淺談社會(huì)保險(xiǎn)電子檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新
隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展,我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)迅速增加,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理也將面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),因此做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的根本點(diǎn)是加強(qiáng)創(chuàng)新。只有通過(guò)對(duì)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的必要性以及現(xiàn)存的問(wèn)題分析,將紙介檔案與數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換,才是需要對(duì)新時(shí)期提出社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理創(chuàng)新的途徑策略。
一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析
(一)社會(huì)保險(xiǎn)的參保人數(shù)增長(zhǎng)迅速
我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù),增長(zhǎng)迅速。2009年底,全國(guó)參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)為23550萬(wàn)人,比2008年末增加了1659萬(wàn)人。參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的農(nóng)民工人數(shù)為2647萬(wàn)人,比2008年末增加231萬(wàn)人。根據(jù)《國(guó)家人權(quán)行動(dòng)計(jì)劃(2011-2012年)》指出,到2012年,中國(guó)城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)2.23億,基本醫(yī)療保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)4億,失業(yè)保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1.2億,工傷保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1.4億,生育保險(xiǎn)參保人數(shù)超過(guò)1億。參加農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和企業(yè)年金的人數(shù)逐年增長(zhǎng)??梢?jiàn),我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案與日俱增,當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的要求也在提高,需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新。
(二)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作缺乏硬指標(biāo)考核
社保檔案數(shù)量巨大,工作環(huán)節(jié)繁瑣,相對(duì)于社會(huì)保障工作,社保檔案工作沒(méi)有硬指標(biāo)來(lái)考核,也沒(méi)有統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn),因此讓部分檔案工作者放松了對(duì)工作的要求。社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門(mén)管理,進(jìn)而導(dǎo)致不同的開(kāi)發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè),相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘,或者同一家系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu),導(dǎo)致系統(tǒng)割裂。數(shù)據(jù)只能采用共享或交換的形式,只有極少數(shù)地區(qū)實(shí)現(xiàn)基本信息的共用。比如2008年1月央視報(bào)道深圳農(nóng)民工的“退保潮”現(xiàn)象,就是因?yàn)椴煌氖∈兄g不能共享社保繳費(fèi)信息,從而導(dǎo)致社保對(duì)于“候鳥(niǎo)型”的打工者來(lái)說(shuō)只是帶不走、挪不動(dòng)的“地方糧票”。
(三)社會(huì)保險(xiǎn)的經(jīng)辦效率和范圍需要擴(kuò)大
社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大,經(jīng)辦管理效率也越來(lái)越引起人們的關(guān)注。近年來(lái)伴隨著生活中網(wǎng)絡(luò)的普及和對(duì)稅務(wù)、銀行等網(wǎng)上業(yè)務(wù)的接受,熱切期待社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)網(wǎng)際申報(bào)模式的實(shí)現(xiàn),而傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理約束將無(wú)法從根本上解決參保者要求簡(jiǎn)化手續(xù)、便捷服務(wù)的利益訴求,因而我們應(yīng)從社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度認(rèn)知社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理問(wèn)題,再繼續(xù)討論介質(zhì)原始性問(wèn)題顯然已是過(guò)去時(shí)了?,F(xiàn)今解決檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是討論如何確保數(shù)據(jù)歸檔前后原始性認(rèn)證和原始性保證問(wèn)題。
(四)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃
近幾年來(lái),國(guó)內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃,早在2009年最后一次國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定將在2010年內(nèi)開(kāi)展全國(guó)范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”。從2010年7月1日起,流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。2011年11月15日,人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定(草案)》征求意見(jiàn)。根據(jù)草案,企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng),新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。
(五)負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門(mén)分散
我國(guó)公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門(mén)中管理?,F(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的。具體情況是:社保中心管理著養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金;商業(yè)保險(xiǎn)公司管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦,政出多門(mén),業(yè)務(wù)交叉,資源浪費(fèi),政令難以統(tǒng)一的局面。由于管理機(jī)構(gòu)分散、不集中,使人們?cè)诶霉駛€(gè)人社保檔案時(shí),存在著許多不便。例如,我們?nèi)绻枰私夤駛€(gè)人就業(yè)及保險(xiǎn)金交納情況,需要到幾個(gè)不同的管理機(jī)構(gòu)去了解,這樣就給公民個(gè)人和組織在查詢(xún)工作中帶來(lái)了很大的不便;而且這種分散的管理,使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞,于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象:如“涉保”人死亡以后,其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié),仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金。
二、我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問(wèn)題
(一)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視
由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是比較新的工作,人們還不是很重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)都集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面,強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)基金的征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時(shí)足額發(fā)放等方面,忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理,使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作處于無(wú)序狀態(tài),其作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。
(二)缺乏專(zhuān)業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》,而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要,亟須修改。在沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下,有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn),有的地﹑市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法,而全國(guó)許多地﹑市則沒(méi)有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專(zhuān)業(yè)類(lèi)別中,管理的規(guī)范和水平也不一致。
(三)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理體制不規(guī)范
由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理制度缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),造成歸檔范圍不明確,社會(huì)保險(xiǎn)文件材料收集不齊全,檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。社會(huì)保險(xiǎn)檔案專(zhuān)職人員難落實(shí)。有些社會(huì)保險(xiǎn)部門(mén)檔案機(jī)構(gòu)不健全,沒(méi)有專(zhuān)職或兼職人員管理檔案,即使有,也是臨時(shí)抽調(diào),沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)職培訓(xùn),嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案的質(zhì)量。
(四)社會(huì)保險(xiǎn)檔案存檔的條件差
由于場(chǎng)地限制和經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題無(wú)法解決,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的議事日程,大多數(shù)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)至今未設(shè)立固定的場(chǎng)所存放檔案,歷年累積的社會(huì)保險(xiǎn)檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。由于沒(méi)有專(zhuān)有的庫(kù)房,只能存放在潮濕的房間里,致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案存在諸多安全因素。這種不規(guī)范的檔案管理方式不僅查閱起來(lái)非常困難,也給日常經(jīng)辦工作帶來(lái)許多不便。
三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法
(一)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案存檔
社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要,會(huì)在辦理過(guò)程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明,各類(lèi)保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料,是非常龐大的一個(gè)數(shù)字。紙質(zhì)材料保存起來(lái)不方便,但是將這些材料進(jìn)行電腦掃描儲(chǔ)存,就可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要,可靈活運(yùn)用,如目錄數(shù)據(jù)適宜采用文本錄人;全文數(shù)據(jù)則可以采用圖像掃描錄入;而一些當(dāng)前常用的數(shù)據(jù)可制作成光盤(pán)。
(二)在全國(guó)統(tǒng)一管理下設(shè)分支機(jī)構(gòu)
在國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的領(lǐng)導(dǎo)下成立一個(gè)全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心,結(jié)束社保檔案管理分散問(wèn)題,實(shí)行高度統(tǒng)一的管理,改變目前政出多門(mén)、決策分散、管理混亂的局面,使其成為統(tǒng)一管理全國(guó)社保檔案的領(lǐng)導(dǎo)和決策機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)擬訂社保檔案的發(fā)展規(guī)劃、改革計(jì)劃、重大決策和有關(guān)法規(guī)、規(guī)章制度,參與制定社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次,全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理中心還可以在全國(guó)各地設(shè)置分支機(jī)構(gòu),包括地區(qū)局、地方辦事處、數(shù)據(jù)處理中心和項(xiàng)目服務(wù)中心。負(fù)責(zé)公民社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新,并送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。
(三)統(tǒng)一公民社保檔案管理號(hào)碼,可供查詢(xún)
實(shí)行對(duì)每個(gè)公民發(fā)放社會(huì)保障號(hào)碼的制度,讓公民個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證號(hào)碼、勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來(lái),由國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部的分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)公民個(gè)人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新,送交國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部統(tǒng)一保管。從發(fā)放的號(hào)碼上就可以反映出從什么時(shí)候起、在什么地方發(fā)的,便于記錄公民的工資收入和保障費(fèi)的繳納情況,同時(shí)便于投保者本人的查詢(xún)。
(四)根據(jù)社保檔案類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)管理
根據(jù)不同檔案的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)管理,方便查找、儲(chǔ)存,可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門(mén)類(lèi)的檔案,確定不同的歸檔整理方法。首先,確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類(lèi),以便于保管和利用。其次,確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類(lèi)型,確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后,根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。
(五)建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng),規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo),以投融資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托,按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次,樹(shù)立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng),對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡,并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存,記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國(guó)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄;并建立全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)接口,允許公民定期查詢(xún),同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè),比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金,以提高工作的透明度。