試論教學(xué)秘書工作特點(diǎn)

　　一、教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)

　　1.服務(wù)性與協(xié)調(diào)性

　　教學(xué)秘書不但肩負(fù)著把系、學(xué)院及教務(wù)處所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度向系部教師宣傳的職責(zé)，同時(shí)，也負(fù)責(zé)把教學(xué)相關(guān)的任務(wù)落實(shí)到每位學(xué)生，確保全校的教學(xué)活動(dòng)正常開展。既下達(dá)任務(wù)，也廣泛征求和聽取各教師和學(xué)生對(duì)教學(xué)管理工作的意見和建議，及時(shí)把信息和意見反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門。由此看來，教學(xué)秘書是上情下達(dá)，下情上報(bào)的服務(wù)者，即為教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供支持幫助，也為院(系)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息。身為教學(xué)秘書，不可能獨(dú)自處理所有繁瑣的教學(xué)事務(wù)，還涉及與多部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。如何在最短時(shí)間內(nèi)利用手上的資源把問題理解清楚，再采用“取精去糟”的方式，積極地與別的部門聯(lián)系，有效地解決問題，這需要教學(xué)秘書具有良好的溝通與協(xié)調(diào)能力。

　　此外，一旦管理部門所作出的決定和計(jì)劃等相關(guān)事務(wù)和院(系)的教學(xué)管理事務(wù)上存在差異和矛盾時(shí)，這就需要高校秘書及時(shí)的掌握相關(guān)事務(wù)，并起到協(xié)調(diào)或者依據(jù)當(dāng)時(shí)情況結(jié)合實(shí)際的問題，做出應(yīng)對(duì)的措施，并及時(shí)上報(bào)于上級(jí)。達(dá)到協(xié)調(diào)各部門事務(wù)上一體化，從而促使所有教學(xué)事務(wù)有序進(jìn)行。

　　2.繁雜性與嚴(yán)謹(jǐn)性

　　教學(xué)秘書協(xié)助系主任管理日常的教學(xué)活動(dòng)，內(nèi)容包括：排課、征訂教材、收集教學(xué)資料、教師工作量統(tǒng)計(jì)、檢查落實(shí)教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況、調(diào)課情況、停課情況、學(xué)生成績(jī)管理、畢業(yè)生資格審核、各階段教學(xué)檢查、學(xué)生評(píng)教、教師互評(píng)、學(xué)生英語四六級(jí)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試報(bào)名、學(xué)籍檔案管理、成績(jī)管理、安排考試及監(jiān)考、各學(xué)期考試試卷整理歸檔等。其他方面包括科研資料管理與存檔、教學(xué)評(píng)估、教學(xué)文件的通知與下達(dá)及歸檔、教學(xué)情況通報(bào)、教務(wù)系統(tǒng)相關(guān)工作等。如此冗雜的工作，卻不允許有一絲錯(cuò)誤。做得好，理所當(dāng)然，默默無聞;一旦稍有疏忽，便會(huì)造成教學(xué)事故，受到各方譴責(zé)。這要求教學(xué)秘書有高度的責(zé)任心，每一件小事都必須考慮全面，親自操作，牽一發(fā)而動(dòng)全身。

　　3.專業(yè)性

　　教學(xué)秘書，顧名思義是指從事與教學(xué)工作相關(guān)的具有輔助性質(zhì)的管理人員，它是教學(xué)管理隊(duì)伍中的基層工作者。但由于種種原因，部分高校對(duì)教學(xué)秘書的作用認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為教學(xué)秘書是打零工人員。實(shí)際上，教學(xué)秘書工作涉及面廣而繁雜，需要復(fù)合型人才才能勝任。教學(xué)秘書從事業(yè)務(wù)工作需要掌握口頭表達(dá)能力，文書寫作能力，溝通能力、公共管理等基礎(chǔ)知識(shí)。此外，由于經(jīng)常與學(xué)生接觸，還應(yīng)掌握心理學(xué)、教育理論知識(shí)、本院系專業(yè)學(xué)術(shù)背景、教學(xué)規(guī)律及教學(xué)特點(diǎn)等，并在工作中加以運(yùn)用，不斷總結(jié)提高工作水平。同時(shí)，需具有一定程度的計(jì)算機(jī)操作水平，熟練運(yùn)用教務(wù)管理系統(tǒng)，常用辦公軟件，能精確快速處理教學(xué)管理工作，為廣大師生提供快捷服務(wù)。

　　4.應(yīng)變性

　　在日常工作中，經(jīng)常遇到來自學(xué)生和院(系)領(lǐng)導(dǎo)、教師的突發(fā)性事情，如臨時(shí)調(diào)課、停課等。這要求教學(xué)秘書要時(shí)刻保持清醒的頭腦，有較強(qiáng)的分析問題的能力，迅速果斷地處理這些突發(fā)性事故，盡可能在最短時(shí)間內(nèi)把問題解決。同時(shí)，應(yīng)變性也同樣運(yùn)用在處理同事之間和師生之間的關(guān)系上，做好溝通的樞紐，使大家能互相理解，成為和諧的整體。

　　二、教學(xué)秘書工作中存在的問題

　　1.工作繁忙，任務(wù)重

　　教學(xué)秘書是教學(xué)管理的實(shí)施者和組織者，工作內(nèi)容幾乎涉及院系日常教學(xué)管理的各個(gè)方面，如課表管理、學(xué)生選課管理、教師調(diào)停課管理、教學(xué)任務(wù)安排、考務(wù)管理、畢業(yè)論文(畢業(yè)設(shè)計(jì))和學(xué)位資格審查、教師工作量核算和教學(xué)評(píng)估管理、檔案管理等。除此之外，還包括隨時(shí)處理突發(fā)事件，解答老師和學(xué)生的咨詢。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，教學(xué)秘書的日常事務(wù)大概百余項(xiàng)，可謂千頭萬緒。

　　2.待遇偏低，隊(duì)伍人員流動(dòng)大

　　一直以來，教學(xué)秘書的崗位沒有得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，普遍認(rèn)為其工作就是排課、調(diào)課、學(xué)籍管理、專門負(fù)責(zé)通知等簡(jiǎn)單重復(fù)性的工作。一言蔽之，就是什么人都可以做，不同于教師崗位，還有專業(yè)學(xué)歷的要求。同時(shí)，由于工作太繁瑣，以致于都沒有計(jì)算教學(xué)秘書工作量的體系，甚至是無法計(jì)算，無法量化。因此，工作的難度和業(yè)績(jī)都不易體現(xiàn)出來，導(dǎo)致教學(xué)秘書與機(jī)關(guān)人員一起參加職稱評(píng)定時(shí)，處于相對(duì)劣勢(shì)。另外，教學(xué)秘書由于工作任務(wù)重，很少甚至不可能有機(jī)會(huì)參與科研項(xiàng)目，缺少科研成果，也是導(dǎo)致職稱評(píng)定難得原因之一。教學(xué)秘書晉升之路艱難，且工資待遇較低，導(dǎo)致在崗人員想方設(shè)法轉(zhuǎn)崗，也是較普遍現(xiàn)象，還使得該隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)參差不齊，整體素質(zhì)偏低，嚴(yán)重影響工作質(zhì)量和效率。

　　3.職業(yè)聲望較低

　　教學(xué)秘書普遍得不到應(yīng)有的尊重，部分領(lǐng)導(dǎo)和老師都認(rèn)為教學(xué)秘書就是后勤雜工，可有可無。再加上教學(xué)秘書工作屬性多為輔助性，工作成果不明顯，工作價(jià)值模糊，得不到相應(yīng)的認(rèn)可和尊重。

　　4.崗位職責(zé)不明

　　教學(xué)秘書既從屬于教務(wù)處，接受教務(wù)處的任務(wù)安排，同時(shí)又服從院系領(lǐng)導(dǎo)的安排，是在雙重領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行具體的管理工作。這就容易造成同一時(shí)間內(nèi)要接受來自不同上級(jí)安排的任務(wù)。再加上學(xué)校的各個(gè)部門、院(系)領(lǐng)導(dǎo)和師生們對(duì)教學(xué)秘書崗位的不了解，甚至把行政秘書、輔導(dǎo)員、科研秘書等的部分工作或全部工作安排給教學(xué)秘書來承擔(dān)，導(dǎo)致教學(xué)秘書的工作更加繁雜。

　　5.工作創(chuàng)新能力不夠

　　隨著高校辦學(xué)規(guī)模和學(xué)生人數(shù)的不斷擴(kuò)大，教學(xué)秘書的工作量也隨之猛增，個(gè)別院校為精簡(jiǎn)人手，一個(gè)系部只安排一位教學(xué)秘書。繁重的工作任務(wù)使得教學(xué)秘書處于高壓狀態(tài)，時(shí)刻準(zhǔn)備著處理各種事務(wù)，根本沒有時(shí)間去接受培訓(xùn)，知識(shí)也根本談不上更新，更別說創(chuàng)新。在現(xiàn)今社會(huì)，現(xiàn)代信息技術(shù)是提高管理水平的有效手段，例如各種教務(wù)系統(tǒng)，這就需要教學(xué)秘書需要有嫻熟的計(jì)算機(jī)理論和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。但由于教學(xué)秘書都忙于應(yīng)對(duì)繁雜的事務(wù)，因此對(duì)科技方面的知識(shí)更不上社會(huì)的進(jìn)步，新知識(shí)的缺乏，造成工作效率的下降。

　　三、解決措施

　　1.改變觀念，重視教學(xué)秘書的工作

　　高校領(lǐng)導(dǎo)與教師應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)和肯定教學(xué)秘書的工作，尊重其在教學(xué)管理中的地位，提高其職業(yè)認(rèn)同感和成就感。由于教學(xué)秘書的工作需要各部門，包括師生和輔導(dǎo)員的配合，學(xué)校有必要為教學(xué)秘書建立和諧的人際關(guān)系環(huán)境，保障教學(xué)秘書在整個(gè)教學(xué)體系中的地位。

　　2.建立明確的崗位制度

　　首先，健全的體制機(jī)制是根本保證，學(xué)校應(yīng)對(duì)教學(xué)秘書的崗位制定明確的工作職責(zé)范圍，并納入學(xué)校的規(guī)章制度，切實(shí)執(zhí)行。而不得隨意將任何后勤的雜事、瑣事交由教學(xué)秘書處理，模糊教學(xué)秘書的身份定位。

　　其次，建立合理的教學(xué)秘書晉升制度。目前，很多高校的教學(xué)秘書的職稱評(píng)定仍是與教師的要求一致，導(dǎo)致出現(xiàn)職稱評(píng)定難，薪酬增加難得現(xiàn)象。學(xué)校應(yīng)與實(shí)際結(jié)合，建立符合教學(xué)秘書工作性質(zhì)的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，并且提高其服務(wù)對(duì)象—學(xué)生，在此過程中的參與度。當(dāng)然，與教學(xué)秘書有業(yè)務(wù)聯(lián)系的專職教師、行政同事、直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)參與對(duì)教學(xué)秘書的績(jī)效測(cè)評(píng)，形成360度評(píng)估體系，使教學(xué)秘書通過綜合評(píng)估結(jié)果真正地認(rèn)識(shí)到自身存在的不足，加強(qiáng)自身建設(shè)，提高其工作積極性。

　　3.提升教學(xué)秘書專業(yè)素質(zhì)

　　一般高校都會(huì)有定期的教師培養(yǎng)計(jì)劃，而針對(duì)教學(xué)秘書的培養(yǎng)支出可謂少之又少，這也是教學(xué)秘書缺乏工作熱情的重要原因之一。作為教育管理的前線人員，不斷提升素質(zhì)和技能是極有必要。一方面，在招聘教學(xué)秘書過程中，要注重對(duì)高素質(zhì)人才的選拔，注重對(duì)綜合素質(zhì)的考核，這是教學(xué)隊(duì)伍質(zhì)量的有力保障。另一方面，對(duì)教學(xué)秘書的培訓(xùn)，學(xué)校應(yīng)加大投入，定期有組織有計(jì)劃地進(jìn)行關(guān)于業(yè)務(wù)技能、服務(wù)意識(shí)、科研能力、教育心理學(xué)等方面的培訓(xùn)。尤其隨著當(dāng)今高校國際化的程度逐漸加深，與國內(nèi)各大高校甚至國外學(xué)府的合作交流頻繁，不斷吸取先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，提高教秘的整體水平十分必要，且為迎接愈加專業(yè)化的教育環(huán)境提供有效的保障。

　　4.個(gè)人的提高與鍛煉

　　客觀條件的改善是保障，而主觀的努力是進(jìn)步的前提。首先，教學(xué)秘書需清楚認(rèn)識(shí)自己的職責(zé)，作為教學(xué)活動(dòng)的基層人員，應(yīng)具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，服務(wù)師生。其次，但又不能滿足于應(yīng)付一般的教學(xué)日常工作，而是應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)思考。對(duì)于日常性的工作，能總結(jié)方法，創(chuàng)新工作思路。善于發(fā)現(xiàn)問題，采用新途徑、新方法解決問題，由于教學(xué)秘書的工作涉及面廣，因此還應(yīng)多學(xué)習(xí)管理范疇的知識(shí)，才能理解相關(guān)政策，把理論與實(shí)踐相結(jié)合，更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。最后，教學(xué)秘書需熱愛自己的崗位，學(xué)會(huì)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)和不斷自省進(jìn)步，而不是一直埋怨外部環(huán)境的惡劣、領(lǐng)導(dǎo)的不重視。通過自身的努力，獲得師生、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的尊重與認(rèn)可。

　　5.鼓勵(lì)科研

　　教學(xué)秘書由于工作的屬性，很難有機(jī)會(huì)參與教學(xué)改革和教學(xué)管理方面的科研項(xiàng)目，同時(shí)也造成評(píng)職稱的道路艱難。學(xué)校應(yīng)采取鼓勵(lì)措施，使教學(xué)秘書參與科研。作為教學(xué)管理的一線人員，共同探討學(xué)校教學(xué)管理的方法，為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的意見與建議，互促互贏。

　　教學(xué)秘書作為教學(xué)管理服務(wù)人員，他們的作用不可替代。高校應(yīng)重視對(duì)教學(xué)秘書的培養(yǎng)，為其發(fā)展提供必要的條件，使其全心全意為之奮斗。同時(shí)，教學(xué)秘書也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，力爭(zhēng)成為服務(wù)、溝通、協(xié)調(diào)、育人、科研都精通的高素質(zhì)人才。