秘書論文參考范文

　　企業(yè)秘書的角色定位是一個動態(tài)的、循環(huán)反復(fù)的過程 ,一般要經(jīng)歷角色認知、角色初始定位、角色期望、角色沖突、角色互動、角色再定位等六個環(huán)節(jié)。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的秘書論文參考范文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　秘書論文參考范文篇1

　　論教學(xué)秘書在工作初期的角色定位

　　教學(xué)管理工作有自身的特點，既有規(guī)律性，也有復(fù)雜性，并非一日可以完全掌握了解。原教育部副部長周遠清在《第一次全國普通高等學(xué)校教學(xué)工作會議上的講話》中曾經(jīng)指出：“教學(xué)管理并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有學(xué)術(shù)管理和行政雙重職能的一門科學(xué)，是一門需要長期學(xué)習(xí)和實踐才能掌握的一門科學(xué)。”新任教學(xué)秘書對工作的不了解，容易對工作本身產(chǎn)生誤解。因此，盡快了解教學(xué)秘書的工作職責(zé)、角色定位、發(fā)展方向是新任教學(xué)秘書必須要做的功課，也是勝任教學(xué)管理工作的必要前提。

　　1 教學(xué)秘書的職責(zé)

　　1.1 學(xué)籍管理

　　現(xiàn)代教育觀尊重學(xué)生的主體地位，倡導(dǎo)學(xué)生能成為自覺自律的活動主體。學(xué)籍管理是對學(xué)生在校期間活動去向的管理，是借助專門系統(tǒng)對信息進行維護與更改。學(xué)生入學(xué)階段，要進行信息登記注冊，確保學(xué)校系統(tǒng)中及大學(xué)生學(xué)籍信息網(wǎng)內(nèi)有數(shù)據(jù)可尋。在校期間，學(xué)生由于當(dāng)兵、留學(xué)、傷病、轉(zhuǎn)專業(yè)、降級等原因，會發(fā)生信息更動。教學(xué)秘書要在第一時間記錄更動的原因，并及時通知學(xué)生填寫申請單。學(xué)生需要憑借申請單到指定部門辦理相關(guān)手續(xù)。學(xué)籍管理是對日常學(xué)生信息的維護，是確保學(xué)生正常學(xué)習(xí)，正常畢業(yè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　1.2 資料檔案管理

　　教學(xué)秘書在日常工作中需要接觸到幾類資料。第一類是試卷資料：按照正常的教學(xué)秩序，每學(xué)期有期初的補考、期中考、期末考。每次考試結(jié)束后，教學(xué)秘書要及時存放試卷，確?？瞻自嚲怼⒃嚲泶鸢?、試卷分析表、學(xué)生答題卷、成績登記表依次放入指定試卷袋;第二類是申請單：日常工作中涉及到的申請單主要有學(xué)籍更動類的申請單，如休學(xué)申請單、退學(xué)申請單、復(fù)學(xué)申請單。考試方面的申請，主要有重修申請單、緩考申請單、跟讀申請以及免修申請單;第三類是重要文件資料：教學(xué)秘書要及時關(guān)注學(xué)校制定的方針政策，做好要點的記錄，以便應(yīng)對不時之需。第四類主要是教師科研成果的整合，包括課題項目及教學(xué)研究論文。

　　1.3 課程管理與考試安排

　　教學(xué)秘書要根據(jù)各教研室下達的教學(xué)任務(wù)安排課表。在學(xué)期初要將各專業(yè)的課程信息錄入到系統(tǒng)中，除了要確保信息錄入的及時性，還要確保信息的準(zhǔn)確性。每門課程結(jié)束教學(xué)任務(wù)后，教學(xué)秘書要協(xié)助任課老師安排考試時間和考試地點，并及時通知到學(xué)生。

　　1.4 畢業(yè)生管理工作

　　畢業(yè)生管理工作集中在每年的六月份，其中要經(jīng)過初審、終審兩大環(huán)節(jié)。畢業(yè)生管理工作是對每個畢業(yè)生四年學(xué)習(xí)結(jié)果的審核。教學(xué)秘書不僅要審核總學(xué)分，還要對各類性質(zhì)的學(xué)分進行分類審核。畢業(yè)生管理工作看似是集中處理的工作，實際上也能反映日常信息維護是否做到了完美無缺。

　　1.5 日常事務(wù)聯(lián)絡(luò)

　　教學(xué)管理除了專業(yè)技術(shù)上的工作之外，也會涉及種種聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)事務(wù)。比如會議前期籌備工作、外賓接待事宜以及突發(fā)事件應(yīng)急處理等。

　　2 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的功用

　　2.1 確保教學(xué)工作穩(wěn)定運行

　　學(xué)校教學(xué)秩序的穩(wěn)定運行離不開教學(xué)秘書的辛苦付出。如果一個學(xué)校缺少了這批工作人員，人才培養(yǎng)方案將無法落到實處，教學(xué)檢查流于形式，與外校的溝通合作難于開展，學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)也將只是鏡花水月。

　　2.2 體現(xiàn)學(xué)校軟實力

　　教學(xué)秘書是學(xué)校教學(xué)管理部門的一員，在處理事務(wù)時不僅要面對學(xué)校內(nèi)部的師生，也要面對各色外校人員。教學(xué)秘書個人的儀態(tài)形象、語言表達能力以及處理事務(wù)的能力都會以直觀的方式呈現(xiàn)在學(xué)生面前。師生可以通過教學(xué)秘書這一窗口了解一所學(xué)校的辦學(xué)風(fēng)格及辦學(xué)質(zhì)量。因此，教學(xué)秘書不僅代表著自身的形象，也代表著學(xué)校的文化和價值追求。

　　3 新任教學(xué)秘書存在的問題

　　3.1 對工作性質(zhì)認識不到位

　　教學(xué)秘書是管理崗位，大部分工作要借助網(wǎng)絡(luò)平臺及管理流程操作?；谶@一特點，新任教學(xué)秘書容易輕視工作中的突發(fā)狀況，容易忽視與其他部門的聯(lián)系與溝通，認為教學(xué)管理就是按部就班的重復(fù)化勞動。而實際工作中，教學(xué)秘書也要具備應(yīng)變能力、計劃統(tǒng)籌能力、創(chuàng)新能力，如此才能掌控好工作進程，留出更多空間應(yīng)對突發(fā)情況。

　　3.2 對繁雜事務(wù)缺乏耐心

　　有相當(dāng)一部分教學(xué)管理工作十分繁雜瑣碎，一旦出差錯，就會對教學(xué)過程產(chǎn)生影響。比如安排考試時，如有監(jiān)考教師未到場，就算作教學(xué)事故處理。新任教學(xué)秘書往往缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗，缺乏細心與耐心，對事務(wù)中的細節(jié)及隱患問題沒有敏感的洞察力和防御意識。如此一來，容易出現(xiàn)捉襟見肘的現(xiàn)象，不僅影響個人情緒，也不利于工作有效開展。

　　3.3 服務(wù)意識不高

　　新任教學(xué)秘書容易局限于自己所接觸的工作內(nèi)容，以完成日常事務(wù)為目標(biāo)，缺少為他人服務(wù)的意識。作為教學(xué)管理環(huán)節(jié)重要的紐帶，教學(xué)秘書除了要有一定的執(zhí)行力和管理能力外，也要有服務(wù)意識。教學(xué)秘書要盡量滿足任課老師提出的合理要求，不斷完善工作中的缺陷，虛心聽取或采納對方提出的意見和建議，主動和各部門聯(lián)絡(luò)溝通，積極處理好工作中出現(xiàn)的矛盾及問題。

　　4 新任教學(xué)秘書的角色定位

　　4.1 環(huán)境適應(yīng)者

　　適應(yīng)工作環(huán)境，是做好工作的前提。教學(xué)秘書首先要和本部門的同事搞好人際關(guān)系。良好的人際關(guān)系能調(diào)動人的愉悅之情，舒緩緊張的辦公氛圍，提高辦事效率。教學(xué)秘書接觸最多的是教學(xué)院長，在平時工作中，要及時將工作進展情況匯報給上級領(lǐng)導(dǎo)，對領(lǐng)導(dǎo)遇到的困難要適時給出恰當(dāng)建議，做到上情下達，下情上傳。除此之外，教學(xué)秘書要學(xué)會積極與其他部門的領(lǐng)導(dǎo)、同事交流，以飽滿熱情的姿態(tài)面對工作中出現(xiàn)的挑戰(zhàn)和問題。由于瑣碎的工作內(nèi)容，時刻保持穩(wěn)定平和的情緒狀態(tài)對個人的心理承受力有很高的要求，教學(xué)秘書要調(diào)整好個人情緒，以大局為導(dǎo)向，戒驕戒躁，不以個人好惡評論人，不以私情牽動工作節(jié)奏，盡早適應(yīng)工作環(huán)境，逐步融入到集體生活中去。

　　4.2 困境試煉者

　　在工作初期，新任教學(xué)秘書必然會遇到種種難題。比如畢業(yè)生學(xué)分審核工作：這項工作維持時間長，數(shù)據(jù)量大，無法在短期內(nèi)一次性解決。新任教學(xué)秘書遇到這種問題，要理清做事頭緒，分工合作，分階段完成指定目標(biāo)。困難，是工作初期必須要面對的。只有調(diào)整心態(tài)，找到做事的方法，逐步理清混沌不清的環(huán)節(jié)，才能真正挺過困境階段。

　　4.3 業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)者

　　新任教學(xué)秘書首先要做到虛心。按傳統(tǒng)觀點，教學(xué)管理工作單一枯燥，無需耗費精力便可完成，而事實上，每一項細瑣的工作中都蘊藏著技巧和注意點。比如在安排期末考試時，如果不做提前準(zhǔn)備，到忙亂的期末階段會因為其他疊加的事務(wù)出現(xiàn)信息遺漏、考場錯置、課程沖突等突發(fā)情況。新任教學(xué)秘書有時會因為想證明自己的能力而不愿放低身段向他人請教，致使原本可以避免的問題一一出現(xiàn)。學(xué)習(xí)是一個人發(fā)展的前提，虛心向有經(jīng)驗的同事請教不僅可以拉近人與人之間的距離，也能助推自身業(yè)務(wù)的發(fā)展。

　　教學(xué)管理工作面對的不僅是龐雜的數(shù)據(jù)及信息，也需要面對人。教學(xué)秘書除了要學(xué)習(xí)基本的信息處理技術(shù)之外，還要提高自身的文字表達能力、資料歸檔能力、日程統(tǒng)籌規(guī)劃能力以及溝通協(xié)調(diào)能力。

　　4.4 生涯規(guī)劃者

　　隨著高校改革的不斷深化，教學(xué)秘書局限于眼前的工作不利于自身的長遠發(fā)展。教學(xué)秘書要為自己設(shè)定長遠的發(fā)展目標(biāo)。(1)做工作上的完美主義者。教學(xué)秘書對工作中出現(xiàn)的疏漏不能采取視而不見的態(tài)度，要早發(fā)現(xiàn)，早更正，早處理。教學(xué)管理工作有一定的規(guī)律性，一旦發(fā)現(xiàn)問題不處理，就會在之后的工作中再次出現(xiàn)，如此循環(huán)，不僅會影響教學(xué)工作的高效開展，也會挫傷教學(xué)秘書本人的工作積極性。因此教學(xué)秘書在工作中要勤于做工作筆記，及時羅列工作中不到位、可改進的地方，培養(yǎng)自己的責(zé)任心、上進心。(2)做科研上的有心人。教學(xué)秘書在完成日常工作之余，可以關(guān)注學(xué)校發(fā)布的課題項目，將日常工作中總結(jié)出來的問題及心得融入到課題研究中去。(3)做自身素質(zhì)的開拓人。教學(xué)秘書除了要掌握堅實的業(yè)務(wù)知識，還要不斷彌補自身能力上的缺陷。通過學(xué)習(xí)教育學(xué)、管理學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)方面的專業(yè)知識完善自身的知識體系，不斷改變自身處理問題的方式。除此之外，要發(fā)現(xiàn)和發(fā)展自身所長，將自己擅長的領(lǐng)域應(yīng)用到工作中去，不斷提升個人價值。

　　秘書論文參考范文篇2

　　淺析辦公室秘書對檔案管理工作問題

　　辦公室秘書的工作和檔案管理聯(lián)系十分密切，秘書工作與檔案管理工作有相輔相成、密不可分的關(guān)系?，F(xiàn)代的秘書工作和檔案管理最關(guān)鍵的問題是公文。公文是秘書工作的重要產(chǎn)品，檔案資料是從公文中獲得的，檔案管理的前身就是公文。因此，公文質(zhì)量的高低對于檔案管理的質(zhì)量有十分重要的影響。一個高質(zhì)量的檔案管理，需要嚴(yán)格的對公文進行處理。所以，做好秘書工作是確保檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，其之間雖然緊密相連，但是還具有各自的獨立性。

　　1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題

　　伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計算機技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理日益朝“一體化”的方向發(fā)展，實現(xiàn)了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從秘書工作和檔案管理的角度出發(fā)，公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，需要通過運用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的生成一體化、利用一體化、規(guī)范一體化以及管理一體化，實現(xiàn)秘書工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，秘書工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學(xué)性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了秘書工作與檔案管理的距離。因此，通過對目前秘書000工作與檔案管理存在的關(guān)鍵問題，也就是公文的格式與處理方法等方面存在著一些不足。

　　1.1紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)與裝訂規(guī)范問題

　　我國相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對公文的規(guī)定為：公文所運用的紙張定量在60g/m2～80g/m2范圍內(nèi)的膠版狀態(tài)的印刷紙或者復(fù)印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙;在裝訂時，要求從左側(cè)裝訂，不能出現(xiàn)漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現(xiàn)象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關(guān)注克度的要求，進而容易造成紙具有質(zhì)量差、耐折度低的特點，最終導(dǎo)致公文的紙張保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現(xiàn)掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現(xiàn)象，進而導(dǎo)致公文不具有美觀性和嚴(yán)肅性、檔案信息不具有完整性。

　　1.2公文版記設(shè)計與附件要求規(guī)范問題

　　公文版記的規(guī)范有利于促進“文檔一體化”，實現(xiàn)秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，秘書往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內(nèi)容，卻沒有表明抄送和抄發(fā)單位;由于主題詞自擬自編、選用不準(zhǔn)確，給文件的歸檔管理、寫案卷標(biāo)題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。在我國的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)中，對于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是在目前的公文制發(fā)過程中，還存在著部分單位企業(yè)沒有對其進行正確處理的現(xiàn)象，例如，部分公文的附件字樣標(biāo)志不恰當(dāng)，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。另外，在對附件進行單獨裝置時，沒有對正文的字號、排列序號進行正確的標(biāo)識，這對于公文的規(guī)范立卷、規(guī)范歸檔，進行檔案管理具有一定的阻礙影響。

　　1.3檔案的規(guī)范程序與文種利用問題

　　我國的相關(guān)規(guī)范規(guī)定的公文檔案有13類，但是在實際的工作過程中，秘書人員容易將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”等意思相近的詞混淆。其中，混淆率最高的兩個文種是“請示”與“報告”，在應(yīng)該使用“請示”的情況下，使用了“報告”;在應(yīng)該使用“報告”的情況下，使用了“請示”，嚴(yán)重者還出現(xiàn)將這兩個文種互相結(jié)合的現(xiàn)象，例如“請示報告”。一系列的文種錯誤，不僅給公文的受理機關(guān)造成了不便，而且還對公文文件的歸檔管理帶來了影響。公文辦理程序是一個具有嚴(yán)密性特點的體系，但是在日常工作中，越級行文、簽發(fā)，公文的有校對無復(fù)核以及沒有登記就進行印發(fā)的現(xiàn)象卻屢屢存在，不可避免，就會給公文的檔案管理工作留下一定的隱患。

　　1.4公文原稿與規(guī)范編號問題

　　對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環(huán)節(jié)。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規(guī)范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復(fù)印，就對其進行存檔，在短期時間內(nèi)字跡容易變模糊，進而給公文的質(zhì)量造成影響。

　　2.秘書工作中對檔案管理的處理措施

　　以上針對秘書工作的檔案管理關(guān)鍵問題進行分析，為了有效的避免這些問題，需要采取以下幾個方面的措施進行解決：

　　2.1秘書對檔案管理要樹立質(zhì)量管理意識

　　為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要對檔案管理工作樹立質(zhì)量管理意識。在對待檔案工作的每個環(huán)節(jié)，管理檔案的工作人員都要樹立在檔案管理上，檔案的管理質(zhì)量窯器必須是第一的思想觀念，對自身的檔案管理工作崗位、責(zé)任和義務(wù)要進行明確。

　　2.2秘書對檔案管理要制定規(guī)范的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

　　在我國的相關(guān)法律規(guī)范中，例如《檔案法》、《辦法》等規(guī)范，對于我國的機關(guān)公文進行處理時，需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。要求秘書000工作人員要認真的學(xué)習(xí)，并熟練掌握。

　　2.3公文檔案管理要建立組織機構(gòu)

　　實現(xiàn)公文的全過程管理，要通過理順管理體制，健全組織機構(gòu)以及建設(shè)優(yōu)秀的隊伍等方式來加強管理。秘書000工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業(yè)性和技術(shù)性，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。

　　2.4公文檔案管理要制定嚴(yán)格的公文辦理程序

　　通過建立嚴(yán)格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執(zhí)行公文的行文規(guī)則，要對審核簽發(fā)制度進行嚴(yán)格規(guī)范，例如公文在印制前所辦理的審核手續(xù)是否規(guī)范、附件和格式是否齊全、規(guī)范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質(zhì)、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規(guī)范以及裝訂要求等方面進行嚴(yán)格的把握。

　　2.5公文檔案管理要運用先進的設(shè)備技術(shù)

　　目前我國已經(jīng)進入了信息化時代，先進的科學(xué)技術(shù)的得到了越來越廣泛的應(yīng)用。以往的公文文件設(shè)備和檔案管理工具已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術(shù)，使檔案管理實現(xiàn)電子化，并配置相應(yīng)的先進設(shè)備工具，對秘書工作人員進行定期的培訓(xùn)，使其能夠熟練、規(guī)范的操作設(shè)備。

　　3.結(jié)束語

　　通過對目前我國的秘書工作和檔案管理問題進行分析，為了搞好檔案工作，在文中提出了搞好檔案工作應(yīng)解決的對策和方法，其目的，旨在促進辦公室秘書工作的良好發(fā)展，通過辦公室秘書，將編制委員會的檔案管理工作。以科學(xué)性和規(guī)范性的方向發(fā)展，使檔案工作，在市場經(jīng)濟中，為人才流動做好服務(wù)，為檔案管理規(guī)范化做出貢獻。