淺談高職院校教學秘書應具備的素質論文

　　創(chuàng)新是時代的要求，是社會主義市場經濟對社會各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。今天學習啦小編要與大家分享的是：《淺談高職院校教學秘書應具備的素質》相關論文，具體內容如下;希望能夠幫助到大家!

　　摘要：隨著新世紀我國高職教育改革的不斷深化，高職院校的發(fā)展對管理人員提出了越來越高的要求。教學秘書主要負責基層教學事務，在教學管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，文章詳細闡述了高職院校教學秘書的工作職能與特點，論述了在新的時期高職院校教學秘書所應具備的素質。

　　關鍵詞：高職;教學秘書;工作職能;業(yè)務素質
論文正文：

　　胡錦濤同志指出：“浩瀚而寶貴的歷史知識既是人類總結昨天的記錄，又是人類把握今天、創(chuàng)造明天的向導。”(《南國都市報》2003年12月4日)我國改革開放以來，高職教育經歷了20年的艱苦探索，終于在1999年前后有了比較明確的地位和目標定位。1999年11月，教育部召開全國高職高專教育第一次教學工作會議，會后印發(fā)了《教育部關于加強高職高專教育人才培養(yǎng)工作的意見》(教高[2000]2號)，提出高職高專教育的六個特征，明確了它在高等教育中的地位及其基本的培養(yǎng)目標，該文件指出了：“高職高專教育是我國高等教育的重要組成部分，培養(yǎng)擁護黨的基本路線，適應生產、建設、管理、服務第一線需要的，德、智、體、美等方面全面發(fā)展的高等技術應用性專門人才”。必須加強系級教學管理工作，加強院系教學秘書隊伍建設，提高教務管理水平。

　　一、高院校教學秘書在教學管理中的基本職能和特點

　　(一)基本職能

　　1.服務保障功能。管理即是服務，教學秘書從事的是教學行政管理，是對教學計劃實施過程中的常規(guī)管理，包括教學運行管理、教學例行管理和教學檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學秩序。教學秘書從開學初直至期末，緊緊圍繞為教學服務、為師生服務這一中心環(huán)節(jié)，負責處理具體的教學事務，保證教學活動的開展。

　　2.組織協(xié)調功能。組織各學院(系、部)落實各項教學工作，如教材征訂、教學計劃的落實、期末考試工作、畢業(yè)生的畢業(yè)資格審查等，都由教學秘書組織完成。同時，由于教學管理的許多活動呈現(xiàn)縱橫交錯的網絡關系，教學任務的完成是由許多部門共同完成的，教學秘書協(xié)調著教務處、各學院(系、部)、教研室、教師、學生之間的各種關系，起著承上啟下、合理統(tǒng)籌的作用。

　　3.檢查監(jiān)督功能。教學秘書是聯(lián)結“教”與“學”的紐帶，經常要深入課堂了解教師的教學情況、學生的學習情況，檢查監(jiān)督教學環(huán)節(jié)的落實情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理，以保證教學質量和提高教學效果。

　　4.咨詢反饋功能。教學秘書還承擔著向師生員工宣傳學?；蛏霞壷鞴懿块T制定的各種規(guī)章制度，把教學管理文件傳達給師生，并主動征求和聽取他們的意見和建議，及時反饋給院(系、部)領導或教學主管部門，做好上情下達、下情上呈的協(xié)調溝通工作。

　　(二)主要特點

　　1.輔助性。教學秘書是學院(系、部)領導的參謀和助手。所以，輔助性是教學秘書工作的基本特征。學院(系、部)領導的工作千頭萬緒，涉及很多專門性的知識和技術，領導不可能事事都考慮得很周全，這就需要秘書協(xié)助、提醒。所以教學秘書應兼有咨詢和補償功能。

　　2.服務性。教學秘書工作就是為學院(系、部)領導和師生提供優(yōu)質服務的，要為領導的決策性工作創(chuàng)造方便條件，提高工作效率和質量。教學秘書要為院(系、部)各部門服務，為教師和學生服務，只有全心全意為這三方面服務，才能保證學院(系、部)教學任務的順利完成。

　　3.綜合性。教學秘書的工作涉及本學院(系、部)的全部教學工作。既要協(xié)助領導管理教學，又要處理教學方面的具體事務，協(xié)調方方面面的關系。

　　4.政策性。任何一個單位，任何一個領導都要在自己的工作中貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策。作為助手的教學秘書的工作內容都與政策緊密相連。無論是輔助領導還是辦文、辦事都要認真貫徹執(zhí)行相關政策和規(guī)定。

　　二、教學秘書應具備的素質

　　能力是影響個體順利完成活動所必備的心理條件的綜合。從教學秘書的工作性質出發(fā)，教書秘書的能力是影響順利完成教學秘書工作的必備心理條件的綜合。具體包括以下幾種[1]。

　　(一)具有優(yōu)良的綜合素質

　　1.思想素質

　　(1)堅定的政治方向及掌握馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想等思想政治基本理論，熱愛黨的教育事業(yè);

　　(2)良好的政策素養(yǎng)，自覺的法制觀念;

　　(3)優(yōu)良的道德品質、敬業(yè)精神、工作責任感、事業(yè)心。

　　2.文化素質

　　(1)掌握一定的人文社會科學與相關自然科學的基礎理論、基礎知識;

　　(2)具有比較開闊的文化視野和文化選擇與批制的能力;

　　(3)具有一定的審美眼光和文體知識。

　　3.業(yè)務素質

　　(1)具備一定的教育學、心理學及教學管理方面的基礎理論知識。

　　(2)具有較好的收集、整理、傳播、運用相關信息的能力。教學秘書的工作是具體的，每天要面對大量的文件、電話、會議、資料，這些材料都是從不同環(huán)節(jié)和角度，保證教學工作的順利進行。這些信息材料的時效性、指導性和收藏價值各不相同，它涉及目前乃至今后教學的評估，教師的考核以及新專業(yè)的設置等教學工作，教學秘書必須具有迅速、準確地處理這些材料的能力，也就是對材料分門別類，收藏存檔，并向系領導及時匯報，向有關教師及時通知。同時，教學秘書還要客觀、全面、及時地采集基層的反饋信息，及時整理，報告有關領導，以進一步執(zhí)行決策或調整補充，完善決策，使之更加符合教學實際的需求[2]。

　　總之，教學秘書收集整理的信息是校(系、部)級領導作決策的依據(jù)，信息的及時，客觀全面，直接關系到校(系、部)級管理工作的效率，信息處理的不好，就會影響到有關領導的科學決策。因此，處理信息不僅是教學秘書的重要工作也是他們必須具備的能力。

　　(3)具備一定的秘書學、文書檔案學、管理學及寫作知識技能。寫作能力是教學秘書完成工作的基本功，無論是學校內部溝通信息或者是對外進行交流，都離不開信函和文稿的撰寫。及時、準確、簡潔地使用書面語言寫作，完整地表達思想，都將直接影響到教學秘書工作的質量。文字寫作能力對于教學秘書來說是必不可少的，是一個合格教學秘書的基本要求。

　　要提高寫作能力，必須不斷增加寫作的修養(yǎng)，強化寫作訓練，日常工作中各種教學文稿寫好后，要反復讀幾遍，刪除含混的字詞和不符合語法的句子。值得一提的是，教學秘書的寫作應從公文寫作的特點出發(fā)，掌握好教學公文的格式的報告要結構層次分明語言準確、鮮明生動，這是對教學公文寫作的基本要求?？傊?，多讀多寫是提高寫作的基本和唯一手段，教學秘書應注意平時的積累和提高。

　　(4)具有與所從事的教務管理相關的學科專業(yè)基本知識，掌握計算機網絡的相關知識技能。計算機的使用已廣泛地進入高校機關的各個部門，熟練掌握和使用計算機是教學秘書的基本技能。計算機顯著特點是功能多、效率高、速度快。教學秘書的許多日常事務工作，如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作都利用計算機完成。計算機在現(xiàn)代社會中的影響越來越廣泛，隨著加入世貿，高校與國外的交流和聯(lián)系也日益頻繁，外語的聽說能力也日益顯得重要，計算機和外語作為現(xiàn)代社會的重要溝通工具，與人們的工作聯(lián)系不斷密切。教學秘書要不斷加強使用這些工具的水平，以適應未來工作的各種要求，教學秘書要有這種預見和緊迫感。

　　4.身心素質

　　(1)身體健康，并有堅持健身鍛煉的習慣與能力;

　　(2)心理健康，有較好的心理承受能力

　　(二)具有合理的專業(yè)知識技能結構：即優(yōu)化相關領域尤其是文化、業(yè)務方面的知識技能結構。

　　(三)熟悉教務工作規(guī)范及流程，不斷增強教務管理運作能力、組織協(xié)調能力，包括具有一定的公共關系、人際關系協(xié)調能力等。

　　秘書的工作是輔助系主任處理的日常事務，確保教學的工作有條不紊地展開。這種工作避免不了時刻與人打交道，既有聯(lián)系學校各部門機關和廣大教職工，又有來自基層的匯報和請示的問題。這需要教學秘書是有較強的溝通能力。

　　這是因為教學秘書參加校內各機關的會議，經常和上下左右部門的人員傳遞消息，加之他們的個性不同，而且由于工作不同所形成文化氛圍也不同，為達到溝通暢通，需要教學秘書在堅持原則的前提下，要有靈活性和應變性，適時地進行印象整飭，熱情、大力而又機智、幽默地傳遞信息。在進行口頭語言溝通時，秘書常常即席而發(fā)，沒有時間在表達思想時字斟句酌，這需要教學秘書在熟悉工作業(yè)務的同時，應加強邏輯學、社會心理學、修辭學、教育學、專業(yè)知識等知識的學習，提高講演藝術和精確陳述思想的能力，提高溝通效果。

　　協(xié)調是指多個部門，多個成員間的互相配合，它既有數(shù)量的配合，又有各項工作的時間配合以及行動的配合。與其他教師相比，教學秘書的許多工作需要與他人協(xié)同合作方能完成任務。教學秘書作為系領導的助手和參謀在協(xié)助系領導部署、安排教學活動時，要積極主動，同時對事物的發(fā)展要有預見性。要充分考慮各個教師特點和需要的前提下對各項事情的輕重緩急，所需時間及易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)做到心中有數(shù)。綜合這些方面的情況，有理有據(jù)地安排系上有關的教學活動。

　　教學秘書在協(xié)助領導做好協(xié)調各相關領導人員的工作時，要用發(fā)展的觀點，對要協(xié)調領導安排、檢查、調研工作的各環(huán)節(jié)事先應認真思考一番，對可能出現(xiàn)的情況應有準備，以防意外。教學秘書應有這種能力，幫助系里領導協(xié)調處理各種事務，以推動系里工作順利進行。教學秘書還應有合作的觀念和能力。教學秘書在協(xié)助系領導下達和督促其他人員完成任務的同時，要有明確的角色定位，不能把自己等價于領導，言行舉止要和藹，不應高人一等，實際工作要任勞任怨，只有這樣，才能與辦公室其他人員要處理好協(xié)同合作的問題。此外，教學秘書還要與上級業(yè)務部門，如教務處、科研處等部門進行聯(lián)系合作。總之，協(xié)同合作地才能完成各項任務，教學秘書要有這種合作的精神，更要有這種能力。

　　(四)不斷學習相關理論，更新教育思想觀念，結合工作實際，開展教學管理研究，提高創(chuàng)新和開創(chuàng)能力。創(chuàng)新是時代的要求，是社會主義市場經濟對社會各行各業(yè)提出的要求。有創(chuàng)新才有發(fā)展，可持續(xù)發(fā)展是我們一切事業(yè)的靈魂。在日益競爭的社會中，只有不斷創(chuàng)新，高校以及所屬系(專業(yè))才能在競爭的環(huán)境中生存和發(fā)展。作為系領導助手和參謀的教學秘書，應該具有創(chuàng)新和開拓的能力，經常關注并收集各兄弟院校，甚至國外高校相關專業(yè)、系專業(yè)設置的改革信息，社會對人才需求規(guī)格的信息，以及教學、管理的新措施等。除了對有關信息材料分類整理，向系領導匯報外，還應綜合分析，形成自己的思想和見解，為領導提供教學、管理的新建議。從而有效地獲取最新的發(fā)展信息給領導的決策提供科學的依據(jù)?？傊?，高等教育的發(fā)展，要求高校各教學單位及教學管理人員之間協(xié)調配合，做好這項工作，對于高校系、處、所領導順利開展工作有積極的促進作用。在這個過程中，教學秘書的橋梁和中介作用非常重要，高校教學秘書應不斷學習，更新自己的管理科學和專業(yè)知識以及應用技能，更好地為教學服務，為推進我國高校改革發(fā)揮重大的作用。