“清華寢室夜話”里面的大學(xué)生有這樣一句臺(tái)詞：“最掙錢(qián)的語(yǔ)言是PPT!”雖說(shuō)是個(gè)笑話，但在當(dāng)前社會(huì)，PPT確實(shí)頻頻出現(xiàn)在各種商業(yè)場(chǎng)合。在行銷推廣、招商引資等活動(dòng)中，更是處處可見(jiàn)。但實(shí)際工作中，很多數(shù)朋友都發(fā)現(xiàn)使用PPT很難達(dá)到自己期望的理想效果，做出來(lái)的PPT“不好用”、“不好看”，甚至“看不懂”。而時(shí)下各種培訓(xùn)、教材，內(nèi)容大多留于PPT軟件功能，根本無(wú)法解決這些問(wèn)題。

　　在我看來(lái)，做好一個(gè)PPT其實(shí)必須具備的是以下四個(gè)要素。

　　一、目標(biāo)明確

　　在商務(wù)活動(dòng)中，做PPT通常是為了追求簡(jiǎn)潔明朗的表達(dá)效果，以便有效輔助溝通。但是PPT也有局限性。不了解這些局限，在PPT里面書(shū)寫(xiě)長(zhǎng)篇文字報(bào)告，繪制復(fù)雜表格——這種“超能”的PPT，不僅制作過(guò)程痛苦，而且最終結(jié)果通常是“根本看不懂!”

　　那么PPT的特長(zhǎng)和局限分別是什么?我注意到外企員工言談當(dāng)中，常用英文“Presentation”來(lái)代替這個(gè)意義模糊的“PPT”。我查了查，發(fā)現(xiàn)維基百科詞典上對(duì)“Presentation”的解釋，恰好說(shuō)出了它的目的、能力特長(zhǎng)和局限。

　　只能面向一類觀眾，演示一個(gè)話題內(nèi)容，只能表達(dá)關(guān)鍵要點(diǎn)，達(dá)到留下深刻印象的目的。

　　牢記這幾點(diǎn)，那我們做PPT的時(shí)候，就自然會(huì)比較“收斂”，也容易確定一個(gè)更合理的目標(biāo)。這樣就不會(huì)再洋洋灑灑做出六七十頁(yè)，企圖在一個(gè)文件里面討論好幾個(gè)復(fù)雜問(wèn)題了。

　　小資料：維基百科詞典對(duì)“Presentation”的釋義：

　　Presentation is the process of presenting the content of a topic to an audience.Presentation software such as Microsoft PowerPoint,Keynote or OpenOffice.org Impress is often used to illustrate the presentation content.

　　二、形式合理

　　微軟給PPT文件起了個(gè)中文名字：演示文檔。顧名思義就知道它的用法了。

　　但實(shí)際上PPT文件有兩種主要用法。一是輔助現(xiàn)場(chǎng)演講的演示，二是直接發(fā)送給受眾自己閱讀。要保證達(dá)到理想的效果，就必須針對(duì)不同的用法選用合理的形式?？紤]配合演講或直接閱讀時(shí)受眾的感受，做相應(yīng)的細(xì)節(jié)處理。

　　演講現(xiàn)場(chǎng)用的PPT，就要全力服務(wù)于演講。多用圖表圖示，少用文字。這樣讓觀眾可以一邊看，一邊聽(tīng)你講。演講、演示相得益彰，效果是最好的。這種情況下適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用特效、動(dòng)畫(huà)等功能，可以幫助你控制演講的節(jié)奏，也可以讓演示效果豐富多彩，有利于活躍演講氣氛。

　　直接送去給別人閱讀的PPT，則必須添加盡可能簡(jiǎn)潔但描述清晰的文字，以代替你的演講，引領(lǐng)讀者理解你的思路。整個(gè)PPT和其中的每一頁(yè)幻燈片都要具備很清晰的閱讀順序，邏輯性要求更高。這樣才能保證受眾獨(dú)自閱讀PPT就能“跟著你走”，理解你的意思。

　　而在這種PPT里面使用特效、動(dòng)畫(huà)就必須非常謹(jǐn)慎了。因?yàn)檫@些特效可能會(huì)讓閱讀者點(diǎn)鼠標(biāo)點(diǎn)得手指發(fā)酸，更可能讓PPT文件體積暴增，很難通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。

　　三、邏輯清晰

　　如前文所述，“簡(jiǎn)潔”正是PPT能在“時(shí)間就是金錢(qián)”的商業(yè)活動(dòng)中廣泛流行的原因。但為了追求簡(jiǎn)潔，我們很容易無(wú)意識(shí)地刪減了一些要點(diǎn)，受眾就“看不懂”。

　　想保證要點(diǎn)齊全，就要建立清晰、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿?。有兩種方法是非常有效的。

　　一是遵循幻燈片的結(jié)構(gòu)邏輯。通常一個(gè)PPT文件包含10～30張幻燈片，不僅要包含封面頁(yè)、結(jié)束頁(yè)和內(nèi)容頁(yè)，還必須有緊跟封面頁(yè)的目錄頁(yè)來(lái)展示整個(gè)PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。必須有章節(jié)頁(yè)(各章節(jié)的封面)把不同階段的內(nèi)容劃分開(kāi)，并呼應(yīng)目錄，保障整體連貫。結(jié)束頁(yè)之前，還要有總結(jié)頁(yè)，引領(lǐng)受眾回顧要點(diǎn)，切實(shí)留下深刻印象。每一個(gè)內(nèi)容頁(yè)，也必須嚴(yán)格遵守大標(biāo)題、小標(biāo)題、正文、注釋……這樣的內(nèi)容層級(jí)結(jié)構(gòu)。而且結(jié)構(gòu)層次不宜太多，關(guān)系要么并列，要么遞進(jìn)。否則，不僅閱讀者會(huì)看暈，很可能你演講時(shí)自己都會(huì)講暈。

　　二是運(yùn)用常見(jiàn)的分析法圖表。當(dāng)我們確實(shí)有一些避不開(kāi)的復(fù)雜問(wèn)題需要帶領(lǐng)聽(tīng)眾共同分析時(shí)，這個(gè)辦法非常實(shí)用。商業(yè)場(chǎng)合常見(jiàn)的SWOT分析圖、矩陣分析圖等，可以幫助我們排除情緒干擾，理清思路，分析利害，尋找解決方案。采用這類圖表，就好像在算帳時(shí)掏出了計(jì)算器。演講者表述更方便，聽(tīng)講者也很容易理解相信。

　　四、美觀大方

　　演示就要“漂亮”。這是很多朋友做PPT時(shí)的想法。但我想這要求可能太高了。

　　日常生活中善于穿著打扮的人始終是少數(shù)。同樣，能具備足夠的美學(xué)修養(yǎng)，把PPT做到“漂亮”的人也很少。大家追求“漂亮”，結(jié)果卻往往是畫(huà)虎不成反類犬，得不償失。

　　其實(shí)不必追求“漂亮”，只要美觀大方就行了。具體可以從色彩和布局兩方面著手。

　　Office軟件的調(diào)色板里面有“標(biāo)準(zhǔn)色”，其實(shí)就是一套最容易為大眾所接受的顏色。這就好像西裝革履，可能不會(huì)耀眼奪目，但絕對(duì)美觀大方。選用搭配色彩時(shí)，則可以參考Office的“配色方案”。同一個(gè)“配色方案”里面，差別較大的色適合用來(lái)標(biāo)示不同內(nèi)容。相近的顏色用來(lái)區(qū)分相近內(nèi)容(如標(biāo)題用黑色，副標(biāo)題用灰色)。

　　如果你覺(jué)得自己“審美疲勞”比較嚴(yán)重，那么，根據(jù)你要做的PPT內(nèi)容主題，參考仿學(xué)類似主題的PPT、印刷品、廣告、網(wǎng)頁(yè)，也是一個(gè)很快捷的方法。但是切記：大多數(shù)優(yōu)秀的布局、配色都是整套方案，要么仿學(xué)一頁(yè)完整布局，要么借鑒整體配色。東取一點(diǎn)西扔一點(diǎn)，則很容易搞得不倫不類，適得其反。

　　如果你覺(jué)得自己根本沒(méi)有“藝術(shù)細(xì)胞”，那就不要在這方面浪費(fèi)時(shí)間。找出你們公司的信紙，這通常就是最簡(jiǎn)潔明快，美觀大方的模版!

　　個(gè)人認(rèn)為，把握好上述的四個(gè)要素，做出來(lái)的PPT就能基本滿足商業(yè)場(chǎng)合的需要。其實(shí)PPT只是一個(gè)輔助演講，幫助我們交流溝通的工具而已。能用好它就多用，不大擅長(zhǎng)用它，就盡量少用。布什站在世貿(mào)中心的廢墟上，稿紙都沒(méi)有，不也一樣發(fā)表鼓動(dòng)人心的演講么?