加強技術檔案管理以服務供電企業(yè)中心工作

　　檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分。在供電企業(yè)加快實現(xiàn)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現(xiàn)檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統(tǒng)型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。小編認為，在信息社會化和社會信息化不斷發(fā)展的今天，作為供電企業(yè)的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業(yè)中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業(yè)的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發(fā)檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發(fā)，為企業(yè)的科學發(fā)展提供經(jīng)過提煉、深層次高質量的檔案產品，創(chuàng)造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領域，實現(xiàn)檔案信息服務的新目標，歸根結底一句話，就是要把技術檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業(yè)的中心工作。

　　一、技術檔案管理是企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務

　　檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。

　　企業(yè)檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業(yè)檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經(jīng)濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業(yè)員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發(fā)受到企業(yè)的高度重視，并成為企業(yè)檔案管理的主要業(yè)務。

　　一般而言，技術檔案是指企業(yè)在生產經(jīng)營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協(xié)議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

　　創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟效益，促進企業(yè)科學穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)的中心工作，也就是我們常說的“經(jīng)濟工作是企業(yè)的中心工作”。技術檔案盡管不是企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務，但是它對于企業(yè)的核心經(jīng)濟業(yè)務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經(jīng)濟的大環(huán)境中，管好用好檔案，對資源開發(fā)的作用尤為明顯。企業(yè)的檔案管理工作要想更好地服務于企業(yè)的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。

　　小編在本文中就加強技術檔案管理，服務企業(yè)中心工作這一課題，并結合編制供電企業(yè)輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。

　　二、編制供電企業(yè)輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段

　　近年來，供電系統(tǒng)電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業(yè)技術檔案管理中占據(jù)頭等地位，受到國家相關部門和國家電網(wǎng)公司的高度重視?！秶抑卮蠼ㄔO項目檔案驗收辦法》、國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產考核辦法、國家電網(wǎng)公司優(yōu)質工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，電網(wǎng)建設、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現(xiàn)工程項目檔案的規(guī)劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結底還是要實現(xiàn)為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展這一中心工作服務的根本目的。

　　編制電網(wǎng)建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。

　　1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

　　一是以電力企業(yè)檔案分類表為綱?！峨娏ζ髽I(yè)檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內容時，以分類表為大綱，充實相關內容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。

　　二是以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎。《國家重大建設項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業(yè)各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。編制技術檔案中的輸變電工程管理檔案時，必須以此為依據(jù)，充分利用已有的成果，補充電網(wǎng)建設工程技術檔案特有的文件材料，同時，剔除電網(wǎng)建設工程項目中不可能產生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。

　　三是以建設部管理規(guī)定、規(guī)范和標準為依據(jù)，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質量驗收及評定標準》、《電力建設工程質量監(jiān)督檢查典型大綱》、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》、《國家電網(wǎng)公司輸變電工程達標投產考核辦法》、《國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質工程評選辦法》等等，依據(jù)這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監(jiān)理、質量監(jiān)督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內容。同時在編制過程中吸收檔案業(yè)務骨干、工程管理人員、施工技術人員、監(jiān)理人員、兼職資料員參加，發(fā)揮其了解各類管理范圍和標準，了解建設過程及需求的優(yōu)勢，使歸檔范圍的制定更加符合電網(wǎng)建設工程項目的實際情況。

　　2.明確類目設置

　　電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬;加上隨著電力建設的發(fā)展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監(jiān)理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表的類目設置情況的基礎上，掌握類目設置的思想、原則、方法，根據(jù)其按工程的建設階段為主線，結合文種進行類目設置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎上，依照檔案分類學的原理，調整不合理的類目設置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設置結構更加科學合理、內容更加完善。

　　3.確定整理方式

　　按照尊重文件形成的規(guī)律，保持文件內在聯(lián)系，保證歸檔文件完整、系統(tǒng)的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質量驗評文件，按照工程項目質變過驗評標的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現(xiàn)結構層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規(guī)律，保持層次文件之間的有機聯(lián)系，保證歸檔文件的完整、系統(tǒng)，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

　　三、供電企業(yè)輸變電工程技術檔案管理的突破及其實施效果

　　1.工程項目文件的歸檔范圍

　　國家檔案管理部門出臺的相關規(guī)范是面對全國各行各業(yè)的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目特別是輸變電工程的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統(tǒng)提供保障。

　　2.工程項目文件的分類方法

　　編制電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則，明確所有應歸檔文件的分類號，解決《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表》中因類目設置不規(guī)范造成的分類不統(tǒng)一、不明確的不足，提高電網(wǎng)建設工程項目文件整理的規(guī)范化、標準化水平。

　　3.工程項目文件的整理方法

　　編制電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有電網(wǎng)建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據(jù)，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監(jiān)理等單位整理項目檔案的效率。

　　電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監(jiān)理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規(guī)范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產驗收和創(chuàng)優(yōu)檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。

　　四、供電企業(yè)輸變電工程技術檔案管理的應用范圍及其效益

　　電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則適用于輸變電工程項目法人單位、建設管理單位、施工單位、監(jiān)理單位、設計單位、設備制造單位、試驗單位等。

　　它為企業(yè)帶來了直接、間接經(jīng)濟效益和社會效益：

　　第一，提高了勞動生產率。電網(wǎng)建設工程項目檔案管理導則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個變電工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現(xiàn)在用15個工作日即可完成，勞動生產率提高100%。

　　第二，豐富、完整的檔案資料是日后其他工程建設和生產運行、維護的重要依據(jù)和參考。

　　第三，是維護企業(yè)合法權益的重要保證。隨著法制建設的不斷完善、社會各方面的法律意識不斷增強，企業(yè)面臨的法律風險也越來越多。豐富完整的檔案資料可以維護企業(yè)的合法權益。比如，土地征用手續(xù)、林木砍伐協(xié)議等文件可以在日后解決相關糾紛中起到?jīng)Q定性作用。再如，工程建設的立項審批及規(guī)劃、環(huán)保、土地、消防許可等前期依據(jù)性文件，可以使企業(yè)規(guī)避法律風險及行政處罰風險。