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辦公室文秘綜合管理工作的幾點(diǎn)思考
一、辦公室綜合管理的特點(diǎn)
作為辦公室文秘工作人員，他們每天都會(huì)承擔(dān)繁重的工作任務(wù)，盡管這些工作的難度并不算很大，但是內(nèi)容十分瑣碎，細(xì)致，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致整個(gè)辦公室綜合管理質(zhì)量與效率受到影響。就企業(yè)或政府機(jī)關(guān)運(yùn)行的特點(diǎn)而言，主要表現(xiàn)為穩(wěn)定性與嚴(yán)肅性?xún)蓚€(gè)方面，而辦公室文秘綜合管理工作的開(kāi)展則是立足于“照章辦事”這一原則，作為辦公室文秘人員，必須充分把握綜合管理的特點(diǎn)與需求，并不斷提高自身的思想意識(shí)，做到凡事以大局為重，圍繞所處單位的切實(shí)利益開(kāi)展工作，為內(nèi)部人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。關(guān)于辦公室文秘綜合管理的特點(diǎn)，具體闡述如下。
第一，政策性。在領(lǐng)導(dǎo)決策與單位發(fā)展中，對(duì)政策的準(zhǔn)確、合理的把握具有十分重要的意義與作用。在辦公室文秘綜合管理工作中，文秘人員必須對(duì)單位發(fā)展的實(shí)際情況進(jìn)行全方位的了解與掌握，并對(duì)其中存在的不足進(jìn)行合理分析，然后據(jù)此制定相應(yīng)的建議，并將其匯報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的支持。同時(shí)，辦公室文秘人員還要時(shí)刻關(guān)注政策發(fā)展動(dòng)態(tài)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖有一個(gè)正確、深刻的理解，并在工作實(shí)踐中不斷提高自己的意識(shí)與自覺(jué)性，為領(lǐng)導(dǎo)決策與指揮做好準(zhǔn)備工作。
第二，服務(wù)性。辦公室文秘綜合管理工作的服務(wù)性質(zhì)十分突出，其具體內(nèi)容主要有三個(gè)部分組成，即服務(wù)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、服務(wù)于本機(jī)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、服務(wù)于下級(jí)與群眾。在具體工作實(shí)踐中，作為文秘人員，必須對(duì)自身有一個(gè)準(zhǔn)確定位，并不斷強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)，明確自身權(quán)責(zé)，做好自己分內(nèi)之事。
第三，被動(dòng)性。辦公室文秘綜合管理干工作時(shí)刻處于被動(dòng)狀態(tài)，究其原因，就在于在工作中往往會(huì)處理一些突發(fā)事件，而這些工作往往具有很強(qiáng)的時(shí)效性，一旦處理不及時(shí)，就有可能造成嚴(yán)重后果。為此，作為辦公室文秘人員，為了實(shí)現(xiàn)綜合管理，就必須提高辦公效率，在最短的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成最多的任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)和群眾排憂解難，使單位行政管理工作有條不紊的進(jìn)行。
二、辦公室文秘綜合管理存在的問(wèn)題
(一)缺乏明確的工作目標(biāo)
目前，很多單位的辦公室在綜合管理工作中存在一定的盲目性，沒(méi)有制定明確目標(biāo)，在具體工作的規(guī)劃與安排上有所欠缺，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)辦公室文秘綜合管理水平偏低，難以充分發(fā)揮辦公室應(yīng)有的職能。其次，有的辦公室文秘人員對(duì)自身崗位職責(zé)的定位也不夠明晰，在工作中過(guò)于被動(dòng)，自主性與積極性有所欠缺，從來(lái)不會(huì)主動(dòng)去思考問(wèn)題，進(jìn)而影響到了辦公效能。
(二)服務(wù)對(duì)象不清
辦公室文秘綜合管理工作的服務(wù)對(duì)象非常廣泛，上到單位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下至基層工作人員，整個(gè)單位的形象都需要辦公室來(lái)維護(hù)。然而，有的辦公室文秘人員在工作中卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在工作中完全找不到方向，僅僅是完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，對(duì)單位內(nèi)部人員的實(shí)際情況與需求并不了解，進(jìn)而導(dǎo)致綜合管理工作水平難以得到提升。
(三)辦公文秘人員工作積極性不高
目前，很多企業(yè)或政府機(jī)關(guān)的辦公室人員存在工作積極性不高的現(xiàn)象。在具體工作中，有的文秘人員辦事效率低下，甚至相互推脫責(zé)任，不會(huì)主動(dòng)去思考并解決辦公室綜合管理中存在的問(wèn)題，給單位整體形象造成了一定的負(fù)面影響。
三、提高辦公室文秘綜合管理水平的對(duì)策
(一)做好辦公室文秘工作的總體規(guī)劃
眾所周知，辦公室文秘綜合管理工作涉及到的內(nèi)容十分瑣碎、繁雜，除了需要維護(hù)好單位形象，同時(shí)也要與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與基層和職工之間保持積極的聯(lián)系與交流，促使各項(xiàng)工作得以有效銜接，同時(shí)還要協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，不管是?δ諢故嵌醞舛技綹鶴胖卮笤鶉巍R虼耍?做好辦公室工作的總體規(guī)劃與安排具有重要意義。在具體工作中，辦公室文秘人員必須制定嚴(yán)格的工作計(jì)劃，并預(yù)留一定的空間以應(yīng)對(duì)一些突發(fā)狀況，促使整個(gè)辦公室綜合管理工作有條不紊的開(kāi)展，為單位的運(yùn)行與發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。
(二)提高綜合協(xié)調(diào)水平，加強(qiáng)監(jiān)督考核
為了使辦公室綜合管理工作質(zhì)量得到切實(shí)提升，就必須與綜合協(xié)調(diào)水平的提升為出發(fā)點(diǎn)，在貫徹落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策的同時(shí)，還要考慮單位切實(shí)利益，化解各方矛盾。并且辦公室還需要及時(shí)把握工作動(dòng)態(tài)，做到動(dòng)態(tài)監(jiān)控，對(duì)工作質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，促使會(huì)議決定事項(xiàng)得到落實(shí)。此外，辦公室文秘人員還需要積極協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作，做好上下級(jí)的銜接，并對(duì)相關(guān)政策方針進(jìn)行制定與完善，并將其傳達(dá)給單位內(nèi)部人員，為他們開(kāi)展工作提供正確的引導(dǎo)與支持。
(三)強(qiáng)化辦公室職能
有的企業(yè)辦公室文秘人員會(huì)兼顧人力資源管理工作，具體涉及到內(nèi)容有公文管理、日常事務(wù)管理、文件管理、人力資源管理、會(huì)議管理以及其他服務(wù)。由此可見(jiàn)，辦公室綜合管理工作內(nèi)容十分繁雜，為了有效提高辦公質(zhì)量，就必須對(duì)自身職能予以明確，促使其在工作中得到落實(shí)，為單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
(四)堅(jiān)持原則
對(duì)于辦公室文秘綜合管理工作而言，在實(shí)際工作中必須堅(jiān)持原則，嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的命令與任務(wù)，文秘人員應(yīng)具備大局觀意識(shí)，充分考慮單位切實(shí)利益，為維護(hù)單位形象，保護(hù)單位利益提供強(qiáng)有力的支持。不管是人事管理、制度建設(shè)還是其他工作的協(xié)調(diào)，都要求辦公室文秘人員與實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)具體事項(xiàng)的可行性進(jìn)行分析與判斷，并將相關(guān)信息反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，為他們的決策提供有效建議。因此，在開(kāi)展辦公室文秘綜合管理工作的過(guò)程中，就必須要求辦公室人員堅(jiān)持原則，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，將帶頭作用充分發(fā)揮出來(lái)，確保各項(xiàng)工作按照流程有條不紊的進(jìn)行，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)單位內(nèi)部員工行為的約束與規(guī)范，避免違規(guī)違紀(jì)行為的出現(xiàn)。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，現(xiàn)代企業(yè)以及其他機(jī)構(gòu)對(duì)管理工作的重視程度越來(lái)越高。其中作為政府或企業(yè)內(nèi)部行政管理的重要部門(mén)，辦公室的作用與價(jià)值對(duì)于單位運(yùn)營(yíng)而言有著十分重大的影響。辦公室文秘工作的服務(wù)質(zhì)量，在很大程度上決定了整個(gè)單位內(nèi)部管理運(yùn)行的效率與水平。鑒于此，針對(duì)辦公室文秘綜合管理工作的研究具有重要意義與價(jià)值。
構(gòu)建以就業(yè)為導(dǎo)向的高職文秘專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系
高職院校文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生的基本流向是中小企業(yè)。隨著市場(chǎng)化進(jìn)程不斷深入,中小企業(yè)應(yīng)對(duì)的經(jīng)濟(jì)事務(wù)量日益增多,對(duì)秘書(shū)人才的要求發(fā)生了變化。然而,一方面許多企業(yè)招不到合適的文秘人員,企業(yè)抱怨缺少“拿來(lái)就能用”的復(fù)合型秘書(shū)人才,另一方面高職院校文秘專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生卻找不到一份滿意的工作,導(dǎo)致許多畢業(yè)生低層次就業(yè)。高職教育要使自己培養(yǎng)的畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)“零距離”就業(yè),就必須使自己的畢業(yè)生滿足社會(huì)對(duì)人才的需要。傳統(tǒng)的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)教育與社會(huì)需求之間脫節(jié),迫切要求高職院校改革人才培養(yǎng)模式,培養(yǎng)出動(dòng)手能力強(qiáng)的應(yīng)用型、復(fù)合型人才。從高職院校文秘專(zhuān)業(yè)的實(shí)際情況來(lái)看,需要加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)在課程體系中的比重。
從目前高職院校文秘專(zhuān)業(yè)的課程設(shè)置來(lái)看,理論課程所占比例偏大,并且理論課程與實(shí)踐課程的安排不利于學(xué)生理論聯(lián)系實(shí)際,也不利于學(xué)生對(duì)技能的掌握。理論與實(shí)踐教學(xué)分割交替安排不科學(xué),實(shí)踐教學(xué)單元太小、時(shí)間安排分散。為了突出能力培養(yǎng),應(yīng)采用按能力層次劃分的“一體化”實(shí)踐教學(xué)模式。具體而言,就是對(duì)各個(gè)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)如實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)、綜合實(shí)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐等進(jìn)行合理配置,以技術(shù)應(yīng)用能力培養(yǎng)為主體,按基本技能、專(zhuān)業(yè)技能和綜合技能三個(gè)層次,循序漸進(jìn)地安排實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容,將實(shí)踐教學(xué)目標(biāo)具體落實(shí)到各個(gè)實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)中, 在實(shí)踐教學(xué)中使學(xué)生掌握必備的、完整的、系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)技能。高職文秘專(zhuān)業(yè)的整個(gè)課程體系應(yīng)圍繞秘書(shū)崗位的核心能力展開(kāi),培養(yǎng)學(xué)生“辦文、辦會(huì)、辦事”的能力。中小企業(yè)往往要求秘書(shū)人員熟悉財(cái)會(huì)、人力資源管理以及營(yíng)銷(xiāo)等崗位的知識(shí),這就要求高職文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生具備開(kāi)拓學(xué)習(xí)的能力。高職院校必須對(duì)文秘專(zhuān)業(yè)課程進(jìn)行整合,應(yīng)突出實(shí)用性、技能性。應(yīng)改革傳統(tǒng)課程,增加實(shí)踐教學(xué)課程比例,理論課以實(shí)用、夠用為主,精簡(jiǎn)必修課程,為適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要,增加選修課程。要加強(qiáng)企業(yè)法規(guī)、企業(yè)管理等課程的學(xué)習(xí);充分考慮現(xiàn)代文秘人才的實(shí)用性與普適性,開(kāi)設(shè)公共關(guān)系類(lèi)課程,設(shè)立商務(wù)禮儀、現(xiàn)代人際關(guān)系學(xué)、商務(wù)談判實(shí)務(wù)等課程;突出現(xiàn)代文秘特色,設(shè)立辦公自動(dòng)化、速錄、涉外文秘、商務(wù)外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)文秘應(yīng)用軟件和汽車(chē)駕駛技術(shù)等課程;補(bǔ)充一些未來(lái)文秘崗位需要的新內(nèi)容,以確保教學(xué)內(nèi)容緊跟時(shí)代潮流。
文秘專(zhuān)業(yè)是典型的應(yīng)用型專(zhuān)業(yè),培養(yǎng)的人才必須具有很強(qiáng)的社會(huì)適應(yīng)能力。文秘專(zhuān)業(yè)實(shí)踐教學(xué)體系必須以社會(huì)需要為原則,以應(yīng)用、實(shí)踐為主旨。高職院校培養(yǎng)的秘書(shū)專(zhuān)業(yè)人才的就業(yè)方向是中小企業(yè)。中小企業(yè)需要的是復(fù)合型人才，要一人多能，這就要求高職院校培養(yǎng)的文秘畢業(yè)生具備較高素質(zhì)以及綜合能力,因此,高職文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生除應(yīng)具有良好的基本素質(zhì)外,還必須具備本專(zhuān)業(yè)人才所必需的實(shí)踐應(yīng)用能力,如公關(guān)策劃能力、組織協(xié)調(diào)能力、檔案管理能力、辦公自動(dòng)化操作能力以及較好的語(yǔ)言表達(dá)能力等。
高職實(shí)踐教學(xué)的目標(biāo)體系應(yīng)以培養(yǎng)崗位職業(yè)能力為核心,構(gòu)建培養(yǎng)基本職業(yè)素質(zhì)、崗位就業(yè)能力和職業(yè)發(fā)展能力的模塊。高職文秘專(zhuān)業(yè)的實(shí)踐教學(xué)目標(biāo)應(yīng)包括以下幾個(gè)方面:以秘書(shū)崗位技術(shù)應(yīng)用能力培養(yǎng)為核心設(shè)計(jì)實(shí)踐教學(xué)計(jì)劃;強(qiáng)調(diào)學(xué)生在實(shí)訓(xùn)過(guò)程中“學(xué)會(huì)生存、學(xué)會(huì)做人、學(xué)會(huì)合作、學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)”;通過(guò)案例教學(xué)、情境模擬、校內(nèi)外綜合實(shí)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐和第二課堂等多種形式,提高學(xué)生技術(shù)應(yīng)用能力。
要制定嚴(yán)格的實(shí)踐教學(xué)評(píng)價(jià)體系對(duì)實(shí)踐效果進(jìn)行嚴(yán)格管理,考核評(píng)價(jià)必須緊扣培養(yǎng)目標(biāo),將重點(diǎn)放在對(duì)學(xué)生核心職業(yè)能力與崗位職業(yè)技能的考核、評(píng)價(jià)上,建立以能力考核為主、常規(guī)考試與技能測(cè)試相結(jié)合的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),綜合評(píng)定文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生的職業(yè)能力。教學(xué)考試應(yīng)盡量與國(guó)家秘書(shū)職業(yè)資格鑒定接軌,考核重點(diǎn)應(yīng)與職業(yè)資格鑒定的考試點(diǎn)相吻合。
構(gòu)建有力的保障支持體系，高職教育實(shí)踐教學(xué)保障體系主要包括：以具有一定生產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)的“雙師型”教師為主體的師資隊(duì)伍,較完備先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施,模擬實(shí)踐教學(xué)環(huán)境三個(gè)重要方面。(1)師資隊(duì)伍建設(shè)。高職文秘專(zhuān)業(yè)師資一般多是來(lái)自校內(nèi),實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)較少,由學(xué)校派送教師到企業(yè)鍛煉要形成制度化。另外文秘專(zhuān)業(yè)解決“雙師型”教師問(wèn)題的一個(gè)有效途徑是激勵(lì)專(zhuān)任教師獲取高級(jí)以上文秘專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)。有條件的學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)教師與企業(yè)的聯(lián)系鼓勵(lì)教師開(kāi)展科研,以科研促教學(xué)也是行之有效的方法。(2)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)。實(shí)訓(xùn)基地是高職院校實(shí)施職業(yè)技能訓(xùn)練與鑒定的基礎(chǔ)保證。高職院校文秘專(zhuān)業(yè)建立有效的校外實(shí)訓(xùn)基地較難原因是每個(gè)企業(yè)對(duì)秘書(shū)人員的需求有限制,不能大規(guī)模地接受文秘專(zhuān)業(yè)實(shí)習(xí)生,這是高職文秘專(zhuān)業(yè)與其他專(zhuān)業(yè)的區(qū)別。文秘專(zhuān)業(yè)只有強(qiáng)練“內(nèi)功”,狠抓校內(nèi)實(shí)訓(xùn)。除利用校內(nèi)實(shí)訓(xùn)基地外校內(nèi)各職能部門(mén)辦公室都是文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生很好的實(shí)踐場(chǎng)所。教師鼓勵(lì)文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生在課外輪流學(xué)院檔案室、辦公室等部門(mén)“幫忙”,收到了“雙贏”的效果。鼓勵(lì)文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生積極參加校內(nèi)各種社團(tuán),主動(dòng)參與籌劃、組織宣傳等活動(dòng),這對(duì)學(xué)生是很大的鍛煉。校外實(shí)訓(xùn)基地是文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生到校外“練兵”、展示才能的地方。
就業(yè)指導(dǎo)除了作為對(duì)學(xué)生的思想教育貫穿于高職教育的整個(gè)過(guò)程外,還要滲透到文秘專(zhuān)業(yè)教學(xué)中去,任課教師不僅要傳授專(zhuān)門(mén)的文秘知識(shí)和技能,還要闡明其在文秘職業(yè)領(lǐng)域中的應(yīng)用方法以及在應(yīng)用中應(yīng)遵循的各種規(guī)則。因此,文秘專(zhuān)業(yè)任課教師參與到學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)全過(guò)程中很有必要。教師要指導(dǎo)文秘專(zhuān)業(yè)的學(xué)生根據(jù)文秘專(zhuān)業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)進(jìn)行自我生涯設(shè)計(jì)和規(guī)劃,進(jìn)行合適的職業(yè)定位,做好職前準(zhǔn)備。還應(yīng)該積極向?qū)W生介紹彈性就業(yè)與非正規(guī)就業(yè)手段,使學(xué)生在校園里就受到良好的就業(yè)與創(chuàng)業(yè)教育。
注：本文系石家莊市教育科學(xué) “十一五”規(guī)劃重點(diǎn)課題“以就業(yè)為導(dǎo)向的文秘《辦公自動(dòng)化》課程教學(xué)改革研究”的階段性成果。
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