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淺談如何提高機(jī)關(guān)公文處理水平
公文處理工作是機(jī)關(guān)實現(xiàn)職能、處理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面廣、頭緒多，稍有不慎就會出現(xiàn)紕漏。由編輯老師為您提供的如何提高機(jī)關(guān)公文處理水平，希望對您有所幫助!
一、夯實基礎(chǔ)，嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范地做好文件的登記工作
文書處理要堅持集中統(tǒng)一管理的原則，這就要求文書人員一定要嚴(yán)把收文關(guān)口，認(rèn)真做好文件的簽收登記工作。無論是下發(fā)的文件、通知，平級單位發(fā)來的函件，還是下級報送的請示、報告，都應(yīng)做到專人來統(tǒng)收、統(tǒng)辦、統(tǒng)管，以便于規(guī)范管理、查閱利用。有的單位或部門，文件簽收不定人，對于每天來自各方面的文件，辦公室的幾名工作人員，每人都能拆閱文件，這樣會導(dǎo)致文件遺失或接收不及時，因此，正確的做法一是指定專人，二是及時登記。文書人員對來文核對無誤后，要快速簽收，然后詳細(xì)登記。目前，大都采用電子表格登記(即excel表格)，蓋簽收章、編流水號并準(zhǔn)確填寫公文處理單，送部門負(fù)責(zé)人簽批。
二、把握領(lǐng)導(dǎo)批示，科學(xué)有效地做好文件的傳閱工作
為便于領(lǐng)導(dǎo)更好地批示，文書人員要根據(jù)實際情況需要做好文件的分類疊放工作。就是要把來文按一定的類別、一定的內(nèi)容擺放在一起呈領(lǐng)導(dǎo)閱批。一般將最重要的文件放在上面，依次類推。那么哪些文件是最重要的呢?標(biāo)準(zhǔn)是什么?
這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內(nèi)容，將那些與本單位有直接關(guān)系的文件放在最上面，而那些關(guān)系不大的文件放在最后。在處理過程中，要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)批示意見，凡是批示意見中涉及到的領(lǐng)導(dǎo)和部門要一一傳閱到位，不能隨意簡化傳閱程序或擴(kuò)大傳閱范圍。對于呈批件，嚴(yán)格按程序辦理，對于請示件要按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由低到高的順序呈批，確保級別較高的領(lǐng)導(dǎo)對其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見、態(tài)度有一個全面把握，便于拍板決策;對于報告件則要按領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)由高到低的順序呈批，確保級別較高的領(lǐng)導(dǎo)第一時間了解情況。無特殊原因，不越位傳閱，更不能隨意顛倒文件流向。在傳閱文件的過程中，要隨時做好文件流轉(zhuǎn)的登記工作，理清領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容、辦理程度等情況，做到每一份文件的處理過程都有一條清晰的運轉(zhuǎn)軌跡，便于領(lǐng)導(dǎo)在文件運轉(zhuǎn)期間隨時調(diào)閱。
三、講究時效，靈活多樣地做好文件的催辦工作
公文在傳遞、辦理過程中，都有明確嚴(yán)格的時效要求。及時是確保公文處理工作時效性的基本前提。文件傳閱時，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時效性的最基本要求。機(jī)關(guān)工作處于組織和領(lǐng)導(dǎo)地位，從某種意義上講，時效性的強(qiáng)弱，直接影響和決定著整個單位的工作效率。文書人員必須具有較強(qiáng)的時間觀念，在各個環(huán)節(jié)上盡可能化繁為簡，使文件流程簡捷，管理科學(xué)，操作手續(xù)簡便，最大限度地提高文件管理效率。送閱文件時，如果領(lǐng)導(dǎo)外出不在辦公室時，文書人員要根據(jù)文件承辦輕重緩急情況，一方面將文件精神電話告知分管領(lǐng)導(dǎo)，一方面將文件超前性地復(fù)印給承辦部門，提前承辦，以不耽誤工作;如果領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事項忘記批閱文件時，文書人員要適時委婉地予以提醒。
對需要催辦事項的文件，文書人員轉(zhuǎn)辦后，要跟蹤文件的落實情況，可采用靈活多樣的形式，主動聯(lián)系對方，不能將領(lǐng)導(dǎo)批示的文件送達(dá)具體承辦部門就萬事大吉、不管不問了，而要定期對所辦的文件進(jìn)行核查，跟蹤督查落實情況，杜絕文件壓誤或漏辦，確保承辦部門在要求時限內(nèi)落實承辦事項。催辦可采取發(fā)催辦單或打電話詢問等形式進(jìn)行，對緊急重要文件，可專人專件跟蹤催辦，切實做到事事有結(jié)果、件件有回音。文件辦理完結(jié)，應(yīng)及時注明落實單位、落實時間和落實結(jié)果，并將辦理情況進(jìn)行整理后，反饋批示領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)閱知。重要文件，視具體情況，應(yīng)隨時反饋。因此文書人員一定要增強(qiáng)時間觀念、效率觀念和程序觀念，一旦超過時限就可能錯過時機(jī)，貽誤工作，造成損失。
四、嚴(yán)細(xì)認(rèn)真，善始善終地做好文件存放和歸檔工作
公文辦完后，文書人員要把這些文件有序地存放，也可把一些重要的文件歸類存放，比如涉及本單位改制的、單位名稱更換的以及領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免的可以單獨存放，這樣查找起來方便;還有一些將來要歸檔而且利用率較高的文件，也可復(fù)印多份或掃描成電子版存放于電腦里，以備查取。年終根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時分類整理，定期向檔案部門移交。歸檔工作是文書處理的最后環(huán)節(jié)。文書人員要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，認(rèn)真做好每份文件的歸檔工作。
五、嚴(yán)守保密制度，認(rèn)真做好文件的安全工作
在機(jī)關(guān)公文運行中，經(jīng)常涉及到一些秘密事項的內(nèi)容，文書人員要嚴(yán)格按照《中華人民共和國保密法》的要求，積極做好涉密文件的各個環(huán)節(jié)工作。嚴(yán)格按照文件自身的保密要求和閱知范圍辦事，在運行和處理中妥善保管。文書人員是涉密文件的直接接觸者，必須牢固樹立保密觀念，時刻注意并經(jīng)常檢查自身的言行，辦理好、保護(hù)好自己每一份涉密文件，確保安全保密。
總之，提高公文處理水平，需要在實踐中不斷地摸索，要多總結(jié)、多鍛煉，做到腿勤、手勤、腦勤，要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，任何一點隨意性，任何一點主觀臆斷，任何一點粗心大意，都可能會造成失誤，甚至?xí)o企業(yè)造成重大損失。公文處理水平的高低既是對文書人員素質(zhì)和能力的一種考驗，又是對公文處理精益求精的具體體現(xiàn)，只有公文處理水平提高了，才能真正達(dá)到以文輔政的作用。
簡論企業(yè)秘書如何處理好上下級關(guān)系
當(dāng)今社會秘書作為社會的熱門專業(yè)之一，它越來越受到人們的普遍關(guān)注。編輯老師為您整理了企業(yè)秘書如何處理好上下級關(guān)系，希望幫助可以幫助到您。
秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策時，要和領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)集體處好關(guān)系;在為領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)時，要認(rèn)清服務(wù)角色，正確處理好與領(lǐng)導(dǎo)、下級的關(guān)系。秘書對上要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，對下要處理好與基層的關(guān)系，對內(nèi)要處理好與同事的關(guān)系，對外要與各種機(jī)構(gòu)、各色人等打交道。
一、企業(yè)秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的處理技巧
(一)領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項 秘書工作往往是領(lǐng)導(dǎo)工作延伸，在工作實踐中，領(lǐng)導(dǎo)是上級，處于主導(dǎo)地位;秘書是下級，處于輔助的地位。領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)幫助秘書認(rèn)清事業(yè)發(fā)展目標(biāo)，明確工作任務(wù)，并給予及時有效的指導(dǎo)和各項幫助，使秘書能夠盡職盡責(zé)，努力工作;對于秘書而言，要輔助領(lǐng)導(dǎo)確定事業(yè)目標(biāo)，并為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合性的服務(wù)，當(dāng)好助手和參謀。
例如：一個周六的下午，某醫(yī)院分別召開門診患者、住院患者、離退休干部職工、社會義務(wù)監(jiān)督員等幾個座談會，廣泛征求群眾意見。會后，幾個小組的會議記錄全部匯總到了秘書手中，辦公室主任吩咐下周一之前把材料整理出來交給黨委書記。會議記錄很凌亂，字跡也潦草不清，秘書整整用了一天的時間才將多達(dá)180條意見和建議整理完，并在用詞造句上對這些意見和建議做了一些修改，待工作結(jié)束時已經(jīng)是周日晚上十一點多了。第二天交材料的時候等到的卻是主任嚴(yán)厲批評，因為秘書沒有按照領(lǐng)導(dǎo)的意思對所有的意見分門別類進(jìn)行梳理。最后秘書將意見按照醫(yī)療、護(hù)理、后勤、服務(wù)態(tài)度、人事工作等幾個方面加以分類，相同相似的意見歸并，最后共梳理出了4個方面68條意見和建議。
(二)主動參謀，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，提供信息主動參謀 在整個企業(yè)中，秘書是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系最為密切，最了解領(lǐng)導(dǎo)的人。領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙，難免有很多不如意不順心的時候，作為秘書，要敏銳地觀察到領(lǐng)導(dǎo)的思想活動，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。在領(lǐng)導(dǎo)工作上遇到困難的時候第一時間站出來鼎力相助，生活上遇到挫折時候也能盡自己最大努力撫平領(lǐng)導(dǎo)的情緒，做到顧全大局，不要因為領(lǐng)導(dǎo)個人的情緒影響這個公司的運轉(zhuǎn)。
市場經(jīng)濟(jì)條件下現(xiàn)代企業(yè)處在一個信息爆炸的時代，市場瞬息萬變，隨著全球化進(jìn)程的不斷加劇，企業(yè)面臨前所未有的復(fù)雜和激烈的競爭局面。要想在市場競爭中獲勝，抓好信息工作成為一個不可或缺的環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的秘書工作只注重一般性的上情下達(dá)和下情上達(dá)的縱向信息，改制以后，秘書人員主要面向市場抓市場信息、經(jīng)濟(jì)信息和產(chǎn)品信息。秘書人員要從信息的超前性、客觀性、多元性的特點出發(fā)，經(jīng)常捕捉包括原料、生產(chǎn)、科技、產(chǎn)品、價格、市場、消費等各個方面的信息。并且把信息工作的立足點由原來著重為上級行政機(jī)構(gòu)服務(wù)轉(zhuǎn)移到全力為企業(yè)經(jīng)理的經(jīng)營決策服務(wù)，做到提供的信息及時、準(zhǔn)確、有用，真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。
(三)小處著眼，注意細(xì)節(jié) 企業(yè)中的秘書，既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也要細(xì)致扎實地干好每一件具體瑣事，做到從小處著眼，注意細(xì)節(jié)。這里舉三個例子來簡單說明一下秘書如何從小處著眼，注重細(xì)節(jié)。
例如：領(lǐng)導(dǎo)喜歡喝茶，秘書平時就要準(zhǔn)備好上等的茶葉，待領(lǐng)導(dǎo)需要時，有好茶以備，在給領(lǐng)導(dǎo)沖茶時，一定要把茶具洗干凈，在沖茶、倒茶之前最好用開水燙一下茶壺、茶杯。倒如茶杯里的水要適量。這樣，既講究衛(wèi)生，又顯得彬彬有禮。
(四)善于溝通，一視同仁 日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)之間出現(xiàn)意見分歧是常有的事，企業(yè)秘書在工作中經(jīng)常會處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的夾縫中，受夾板氣。企業(yè)秘書要從大局出發(fā)，從和諧角度去處理，對每一位領(lǐng)導(dǎo)都一視同仁，千萬不能把某位領(lǐng)導(dǎo)對另一位領(lǐng)導(dǎo)的意見直接告訴對方，更不能厚此薄彼，添油加醋。企業(yè)秘書應(yīng)善于在領(lǐng)導(dǎo)之間轉(zhuǎn)達(dá)意見，善于把了解到的不同的甚至于對立的意見轉(zhuǎn)變?yōu)樽约旱慕ㄗh，私下與領(lǐng)導(dǎo)溝通，這樣可避免領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾，也可使自己免于尷尬的境地。
二、企業(yè)秘書與同事關(guān)系的處理原則
(一)顧全大局 在社會生活中每個人都有自己的個人利益，每個單位都有自身的局部利益，同時一切個人與單位又有不同層次的全局利益和最高層次的國家利益，秘書人員也不例外。如何處理個人與集體、局部與全局、單位與國家之間的利益關(guān)系，是人際關(guān)系中的一個重要問題。秘書人員應(yīng)該對本單位的職能和工作范圍有個全面地了解，把自己的本職工作放在單位的全局當(dāng)中考量，這樣才能更好地完成任務(wù)。在當(dāng)今信息化和經(jīng)濟(jì)全球化時代，秘書如果不了解大局就難以跟上時代的步伐，難以為領(lǐng)導(dǎo)提供卓有成效的參謀輔助。
(二)敏言慎行 辦公室是一個敏感地帶，身處其中的秘書，要盡可能地多觀察你周圍的同事如何做，虛心請教、模仿并把所從事的工作做得盡善盡美，而盡量避免言語、舉止方面的張狂。即使你十分健談，甚至是出口成章、口若懸河，也必須克制自己。同時，在單位里除了做好你的本職工作外，要留心去做那些不起眼的小事(譬如上班前的衛(wèi)生清掃、桌面整理、準(zhǔn)備開水等)，它可以表現(xiàn)出你對單位的熱愛、對同事的關(guān)心，也體現(xiàn)出你個人良好的品質(zhì)和修養(yǎng)。因此，你必須時時注意你言談的恰當(dāng)，事事注意你舉止的適度。
(三)寬人嚴(yán)己 秘書長期工作在一起，因性別、性格、年齡、愛好等差異，同事之間因一些細(xì)微末節(jié)產(chǎn)生一些小誤會、分歧甚至爭吵是正常的，若爭強(qiáng)好勝，處理不當(dāng)則會釀成糾紛、沖突進(jìn)而造成傷害，其結(jié)果必然是兩敗俱傷。
當(dāng)好秘書要有著高尚的道德品質(zhì)，寬人嚴(yán)己，友愛合作，寬容待人，助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨而存嫌。以博大的胸懷接納身邊的同事，有時退一步海闊天空，適當(dāng)?shù)厝套屢矔樽约黑A得尊重，贏得好人緣。
(四)尊重別人 尊重和重視他人，是秘書人格品質(zhì)的表現(xiàn)和人際交往的原則。為此，應(yīng)做到：第一，真正地關(guān)心和幫助別人，這是人際關(guān)系的關(guān)鍵。如果用愛心和同情心去審視某一個人，那么這個人總有其可愛和可貴之處，而若缺少了愛心和同情心，我們就無法認(rèn)識和理解別人，也無法與其和睦相處。當(dāng)同事遇到困難處于困境時，應(yīng)伸出援助友好之手，尤其是那些與自己有分歧、芥蒂的人。它可以化解人際間的堅冰，讓人感到你的仁慈和無私。這樣，當(dāng)你面臨困境時，人們也會及時地對你施以援手。第二，要經(jīng)常真心地表示自己對別人的感激之情，要真誠地贊揚別人的優(yōu)點。這樣，不僅能加深雙方的友情，且能促進(jìn)別人的發(fā)展。第三，尊重他人還意味著不要輕視和瞧不起他人，盡管有時是無意的。當(dāng)自己與別人比較、強(qiáng)調(diào)自己的長處、優(yōu)勢或直接貶低別人時，都有可能傷害對方的自尊，造成對方的自卑，甚至影響雙方的人際交流。
(五)誠信正直 秘書人員在處理人際關(guān)系時，要樹立誠信第一的觀念。因為誠信是品德之綱，而正直乃做人之本?，F(xiàn)實生活中不乏有些秘書利用領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)輕易許諾于人，但或置之腦后，或遲遲不辦、辦而不果而使自己陷入交際困境的實例頗多。因此秘書必須首先保持誠實的美德，以誠感人，這是獲取信用取信于人的一種積極方法。只有忠誠老實，言而有信，態(tài)度誠懇坦率，行止彬彬有禮，才能在社交活動中贏得廣泛的擁護(hù)和支持，進(jìn)而擁有和諧的人際關(guān)系。客觀的做法是：既不俯仰討好位尊者，也不藐視冷落位卑者;既要言正，不為討好敷衍某人而歪曲事實，也要行正、身正，以自己良好的人格魅力去打動、影響周圍人的心靈;要端莊而不過于矜持，謙遜而不矯飾作偽。如此，你便會與周圍形成良好的交往氛圍，增進(jìn)相互間的團(tuán)結(jié)合作。
三、企業(yè)秘書接待來訪者的工作方法
(一)預(yù)約來客 這類客人的接待工作相對來說比較簡單，一般只需知會一聲便可以了。但是，雖然預(yù)約客人在心理上已經(jīng)越過了秘書這道防線。秘書卻絕不能就此事不關(guān)己，高高掛起，擺出一副漠然置之的態(tài)度，給來訪者造成不快情緒，影響其與領(lǐng)導(dǎo)的會面質(zhì)量。
(二)不速之客 這類來客又可以分為三種情況：
1.確有緊急事務(wù)須與領(lǐng)導(dǎo)直接商談?wù)?。與這類客人接觸，應(yīng)在禮節(jié)允許范圍內(nèi)盡量避免虛禮客套，直接進(jìn)入實質(zhì)，及時通知領(lǐng)導(dǎo)，聽候處理意見，努力使事情得到迅速有效的解決。
2.一般性事務(wù)來訪者。此類來訪者是隨機(jī)而又頻繁的，因此對他們的接待工作在很大程度上是對秘書耐心與應(yīng)變能力的考驗。一方面，要一如既往地?zé)崆橹艿?。另一方面，又必須根?jù)事情的輕重緩急分門別類地處理好。
3.興師問罪者。這是一類特殊的來訪者，其特點是來訪目的中摻雜了過多的感情因素。因此，秘書人員在接待時需格外小自在意，千萬不能火上澆油，引起更大麻煩。首先，平息對方的怒火是關(guān)鍵，接下來則應(yīng)弄清楚對方來訪意圖及問題的癥結(jié)所在，作謹(jǐn)慎答復(fù)。若對方無理取鬧則可采取必要的強(qiáng)硬態(tài)度，以維護(hù)本組織利益及正常的工作秩序。
總之，在接待來訪的過程中，秘書應(yīng)當(dāng)不驕不躁，不卑不亢，將服務(wù)于組織，服務(wù)于公眾的理念貫穿于工作始終。
美國成人教育家戴爾卡耐基認(rèn)為，一個人事業(yè)上的成功，只有15%是由于他的專業(yè)技術(shù)，另外85%要靠人際關(guān)系和處世技巧。所以，無論是秘書，還是領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)主動地、積極地培養(yǎng)交際的能力，努力建立良好的人際關(guān)系，以利于工作的開展，利于提高工作效率。
[參考文獻(xiàn)]
[1]向國敏：《現(xiàn)代秘書學(xué)與現(xiàn)代秘書實務(wù)》。
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