高校院系行政秘書是行政事務(wù)的小管家、協(xié)調(diào)員，其工作關(guān)系到學(xué)院行政管理的質(zhì)量與效能。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的高校行政秘書工作論文代發(fā)表的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　高校行政秘書工作論文代發(fā)表篇1

　　淺談高校院系行政秘書工作

　　摘 要：通過分析高校院系行政秘書的角色定位與工作特點，闡述了院系行政秘書在工作中必須具備的工作意識，從轉(zhuǎn)變思想觀念、加強自身修養(yǎng)、注意工作方法等方面詳細探討了如何做好院系行政秘書工作。

　　關(guān)鍵詞：高校;行政秘書;角色定位;工作意識

　　高校行政管理工作相對于高等教育和科研活動在整個學(xué)校的比重而言是輔助性的，但卻是高校不可或缺的功能部門。高校行政管理直接服務(wù)于教學(xué)和科研工作，關(guān)系到師生的切身利益，起著組織、傳達、引導(dǎo)和決策的作用，從一定意義上說，它的好壞直接影響高校辦學(xué)水平和科研成果效益。

　　在高校行政管理體系中最能體現(xiàn)高校行政管理體系崗位性質(zhì)的便是行政秘書崗位。高校行政秘書崗位不僅存在于高校的校級機關(guān)層面，更多的分布在各院系當中，它們既是院系行政管理層的參謀和助手，又是院系行政管理層與師生員工之間的橋梁和紐帶。尤其作為院系行政秘書，它在“上傳下達”學(xué)校的有關(guān)精神，“左右聯(lián)系”學(xué)院師生及同事之間的團隊合作，“內(nèi)外溝通”學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院與其他職能部門之間的公關(guān)協(xié)調(diào)，發(fā)揮著越來越重要的作用。這就要求行政秘書要充分了解職責(zé)，分工中明確對自己的角色期待，才能腳踏實地服務(wù)好教學(xué)和科研，服務(wù)好教師與學(xué)生。

　　一、明確角色定位，體現(xiàn)秘書崗位價值

　　合理的角色定位是做好院系行政秘書工作的關(guān)鍵。行政秘書必須做到合理的角色定位，才能積極化解困境，充分發(fā)揮主觀能動性和積極開展工作。

　　在高校院系行政里，行政秘書作為一種管理性質(zhì)的職務(wù)，主要是協(xié)助院系管理層處理日常事務(wù)等具體性的工作，以確保高校院系行政正常的運作。院系行政秘書這個職務(wù)，意味著承擔更多的責(zé)任，發(fā)揮著更重要的作用。作為連接高校院系行政決策者和執(zhí)行者之間的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，當然應(yīng)該協(xié)助院系管理層處理所有程序性的工作，幫助院系管理層打理高校院系行政。

　　行政秘書要充分了解職責(zé)分工中對自己的角色期待。行政秘書既是院系行政管理層的參謀與助手，又是院系行政管理層與師生員工間的橋梁和紐帶，是上傳下達的紐帶和窗口，這就從根本上決定了該崗位的服務(wù)性、輔助性。因此，院系行政秘書面對辦公室工作時，不論是文件收發(fā)、籌備會議、協(xié)調(diào)辦事，還是謀劃參謀，都要有強烈的服務(wù)角色意識，否則一旦出現(xiàn)角色意識的偏頗錯位，既影響工作效率，也會對教師和學(xué)生產(chǎn)生消極影響，無法起到良好窗口表現(xiàn)的作用。

　　二、認清特點，提高服務(wù)質(zhì)量和水平

　　行政秘書工作比較顯著的特點是服務(wù)性、繁瑣性、重復(fù)性。所謂服務(wù)性是指秘書工作具有服從并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)工作的性質(zhì)。所謂繁瑣性是指工作的頭緒多，涉及面廣，而且事無巨細，工作繁雜、零碎，費時而又費事;這些工作雖然細小，但具體，指向性明確，稍有遺漏，就會對某項工作造成損害。所謂重復(fù)性是指秘書事務(wù)具有日復(fù)一日、年復(fù)一年，反復(fù)出現(xiàn)、反復(fù)辦理的性質(zhì)。因此，要注重特點，不斷提高工作質(zhì)量和水平。

　　(一)立足本職，提高服務(wù)工作的針對性

　　行政秘書要用心體會領(lǐng)導(dǎo)意圖，創(chuàng)造性地完成各項交辦事務(wù);還要積極地為領(lǐng)導(dǎo)和師生想辦法，出主意，主動地為師生服務(wù)，為他們排憂解難，減少后顧之憂，努力完善領(lǐng)導(dǎo)和師生的工作、生活、學(xué)習(xí)條件，創(chuàng)造更好的工作氛圍和發(fā)展前景。

　　(二)增加工作的預(yù)見性和主動性

　　盡管行政秘書工作繁瑣又重復(fù)，但還是有規(guī)律可循，比如，工作計劃與總結(jié)、職稱評審、崗位聘任與考核、檔案資料的整理歸檔等都是常規(guī)性的工作，時間緊，工作量大。為此，要善于收集有關(guān)資料與信息，對于重復(fù)性的工作，應(yīng)該盡快找到規(guī)律，形成自己獨特的工作模式。如果及早地做一些準備工作，就能更好地保證工作質(zhì)量。

　　(三)要分清主次，增強工作的計劃性和條理性

　　行政秘書要制定年度計劃，學(xué)期計劃，周計劃，事情繁多且雜。每天應(yīng)用記事簿寫下應(yīng)該做的事，這樣一段時間內(nèi)必須先做什么，后做什么，什么事做了，什么事還沒有做，一目了然，有利于及時做好協(xié)調(diào)與聯(lián)系工作和通報情況，也有利于合理安排時間和提高工作效率。

　　三、強化工作意識，提高工作執(zhí)行能力

　　(一)強化政治意識

　　行政秘書是院系辦公室中比較特殊的一個崗位。在日常的工作中，行政秘書經(jīng)常要代領(lǐng)導(dǎo)辦事、上傳下達文件、處理內(nèi)部事務(wù)、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，加之高校師生員工文化層次較高，政治敏感性強，都要求行政秘書具有較強的政治意識。所以行政秘書必須不斷提高自身的政治素養(yǎng)和理論水平，增強政治敏銳性、堅定性，使自己的思想觀念、認識水平、思維能力都能緊跟新形勢、新變化;確保在實際工作中準確無誤地傳達學(xué)校的各項方針政策。

　　(二)強化服務(wù)意識

　　高校的核心職能是人才培養(yǎng)。因此，行政秘書應(yīng)以院系、學(xué)校整體利益為中心，牢固樹立服務(wù)育人的思想，踏踏實實作好行政管理工作。秘書工作的服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的“三服務(wù)”性，決定了行政秘書要牢固樹立大服務(wù)意識。對職責(zé)范圍內(nèi)的各種事項，要積極主動地接待師生，根據(jù)工作實際提高工作效率;在服務(wù)的過程中堅持謙虛謹慎、平等待人的原則。在工作中要做到對上尊重支持，對下熱情耐心，能夠認真聽取各方意見。要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，堅持以優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)體現(xiàn)“管理就是服務(wù)，服務(wù)體現(xiàn)管理”的目標。

　　(三)強化團隊意識

　　院系辦公室工作綜合性強，各項工作相互關(guān)聯(lián)，各崗位之間分工不分家，是一個有機的整體，作為行政秘書要學(xué)會控制自己的情緒和心情，培養(yǎng)大同精神，工作中與其他同事相互配合和精誠合作，以大局利益為重，注重團隊合作，用積極健康的心理狀態(tài)投入工作。

　　四、優(yōu)化工作理念，提高工作效率

　　院系行政秘書工作雖說是一般的工作崗位，但真正要把工作做好，還是需要工作人員有一定的能力和素質(zhì)。辦公室事務(wù)需要綜合性的知識結(jié)構(gòu)，同時也需要一定的觀察力、判斷力、記憶力，更需要有相應(yīng)的表達能力、管理能力、應(yīng)變能力等。這就要求行政秘書努力學(xué)習(xí)，更新知識，優(yōu)化自己的智能結(jié)構(gòu)，刻苦鍛煉和培養(yǎng)性格素質(zhì)、學(xué)識素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力素質(zhì)。

　　高校行政秘書工作論文代發(fā)表篇2

　　淺析高校院系行政秘書的工作

　　摘要：高校院系行政秘書是行政事務(wù)的小管家、協(xié)調(diào)員，其工作關(guān)系到學(xué)院行政管理的質(zhì)量與效能。從高校院系行政秘書工作的現(xiàn)狀出發(fā)，闡述了院系行政秘書的角色定位及工作職責(zé)，結(jié)合實踐經(jīng)驗，探討院系行政秘書需要具備的職業(yè)素養(yǎng)，推動高校教育事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：工作現(xiàn)狀 角色定位 職業(yè)素養(yǎng)

　　隨著《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》(2010-2020年)的正式頒布與實施，我國高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系著新時期高校人才培養(yǎng)的質(zhì)量。高校院系行政秘書既是辦公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基層人員。行政秘書對院系與學(xué)院、院系與教師、教師與學(xué)生、院系與社會之間的溝通，起著獨特而重要的作用，是維持高校正常工作的基本保障。

　　一、高校院系行政秘書的工作現(xiàn)狀

　　高校院系行政秘書是一個平凡的工作崗位，涉及教育學(xué)、管理學(xué)、語言學(xué)、社會學(xué)等多種學(xué)科。由此，院系行政秘書的工作現(xiàn)狀為事務(wù)繁雜，專業(yè)知識綜合性強，職業(yè)規(guī)劃不清晰，執(zhí)行力不強。

　　1.工作繁雜，專業(yè)知識綜合性強

　　知識經(jīng)濟時代，高校人才濟濟，只有具備全面、良好、合理的知識結(jié)構(gòu)，才能勝任門類眾多、事務(wù)繁瑣的行政秘書工作。院系行政秘書隊伍中，包括秘書、計算機、數(shù)學(xué)、化學(xué)等各類專業(yè)畢業(yè)的人員。非科班出身的行政秘書缺乏普通語言學(xué)、檔案管理學(xué)、行政管理、心理學(xué)、教育管理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等綜合性理論知識。行政秘書必須熟悉學(xué)院規(guī)章制度、工作流程;掌握院系管理工作的基本理論和實務(wù)知識;拓展與工作緊密聯(lián)系的學(xué)科知識。理論聯(lián)系實際，從實踐中不斷積累經(jīng)驗，逐步做好院系管理、協(xié)調(diào)等工作。

　　2.職業(yè)規(guī)劃不清晰，執(zhí)行力不強

　　細致繁忙的行政工作，縮短了行政秘書參加教學(xué)和科研活動的時間。高校行政秘書對自己的職業(yè)前景充滿困惑，職業(yè)倦怠等消極情緒悠然而生。高校必須制定嚴格的信息素質(zhì)培訓(xùn)制度，針對全校行政秘書，策劃高水平的、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)項目，開放更廣闊的學(xué)術(shù)交流平臺，堅定院系行政秘書的信心，為高校教育和諧發(fā)展提供精神動力。

　　院系行政秘書在高校工作中起著舉足輕重的作用。怎樣成為一名合格的行政秘書工作?首先，要明確行政秘書的角色定位，熟悉行政秘書的工作職責(zé)。其次，強化職業(yè)素養(yǎng)是提高行政秘書工作效率的重要途徑。

　　二、院系行政秘書的角色定位及工作職責(zé)

　　院系行政秘書只有明確角色定位，增強角色意識，才能高效準確地履行工作職責(zé)。

　　1.行政事務(wù)的小管家

　　行政秘書輔助系領(lǐng)導(dǎo)做好院系各項工作，管人、管物、管錢，是名副其實的小管家。

　　(1)人事管理。協(xié)助院院系領(lǐng)導(dǎo)做好有關(guān)招聘教師的面試、試講等工作，并提供決策依據(jù)。負責(zé)本院系教職員工的考勤、考核、職稱申報工作。

　　(2)資產(chǎn)管理。根據(jù)教學(xué)、科研及其他工作的需要，填報維修、添置辦公用品的計劃，領(lǐng)取和發(fā)放辦公用品及備品，以保證正常教學(xué)的需要。負責(zé)保管院系公章，按學(xué)院制度監(jiān)督公章的使用范圍。

　　(3)經(jīng)費管理。擬定院系每學(xué)年的經(jīng)費預(yù)算，負責(zé)記賬及報銷各項活動的費用。

　　(4)檔案管理。負責(zé)院系會議記錄、行政文件、各種教學(xué)文件、教學(xué)檔案及教學(xué)資料的收集、匯總、立卷和歸檔工作。

　　(5)其它事務(wù)管理。負責(zé)做好日常的行政事務(wù)工作，負責(zé)考務(wù)、學(xué)生成績、學(xué)生學(xué)籍管理、教材征訂等教學(xué)工作。做好各種信函、報紙、雜志、學(xué)術(shù)期刊的收轉(zhuǎn)傳閱工作。負責(zé)各屆畢業(yè)生的畢業(yè)資格審核，保正畢業(yè)證書的準確印發(fā)。

　　2.院系內(nèi)、外交流的協(xié)調(diào)員

　　院系行政秘書工作服務(wù)對象廣泛，包括院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、校外來訪者。因此，行政秘書是高校院系內(nèi)、外交流的形象窗口。

　　(1)協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好院系內(nèi)部與學(xué)院各職能部門的協(xié)調(diào)工作。

　　(2)負責(zé)接待本部門的外來辦事人員，對不宜領(lǐng)導(dǎo)接待的來訪，需委婉拒絕。負責(zé)接聽電話，禮貌回答校內(nèi)外人員對院系日常事務(wù)工作的咨詢。

　　(3)負責(zé)學(xué)院各職能部門通知的傳遞工作，及時轉(zhuǎn)發(fā)到院系教職員工。正確理解上級部門的文件精神，貫徹執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門布置的各項任務(wù)。

　　(4)行政秘書必須建立良好的人際關(guān)系，加強與教職員工的溝通，靈活處理學(xué)院、院系、教師之間的多種關(guān)系，確保院系工作的順利完成。

　　三、強化職業(yè)素養(yǎng)

　　1.良好的心態(tài)

　　院系行政秘書工作看似簡單，接踵而來的突發(fā)事件，使人壓力倍增。保持良好的心態(tài)，充分發(fā)揮自己的思維能力，從而巧妙地處理緊急問題。行政秘書應(yīng)保持良好的心態(tài)，沉著、寬容、冷靜、客觀地分析問題。

　　2.加強業(yè)務(wù)技能

　　加強業(yè)務(wù)技能是提高院系行政秘書職業(yè)素養(yǎng)的關(guān)鍵。院系行政秘書需具備的業(yè)務(wù)技能包括：公文寫作能力、應(yīng)變能力、組織管理能力、表達能力、操作能力。

　　(1)公文寫作能力

　　公文寫作要在“學(xué)”、“練”、“改”三個環(huán)節(jié)上狠下功夫。規(guī)范公文寫作的基本格式，掌握語法、邏輯、修辭三方面的知識。正所謂“讀萬卷書，行萬里路”。閱讀大量優(yōu)秀范文、勤奮學(xué)習(xí)、修煉語言。公文寫作的語言要求莊重樸實，準確精練。熟悉各類公文結(jié)構(gòu)、措辭，套用固定性用語。

　　(2)應(yīng)變能力

　　即指在沒有思想準備的情況下靈活處理問題的能力。高校教師請假、離職等異動工作狀態(tài)，影響了教學(xué)工作的正常運行。如開學(xué)初期，某位教師偶然患重病，尚未確診，教師申請病假二周。行政秘書得知同時生病的消息，致電關(guān)心教師的身體健康情況，主動提出援助。教師病假期間，重新落實教學(xué)任務(wù)迫在眉睫，采取就近原則，優(yōu)先考慮院系內(nèi)部適合的教師代課，聯(lián)系學(xué)院內(nèi)外適宜的教師安排兼課等事項。院系行政秘書與患病教師保持電話聯(lián)系，密切關(guān)注教師身體狀況。當獲知教師病情不穩(wěn)定，要進行幾個月以上的長期治療后，立即致電慰問，可否前往探望。教學(xué)工作方面：行政秘書向?qū)W院人事處提交專任教師招聘需求報告，引進新教師。校內(nèi)外兼課教師的合理安排，為聘任新教師贏取了充裕的時間?；疾〗處?，身心疲憊，無微不至的關(guān)懷，為教師戰(zhàn)勝病魔增添一份力量。良好的應(yīng)變能力，勤于思考、善于發(fā)現(xiàn)、勤于總結(jié)，具備較高的警惕性，做到忙中有序，不斷提升處理突發(fā)事件和緊急事件的能力，確保正常教學(xué)秩序和良好的教學(xué)質(zhì)量。

　　(3)組織管理能力

　　組織管理能力指行政秘書統(tǒng)籌策劃并完成所分管方面的工作能力，包括能力和善斷能力。“條條道路通羅馬”，什么是最佳的辦法?在管理工作中，行政秘書要講究處事策略，判斷出最佳方法，合理分配工作任務(wù)，并堅持果斷地實行，成為智慧型的組織管理者。高等學(xué)校行政管理工作，任務(wù)繁重，各部門、各崗位的行政管理干部只有充分發(fā)揮自己的主觀能動作用，人人能起到獨擋一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以達到提高整個學(xué)校行政管理質(zhì)量的目的。

　　(4)表達能力

　　表達能力主要包括文字表達能力和語言表達能力。無論是信息、宣傳、調(diào)研等工作，還是處理公文，都離不開文字表達。行政秘書要多思考、多練習(xí)、多交流，日積月累，潛移默化，做到思維敏捷、下筆如神，寫出的文章觀點鮮明，層次清晰，向上能如實反映事情的真相，向下能準確表達領(lǐng)導(dǎo)的意圖。語言表達能力也是行政秘書一項非常重要的基本能力，無論是傳達上級文件精神，還是協(xié)調(diào)工作，都離不開較強的語言表達能力，院系內(nèi)、外交流的逐漸增加，直接以語言表達作為處理公務(wù)活動的手段變得極其重要，提高語言表達能力，還包括普通話水平、英語口語水平以及言語措詞等。

　　(5)操作能力

　　操作能力指計算機的操作能力和辦公室設(shè)備的使用能力。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機應(yīng)用的普及，各大高校正立志于實現(xiàn)辦公的自動化、現(xiàn)代化、信息化。熟練計算機辦公自動化軟件的操作能力，掌握掃描儀、打印機、數(shù)碼照相機、傳真機等辦公設(shè)備的使用，推動文件、宣傳簡訊的發(fā)布速度，節(jié)省紙質(zhì)資源。

　　四、改善工作方法，完善自身素質(zhì)，提高工作效率

　　高校院系行政秘書工作繁雜，專業(yè)知識綜合性強，因而行政秘書必須改善工作方法，多謀善斷?？v橫結(jié)合建檔工作法、自我培養(yǎng)和完善高校培訓(xùn)制度等手段，對行政秘書提高工作效率具有重要的作用。

　　1.縱橫結(jié)合建檔工作法

　　從縱向和橫向分別建立檔案，縱橫交錯貫穿于整個高校教育工作。為宏觀的教學(xué)決策、微觀的教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù)，為創(chuàng)新教學(xué)方法，深化教學(xué)研究，提高教學(xué)質(zhì)量作出貢獻。如高校師資業(yè)績檔案。橫向檔案：按教師類型建立檔案。高校教師分四類：專任教師、校內(nèi)兼課教師、校外兼課教師、校外兼職教師?？v向檔案：以教師個體為單位，建立業(yè)績檔案。每位教師業(yè)績檔案主要有基本資料(身份證、學(xué)歷學(xué)位證、高校教師資格證、職稱證、職業(yè)資格證等)，教學(xué)信息(教學(xué)任務(wù)書、每學(xué)期教學(xué)情況登記表和工作總結(jié)等)，教科研成果(論文、教材、教科研項目、榮譽證書、繼續(xù)教育等)?？v橫結(jié)合建立檔案為院系領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)化師資隊伍結(jié)構(gòu)提供可靠的信息基礎(chǔ)，加強師資隊伍管理工作的科學(xué)化、系統(tǒng)化。

　　2.自我培養(yǎng)

　　作為一名優(yōu)秀的高校系部行政秘書，不僅僅依賴于外界的培育，關(guān)鍵在于自身建設(shè)。行政秘書從我做起，有意識地控制自己，主動利用校園環(huán)境優(yōu)勢，堅持不懈地完成目標。與企業(yè)單位相比，高校擁有資源豐富、時間寬裕、學(xué)習(xí)氣氛濃郁等優(yōu)勢，有助于行政秘書的自我培養(yǎng)。工作期間，行政秘書踴躍參加學(xué)院舉辦的各類專題培訓(xùn)活動，如公文寫作、行政管理、心理健康、高校教育改革等講座;瀏覽圖書館的紙質(zhì)圖書和電子書籍，補充薄弱環(huán)節(jié)的理論知識。寒暑假期，行政秘書積極參加各式各樣的學(xué)歷進修，加強自身的文化知識修養(yǎng)。

　　3.完善培訓(xùn)制度

　　高校必須制定嚴格的職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)制度，有計劃地開展行政秘書崗前培訓(xùn)工作，強化行政秘書職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)的力度。行政秘書崗前培訓(xùn)包括行政管理學(xué)、普通語言學(xué)、高等教育學(xué)和心理學(xué)等相關(guān)業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)。高校鼓勵行政秘書通過在職或派遣脫產(chǎn)進修碩士、博士等方式提高文化素質(zhì);激勵行政秘書發(fā)表學(xué)術(shù)論文，參與學(xué)院內(nèi)外教研科研項目，參加專題學(xué)術(shù)交流會議，組織行政秘書外出調(diào)研、考察，吸取各大高校先進的優(yōu)秀的管理經(jīng)驗。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校應(yīng)不斷更新教育培訓(xùn)內(nèi)容，與時俱進，促進行政秘書隊伍蓬勃發(fā)展。高校還可以建立全校行政秘書的信息交流平臺，共同探討工作中的難題和對策。

　　五、結(jié)束語

　　綜上所述，高校院系行政秘書是一項極具挑戰(zhàn)性的工作，既要求綜合性的專業(yè)知識，又要求全方位的職業(yè)技能。高校院系行政秘書必須明確角色定位和工作職責(zé)，強化職業(yè)素養(yǎng)，改善工作方法，提高自身素質(zhì)和能力，促進行政秘書隊伍走向現(xiàn)代化、職業(yè)化，為高校教育事業(yè)貢獻力量。

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