對于秘書代勞的現(xiàn)象,黃越(2000)將其歸為三類:代筆、代杯、代辦,具體而言即由秘書代為寫講話、報告、文章甚至日常工作中的批示或意見,由秘書代其應(yīng)付各種各樣的公款宴席、由秘書代為處理各種私事。

　　那么什么原因?qū)е旅貢坏貌淮k領(lǐng)導(dǎo)的私人事務(wù)呢?有學(xué)者認(rèn)為一種是由于秘書工作的輔助性造成的。由于秘書人員是直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的工作人員;與其他組織成員和機(jī)構(gòu)相比,秘書人員和秘書部門的從屬性最為明顯,依附性也更為明顯。秘書工作對于領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬性和服務(wù)性,導(dǎo)致秘書認(rèn)為應(yīng)該為上司服務(wù),使得上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香,2004)。秘書的職能集中體現(xiàn)的方面是直接協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理,處理其力所能及的具體事務(wù),減輕、解除領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)負(fù)擔(dān),保證其集中主要精力進(jìn)行決策,掌握全局(舒玉坤,1998)。有學(xué)者認(rèn)為目前秘書行業(yè)的非職業(yè)化導(dǎo)致了秘書代辦上司私事現(xiàn)象的產(chǎn)生。由于在中國,秘書職業(yè)沒有完全職業(yè)化,秘書工作的職責(zé)界定不清、對其工作水平和專業(yè)能力的要求不夠明確、秘書來源和其行為也不不夠規(guī)范,因此秘書為上司代勞私事的現(xiàn)象也屢有發(fā)生(沈蕾、張虹,1998)。還有學(xué)者從秘書的角色談秘書代勞的事情。領(lǐng)導(dǎo)的許多不為人知的事情秘書可能知道,而且還可能是領(lǐng)導(dǎo)的“知心人”,好多領(lǐng)導(dǎo)不便于出面的私事,就可能由秘書代勞(李秘書,2003)。季偉(1994)認(rèn)為由于秘書角色的服務(wù)性、多面性、創(chuàng)造性造成了秘書角色的差距,這種差距使得秘書無法充當(dāng)其應(yīng)該充當(dāng)?shù)慕巧?導(dǎo)致秘書做了一些不屬于其本職工作的事務(wù)。另外,還有學(xué)者認(rèn)為一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會犯一個毛病就是熱情過頭,太愛表現(xiàn)自己。把上司的所有瑣事都統(tǒng)統(tǒng)攬到自己身上,甚至包括一些個人的私事。而長久一來,一些上司就習(xí)慣性地將這些事劃為秘書的工作范圍以內(nèi)(陳國強(qiáng),2007)。

　　此次我會就這一現(xiàn)象對部分企業(yè)秘書進(jìn)行問卷調(diào)查,研究該現(xiàn)象存在的狀況,進(jìn)而分析具體產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因和最后導(dǎo)致的后果,以及提出如何改變這一現(xiàn)象的策略。

　　1. 調(diào)查概況

　　主要調(diào)查對象為南京、無錫兩地在職秘書或曾經(jīng)有過秘書工作經(jīng)歷的人員。在被調(diào)查的40人中,女性有24人,占總?cè)藬?shù)的60%,男性有16人,占總?cè)藬?shù)的40%。調(diào)查研究采用問卷的方式,分別在現(xiàn)象存在的狀況和被調(diào)查人員的態(tài)度兩個方面提出了11個客觀或主觀的問題,通過表格進(jìn)行分析比較。

　　2. 調(diào)查結(jié)果

　　2.1 對“代筆”的看法及發(fā)生情況。

　　“代筆”是秘書代勞現(xiàn)象中較為常見一項,具體而言就是由秘書代為寫講話、報告、文章甚至日常工作中的批示或意見。調(diào)查顯示有28位秘書人員認(rèn)為“幫領(lǐng)導(dǎo)代寫稿件屬于工作事務(wù)范疇”,占總數(shù)的70%,7位秘書覺得無法確定,占了17.5%,僅2位秘書認(rèn)為為領(lǐng)導(dǎo)“代筆”是不屬于自己工作范疇的,占全部的5%。

　　據(jù)統(tǒng)計,在現(xiàn)實的秘書工作中代寫稿件也是普遍發(fā)生的現(xiàn)象。對于“在現(xiàn)實的秘書工作中是否有秘書代領(lǐng)導(dǎo)寫過稿件”的調(diào)查發(fā)現(xiàn),有22位認(rèn)為普遍有代領(lǐng)導(dǎo)寫稿件的現(xiàn)象,占了總?cè)藬?shù)的55%,有13人認(rèn)為經(jīng)常有,占了總數(shù)的32.5%,還有4人認(rèn)為是一般,占10.0%,1人認(rèn)為較少有,占2.5%,認(rèn)為幾乎沒有的人數(shù)為零?？梢?不管是次數(shù)的多還是少,秘書代替領(lǐng)導(dǎo)寫稿件的現(xiàn)象是存在的。

　　2.2 對“代杯”的看法及發(fā)生情況。

　　“代杯”也是秘書代勞現(xiàn)象的其中一類。主要針對的可能是男性秘書人員,在一些公款宴席上,領(lǐng)導(dǎo)可能會請由秘書代其應(yīng)付各種各樣的交際活動。調(diào)查顯示,認(rèn)為“代領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)付交際”屬于秘書工作范疇的有11人,占總數(shù)的27.5%,認(rèn)為概念模糊,無法確定的有25人,占總數(shù)的37.5%,覺得代勞交際應(yīng)酬是不正確的有14人,占了35%。

　　根據(jù)調(diào)查結(jié)果看來,認(rèn)為現(xiàn)實的秘書工作中有秘書代領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)付交際,如喝酒等現(xiàn)象的還是大多數(shù),共有28人,占了總數(shù)的70%,而認(rèn)為一般和較少的有12人,占了30%,同“代筆”現(xiàn)象一樣,所有人都認(rèn)為這現(xiàn)象是存在的。

　　2.3 對“代辦私事” 的看法及發(fā)生情況。

　　“代辦理私人事務(wù)”即是“代辦”現(xiàn)象。在這一點(diǎn)上,被調(diào)查的多數(shù)人認(rèn)為這是不正確的,有22人,占總數(shù)的55%,認(rèn)為無法確定的有13人,占了32.5%,覺得“代辦”也包括在秘書工作范疇內(nèi)的有5人,占了12.5%。看來與“代辦”相比,秘書們更接受“代杯”與“代筆”。

　　雖然多數(shù)秘書認(rèn)為代領(lǐng)導(dǎo)處理私人事務(wù)不屬于自己的工作范疇,但是仍有多數(shù)秘書人員代領(lǐng)導(dǎo)辦過私人事務(wù)。有21人占了總數(shù)的52.5%,一般和較少的有18人占45%,有1人是幾乎沒有代勞過類似事務(wù)。

　　2.4 對代辦非工作事項的看法及發(fā)生情況。

　　對于領(lǐng)導(dǎo)交代下來的工作,倘若不屬于自己的工作范圍,有12人會全部照辦,占總數(shù)的30%,6人是有時間就辦,占了15%,21人則是根據(jù)內(nèi)容選擇性地辦,這類是大多數(shù),占了總數(shù)的52.5%,1人會婉言拒絕。多數(shù)人還是會出于各自的原因代領(lǐng)導(dǎo)完成交辦的私事。

　　調(diào)查是否曾經(jīng)幫領(lǐng)導(dǎo)或上司處理過不屬于你工作范圍的事務(wù)。完全沒有做過工作范圍以外工作的秘書人員

　　有6人,占了總數(shù)的15%,絕大多數(shù)是一般或較少發(fā)生此類情況,這類人員共有20人,占了總數(shù)的一半,還有14人是經(jīng)常會給領(lǐng)導(dǎo)代勞不在工作范圍內(nèi)的事務(wù)?？梢姮F(xiàn)代秘書人員還是會多少遇到有關(guān)代勞領(lǐng)導(dǎo)工作的事情,并且聽從上司指示完成任務(wù)。

　　2.5 對“秘書為上司代勞工作之外的事情”這一現(xiàn)象的看法。

　　參與問卷調(diào)查的秘書人員就秘書代勞上司工作的現(xiàn)象,結(jié)合自己的親身經(jīng)歷和社會事實發(fā)表了一些自己的看法,主要概括為以下幾點(diǎn):

　　2.5.1 完全能夠理解。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的下屬,應(yīng)當(dāng)聽從領(lǐng)導(dǎo)的指揮,秘書工作并沒有分內(nèi)與分外之分,為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難是秘書應(yīng)盡的責(zé)任。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)辦一些私事的同時也是建立上下級感情的機(jī)會,從責(zé)任與情感兩方面來說,領(lǐng)導(dǎo)請秘書代勞是完全能夠接受的。

　　2.5.2 秘書為上司代勞工作之外的事情已經(jīng)是現(xiàn)在社會的普遍現(xiàn)象。秘書漸漸充當(dāng)了領(lǐng)導(dǎo)私人助理的角色,簡單的文秘工作一般人都能勝任,所以必須在別的方面體現(xiàn)出自己的價值,以此來得到領(lǐng)導(dǎo)的賞識,加上愈加嚴(yán)峻的就業(yè)形勢,多數(shù)人只能服從命令,聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮。

　　2.5.3 對秘書代勞私事不予支持。秘書有自己的工作,如果工作性質(zhì)不明確,勢必會影響到秘書工作的本質(zhì),對本職工作的完成效率也會產(chǎn)生影響。有些秘書人員認(rèn)為不同的人會因為不同的工作性質(zhì)去取舍所要做的事情,每個人的定位與價值取向不同,一些違背原則的事情是絕對不能夠去做的,也沒有必要去代勞。

　　3. 結(jié)論與討論

　　對40名在職秘書或曾經(jīng)有過秘書工作經(jīng)歷的人員進(jìn)行調(diào)查分析,得出以下結(jié)論:①秘書“代勞”現(xiàn)象較為普遍,多數(shù)人予以理解和接受。②只有通過加強(qiáng)秘書自身能力培養(yǎng)和性格的塑造才有希望認(rèn)清秘書代勞的本質(zhì),從而幫助秘書工作走向更加職業(yè)化、規(guī)范化的道路。

　　為什么會出現(xiàn)秘書代勞的現(xiàn)象呢?

　　首先是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手,最為主要的行業(yè)性質(zhì)就是輔助性和服務(wù)性。經(jīng)常充當(dāng)了后勤部長與幕后英雄的角色。從大方面來看,秘書是為整個部門與單位服務(wù);從小的方面來看,秘書又是直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)一個人。作為領(lǐng)導(dǎo),每天都要處理大大小小的問題,這些問題又涉及到了方方面面,不可能將全部的時間精力都投入到每項具體的工作中,因此,更多的日?，嵥槭聞?wù)都需要交由秘書來處理。秘書工作的特征之一是輔助性。首先,它是主體上的從屬性。在各類組織中,秘書人員是直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的工作人員,秘書機(jī)構(gòu)是直接為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的直屬部門。與其他組織成員和機(jī)構(gòu)相比,秘書人員和秘書部門的從屬性最明顯。換句話說,秘書部門和秘書人員從來都是依附于其服務(wù)對象而存在的。其次,它包括工作上的被動性。秘書工作對于領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬性決定了秘書工作具有被動性的特征。作為一個從事辦公室工作的秘書,事務(wù)管理做的好,將會對政務(wù)工作和組織整體功能起到推動作用。事務(wù)管理最本質(zhì)的特征是服務(wù)性,為上司服務(wù),使上司能夠擺脫繁雜瑣事的壓力,把主要精力集中在重要中作上面(宇正香 秘書理論與實務(wù))。

　　其次是由秘書與管理者的工作關(guān)系決定的。某種意義上說,秘書與管理層的關(guān)系往往超乎普通員工與管理層的那種工作關(guān)系。由于她(他)所在的特殊位置,秘書比其他員工更加了解管理者的思維方式和做事方法。同時由于一個企業(yè)由下而上的反饋信息中有相當(dāng)一部分是由秘書傳遞給老板的,因此秘書往往起著承上啟下的關(guān)鍵作用,也正是因為如此,秘書就類似于上司的“親信”一般,而上司也會將大部分工作交由秘書來處理。

　　由于以上種種秘書工作的特性,使得有些上司常常會對秘書交辦一些正常工作以外的私人事務(wù),而秘書的工作涉及上下、左右、內(nèi)外各個方面,非常繁雜。有人形容秘書工作就是說不完的話,跑不完的路,干不完的活……因此對于秘書工作的范疇并沒有非常明確的規(guī)定。一些辦公室的新人希望能給上司留下好印象,往往會犯一個毛病就是熱情過頭,太愛表現(xiàn)自己。把上司的所有瑣事都統(tǒng)統(tǒng)攬到自己身上,甚至包括一些個人的私事。而長久一來,一些上司就習(xí)慣性地將這些事劃為秘書的工作范圍以內(nèi)。秘書工作本身就多而雜,再加上一些額外的工作的話,往往會影響到正常的工作和生活的秩序,降低了本身的工作效率。

　　4.對待此類問題的方法有幾點(diǎn):

　?、儆兄饕?適當(dāng)拒絕一些職能范疇以外的事。作為下屬來說,不管上司人品怎樣、水平怎樣、對待下屬的態(tài)度怎樣,首先要對上司表示尊重。其次,只要是上司在管理職責(zé)范圍內(nèi)叫下屬做的事,都應(yīng)該服從。再次,假如上司叫下屬做職責(zé)范圍外的事,比如讓下屬做工作范圍之外的私事、或者雖然是企業(yè)范圍內(nèi)但屬于違法亂紀(jì)的事,比如違章操作等,下屬就應(yīng)該拒絕。最后,假如下屬覺得上司指示的做法雖然不屬于違法亂紀(jì)的事,但對企業(yè)不利,有更好的對企業(yè)有利的做法,下屬要主動將更好的做法向上司建議。上司如果不接受,下屬就依然按照上司原來的做法去做,然后再考慮要不要將更好的做法向上司的上司報告。

　?、谧⒁鈧€人能力的培養(yǎng),用在工作上的能力來體現(xiàn)自我價值。在工作過程中既不能太過張揚(yáng),也不能隱忍退讓,無所作為……應(yīng)該要有適度的自主性和適當(dāng)?shù)姆e極性,恰到好處的表現(xiàn)自我,這樣才能贏得領(lǐng)導(dǎo)的賞識。

　?、蹖W(xué)會應(yīng)付在與人交往過程中的尷尬局面,樹立自信。秘書在與領(lǐng)導(dǎo)的交際過程中,難免會遇到一些尷尬的局面。首先在思想上要對領(lǐng)導(dǎo)保持尊重,但作為一個好的幫手,卻不能夠?qū)ι纤疚┟菑?其次,領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生一些錯誤時要委婉給出建議,表達(dá)出自己想法,努力使工作更加盡善盡美,一切要從工作出發(fā),以事業(yè)為重,對于領(lǐng)導(dǎo)提出的不恰當(dāng)?shù)囊笠矣谡f“不”,在尊重的氛圍內(nèi),與領(lǐng)導(dǎo)有禮節(jié)有分寸地進(jìn)行磨合。