秘書工作的科學(xué)管理研究

　　一、正確理解秘書工作的職能

　　秘書在日常的工作中要擺正自己的位置，將工作中領(lǐng)導(dǎo)的意圖領(lǐng)會(huì)清楚，并按照領(lǐng)導(dǎo)意圖將工作做好。隨意更改領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容、隨意改變領(lǐng)導(dǎo)的意圖都是不允許的，這是有違職業(yè)道德的表現(xiàn)。秘書工作允許創(chuàng)新，但是要在依從領(lǐng)導(dǎo)意圖基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，在充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造性的發(fā)揮。創(chuàng)新和創(chuàng)造性都要在體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下完成，否則就不是一個(gè)稱職的秘書。秘書工作除了服務(wù)功能外，參謀功能也是主要的。在新時(shí)期的新環(huán)境下，秘書工作也要以參謀功能為主。在工作中多給領(lǐng)導(dǎo)提建議，為部門工作獻(xiàn)策。工作中的情緒控制也是一個(gè)主要方面，不能因?yàn)樽约旱那榫w影響工作的效果。

　　領(lǐng)導(dǎo)的決策永遠(yuǎn)是秘書工作的核心內(nèi)容，秘書要圍繞這個(gè)核心工作進(jìn)行自己的工作開展。秘書的工作是站在領(lǐng)導(dǎo)身后面的人，是領(lǐng)導(dǎo)影子遮蔽下的工作人員。工作內(nèi)容是被動(dòng)的，但是工作態(tài)度是積極主動(dòng)的。秘書要把工作做成主動(dòng)型，需要秘書具備一定的工作能力和工作藝術(shù)。秘書需要具備領(lǐng)導(dǎo)者的眼界，善于掌控全局，了解全局性的工作視野。第二是要熟悉階段性的工作任務(wù)，和領(lǐng)導(dǎo)保持工作中心的一致性，正確處理工作內(nèi)容，了解手頭工作的輕重緩急，能夠?qū)?fù)雜的事情理順好，保證工作的順利開展。最本文由畢業(yè)論文網(wǎng)http://www.lw54.com收集整理后是要領(lǐng)悟好領(lǐng)導(dǎo)布置工作的內(nèi)容，分析清楚領(lǐng)導(dǎo)工作的情況和思路，幫助領(lǐng)導(dǎo)將每一項(xiàng)工作落到實(shí)處。最后是要善于積累資料，善于將工作內(nèi)容做好記錄，保存好工作檔案，為工作的開展建立備忘錄。秘書具備了這些素質(zhì)就是很好地完成了工作職能。

　　二、秘書的時(shí)間管理

　　秘書的大部分工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，給領(lǐng)導(dǎo)工作日程做好安排，并能及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)按照工作計(jì)劃完成工作。時(shí)間就是金錢，時(shí)間就是效率，在信息技術(shù)大爆炸的年代，時(shí)間觀念在每一個(gè)人的心中都異常強(qiáng)烈，所以秘書工作的時(shí)間觀念比別人要更強(qiáng)。首先是要管理好領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，這是秘書工作的重要職責(zé)。幫助領(lǐng)導(dǎo)做好工作日程時(shí)間的控制，做好工作內(nèi)容的時(shí)間安排，這是秘書工作的重要構(gòu)成部分，不能有絲毫的馬虎，否則容易造成重大的失誤乃至于損失。秘書能夠有效控制領(lǐng)導(dǎo)的工作時(shí)間，為領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高做好準(zhǔn)備。秘書工作的有效性可以從如何幫助領(lǐng)導(dǎo)把握時(shí)間開始，不使領(lǐng)導(dǎo)陷入不必要的瑣事糾纏中，從而提高工作效率。比如為領(lǐng)導(dǎo)制定工作時(shí)間表，做好工作計(jì)劃表，這些都是幫助領(lǐng)導(dǎo)掌控時(shí)間的行為，也是工作有效性的保證。但是在實(shí)際中，秘書工作沒有將領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間管理作為工作的主要內(nèi)容。其中的原因不只是秘書的責(zé)任，一些領(lǐng)導(dǎo)者自身的時(shí)間觀念也是一個(gè)重要的影響因素。陳舊的時(shí)間觀念影響日常的領(lǐng)導(dǎo)和管理工作，擱置一些工作導(dǎo)致時(shí)間的拖延，進(jìn)而影響工作效率。

　　秘書管理領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間要注意有序性，科學(xué)安排領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容，保證領(lǐng)導(dǎo)工作的合理有序，不使領(lǐng)導(dǎo)窮于應(yīng)酬忙于周旋。上級(jí)部門的工作安排、本部門的工作安排，這是秘書要幫助領(lǐng)導(dǎo)控制時(shí)間的主要方面。秘書要了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作精神，又要領(lǐng)會(huì)本部門領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖。這樣可以更好地把握領(lǐng)導(dǎo)工作的內(nèi)容和時(shí)間安排。

　　秘書還要為領(lǐng)導(dǎo)爭取可以控制的時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間可控性是隨著職務(wù)的升高而減少的，也就是時(shí)間受制于他人的問題隨著職務(wù)的高升而控制的力度減弱。秘書要幫助領(lǐng)導(dǎo)將不可控的時(shí)間變成可控時(shí)間，這樣才是一名領(lǐng)導(dǎo)能力的體現(xiàn)，也是提供工作效率的關(guān)鍵。秘書要將工作時(shí)間表和工作計(jì)劃表的擬定工作作為一項(xiàng)作用內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)和幫助領(lǐng)導(dǎo)將不可控時(shí)間變成可控時(shí)間。將時(shí)間表中的重要工作內(nèi)容做好標(biāo)記，同時(shí)要做到簡潔明了，讓領(lǐng)導(dǎo)一目了然，不能繁瑣和復(fù)雜化，影響領(lǐng)導(dǎo)的判斷。為領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間控制做好安排，做好實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)的計(jì)劃。擬定工作清單、制定時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)表、填寫好目標(biāo)工作管理卡，標(biāo)明隸屬工作單位、職位、工作計(jì)劃、預(yù)期進(jìn)度、自我追蹤、考評(píng)等內(nèi)容。

　　三、做好秘書工作要提升個(gè)人素質(zhì)

　　秘書是工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，既要服從領(lǐng)導(dǎo)，又要為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀。這是秘書工作的性質(zhì)決定的。一名合格的秘書要具備德行操守，德才兼?zhèn)涫且粋€(gè)秘書必須要具備的素質(zhì)。如果工作中失德，必然失范，那么所造成的后果是不堪設(shè)想的。秘書是工作在權(quán)力中心的人員，沒有很好的德行操守是不能獨(dú)善其身的。秘書工作的無確定性，使得秘書個(gè)人生活也會(huì)受到很嚴(yán)重的影響。正確處理個(gè)人和集體、自己與領(lǐng)導(dǎo)、工作與家庭之間的關(guān)系也是秘書能力的體現(xiàn)。

　　秘書工作的科學(xué)管理影響之大，是秘書自己要認(rèn)真思考的問題。德行品質(zhì)，自身素養(yǎng)，領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間控制，職能體現(xiàn)等，都應(yīng)該成為秘書工作的主要內(nèi)容。科學(xué)管理秘書工作可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作效率產(chǎn)生重大的影響，所以這是需要秘書具有的使命感。