行政秘書(shū)工作論文

　　行政秘書(shū)是高校中各項(xiàng)事務(wù)管理的參謀和助手，同時(shí)還起了聯(lián)系管理層與師生關(guān)系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘書(shū)的工作效率的提高通常面臨一些問(wèn)題。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家搜集整理的行政秘書(shū)工作論文的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　行政秘書(shū)工作論文篇1

　　淺談高職院校行政秘書(shū)工作的創(chuàng)新

　　[摘要]作為高職院校行政秘書(shū)，主要工作職責(zé)就是為了更好地執(zhí)行辦公室的各種行政事務(wù)，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。文章詳細(xì)闡述了行政秘書(shū)的工作職責(zé)和工作特點(diǎn)，分析了行政秘書(shū)在行政管理工作中存在的問(wèn)題和提高路徑。

　　[關(guān)鍵詞]高職院校;行政秘書(shū);工作;創(chuàng)新

　　隨著全國(guó)的職業(yè)院校蓬勃發(fā)展，辦公室集教學(xué)、科研、管理于一身，成為了各工作的一扇窗口，行政秘書(shū)這項(xiàng)工作在學(xué)院的發(fā)展建設(shè)中起到了至關(guān)重要的作用。行政秘書(shū)既是院領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，又是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生的紐帶和橋梁，它在貫徹宣傳學(xué)校工作會(huì)議精神、保證學(xué)院日常工作秩序、內(nèi)部及學(xué)院與其他部門(mén)之間的溝通合作等工作中都是不可或缺的。行政秘書(shū)能力的大小、素質(zhì)的高低、工作質(zhì)量的好壞作用發(fā)揮程度，將直接影響整個(gè)的行政管理水平。因此，行政秘書(shū)在新形勢(shì)下，必須積極創(chuàng)新，不斷提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，與時(shí)俱進(jìn)。

　　一、行政秘書(shū)工作職責(zé)

　　行政秘書(shū)在工作中涉及到學(xué)院方方面面的工作，涉及的工作面廣而雜，歸納一下主要有以下5個(gè)方面內(nèi)容。

　　(一)日常工作

　　高職院校辦公室管理工作每天都在正常進(jìn)行。日常工作是行政秘書(shū)工作職責(zé)的重點(diǎn)所在。日常工作中行政秘書(shū)負(fù)責(zé)以下4個(gè)方面：

　　學(xué)院時(shí)常有需要上報(bào)、下發(fā)的各類公文、學(xué)校通知，行政秘書(shū)要對(duì)各類需要上報(bào)的公文進(jìn)行文字校對(duì)、呈送及存檔管理工作;對(duì)各類學(xué)校通知進(jìn)行傳達(dá)。來(lái)自于上級(jí)或其他二級(jí)部門(mén)的各類文件，行政秘書(shū)必須做好文件登記、傳達(dá)、反饋及歸檔工作。行政秘書(shū)要對(duì)需要的重要文件進(jìn)行保存和分類，各類紙質(zhì)檔案的分類放在相應(yīng)的檔案盒里，同時(shí)在電腦中建立了資料檔案管理庫(kù)，并定期將資料集中整理檢查，不但便于查找，更大大提高了工作效率。

　　(二)財(cái)務(wù)工作

　　財(cái)務(wù)工作是一項(xiàng)不容出差錯(cuò)的工作，需要行政秘書(shū)具備強(qiáng)烈的責(zé)任感和足夠的細(xì)心。行政秘書(shū)要承擔(dān)起本學(xué)院教師日常培訓(xùn)、辦公用品、教學(xué)費(fèi)用、集體活動(dòng)等支出的報(bào)賬。

　　(三)人事工作

　　行政秘書(shū)承擔(dān)著本學(xué)院教職工日?？己丝记凇ⅹ?jiǎng)懲工作、工資管理等人事工作。在具體的人事工作中，行政秘書(shū)應(yīng)協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)做好相應(yīng)的工作。同時(shí)要及時(shí)的將院校的各項(xiàng)規(guī)章制度傳達(dá)給新教職員工。同時(shí)要建立考勤檔案及工資檔案，各項(xiàng)工作做到有據(jù)可查。

　　(四)應(yīng)急工作

　　對(duì)于行政秘書(shū)，在日常工作中，總會(huì)有一些計(jì)劃外的工作要緊急處理。例如，領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)的工作安排，或辦公室其他人員因特殊情況缺崗，行政秘書(shū)要處理好這種臨時(shí)性的突發(fā)替崗到來(lái)的份外工作。有時(shí)是教職工突然請(qǐng)假，要及時(shí)協(xié)調(diào)好其他教職工維持日常教學(xué)工作的穩(wěn)定性。

　　二、行政秘書(shū)工作特點(diǎn)分析

　　(一)輔助性

　　的院領(lǐng)導(dǎo)每天的工作比較繁重，涉及的工作面廣而大。因此這就要求行政秘書(shū)充分發(fā)揮輔助作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)起到宏觀指揮作用，具體的瑣碎的工作則需要行政秘書(shū)輔助完成。行政秘書(shū)要時(shí)時(shí)的跟蹤相關(guān)的工作進(jìn)程，及時(shí)的向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)和提醒，對(duì)于工作出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)地反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，便于事情的及時(shí)解決，圓滿的完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)任務(wù)。

　　(二)繁瑣性

　　行政秘書(shū)每天的工作種類繁雜，時(shí)間隨意性較大，經(jīng)常在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)做幾種工作。從實(shí)際工作量來(lái)看，其繁瑣程度使得實(shí)際工作任務(wù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了其崗位職責(zé)要求。

　　(三)重復(fù)性

　　由于行政秘書(shū)的工作具有日重復(fù)性、反復(fù)性和常見(jiàn)性，所以大部分工作都在不斷重復(fù)的出現(xiàn)和辦理的過(guò)程中完成的。

　　(四)服務(wù)性

　　為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。行政秘書(shū)要積極主動(dòng)的了解各類信息，并積極主動(dòng)的向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)。嚴(yán)守工作紀(jì)律，服從上領(lǐng)導(dǎo)，積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展整體工作，決策行政事務(wù)。為學(xué)院教職工服務(wù)。教師是職業(yè)院校的一線工作者，也是各的主導(dǎo)力量。行政秘書(shū)要為教職工營(yíng)造一個(gè)和諧的工作環(huán)境。為教學(xué)與科研服務(wù)。教師的教學(xué)與科研與學(xué)院的發(fā)展都是息息相關(guān)的。

　　三、行政秘書(shū)的素質(zhì)能力提升的路徑

　　(一)在行政秘書(shū)中滲透高職院校管理文化

　　文化管理是人力資源管理的最高理念。文化的價(jià)值在于融合硬的組織結(jié)構(gòu)與軟的人力資源，整合組織資源，使之成為一個(gè)整體，服務(wù)于高職院校戰(zhàn)略目標(biāo)。應(yīng)把樹(shù)立共同的價(jià)值觀納入人力資源管理，把高職院校文化滲透到行政秘書(shū)管理中去，讓行政秘書(shū)感覺(jué)到組織的溫暖，增強(qiáng)成為高職院校員工的自豪感和責(zé)任感，自覺(jué)維護(hù)高職院校的利益和形象。

　　(二)提升文化素質(zhì)

　　高職院校是人類文化的集散地，擁有古今中外的燦爛文化，被譽(yù)為“讀書(shū)人的天堂”，行政秘書(shū)在高職院校工作，坐擁書(shū)城，擁有得天獨(dú)厚的條件品味萬(wàn)卷書(shū)香。手不釋卷，以書(shū)為友，通過(guò)閱讀觸摸大千世界，洞悉世事，增長(zhǎng)智慧，陶冶情操，在博覽群書(shū)中升華思想，提高閱讀素養(yǎng)。首先是學(xué)習(xí)行政工作相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，要不斷的學(xué)習(xí)行政管理方面的理論知識(shí)，并把這些知識(shí)融會(huì)貫通充分的運(yùn)用到實(shí)際中來(lái)。其次是人際交往能力，要想工作能夠順利進(jìn)行，就必須要學(xué)習(xí)與人進(jìn)行有效的溝通與交流，豐富自身科學(xué)文化素質(zhì)，知識(shí)一定要廣博，工作才能順利的開(kāi)展。此外行政秘書(shū)還要具備人事知、財(cái)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、心理學(xué)知識(shí)、所在學(xué)院的一般專業(yè)知識(shí)、檔案學(xué)知識(shí)，其他的如外語(yǔ)、文學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法律、美學(xué)等等。

　　(三)理論與實(shí)踐相結(jié)合

　　作為的行政秘書(shū)，一定要有較強(qiáng)的工作能力，才能最有效率的完成好每天的各項(xiàng)任務(wù)。站在先進(jìn)的、正確的世界觀角度抓住事物的本質(zhì)，運(yùn)用正確的途徑來(lái)處理和解決問(wèn)題。認(rèn)真合理的安排好各項(xiàng)工作的具體時(shí)間，必須要分清主次和輕重緩急，做到有理、有節(jié)、有序、有效。切實(shí)的制訂和落實(shí)工作計(jì)劃，勤寫(xiě)善記、心思細(xì)膩、都是行政秘書(shū)提高工作效率的重要方法。

　　綜上所述，在高職院校實(shí)行二級(jí)管理的新形勢(shì)下，作為一名優(yōu)秀的行政管理人員，學(xué)知識(shí)，掌握先進(jìn)的管理理念和方法，才能保證管理工作事半功倍。在工作中加強(qiáng)自身能力的培養(yǎng)，多思考多動(dòng)手，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高工作效率和行政事務(wù)水平。在做好本職工作的同時(shí)，積極探索更好的工作方法，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，為學(xué)院、為高職院校、為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展，盡自己的絲薄之力。

　　行政秘書(shū)工作論文篇2

　　試談高校行政秘書(shū)工作績(jī)效

　　【摘 要】行政秘書(shū)是高校中各項(xiàng)事務(wù)管理的參謀和助手，同時(shí)還起了聯(lián)系管理層與師生關(guān)系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘書(shū)的工作效率的提高通常面臨一些問(wèn)題。必須通過(guò)組織和個(gè)人兩個(gè)方面入手解決這些問(wèn)題，才能在根本上提高行政秘書(shū)的工作效率，更好地為學(xué)生和學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　【關(guān)鍵詞】行政秘書(shū);績(jī)效;能力

　　普通高等學(xué)校中行政管理工作發(fā)揮的作用雖然是輔助性的，但卻不可或缺。組織、傳達(dá)、引導(dǎo)和決策等職能的充分發(fā)揮直接關(guān)系到高校辦學(xué)水平和科研成果效益，行政秘書(shū)崗位最能體現(xiàn)高校行政管理體系崗位性質(zhì)[1]。

　　1、高校行政秘書(shū)工作性質(zhì)分析

　　1.1高校行政秘書(shū)的工作職責(zé)。通常來(lái)看，高校行政秘書(shū)的工作主要包括文書(shū)、溝通、人力資源和日常行政四個(gè)部分構(gòu)成。具體的內(nèi)容有：(1)、文書(shū)和文稿的草擬、審校、打印和發(fā)布;整理會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要;檔案的歸檔、登記、審核、保管等。(2)、聯(lián)系行政管理層與師生，公關(guān)、接待等外聯(lián)事務(wù)等。(3)、人力資源方面的相關(guān)工作，辦理入職稱評(píng)定、福利事務(wù)等。(4)、協(xié)助行政管理層督促各項(xiàng)工作計(jì)劃，管理辦公設(shè)施，處理信息資料，會(huì)議籌備，出具院系行政證明等[2]。

　　1.2高校秘書(shū)的工作特點(diǎn)。與高校中其他崗位不同，行政秘書(shū)有著自己明確的職責(zé)和作用，同時(shí)也形成了這一崗位上明確而清晰的工作特點(diǎn)。綜合性與復(fù)雜性。行政秘書(shū)通常對(duì)一個(gè)組織內(nèi)的各項(xiàng)事務(wù)均有一定了解，其工作范圍也涵蓋了組織活動(dòng)的各個(gè)方面，且內(nèi)容極其豐富。而這些日常事務(wù)并非是以條理清晰分明的形式出現(xiàn)在工作中，而是有較強(qiáng)的隨時(shí)性和突發(fā)性。行政秘書(shū)多數(shù)時(shí)間都會(huì)被大量的事務(wù)性工作纏身，必須在有限的時(shí)間內(nèi)整理出各種頭緒，體現(xiàn)出較強(qiáng)的復(fù)雜性。

　　重復(fù)性與時(shí)效性。盡管行政秘書(shū)的工作內(nèi)容非常豐富，但對(duì)于有工作經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作仍不免是一些事務(wù)的重復(fù)，并會(huì)常常顯得枯燥無(wú)味。有些工作十分繁雜且大部分工作時(shí)間要求都很緊，因此要提高效率，講求時(shí)效。

　　服務(wù)性與利他性。性行政秘書(shū)的工作職責(zé)可以這一崗位的職責(zé)是建立在為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)之上的，因此服務(wù)性成了秘書(shū)工作的主旋律。行政秘書(shū)所做的工作很多并不能為自己的崗位晉升或薪酬方面帶來(lái)直接的改善，但卻無(wú)時(shí)無(wú)刻不在服務(wù)他人。他們的工作自利性弱、利他性強(qiáng)[3]。

　　行政秘書(shū)幾乎沒(méi)有時(shí)間用進(jìn)行學(xué)習(xí)或者接受更多的培訓(xùn)，這樣就導(dǎo)致他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)長(zhǎng)期停留在某一固定水平，無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正意義上的“與時(shí)俱進(jìn)”。有些行政秘書(shū)中工作中也存在缺乏組織能力，借助模板來(lái)完成工作等問(wèn)題，很難在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新之處，也很難高質(zhì)量、高效率地完成各項(xiàng)工作[4]。

　　2、高校行政秘書(shū)效率不高的成因

　　2.1工作任務(wù)和壓力使其無(wú)法深入學(xué)習(xí)和思考。行政秘書(shū)要做好對(duì)內(nèi)對(duì)外的各項(xiàng)服務(wù)，導(dǎo)致其工作任務(wù)重、工作壓力大。高校行政秘書(shū)中很少有從秘書(shū)專業(yè)畢業(yè)的人，都是在實(shí)踐中通過(guò)“老帶新”的方式邊學(xué)邊干逐漸熟悉工作的，工作和學(xué)習(xí)的壓力較大。

　　2.2工作的業(yè)績(jī)感和成就感有限。在其單位工作的秘書(shū)，通常都有比較明朗的職業(yè)前景。然而這種職業(yè)發(fā)展規(guī)劃在高校里則行不通，因此大大降低了行政秘書(shū)對(duì)工作的成就感。繁重的工作使他們沒(méi)有時(shí)間保證教學(xué)和科研工作，其成果數(shù)量及質(zhì)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于與他們同時(shí)進(jìn)入學(xué)校在教學(xué)科研崗位上的同行。這會(huì)使他們對(duì)前景感到茫然，并逐漸缺乏了對(duì)秘書(shū)工作的積極性。

　　2.3難以適應(yīng)快速轉(zhuǎn)換的角色。職業(yè)特點(diǎn)和高校的環(huán)境，使高校行政秘書(shū)形成了“秘書(shū)”、“教師”、“研究者”和“生活人”這四種思考和行為方式存在很大的差異的角色。高校行政秘書(shū)每天都必須在這四種角色中頻繁轉(zhuǎn)換，不停地選擇與角色相對(duì)應(yīng)的思考和行為方式。因此必然帶來(lái)人格沖突，這對(duì)高校行政秘書(shū)身心健康所形成的危害也是不爭(zhēng)的事實(shí)[6]。

　　2.4職稱晉級(jí)困難。行政秘書(shū)的外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，且在專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)聘上處于劣勢(shì)。他們平時(shí)大都忙于具體事務(wù)，個(gè)人學(xué)習(xí)進(jìn)修的時(shí)間少，也少有機(jī)會(huì)外出參觀考察、學(xué)習(xí)和工作研討，缺少接受系統(tǒng)性，專業(yè)性再教育和職業(yè)再培訓(xùn)的機(jī)會(huì)[5]。

　　3、提高高校行政秘書(shū)工作效率的對(duì)策建議

　　要提高行政秘書(shū)的工作效率，必須從組織和個(gè)人兩個(gè)角度入手，共同作出努力。

　　3.1組織應(yīng)為行政秘書(shū)提供成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)和環(huán)境。首先，組織內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人要認(rèn)識(shí)到行政秘書(shū)不是隨意可以替代的工作，同時(shí)要在日常和生活和工作中給予一定的支持和尊重。行政秘書(shū)并不只能機(jī)械的簡(jiǎn)單重復(fù)執(zhí)行上級(jí)和師生的任務(wù)，還能夠發(fā)揮出行政管理崗位人員的能動(dòng)性，出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)提出建議和意見(jiàn)。因此，組織要充分重視行政秘書(shū)這種掌握全局的能力，從而為管理層的決策提供良好的依據(jù)。其次，組織要為行政秘書(shū)提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓其有充分的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和學(xué)習(xí)環(huán)境。

　　不能單純地認(rèn)為事務(wù)性工作人員參加培訓(xùn)工作會(huì)耽誤本職工作，僅僅依靠原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)是無(wú)法真正勝任高校行政秘書(shū)工作的。因而，行政秘書(shū)通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)而增長(zhǎng)的知識(shí)和技能能夠在今后的工作中很好地運(yùn)用，以提高效率和水平。再次，應(yīng)建立靈活、合理、人性化的評(píng)價(jià)機(jī)制。根據(jù)高校秘書(shū)工作不易量化的特點(diǎn)建立合理的干部聘任、選拔制度。在進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方面給予優(yōu)惠政策，鼓勵(lì)他們安心搞好教學(xué)和管理工作。同時(shí)也要提高高校秘書(shū)的待遇，使高校秘書(shū)崗位成為一個(gè)有吸引力的、有前途的崗位，這樣才能夠不斷激勵(lì)行政秘書(shū)工作的積極性。

　　3.2行政秘書(shū)個(gè)人要充分提高自己各項(xiàng)素質(zhì)。行政秘書(shū)也要通過(guò)學(xué)習(xí)不斷提高自己的各項(xiàng)素質(zhì)和工作能力，除了要具備秘書(shū)專業(yè)的相關(guān)知識(shí)之外，還要了解所在組織的專業(yè)知識(shí)。另外還應(yīng)該了解一些經(jīng)濟(jì)、管理、財(cái)務(wù)、心理等方面的知識(shí)。首先，應(yīng)該積極主動(dòng)學(xué)習(xí)文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。高校行政秘書(shū)很多都不是“文秘”專業(yè)的科班出身，不知道秘書(shū)工作的一些方法和原則，在工作中會(huì)遇到各種困難，影響了工作效率。

　　因此，高校行政秘書(shū)學(xué)習(xí)一些秘書(shū)專業(yè)的知識(shí)是非常必要的[7]。其次，應(yīng)該主動(dòng)提高能力素質(zhì)。行政秘書(shū)的能力素質(zhì)主要包括高效和快捷的學(xué)習(xí)能力、研究能力、創(chuàng)造性思維能力、口語(yǔ)和書(shū)面表達(dá)能力、處理突發(fā)事件和危機(jī)的管理能力、組織能力和工作創(chuàng)新能力等。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和職能部門(mén)的助手，行政秘書(shū)對(duì)經(jīng)常性工作和突擊性工作要能夠分清輕重緩急、妥善安排。最后，行政秘書(shū)要正確認(rèn)識(shí)并承擔(dān)好自己的崗位角色，擺正自己的角色位置，學(xué)會(huì)在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，和諧地處理好與上級(jí)部門(mén)、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的關(guān)系。此外，還應(yīng)能夠熟練使用計(jì)算機(jī)處理日常工作，這不但能提高工作效率和水準(zhǔn)，而且能減輕管理中的部分工作量，為提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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