高校行政秘書論文篇2

　　試談高校行政秘書如何做好職業(yè)規(guī)劃

　　摘 要: 隨著全國高等教育從精英教育到大眾化階段的跨越，高等教育行政管理模式也在不斷革新，高校行政秘書工作日益成為高等學(xué)校教育教學(xué)中一個不可或缺的工作。高校行政秘書隨著工作重要性的不斷增顯，對自己的職業(yè)發(fā)展提出了新的要求。本文通過對高校行政秘書的工作要求、角色定位等進行闡述，進一步探討了。

　　關(guān)鍵詞： 高校 行政秘書 職業(yè)規(guī)劃

　　隨著全國高等教育從精英教育到大眾化階段的跨越，高等教育規(guī)模不斷擴大，高等教育行政管理模式也在不斷革新。高校行政秘書工作是高等學(xué)校教育教學(xué)中一個不可或缺的工作，在學(xué)校日常工作的各個方面起著承上起下的作用。大部分高校過去對這一崗位并沒有明確的定性，甚至在某種意義上極易給教職工留下“行政秘書就是做雜務(wù)”的印象，加上部分行政秘書人員對自身職業(yè)的認知偏差，導(dǎo)致在某種程度上影響了這一崗位功能的發(fā)揮，如今許多高校對秘書工作越來越重視，高校秘書對自身的職業(yè)前景也有了新的要求。

　　一、高校行政秘書工作要求

　　(一)高校行政秘書工作內(nèi)容

　　高校行政秘書的工作是什么?在《美國專業(yè)秘書工作職責(zé)說明》中有這樣一段文字：“秘書的工作在于幫助主管處理瑣碎的行政事務(wù)，協(xié)調(diào)辦公室工作，保證工作的有效性和提高工作效率。”[1]在高校行政部門，秘書的工作主要概括為以下四個方面。

　　1.處理本部門各類日常行政事務(wù)。

　　高校行政事務(wù)對象涵括廣大的院系師生和教職員工，日常行政工作繁雜，行政秘書每天需要處理大量的事務(wù)性工作，如會務(wù)工作、內(nèi)務(wù)工作、文書工作、財和物的管理、內(nèi)部信息收集、整理和反饋工作、人事工作、資產(chǎn)管理工作、檔案管理、公章保管和使用、對外聯(lián)系和接待、內(nèi)部帳務(wù)工作、物品采購和領(lǐng)用，等等[2]。

　　2.承上啟下、做好溝通與協(xié)調(diào)工作。

　　高校行政秘書做好此項工作，包括做好學(xué)校行政領(lǐng)導(dǎo)下達的工作指示和會議精神的傳達，做好內(nèi)部交流與溝通，同時要做好本部門與學(xué)院各行政職能部門、學(xué)院各教學(xué)部門之間的溝通聯(lián)系與分配協(xié)調(diào)工作，做好院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶。

　　3.部門行政領(lǐng)導(dǎo)及院系行政管理層的參謀與助手。

　　高校行政秘書當(dāng)好參謀與助手，就是要發(fā)揮自身崗位的能動性，為領(lǐng)導(dǎo)提出建議和意見。行政秘書是院系和師生之間的橋梁和紐帶，最能直接獲得群眾意見和民意調(diào)查數(shù)據(jù)，還能了解政策和上級精神的執(zhí)行反饋情況，行政秘書將這些信息，并充分發(fā)揮自己的能動性，幫助領(lǐng)導(dǎo)做好信息的分類和提煉工作，以輔助管理層作出決策。

　　4.承擔(dān)行政管理層臨時交代的工作，處理突發(fā)性事件。

　　高校類似于一個濃縮的社會，在教育行政管理方面都有其不可預(yù)見的臨時工作和突發(fā)事件。比如，教育機關(guān)政府緊急發(fā)文、臨時會議通知安排、臨時接待工作、校園師生違規(guī)事件處理，等等。

　　高校行政事務(wù)看似小事，實則關(guān)系到高校教育行政管理的方方面面。高校行政秘書應(yīng)明確自己的工作職責(zé)，認真對待每一件事，不斷地通過實踐鍛煉強化完善自己的本職工作。

　　(二)高校行政秘書工作素質(zhì)要求

　　由于行政秘書工作具有很強的綜合性，這就要求高校行政秘書必須具備以下五種工作素質(zhì)要求。

　　1.樹立堅定的思想政治理論素質(zhì)。

　　高校行政管理工作具有明確的政治方向性，必須貫徹黨的路線、方針、政策，必須遵循高校的規(guī)章制度。由于行政秘書工作直接為行政管理層服務(wù)，行政秘書人員必須認真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀理論，了解國家政治活動、掌握高校工作動態(tài)，學(xué)習(xí)和研究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的講話及文章。只有這樣，行政秘書人員才能有效地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作。

　　2.嚴格恪守職業(yè)道德素質(zhì)。

　　高校行政秘書在高校行政管理中處于機要位置，往往是重要政策文件的最早知情人，行政管理層重大決策的出謀獻策者。同時，行政秘書又起著協(xié)調(diào)上級領(lǐng)導(dǎo)與廣大群眾師生關(guān)系的橋梁作用，是大量信息的者等，這些都要求行政秘書必須來格遵守秘書職業(yè)道德，包括保密原則、務(wù)實求真、謙虛嚴謹、誠懇友善、克己奉公、無私奉獻，等等。

　　3.不斷擴充文化知識素質(zhì)。

　　大多數(shù)情況下，行政秘書由于日常事務(wù)性工作繁雜，很少能抽出時間來擴充文化知識，自身的知識老化，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識和能力，導(dǎo)致工作能力受限，難以為行政管理層領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生提供高質(zhì)量的建議和服務(wù)。由于高校行政管理的綜合性，行政秘書需要不斷擴充教育學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、秘書學(xué)等方面的基礎(chǔ)知識，同時還要根據(jù)當(dāng)今信息時代的快速發(fā)展要求，不斷提高信息科學(xué)知識、檔案管理知識等。

　　4.努力提高專業(yè)技術(shù)素質(zhì)。

　　高校行政秘書工作是一項綜合性很強的工作，行政秘書需要在工作各方面不斷提高專業(yè)技術(shù)素質(zhì)，以切實提高自身的工作質(zhì)量和工作效率。包括語言文字能力、溝通協(xié)調(diào)能力、現(xiàn)代社交能力、信息調(diào)查統(tǒng)計能力、概括分析能力、觀察思考能力、創(chuàng)新思維能力及解決問題的執(zhí)行能力等。

　　5.具備健康的心理品質(zhì)素質(zhì)。

　　高校行政秘書工作服務(wù)接觸面廣、工作內(nèi)容瑣碎繁雜，這就要求行政秘書必須具備健康的心理品質(zhì)。包括建立和諧的人際關(guān)系、保持樂觀熱情的工作態(tài)度、有效地應(yīng)對各種壓力、客觀的自我認知評價及務(wù)實創(chuàng)新的思維能力等。

　　二、高校行政秘書角色定位的常見問題

　　(一)行政秘書的職業(yè)認知偏差問題

　　高校行政事務(wù)量大瑣碎，且突出其服務(wù)性，工作內(nèi)容涉及到會務(wù)文書、人事考勤、教務(wù)安排，以及其它日常的工作雜務(wù)，等等。這種事務(wù)性和重復(fù)性強的工作特點很容易使行政秘書人員迷失自我，再加上人們對高校行政秘書的職業(yè)地位及行政秘書工作價值習(xí)慣性的藐視和低估，這種氛圍易使行政秘書產(chǎn)生自卑心理，認為自己沒有價值，不受人尊重。

　　通常這種情況下，行政秘書缺乏明確的職業(yè)發(fā)展方向引導(dǎo)，容易導(dǎo)致其工作中沒有發(fā)展動力、自信心不足、缺乏進取心和責(zé)任感，繼而對自己的職業(yè)產(chǎn)生認知偏差，否認自己職業(yè)的價值，導(dǎo)致職業(yè)認同感低、自我價值感低等問題。

　　(二)行政秘書工作責(zé)任與其成就感產(chǎn)生的沖突

　　高校行政秘書要全方位地為行政管理層領(lǐng)導(dǎo)提供信息的收集、決策參謀等輔助工作，如果提供的數(shù)據(jù)、信息不準確，不客觀就會導(dǎo)致最終的決策失誤。強大的壓力和責(zé)任，工作稍有疏忽，行政秘書的自信心就會大受打擊。同時煩瑣的工作擠占了行政秘書大量的時間，導(dǎo)致行政秘書很少有時間學(xué)習(xí)，很少有時間顧及自己的科研和專業(yè)，要想取得一定的成就，就顯得比較艱難。

　　這種長期承擔(dān)強大壓力和難于取得成就的工作性質(zhì)，極易導(dǎo)致行政秘書心理沖突的產(chǎn)生。

　　(三)政策執(zhí)行與人際關(guān)系的沖突問題

　　高校行政秘書的工作性質(zhì)要求他們必須處理和協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，包括校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)層與基層人員的關(guān)系，行政與教學(xué)的關(guān)系，師生之間的關(guān)系，等等。同時，行政秘書與校內(nèi)外同事師生間的良好人際關(guān)系也有助于提高工作效率的工作執(zhí)行力。

　　然而，行政秘書同時又是領(lǐng)導(dǎo)指示與政策執(zhí)行的傳達執(zhí)行者，若某些政策措施要觸犯少數(shù)人的利益，可能導(dǎo)致行政秘書和諧人際關(guān)系期望的沖突。

　　三、

　　“不想當(dāng)元帥的士兵不是好士兵”。高校行政秘書如何正確規(guī)劃自己的秘書職業(yè)生涯，提升自己的專業(yè)素質(zhì)或行政管理層級。對于初入職的行政秘書，或者入行多年但始終“原地踏步”的行政秘書，這都是需要認真思考的問題。

　　(一)何謂職業(yè)規(guī)劃

　　職業(yè)規(guī)劃是指個人和組織相結(jié)合，在對一個人職業(yè)生涯的主客觀條件進行測定、分析、總結(jié)研究的基礎(chǔ)上，對自己的興趣、愛好、能力、特長、經(jīng)歷及不足等各方面進行綜合分析與權(quán)衡，結(jié)合時代特點，根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定其最佳的職業(yè)奮斗目標，并為實現(xiàn)這一目標做出行之有效的安排。[3]

　　一份完整有效的 職業(yè)規(guī)劃應(yīng)包括以下五個環(huán)節(jié)：

　　1.自我評價。即要弄清我是誰，我想做什么，我能做什么。

　　2.職業(yè) 環(huán)境分析。包括對 社會 政治環(huán)境、 經(jīng)濟環(huán)境和 組織環(huán)境的分析。

　　3.職業(yè)生涯目標的確定。這是關(guān)鍵之步，通常目標可分為短期目標、中期目標和長遠目標。

　　4.實施策略與措施。制定實現(xiàn)目標的具體行動方案，并進一步落實行動方案。

　　5.反饋調(diào)整。職業(yè)規(guī)劃要在 實踐中去檢驗是否切實有效，通過問題反饋，不斷作出調(diào)整。

　　(二)高校行政 秘書的職業(yè)規(guī)劃

　　每個人在不同階段的 工作中都 要根據(jù)自己的實際情況制定自已的職業(yè)規(guī)劃，高校行政秘書也一樣。高校行政秘書該如何做好職業(yè)規(guī)劃呢?

　　首先，高校行政秘書要有正確的自我認知。自我認知包括自己的 心理生理認知、家庭認知、人脈認知等，并確定自己的興趣專長，現(xiàn)有的技能和條件，甚至人生價值。

　　其次，高校行政秘書要了解高校的整個宏觀環(huán)境和客觀環(huán)境情況，并清楚自己所在高校的歷史情況和 發(fā)展情況等。結(jié)合環(huán)境的特點、組織內(nèi)部晉升和發(fā)展的途徑，分析自己現(xiàn)有的水平，以便為下一步評估確定一個可行性的發(fā)展目標做好準備。

　　再次，確定職業(yè)目標是高校行政秘書職業(yè)規(guī)劃的關(guān)鍵之步。職業(yè)目標包括短期目標、中期目標和長期目標。短期目標一般為一年內(nèi)可以完成的，中期目標期限為三至五年內(nèi)完成的，長期目標是五年以上的，甚至是人生目標。這些目標是需要行政秘書克服困難，經(jīng)過短期培訓(xùn)或是長期刻苦專業(yè)學(xué)習(xí)，不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平循序漸進完成的。短期目標的完成有利于行政秘書樹立中期目標和長期目標完成的信心，長期目標的制定也有利于高校行政秘書有序地制定短期或中期目標，保證自身職業(yè)發(fā)展目標的完整統(tǒng)一性。同時，高校行政秘書切記，目標的制定一定要切合自身的各方面條件，不能好高騖遠，不能不切實際。

　　最后，高校行政秘書要有具體的行動措施來保證職業(yè)目標的實現(xiàn)，包括自己的職業(yè)規(guī)劃發(fā)展路線、 教育培訓(xùn)安排、時間 計劃等。為了適應(yīng)瞬息萬變的環(huán)境，特別是當(dāng)代社會的信息化進程，高校行政秘書還要時不時檢驗自己的職業(yè)規(guī)劃效果如何，及時發(fā)現(xiàn)職業(yè)規(guī)劃各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，找出相應(yīng)的對策，對規(guī)劃進行調(diào)整與完善。

　　總之，一份成功的職業(yè)規(guī)劃有利于消除高校行政秘書人員失落、迷茫、自卑、焦慮的心理，有助于高校行政秘書人員合理安排自己的職業(yè)進程，實現(xiàn)自己的人生價值。

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