，極大地改善了干部檔案的保管保護(hù)和工作條件。
3、 管檔人員培訓(xùn)加強(qiáng)，人員素質(zhì)明顯提高
為確保高質(zhì)量完成干部人事檔案目標(biāo)管理升級達(dá)標(biāo)工作，各級管檔部門在原有基礎(chǔ)上，加大了培訓(xùn)力度，豐富了培訓(xùn)方式，進(jìn)一步提高了各級組織人事部門干部人事檔案工作業(yè)務(wù)骨干的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量做好干部人事檔案升級達(dá)標(biāo)工作提供了人才保障。
4、 檔案內(nèi)容建設(shè)不斷完善、干部檔案質(zhì)量明顯提高
為順利推進(jìn)干部人事檔案達(dá)標(biāo)工作，各級管檔單位緊緊圍繞內(nèi)容建設(shè)這一核心，逐步將檔案工作重心從偏重檔案整理向充實完善檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)移，通過采取上門收集、定時收集、集中收集、跟蹤收集等多種方式，把真實反映干部德、能、勤、績等方面情況的材料收集齊全。同時嚴(yán)格按照相關(guān)要求，對干部的“三齡一歷”進(jìn)行了審核認(rèn)定，有效維護(hù)了干部檔案的真實性、嚴(yán)肅性和完整性，進(jìn)一步提高了干部人事檔案的利用價值。
二、高校干部人事檔案管理工作存在的主要問題
1、 對于干部人事檔案工作的重要性認(rèn)識不夠
由于干部人事檔案工作短時間內(nèi)難以出成績，工作的重要性不容易顯現(xiàn)，人們往往認(rèn)為干部人事檔案部門僅僅是存放檔案實體、有足夠的庫房和具備基本操作能力的檔案保管人員的保管機(jī)構(gòu)，干部人事檔案管理工作只是對一些資料的簡單整理、歸檔和保存。因此，很多高校很少過問干部人事檔案管理工作，甚至在年初工作計劃和年終工作總結(jié)中都很少提及，對干部人事檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、庫房建設(shè)、資金投入等問題不研究、不考慮、不解決，使得干部人事檔案工作進(jìn)展緩慢、困難重重。由于不夠重視，致使高校干部人事檔案管理工作長期處于被忽視的地位，不僅相關(guān)的規(guī)章制度建立很難落實，軟硬件配套設(shè)施和人員結(jié)構(gòu)也很不完善。
2、 人事檔案管理制度不健全
高校干部人事檔案管理工作制度不健全、不完善是當(dāng)前高校普遍存在的問題。由于缺乏檔案收集、及時整理、安全保管、提供利用等方面嚴(yán)格的規(guī)章制度，很多高校存在檔案材料的收集渠道不暢、本該及時歸檔的材料沒有及時歸檔、造成檔案材料收集不完整、部分檔案材料填寫隨意等諸多問題。即便很多高校建立了相關(guān)管理制度，但由于在實際工作中落實不到位，在查借閱和傳遞干部人事檔案的過程中，也存在著不出具介紹信函、不登記查借閱手續(xù)、不按要求轉(zhuǎn)遞人事檔案、不及時回復(fù)回執(zhí)單等現(xiàn)象。
3、缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才
干部人事檔案工作的專業(yè)性和業(yè)務(wù)性都比較強(qiáng)，要求管理人員要具備檔案材料的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、利用等各方面的專業(yè)知識。目前，大多數(shù)從事干部人事檔案管理工作的都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對干部人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足、對干部人事檔案管理工作的具體要求和專業(yè)技能也不夠熟練。而且很大一部分的干部人事檔案管理人員都身兼數(shù)職，對干部人事檔案工作精力投入不足，一定程度上影響了干部人事檔案管理的質(zhì)量。
4、人事檔案管理信息化程度不高
目前，很多高校的干部人事檔案載體仍以紙質(zhì)材料為主，管理方式主要還是以傳統(tǒng)手工操作為主，計算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中運(yùn)用還非常不充分。由于不夠重視，管理人員配備數(shù)量不足并且往往身兼數(shù)職，使得檔案管理人員整天忙于材料的收集、整理、裝訂、入卷等大量簡單、重復(fù)的手工操作。而對于卷內(nèi)信息的編研和利用非常薄弱。資料檢索等工作基本上還是采用手工操作，加之干部人事檔案的保密程度要求較高，要實現(xiàn)安全的無紙化閱檔還很有難度，這種傳統(tǒng)的干部人事管理不僅效率不高，也不利于檔案的深層次管理和有效利用。
三、進(jìn)一步提高高校干部人事檔案管理工作的對策
1、增強(qiáng)對高校干部人事檔案管理工作重要性的意識
干部人事檔案管理部門要積極主動向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，以增進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案工作的了解和認(rèn)識，爭取其對干部人事檔案工作的重視和進(jìn)一步的支持。同時，要注意人事檔案工作不是由檔案管理部門單獨(dú)就能做好的，因為歸檔材料本身來源于很多部門和個人，必須得到相關(guān)業(yè)務(wù)部門和個人的支持與配合，才能把干部人事檔案管理工作做好。因此，要注意不定期的對干部人事檔案的主要利用部門和相關(guān)提供者進(jìn)行積極有效的溝通與宣傳，及早發(fā)現(xiàn)并及時完善本校干部人事檔案管理制度中的不足，從源頭上杜絕歸檔材料不規(guī)范、無法裝訂或損壞入檔材料等問題的發(fā)生。
2、不斷完善人事檔案管理機(jī)制
隨著干部人事檔案達(dá)標(biāo)工作的深入推進(jìn)，部分舊的規(guī)章制度已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下干部人事檔案管理工作發(fā)展的要求，需要及時修訂與完善。如收集與移交制度，應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校和個人的發(fā)展變化及時調(diào)整和明確收集與移交的范圍、收集與移交的時間以及相應(yīng)的移交手續(xù)，以便各部門在日常工作中形成的屬于人事檔案歸檔范圍的檔案材料都能夠及時地收集并移交給干部人事檔案管理部門。
3、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高管理人員整體素質(zhì)
作為利用制度的直接貫徹執(zhí)行者，擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)，他們對檔案信息的保護(hù)負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此必須要有正確的世界觀、人生觀和價值觀，要有樂于奉獻(xiàn)和吃苦耐勞的精神，要有高度的保密意識，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)以及良好的職業(yè)道德，特別注意“無形”存儲在頭腦中的秘密泄露。除加強(qiáng)檔案管理人員自身素質(zhì)外，各高校檔案管理部門也應(yīng)通過支持、鼓勵檔案管理人員參加職稱評聘、集中培訓(xùn)等多種形式，為干部檔案管理人員提供學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會，使干部人事檔案工作基礎(chǔ)得到進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案管理工作日益規(guī)范。
4、不斷完善高校干部人事檔案材料管理工作
隨著高校干部人事制度改革的深入，高校干部人事部門在進(jìn)行干部任免、考察、年度考核、學(xué)歷認(rèn)定、聘任、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升等過程中，不斷增添需要入檔的材料，給干部人事檔案材料的收集帶來很多挑戰(zhàn)。干部人事檔案管理人員必須及時將收集到的與干部人事檔案有關(guān)的各種材料，仔細(xì)鑒別、認(rèn)真整理，對不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門，要做到歸檔有憑有據(jù)、有條有理，確保材料的轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出手續(xù)完備，確保材料的完整性、真實性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。
5、加強(qiáng)干部人事檔案管理的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
實現(xiàn)高校干部人事檔案管理信息化，是高校干部人事檔案服務(wù)于干部人事工作以及人事制度改革的需要，是學(xué)?？傮w發(fā)展對干部人事檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。雖然干部人事檔案管理信息化的目標(biāo)是實現(xiàn)檔案的無紙化和電子化，但從目前干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀來看，由于現(xiàn)有技術(shù)水平有限、缺乏完善穩(wěn)定的干部人事檔案管理軟件支撐，還不能在保證信息安全、保密的情況下將干部人事檔案的保密信息通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，但可以嘗試采用信息化管理與傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合的方法，以便在能提高檔案的利用率的同時保證信息的安全。
以貴州財經(jīng)學(xué)院為例，我校確立了特有的“領(lǐng)導(dǎo)――聯(lián)絡(luò)員――教職員工”三方機(jī)制，確立了干部人事檔案工作責(zé)任人制度并將此項工作納入目標(biāo)考核管理，為主要檔案材料的形成部門和利用部門配備了掃描儀，還成立了干部人事檔案工作專用QQ群，定期對各單位、各部門聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行培訓(xùn)，及時通過網(wǎng)絡(luò)解決各單位、各部門在收集檔案材料過程中遇到的各種問題，有效減少了形成干部人事檔案材料不認(rèn)真、不規(guī)范，送交干部人事檔案材料不及時、不完整等影響干部人事檔案工作質(zhì)量的問題的發(fā)生，使各單位、各部門都能充分發(fā)揮自身職能，共同做好材料收集、轉(zhuǎn)遞、保管保護(hù)等工作，從不同層面確保了不失密、不泄密及文件的完好無損。
高校干部人事檔案管理工作的積極創(chuàng)新，對于高速發(fā)展的高等院校在教學(xué)人員的合理引進(jìn)、有效培養(yǎng)，教職員工特長的發(fā)現(xiàn)與發(fā)揮以及干部選賢任能、知人善任等方面具有十分重要的意義。只有將高校干部人事檔案管理的改革創(chuàng)新與時俱進(jìn)地同高校的生存與發(fā)展戰(zhàn)略緊密聯(lián)系在一起，主動思考高校干部人事檔案管理中遇到的各種問題，并積極探尋相應(yīng)的解決之道，才能更好地為高?？茖W(xué)發(fā)展提供強(qiáng)大的人才資源保障和人力利用信息支持。
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