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現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的特征及工作方法研究
現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和企業(yè)競爭的加劇，使得文秘工作的重要性凸顯出來，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理者也都提高了對(duì)文秘工作的重視，文秘工作已經(jīng)演變成為企業(yè)參與管理的特殊手段，一般來說，文秘的角色定位是輔助功能，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常事務(wù)的處理，但現(xiàn)代社會(huì)中，文秘除了要完成本部門工作之外，還需要做好與其他部門之間的溝通工作，構(gòu)建完善的人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。如何有效地完善文秘工作則是現(xiàn)階段文秘工作進(jìn)一步研究的問題。
一、現(xiàn)代企業(yè)文秘工作特征
(一)從屬性。從屬性作為現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的根本特征，也就是說文秘工作是需要緊緊圍繞企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)開展的，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作涉及的范圍，也就代表著文秘工作者需要延伸的范圍。例如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要召開會(huì)議，文秘工作者就要整理好會(huì)議的各項(xiàng)事務(wù)。
(二)被動(dòng)性?，F(xiàn)代企業(yè)文秘的所有工作都是將領(lǐng)導(dǎo)的需求作為中心和導(dǎo)向的，受企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)支配和制約較為明顯，此外，文秘工作還負(fù)責(zé)進(jìn)行其他日常事務(wù)的處理工作，更要學(xué)會(huì)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，文秘工作本身存在較大的被動(dòng)性。
(三)職業(yè)性。伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建設(shè)和不斷的完善，讓現(xiàn)代企業(yè)文秘工作活動(dòng)領(lǐng)域也在不斷的擴(kuò)展，“內(nèi)務(wù)”與“外務(wù)”的有機(jī)融合，“傳統(tǒng)”與“現(xiàn)代”的相互沖擊，也使得文秘工作的職業(yè)化特征表現(xiàn)的越發(fā)明顯。
(四)綜合性。由于企業(yè)文秘工作本身涉及的方面較廣，并在整個(gè)企業(yè)中承擔(dān)著溝通上下，聯(lián)系左右的橋梁作用，此外，文秘工作人員還在企業(yè)決策、市場調(diào)研以及企業(yè)文化建設(shè)等多項(xiàng)工作上發(fā)揮著重要作用，這也充分表現(xiàn)出了文秘工作的綜合性特征。
二、現(xiàn)代企業(yè)文秘工作方法分析
(一)提升現(xiàn)代企業(yè)文秘服務(wù)意識(shí)。企業(yè)文秘工作第一步要做的就是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，在為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)過程中要始終堅(jiān)持高效率和全過程的原則，提高企業(yè)文秘工作的效率。全過程原則主要是要求文秘工作人員要將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策全面、準(zhǔn)確和詳細(xì)地傳達(dá)給員工，并將員工的實(shí)施情況仔細(xì)、真實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠全方位地掌握和了解員工的實(shí)施狀況，為今后企業(yè)各項(xiàng)決策奠定良好的基礎(chǔ)。高效率原則主要是企業(yè)文秘工作者工作的過程中，除了要確保工作的質(zhì)量還需要保證工作開展的效率，確保企業(yè)各項(xiàng)工作得到有效的實(shí)施。
企業(yè)的文秘工作者需要完善自身所在部門的服務(wù)工作，文秘工作者作為連接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工，以及企業(yè)內(nèi)部各部門之間的一個(gè)重要紐帶，在整個(gè)企業(yè)和企業(yè)辦公室中發(fā)揮著積極的作用，完善現(xiàn)代企業(yè)文秘工作，需要調(diào)動(dòng)文秘工作者的主觀能動(dòng)性，富有創(chuàng)造性地開展各項(xiàng)工作。
最后就是要求現(xiàn)代企業(yè)文秘工作人員服務(wù)好企業(yè)內(nèi)部員工，文秘工作人員作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)面向員工的窗口，所以在工作開展過程中，需要文秘工作人員注重自身形象，并耐心地解答企業(yè)員工在工作中遇到的各類問題，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工反映問題的渠道是通暢的，大大提升企業(yè)員工對(duì)文秘工作的滿意程度。
(二)提升現(xiàn)代企業(yè)文秘的文字表達(dá)和演講能力。文字表達(dá)能力主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先是文字綜合能力，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)寫講話稿、制定工作計(jì)劃以及總結(jié)各類文件是文秘要寫的第一稿。材料需要寫得實(shí)、寫的精，絕對(duì)不能雜亂無章和沒有邏輯性，此外，還需要企業(yè)文秘具備小到收據(jù)借條、表揚(yáng)信、悼詞，中到講話稿、解說詞、日常應(yīng)用文，大到法律文書、合同等寫作能力，這樣能夠確保企業(yè)緊急情況發(fā)生時(shí)能夠應(yīng)付。除了要求文秘工作者具備一定的書寫技能外，還需要文秘工作者能夠具有一定的演講能力，能夠運(yùn)用流暢的語言進(jìn)行各種事物的應(yīng)對(duì)和處理。
(三)提高現(xiàn)代企業(yè)文秘的隨機(jī)應(yīng)變能力。文秘工作人員是在領(lǐng)導(dǎo)身邊，與領(lǐng)導(dǎo)接觸最為頻繁的工作者，在與領(lǐng)導(dǎo)接觸過程中會(huì)發(fā)生各種事情，因此，需要文秘工作具備靈活多變的能力，例如，在客人接待、食宿安排、會(huì)議安排、場地布置等一系列工作中，都需要文秘工作者能夠辦理得妥妥當(dāng)當(dāng)，減少和避免問題的出現(xiàn)。
現(xiàn)代企業(yè)文秘工作是企業(yè)發(fā)展過程中的需求，健全現(xiàn)代企業(yè)文秘工作者自身工作方法和工作思路，運(yùn)用全新的事業(yè)去看待和處理新時(shí)期文秘工作，積極有效地應(yīng)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的工作需求，順應(yīng)新時(shí)代下企業(yè)的發(fā)展需求，提升自身的服務(wù)意識(shí)、文字處理能力以及隨機(jī)應(yīng)變能力，高效率和高標(biāo)準(zhǔn)的完善自身的文秘工作，帶動(dòng)現(xiàn)代企業(yè)各項(xiàng)工作的順利有序開展。
關(guān)于高職院校文秘專業(yè)綜合實(shí)訓(xùn)室建設(shè)的思考
隨著現(xiàn)代社會(huì)的高速發(fā)展，對(duì)秘書素質(zhì)和能力的要求發(fā)生了巨大的變化，秘書人員應(yīng)具有較高的寫作能力、較豐富的各方面知識(shí)和從事秘書專業(yè)工作的技能。文秘專業(yè)的實(shí)踐性、綜合應(yīng)用性決定了文秘專業(yè)實(shí)踐教學(xué)的突出地位。因此，文秘專業(yè)校內(nèi)實(shí)訓(xùn)室建設(shè)顯得尤為重要。
一、文秘綜合實(shí)訓(xùn)室建設(shè)的必要性
1.適用高等職業(yè)教育發(fā)展的需要
實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)是高職院?；A(chǔ)能力建設(shè)的核心之一。我國指導(dǎo)高等職業(yè)教育發(fā)展的綱領(lǐng)性文件《教育部關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見》(教高〔2006〕16號(hào))明確指出："人才培養(yǎng)模式改革的重點(diǎn)是教學(xué)過程的實(shí)踐性、開放性和職業(yè)性，實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)是三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。"同時(shí)又指出： "加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)基地建設(shè)是高等職業(yè)院校改善辦學(xué)條件、彰顯辦學(xué)特色、提高教學(xué)質(zhì)量的重點(diǎn)。"
2.有利于學(xué)生職業(yè)能力的提高
文秘專業(yè)長期以來被看作容易學(xué)，容易教，容易辦的專業(yè)，有一間教室，幾本書，幾個(gè)教師就可以了，被稱之為"廉價(jià)專業(yè)"。因此也成了許多學(xué)校爭相創(chuàng)辦的專業(yè)之一。但是由于專業(yè)之間的競爭，市場就業(yè)壓力與日俱增，文秘專業(yè)畢業(yè)生要找到工作日益困難。這些因素就促成文秘專業(yè)的課程建設(shè)必須加快步伐，教學(xué)方式方法必須及時(shí)改進(jìn)。為了提高學(xué)生的職業(yè)能力，許多高職院校由過去的依靠行業(yè)辦學(xué)，轉(zhuǎn)為校企合作、頂崗實(shí)習(xí)等形式來加強(qiáng)學(xué)生的實(shí)踐能力的培養(yǎng)，但文秘專業(yè)由于其工作的特殊性，如崗位的分散性，工作的保秘性等，在校外很難找到集中有效的實(shí)訓(xùn)基地，只能依靠校內(nèi)實(shí)訓(xùn)室來解決實(shí)訓(xùn)問題。在實(shí)訓(xùn)教學(xué)中，以教師為主導(dǎo)，充分發(fā)揮學(xué)生的主體作用，使學(xué)習(xí)環(huán)境情境化，書本知識(shí)具象化，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)職場化，最終達(dá)到知識(shí)和實(shí)踐的對(duì)接，使學(xué)生對(duì)職業(yè)生涯既有理論層次上的把握，又有實(shí)踐層面上的體會(huì)，通過實(shí)訓(xùn)室的"做"，實(shí)現(xiàn)當(dāng)前教學(xué)與未來工作的"無縫對(duì)接"。
3.有利于師資隊(duì)伍的建設(shè)
目前我國的高職院校大部分是由原來中專升格而來，師資隊(duì)伍存在先天的不足，主要是教學(xué)型師資，相關(guān)社會(huì)工作，尤其是企業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)不足，集中表現(xiàn)為"雙師型"教師緊缺。社會(huì)上也十分缺乏高級(jí)秘書，供不應(yīng)求將是長期存在的現(xiàn)實(shí)。因此，建設(shè)文秘綜合實(shí)訓(xùn)室，強(qiáng)化內(nèi)部"造血功能"，打通自我培養(yǎng)通道，是解決當(dāng)務(wù)之急而且行之有效的重要手段。
4.有利于學(xué)生團(tuán)隊(duì)精神的培養(yǎng)
傳統(tǒng)文秘專業(yè)教學(xué)基本上是采用學(xué)生聽課，做筆記，做練習(xí)，考試等方式完成任務(wù)的，因而沒有注意到團(tuán)隊(duì)精神的培養(yǎng)，而實(shí)際工作中，文秘工作人員必須具備極強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，如來訪的接待、會(huì)務(wù)的組織、材料的撰寫、文件的辦理等都不是單個(gè)人能夠完成的。而基于任務(wù)導(dǎo)向的實(shí)訓(xùn)目標(biāo)是共同完成一項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)，因此，文秘人員的團(tuán)隊(duì)精神可通過實(shí)訓(xùn)來解決，這樣，有利于文秘專業(yè)優(yōu)勢的凸顯。
二、文秘綜合實(shí)訓(xùn)室建設(shè)的可行性
在各高職院校中，文秘專業(yè)教師都能擔(dān)當(dāng)《秘書實(shí)務(wù)》、《秘書禮儀》、《秘書寫作》、《檔案管理》、《會(huì)展策劃》、《辦公自動(dòng)化》等課程的實(shí)踐教學(xué)任務(wù)，主要實(shí)訓(xùn)內(nèi)容有熟悉辦公文秘工作的流程，辦公文檔的收集、整理、立案、歸檔、保存訓(xùn)練，辦文、辦事、辦會(huì)的能力訓(xùn)練，會(huì)議管理、事務(wù)管理、文書擬寫與處理等項(xiàng)目的訓(xùn)練，辦公設(shè)備、辦公軟硬件操作訓(xùn)練，會(huì)議模擬、商務(wù)談判模擬、簽字儀式模擬訓(xùn)練等。通過實(shí)訓(xùn)，使學(xué)生熟練掌握文秘日常工作事務(wù)以及辦公室專項(xiàng)工作的工作流程，培養(yǎng)學(xué)生的實(shí)際操作能力，為學(xué)生以后從事文秘類工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也會(huì)極大的改善目前我校文秘專業(yè)學(xué)生缺乏教學(xué)實(shí)踐環(huán)境的局限性，提高教學(xué)效果的同時(shí)培養(yǎng)出更多社會(huì)所需求的高水平秘書人才。
三、文秘綜合實(shí)訓(xùn)室及設(shè)備配置
1.實(shí)訓(xùn)室三間。
一間為模擬會(huì)議室，一間為辦公自動(dòng)化設(shè)備實(shí)訓(xùn)室，一間為學(xué)生辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)室。
2.配置辦公硬件設(shè)施。 模擬會(huì)議室：主要提供投影機(jī)1臺(tái)，電腦主機(jī)1臺(tái)，音箱2個(gè)，桌椅若干。
辦公自動(dòng)化設(shè)備實(shí)訓(xùn)室：主要提供數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎
紙機(jī)、攝像機(jī)、電話等實(shí)訓(xùn)設(shè)備，符合現(xiàn)代化、信息化辦公的要求。
學(xué)生辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)室：主要提供投影機(jī)1臺(tái)、電腦主機(jī)1臺(tái)、計(jì)算機(jī)50臺(tái)。
文秘綜合實(shí)訓(xùn)室的各個(gè)房間內(nèi)均裝修良好，安裝防靜電地板、漏電保護(hù)設(shè)備、穩(wěn)壓電源、報(bào)警器等安全防范設(shè)施和空調(diào)，并安裝計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)。模擬會(huì)議室要有桌子、椅子、茶幾、茶具、飲水機(jī)、盆景、壁掛等等，辦公自動(dòng)化設(shè)備實(shí)訓(xùn)室要有桌子、椅子、檔案柜等必備辦公用品。
3.人員配備。
總之，我們不斷發(fā)展的高等教育事業(yè)，面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在教育改革創(chuàng)新的時(shí)代，我們要牢牢把握教育觀念的改革，促進(jìn)專業(yè)理論和實(shí)驗(yàn)教學(xué)的密切結(jié)合?，F(xiàn)代文秘綜合實(shí)訓(xùn)室為教師獲取教學(xué)資源，為學(xué)生協(xié)同學(xué)習(xí)提供了有效途徑。展望未來，在文秘綜合實(shí)訓(xùn)室中，學(xué)生的學(xué)習(xí)方式將會(huì)發(fā)生根本性的變革，每個(gè)學(xué)生可以根據(jù)自身的興趣和實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)信息的獲得和處理，充分激發(fā)學(xué)生自主學(xué)習(xí)積極性和創(chuàng)造性，學(xué)生在情景模擬、案例操作過程中，通過小組討論和團(tuán)隊(duì)合作方式，輕松愉快地完成辦文、辦會(huì)、辦事等一系列秘書工作流程，將很好地鍛煉和培養(yǎng)秘書職業(yè)所需要的綜合素質(zhì)與職業(yè)能力，從而提升文秘專業(yè)學(xué)生的職業(yè)競爭力。毋庸置疑，文秘綜合實(shí)訓(xùn)室的建立是高校教師提高管理水平、工作效率、改善教學(xué)質(zhì)量的有力手段，是培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)和技能，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，提高就業(yè)率的有效措施之一。
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