電子檔案管理論文
隨著社會的發(fā)展和進步,電子檔案管理已經逐步取代傳統(tǒng)的紙質檔案管理,成為檔案管理領域的發(fā)展趨勢。下面是學習啦小編為大家整理的電子檔案管理論文，供大家參考。
電子檔案管理論文范文一：企業(yè)電子檔案管理的問題與對策
一、企業(yè)電子檔案管理問題
(一)正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關程序設計的過程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒有參與其中，單純從軟件設計工作人員角度出發(fā)來進行程序的設計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設計出來的自動化辦公軟件，在一些現(xiàn)實問題上的解決措施有待改進。
(二)文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)，由此導致信息的歸類出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現(xiàn)一定的紕漏。結合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類無法滿足現(xiàn)實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。
(三)電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無法有效統(tǒng)一結合。
(四)電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網(wǎng)絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產生諸多不利影響;如果是通過網(wǎng)絡存儲，盡管可以通過網(wǎng)絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
(五)相關工作人員的綜合素質結合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關工作人員的工作量，但是對于其素質技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關軟件的應用，自動化辦公系統(tǒng)管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實的情況下，一些資質比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。
二、針對企業(yè)電子檔案管理問題的解決措施
(一)電子檔案監(jiān)控嚴格化。首先，關于電子檔案的形成監(jiān)控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學、完整、嚴密的制度來規(guī)范監(jiān)控過程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內容和執(zhí)行的有效化等等。
(二)提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發(fā)展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現(xiàn)實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網(wǎng)絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
(三)提高電子檔案甄別的技術。電子文件進入網(wǎng)絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關于電子檔案真?zhèn)蔚膯栴}，提高其中的甄別技術有著現(xiàn)實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業(yè)的利益。
(四)優(yōu)化電子檔案的鑒定技術。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價值，根據(jù)實際的需要來給出相應的標準，避免統(tǒng)一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業(yè)選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價值。
(五)優(yōu)化電子檔案歸檔。現(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網(wǎng)絡環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實體檔案的作用，發(fā)揮實體檔案和電子檔案結合的作用，實現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會信息平臺上的有效運轉。
(六)提高相關工作人員的素質。不管外部條件如何改善，軟件設施如何改進，相關的工作人員作為工作過程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動性，因此，提高相關工作人員的素質仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關的專業(yè)化的培訓，另一方面需要提高相關工作人員的工作責任心，同時結合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
三、結束語
企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發(fā)現(xiàn)問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實價值，促進企業(yè)的發(fā)展。
電子檔案管理論文范文二：淺談電子檔案管理
一、當前電子檔案管理中存在的問題
1.有待提高電子檔案管理水平?，F(xiàn)在電子檔案管理還處于初級發(fā)展階段，檔案管理人員系統(tǒng)化的教育和專業(yè)化培訓缺乏，造成了在選購軟件時沒有變別能力，從而影響了現(xiàn)代化技術在檔案管理中充分發(fā)揮作用。
2.電子文檔在管理中的真實性容易破壞。電子文件具有高度的可變性和分離性，一旦被更改就無法識別。電子檔案形成后，在工作人員的操作下存貯到辦公自動化系統(tǒng)中，檔案管理人員和技術人員共享信息數(shù)據(jù)。這樣，就使得電子檔案便于修改和復制，沒有正本和副本的差異，也不會有多次原始稿本記錄的出現(xiàn)，由此形成的電子檔案的原始記錄性的內容與形式特征不復存在，文件與檔案之間不再有明顯的界限。這樣檔案的原始性和真實性就無法準確的確定，這給電子檔案文件的完整性、真實性以及原始性的保存帶來了很大的難度。
3.電子檔案的安全性存在隱患。在這個信息網(wǎng)絡全球化的時代，對于任何人來講，其都可以自由進入因特網(wǎng)，在很大程度上造成了大量文件在網(wǎng)絡的發(fā)布和流轉，而且在電子文件傳輸?shù)倪^程中引發(fā)泄密的現(xiàn)象發(fā)生。
4.電子檔案管理標準化進度綬慢。從某種關點上看，電子檔案管理的基礎和前提就是實現(xiàn)標準化，但一些檔案管理部門只是考慮到本部門的現(xiàn)狀，并沒有從全面利益出發(fā)，協(xié)調發(fā)展、統(tǒng)籌安排，造成了各行其是的局面，從而阻礙了檔案電子化的發(fā)展。
二、完善電子檔案管理有效對策
1.加強電子檔案服務信息反饋系統(tǒng)的建立。做到及時了解當前社會對檔案信息的需求和發(fā)展狀況，不斷提高電子檔案信息反饋工作的自覺性，不斷改進電子檔案信息服務工作，并有效提高電子檔案信息化服務的質量。
2.提高電子檔案信息的安全性。當前電子檔案管理最為關鍵的一個問題是檔案信息的安全，檔案部門要提高安全意識，有效地利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡安全技術，比如加密、防火墻等技術，保證網(wǎng)絡的安全，保證電子檔案信息的安全。另外，采取有利、有效的方式，完善對電子檔案進行便利和安全的管理。由于電子檔案信息通常都存儲在一定的介質上，并通過安全保管介質以達到安全保管信息的方式進行管理，因此對電子檔案的安全管理必須有一個適合于磁盤、光盤等介質保管的環(huán)境和存放載體的柜、架及檔案庫房。檔案部門和相關工作人員要不斷地進行實踐，完善電子檔案管理信息服務安全性能，保證檔案信息在利用中的安全性。
3.建立健全電子檔案信息服務體系。構建檔案數(shù)據(jù)庫，通過基礎數(shù)據(jù)的開發(fā)利用，整合電子檔案相關信息數(shù)據(jù)來開展檔案咨詢業(yè)務服務。二是建立提高電子檔案信息資源體系，做好電子檔案信息資料的歸檔、整理，整體開發(fā)和綜合管理檔案信息，實現(xiàn)資源共享。三是運用好現(xiàn)代信息技術手段，為電子檔案的科學管理提供有效的技術支持。
4.不斷培養(yǎng)電子檔案管理方面的專業(yè)技術人才。各單位和主管部門領導要高度重視檔案管理工作，加強對檔案管理人才專業(yè)技術的培訓工作，培養(yǎng)電子檔案管理的現(xiàn)代化人才。還要不斷的吸收檔案管理方面的人才，發(fā)現(xiàn)善于檔案管理方面的人才，抓好電子檔案管理人才隊伍建設，儲備電子檔案管理人才，為做好電子檔案工作奠定良好的基礎。
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