檔案職稱論文發(fā)表
檔案就是一種對(duì)人類活動(dòng)的真實(shí)記錄留存，具有記錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會(huì)的功能。下面是由學(xué)習(xí)啦小編整理的檔案職稱論文發(fā)表，謝謝你的閱讀。
檔案職稱論文發(fā)表篇一
淺談電子檔案管理
摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子信息技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，并在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，故在本文中主要對(duì)電子檔案的管理進(jìn)行了詳細(xì)的分析與探討，以供參考。
關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù);檔案管理;
中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520(2014)-11-00-02
一、電子檔案概述
所謂的檔案就是一種對(duì)人類活動(dòng)的真實(shí)記錄留存，具有記錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會(huì)的功能。檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要資源，其在黨和國(guó)家事業(yè)中的地位和作用不可替代、不可或缺、不可忽視。不重視檔案工作，就是不重視歷史，就是缺乏遠(yuǎn)見，也不可能很好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。信息時(shí)代的檔案管理工作應(yīng)該與信息化建設(shè)緊密地結(jié)合起來。伴隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和不斷更新，檔案管理工作面臨存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化的新趨勢(shì)，所以信息化是檔案工作發(fā)展的必然方向。檔案信息化是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，充分利用豐富的信息資源來對(duì)檔案資料進(jìn)行更加合理、科學(xué)的管理，通過高效的信息化管理來努力提高檔案管理工作的效率?？梢哉f檔案管理的信息化發(fā)展已經(jīng)成為未來社會(huì)的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。
二、電子檔案的特殊屬性
(一)載體與內(nèi)容的可分離性。電子檔案對(duì)傳統(tǒng)檔案形成了巨大的挑戰(zhàn)。檔案等同于原件，這是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的定義。而電子檔案所具有的載體和內(nèi)容的可分離性，是其最重要的特征之一，也是和紙質(zhì)檔案的主要區(qū)別之一。
(二)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。因?yàn)槭窃谟?jì)算機(jī)的支持下完成電子檔案的生成。因此，電子檔案是和計(jì)算機(jī)不可分割的，對(duì)計(jì)算機(jī)有著極強(qiáng)的依賴性。
(三)共享性和快捷性。檔案的特征和形式在計(jì)算機(jī)環(huán)境下，會(huì)發(fā)生一系列變化。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，電子檔案可進(jìn)行多方位的、有效而迅速的組合，不必像紙質(zhì)檔案一樣，進(jìn)行整理和分類。因此可利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，遵照不同用戶的需要，對(duì)電子檔案進(jìn)行自由的分類和組合?？赏瑫r(shí)在不同的地方，將一份檔案同時(shí)進(jìn)行使用。在將紙質(zhì)檔案的局限性突破的同時(shí)，也使檔案的使用價(jià)值得到了提高。
(四)不安全性和不穩(wěn)定性。因?yàn)殡娮訖n案具有獨(dú)立的形式和內(nèi)容，因此和紙質(zhì)檔案相比，它所具有的不穩(wěn)定性更加顯著，難以保障其安全性、完整性和真實(shí)性的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)更不容易確認(rèn)和判斷電子檔案的原始性。
三、電子檔案管理工作中存在的問題
(一)無法保障檔案的信息安全問題。在流動(dòng)傳播的過程中，檔案信息因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)自身的漏洞及網(wǎng)絡(luò)的不安全性，為非法竊取信息、傳染病毒及黑客入侵帶來了便利條件，致使極端脆弱的網(wǎng)絡(luò)檔案信息安全無法保障。盡管目前我們已經(jīng)采取了各種防范措施，但對(duì)于檔案信息的安全問題，還不能從根本上進(jìn)行解決。因?yàn)楸仨毨糜?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能，才可實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。所以，使用互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的安全隱患也會(huì)隨之產(chǎn)生。作為非常重要的機(jī)密文件，其含有的信息非常有價(jià)值。一些黑客正是因?yàn)檎莆者@一點(diǎn)，才會(huì)對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行惡意的攻擊，對(duì)信息進(jìn)行竊取。所以，電子檔案管理工作中，所面臨的困境和首要的難題就是信息安全問題。
(二)無法追溯檔案的原始性問題。傳統(tǒng)的檔案管理是實(shí)行紙質(zhì)文件管理，可通過分辨字跡和紙張等特征來體現(xiàn)文件的原始性。而一旦紙質(zhì)檔案向電子形式轉(zhuǎn)變，就喪失了這些屬性和特征。其形式的生成是由實(shí)態(tài)檔案向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，其生成的狀態(tài)和接收及傳輸?shù)臓顟B(tài)是一致的，既是復(fù)制的，又是原始的，這將無從追溯電子檔案的原始性。所以在電子檔案管理中，一個(gè)非常重要的問題，就是原始性問題。
(三)很難辨別檔案的真實(shí)性問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案往往是通過相關(guān)的紙張及個(gè)人筆記形成的，能夠很好地分辨材料的真實(shí)性。而電子檔案的形式，卻喪失了這些個(gè)人特質(zhì)的顯著特征。由于材料有著完全一致的特征和形式，對(duì)辨別材料的真實(shí)性留下了很多的疑問和困難。
(四)無法確認(rèn)檔案的完整性問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件往往容易形成一整套完整的檔案形式，可保障文件的完整性。而目前的電子檔案形式因?yàn)闊o據(jù)可依，則不能對(duì)檔案的完整性做出保障，并形成了一定的障礙，不能對(duì)檔案的形成進(jìn)行有效管理。
四、提高電子檔案管理的策略
(一)采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。首先，應(yīng)采取完善的措施，做好單位內(nèi)部檔案存儲(chǔ)的保密，對(duì)外來病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，應(yīng)維護(hù)好單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過對(duì)相應(yīng)的專業(yè)人士的聘請(qǐng)，或者是成立專門的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部，對(duì)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行定期的檢查，加強(qiáng)維護(hù)信息安全。另一方面，如果有異?；騿栴}出現(xiàn)，需采取相應(yīng)的防范措施，降低危險(xiǎn)系數(shù)，抵御外來侵害。此外，還應(yīng)進(jìn)一步提升電子檔案管理人員的操作技能，把好信息安全的第一關(guān)。
(二)制定嚴(yán)密、科學(xué)的電子檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。不規(guī)范的操作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，直接導(dǎo)致電子檔案管理中大量問題的存在。所以，使電子檔案管理效率得到提升的有效途徑，就是制定一套切實(shí)可靠的嚴(yán)密而科學(xué)的檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和類型，對(duì)電子檔案管理制定完善的工作標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)對(duì)管理人員實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督，要求其在操作過程必須依據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行。一方面，可以對(duì)管理人員的行為進(jìn)行規(guī)范;另一方面，也使電子檔案的管理效率得到切實(shí)的提升。為使工作標(biāo)準(zhǔn)真正落實(shí)到位，還需制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，獎(jiǎng)賞和肯定那些高效實(shí)行工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程的人員，懲罰那些與規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)不符合的操作人員，進(jìn)而使檔案管理的效率得到提升。
(三)提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案的管理效率和單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)。正是由于管理人員工作上的疏漏才使電子檔案管理中出現(xiàn)大量的問題。產(chǎn)生這些問題的原因，主要是由于檔案管理人員不具備較高的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，所以非常有必要使檔案管理人員的綜合素質(zhì)得到切實(shí)的提升。單位內(nèi)部應(yīng)定期組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的水平，鞏固他們的專業(yè)技能，并使他們的工作態(tài)度得到端正。管理人員在培訓(xùn)的過程中，還可研討工作中存在的障礙和遇到的實(shí)際問題，共同尋找解決問題的方法和對(duì)策。同時(shí)，為了進(jìn)一步激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性，還應(yīng)盡可能地為他們提供各種晉升的機(jī)會(huì)，使他們能夠全身心的為單位服務(wù)，進(jìn)而提升單位的檔案管理工作水平。
總之，雖然電子信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮了重要的作用，但是由于電子信息技術(shù)本身存在的問題，使得電子檔案管理中仍有一些問題存在，這就要求我們不斷規(guī)范電子信息檔案管理的技術(shù)水平，為我國(guó)電子檔案管理事業(yè)做出積極的貢獻(xiàn)。
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檔案職稱論文發(fā)表篇二
家庭檔案及其管理
《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定了法定檔案的范圍："本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄"。這里"所稱的檔案"，從所有權(quán)的形式而言有三種，即保存在黨政機(jī)關(guān)、工團(tuán)組織以及國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位的檔案室及全國(guó)各級(jí)各類檔案館的檔案，集體所有制單位及組織保存的檔案，公民個(gè)人保存的檔案。后兩部分中對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的部分也屬于法定檔案的范圍。
家庭檔案，即我們通常講的個(gè)人檔案，套用上面的定義，就是指過去和現(xiàn)在的個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。略舉兩例。
1. 2001年3月媒體報(bào)道的有關(guān)上海市民楊氏老太太的賬本。據(jù)中央電視臺(tái)《東方時(shí)空百姓故事》報(bào)道：上海某一市民家庭，僅有小學(xué)文化程度的女主人楊氏從1965年起，連續(xù)35年不間斷地記錄家庭的經(jīng)濟(jì)支出情況。從小到一分、幾分錢的縫衣針、紐扣，大到上百元的手表、自行車，從70年代的老"三大件"，到80年代的新"三大件"(十四英寸黑白電視機(jī)、收錄機(jī)、錄像機(jī))，再到90年代的購(gòu)房、保險(xiǎn)消費(fèi)，記載完整、詳備，全方位地反映了一戶普通上海市民家庭的30多年的經(jīng)濟(jì)狀況與社會(huì)變遷。楊氏老太太在35年間共記錄了21個(gè)本子，多數(shù)為當(dāng)時(shí)小學(xué)生學(xué)習(xí)使用的練習(xí)本。這些練習(xí)本本身就充滿了鮮明的時(shí)代印記，具有極高的歷史與文獻(xiàn)價(jià)值。中國(guó)革命歷史博物館獲悉后，多次派人專程從北京去上海同楊家洽談轉(zhuǎn)讓事宜，但因某種原因而未達(dá)成轉(zhuǎn)讓協(xié)議。后又有連續(xù)報(bào)道：楊家把這21個(gè)賬本無償捐獻(xiàn)給國(guó)家有關(guān)部門，并入選由中宣部、中國(guó)革命博物館舉辦的"肩負(fù)人民的希望---紀(jì)念中國(guó)共產(chǎn)黨建黨八十周年圖片展(2001)"。這些賬本無疑屬于家庭檔案的范圍，而且屬于法定檔案的組成部分①。
2. 2001年6月2日《文匯讀書周報(bào)》報(bào)道的江西流坑村族譜材料。流坑村位于江西省撫州地區(qū)，始建于五代南唐。現(xiàn)有居民4000余人(全村人90%以上為董姓)。流坑村由于交通閉塞，長(zhǎng)期與外界隔絕，至今保存了大量的古文化遺跡。20世紀(jì)90年代才被外界"發(fā)現(xiàn)"。它有著輝煌的過去：宋元明中進(jìn)士者達(dá)33人，其中文、武狀元各一人;出仕者上自宰相，下至知府、教諭的達(dá)200多人。流坑村數(shù)百年來，修譜傳統(tǒng)連綿不斷。董北榮保存的明萬歷年間刊印的董氏族譜被專家譽(yù)為國(guó)寶。當(dāng)然，這樣的家族檔案我們也應(yīng)把它納入家庭檔案的范圍之內(nèi)。
我認(rèn)為，家庭檔案中只有一小部分屬于法定檔案，但上述二例無疑屬于法定檔案的范圍。所謂法定檔案，就是要受《中華人民共和國(guó)檔案法》調(diào)整的，或者說要受《中華人民共和國(guó)檔案法》管轄的檔案，其前提是對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值。而絕大部分家庭檔案不在法定檔案之內(nèi)。
家庭檔案的范圍
家庭檔案的范圍可謂無所不包，范圍極大。從本質(zhì)上說，一個(gè)家庭出于某種目的，把家庭成員各個(gè)階段獲得的證書、照片，所寫的日記、作品，家庭經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的購(gòu)貨、支付憑證或與其他家庭及單位(如銀行等)簽訂的合同及協(xié)議，獨(dú)生子女從出生到上學(xué)到就業(yè)各個(gè)階段的成長(zhǎng)記錄等集合起來就構(gòu)成了家庭檔案。1998年8月《沈陽日?qǐng)?bào)》刊登了一篇題為《七旬老人與八十萬字的家庭檔案》的報(bào)道，詳細(xì)介紹了老人為全家老少三代18口人建立25卷、80萬字家庭檔案的故事②。2002年12月初中央電視臺(tái)和晶主持的《實(shí)話實(shí)說》又以家庭檔案為題制作并播出了一期專題節(jié)目。從目前的情況看，家庭檔案的范圍大致包括如下六大類?？筛爬椋?/p>
1. 證書類：獲獎(jiǎng)證書(榮譽(yù)證書)、學(xué)歷證書、畢業(yè)證書、肄業(yè)證書、專業(yè)證書、合格證書、專業(yè)技能合格證書、結(jié)婚(離婚)證、軍人犧牲證書、革命烈士證書、房屋產(chǎn)權(quán)證、土地使用權(quán)證、準(zhǔn)考證，隨身攜帶的身份證、工作證、駕駛證、高齡老人證，標(biāo)明持證人職業(yè)身份的如記者證、教師證、執(zhí)業(yè)醫(yī)師證、軍官證、注冊(cè)會(huì)計(jì)師證、證券分析師證等。
2. 照片類：①個(gè)人各個(gè)階段的生活照、證件照;②結(jié)婚照、訂婚照;③各個(gè)階段的全家福;④不屬于本家庭的其他各類照片(如從文物或舊商品市場(chǎng)收購(gòu)的舊照片)。
3. 發(fā)票及附件類：①日常用品購(gòu)貨憑證及發(fā)票;②耐用消費(fèi)品(如：家用電器、汽車、家具等)的購(gòu)貨憑證及發(fā)票;③購(gòu)房及裝修、保險(xiǎn)及醫(yī)療憑證及發(fā)票。家用電器一般都附有使用說明書，可一并收集。
4. 收藏(實(shí)物)類：郵票、錢幣、票證(如：糧票、油票、股票及其認(rèn)購(gòu)證、債券、戲票及劇情介紹等)、舊報(bào)、書刊、古籍、字畫、圖片、火花、煙盒、煙具、戲衣、鞋帽、鐘表、算盤、腳手爐、瓷陶器、家具、奇石、年歷等。
5. 家史類：祖先遺物及家譜或族譜等。
6. 綜合類：個(gè)人日記、學(xué)習(xí)筆記、備課講義、作品手稿、贈(zèng)書贈(zèng)刊及其剪貼件、家庭日常支出明細(xì)記錄、獨(dú)生子女出生后各個(gè)階段的體檢與體測(cè)記錄，上學(xué)期間各科成績(jī)報(bào)告單與有代表性的試卷、練習(xí)本、作文本及其他相關(guān)材料。
上列家庭檔案的范圍雖然已不小，但遠(yuǎn)未窮盡。一方面，此家庭與彼家庭存在巨大差距，三口之家這樣的社會(huì)核心家庭，與四世同堂甚至五世同堂擁有三四十口人組成的大家庭或家庭不可同日而語，它們相應(yīng)形成的檔案范圍自然也不能等量齊觀。另一方面，隨著我國(guó)改革開放政策不斷深入和拓展，社會(huì)轉(zhuǎn)型的加劇，家庭形式及其功能的多樣化，家庭檔案的內(nèi)容和形式也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化。但可以肯定，家庭檔案的范圍必將進(jìn)一步擴(kuò)展和延伸。
家庭檔案的管理
家庭檔案的管理，一般也可參照檔案室或檔案館的做法，應(yīng)實(shí)行分類管理。但這種分類，要突出其實(shí)用性，要根據(jù)每個(gè)家庭的實(shí)際情況有針對(duì)性地進(jìn)行③。每戶家庭的檔案數(shù)量有多有少，形式千差萬別，類別的設(shè)計(jì)當(dāng)然也不會(huì)一致。上面列舉的范圍，是根據(jù)當(dāng)前城市居民家庭一般情況，并結(jié)合某些市民開展收藏的實(shí)際而設(shè)計(jì)的。每個(gè)家庭可以根據(jù)各自的狀況適當(dāng)增減。如沒有進(jìn)行收藏實(shí)踐的家庭，或沒有家史類材料的家庭可以不設(shè)四、五類。若有的家庭還有特色的材料(姑且稱之)可增設(shè)一、二類，但類別不宜設(shè)的太多。
分類以后，第二步的工作是劃定不同材料的保管期限。按上列材料的類別，第1、2、4、5類的材料應(yīng)永久或長(zhǎng)期保管。各類證書是一個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活的直接記錄，也是一個(gè)人取得成就與否并被社會(huì)或國(guó)家認(rèn)可與否的表征。房產(chǎn)證則是國(guó)家有關(guān)部門頒發(fā)給房屋所有人，標(biāo)志持證人合法擁有該處房產(chǎn)的憑證及依據(jù)。家庭成員的各類照片是這個(gè)家庭及其成員生活、工作、學(xué)習(xí)并在生活、工作、學(xué)習(xí)中成長(zhǎng)、成熟及其與同事、朋友交往的形象記錄，對(duì)這個(gè)家庭來說有相當(dāng)?shù)谋４鎯r(jià)值，也是家庭檔案的重要構(gòu)成之一。第4、5類家庭檔案的重要性更是不言而喻的。家史類檔案文獻(xiàn)往往是歷盡千難萬險(xiǎn)后的劫后遺存，極其珍貴。真正需要確定不同保管期限的是第2、6類家庭檔案。家庭發(fā)票檔案中日用雜品類發(fā)票，價(jià)值較低且量大，保存一年左右即可銷毀，但這類發(fā)票也有例外，如高壓鍋，通常使用年限為8年，其購(gòu)物發(fā)票也應(yīng)相應(yīng)保存8年;耐用消費(fèi)品類發(fā)票因所購(gòu)商品價(jià)值較高，從數(shù)千元到數(shù)萬元不等，這類商品的發(fā)票應(yīng)保存至該物品過期被自然淘汰或處理止，可保存七八年到十余年不等;購(gòu)房保險(xiǎn)及醫(yī)療類發(fā)票則應(yīng)長(zhǎng)期保存。綜合類中各類材料重要程度不一，且同類材料在不同的家庭中價(jià)值認(rèn)同也不一致。一般而言，個(gè)人日記、作品手稿及獨(dú)生子女各個(gè)階段的體檢報(bào)告單、學(xué)習(xí)期間的成績(jī)報(bào)告單應(yīng)長(zhǎng)期保管。其他的可定期處理。
第三步是準(zhǔn)備各類裝具及卡片。裝具包括信封、檔案袋、鐵夾、回形針、紙盒、塑料盒或木箱、抽屈等。發(fā)票可分別裝入標(biāo)有"短期"、"定期"、"長(zhǎng)期"或"永久"字樣的信封，醫(yī)療類發(fā)票及材料按家庭人口的數(shù)量分組放入"長(zhǎng)期"號(hào)信封，每個(gè)信封中的發(fā)票用回形針別緊，集中放入抽屈或塑料箱。證書及家史類檔案分別放入檔案袋，并在袋上標(biāo)明成分，入藏柜子或大櫥。照片類家庭檔案可利用原有基礎(chǔ)，集中存放。綜合類家庭檔案中的試卷、成績(jī)報(bào)告單可裝訂并配卷皮存放;個(gè)人在書報(bào)刊上發(fā)表的作品可剪貼立卷保管，專著或其他書籍類作品以原件入藏。其他的材料視情況及價(jià)值而定。收藏類實(shí)物，有條件的家庭可上架陳列，并為每件藏品建立檔案，把相關(guān)內(nèi)容登記在卡片上(入藏時(shí)間、轉(zhuǎn)讓人、獲取地點(diǎn)、轉(zhuǎn)讓價(jià)格、鑒定情況及圍繞藏品的流傳故事等)，并將全部卡片存入卡片盒?！?/p>
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