探討文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用
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俞錦福1由 分享
摘要：文書(shū)檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)提高文書(shū)檔案管理的水平，及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過(guò)程中也遇到了一些問(wèn)題。筆者將探討文書(shū)檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點(diǎn)，同時(shí)對(duì)其劣勢(shì)提出解決辦法。
關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；電子化
文書(shū)檔案重要的內(nèi)容是社會(huì)發(fā)展歷史。它通過(guò)歷史的客觀記錄，來(lái)反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門(mén)建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)、問(wèn)題處理等的過(guò)程和成果。文書(shū)檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化的到來(lái)，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多的信息通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國(guó)家提出了文書(shū)檔案管理的改革——文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書(shū)檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書(shū)檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤(pán)、磁盤(pán)作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書(shū)檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類(lèi)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書(shū)檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤(pán)等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門(mén)之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書(shū)檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門(mén)之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門(mén)之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第四，提高了文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆Γ幻鈺?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書(shū)檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
二、文書(shū)檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書(shū)電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
第三，文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。
三、改革措施和解決辦法探討
針對(duì)在文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，筆者提出以下舉措。第一，針對(duì)安全性問(wèn)題，在文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過(guò)這個(gè)隔離，文書(shū)檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡(jiǎn)單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。第二，針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過(guò)在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的電子化管理方法。同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。
參考文獻(xiàn)：
[1]張寧紅. 淺談文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].黑龍江檔案, 2011,(01) .
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[3]殷素芬. 電子檔案應(yīng)用中的利與弊[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理,2006,(04) .
[4]張桂珍. 關(guān)于人事檔案工作改革的設(shè)想[J].河北科技圖苑,1998,(01) .
[5]趙思媛. 淺談文書(shū)檔案計(jì)算機(jī)管理的利弊[J].沿海企業(yè)與科技,2010,(12)
[6]冼漢聰. 文書(shū)檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].商情(教育經(jīng)濟(jì)研究),2008,(06)
關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；電子化
文書(shū)檔案重要的內(nèi)容是社會(huì)發(fā)展歷史。它通過(guò)歷史的客觀記錄，來(lái)反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門(mén)建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)、問(wèn)題處理等的過(guò)程和成果。文書(shū)檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。隨著信息化的到來(lái)，使人們進(jìn)入了電子網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，許多的信息通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國(guó)家提出了文書(shū)檔案管理的改革——文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來(lái)提高文書(shū)檔案管理的水平，并且及時(shí)的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書(shū)檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤(pán)、磁盤(pán)作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書(shū)檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問(wèn)題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類(lèi)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書(shū)檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲(chóng)蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點(diǎn)是存儲(chǔ)在DVD、光碟、硬盤(pán)等電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力。所以，它的特點(diǎn)是存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門(mén)之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書(shū)檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏的工作特點(diǎn)。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟(jì)效益是無(wú)法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過(guò)協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門(mén)之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門(mén)之間的了解，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第四，提高了文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?。傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆Γ幻鈺?huì)出現(xiàn)在傳輸過(guò)程中資料的丟失，并且通過(guò)郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問(wèn)題，不僅保證文書(shū)檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
二、文書(shū)檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)
首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫(xiě)性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒(méi)有修改后的特殊標(biāo)記。文書(shū)電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過(guò)辨別字體字號(hào)的形式判斷文書(shū)檔案的原始性，并且電子檔案沒(méi)有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。
其次，網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問(wèn)題日益突出。目前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過(guò)特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問(wèn)題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。
第三，文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書(shū)檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書(shū)檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問(wèn)題。隨著信息化得普及，電子文件的問(wèn)題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開(kāi)發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問(wèn)題丞待解決。
三、改革措施和解決辦法探討
針對(duì)在文書(shū)檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，筆者提出以下舉措。第一，針對(duì)安全性問(wèn)題，在文書(shū)檔案?jìng)鬏數(shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過(guò)這個(gè)隔離，文書(shū)檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡(jiǎn)單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過(guò)設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。第二，針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強(qiáng)工作人員的教育培訓(xùn)。通過(guò)在工作中的培訓(xùn)，讓管理人員及時(shí)掌握最新的電子化管理方法。同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)操作水平等。
參考文獻(xiàn)：
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