有哪些常用的PPT小技巧
懂得多點PPT的使用小技巧，對我們還是有很大的幫助的。一下20個常用PPT小技巧，共同來探討一下吧。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于20個常用PPT小技巧，希望對您有所幫助。
20個常用PPT小技巧
1、替換字體
一鍵將 A 字體替換為 B 字體。
如果已經(jīng)做好了一個 PPT，里面正文用的是宋體，但后來覺得，正文用微軟雅黑更好一點。我們點擊【替換字體】，即可一鍵替換文件中所有宋體，變成微軟雅黑。
2、自定義設(shè)置默認(rèn)字體
指我們將輸入的文字字體默認(rèn)為其他字體，而不是系統(tǒng)默認(rèn)的宋體。
大家都知道，在制作 PPT 時，系統(tǒng)默認(rèn)的字體是宋體，如果我想使用黑體，我有兩個選擇：一是去替換，這是事后干預(yù);二是一開始就把黑體設(shè)置為默認(rèn)的正文字體，這是事前干預(yù)。
PPT 中的設(shè)置默認(rèn)文本框功能，就是這個作用。
3、圖層
指 PPT 中單個頁面中所有元素的層級關(guān)系。
很多人知道 PS 有圖層，但很少有人知道 PPT 的圖層，這個圖層有什么作用呢?
當(dāng)某一頁 PPT 元素過多時，我們編輯起來會很麻煩，知道了圖層的概念，我們就可以分層編輯，暫時不需要編輯的層可以選擇隱藏。點擊【選擇】就能看到這個功能。
假如我們需要在一頁 PPT 中同時編輯很多圖片，我們可以打開選擇窗格。
對最上面的那張海報進行編輯時，我們可以先把其他的海報暫時隱藏起來，等首層的海報編輯后，再把這一層隱藏，第二層打開。
另外，當(dāng)我們插入過多動畫的時候，同樣可以采取這個方法進行操作。
4、【格式刷】增強版
指復(fù)制一次格式，同時為多個文本框刷出指定的格式。
那普通的格式刷是什么呢?選擇一段文本框，點一下格式刷，為指定的文本框刷出格式，然后格式刷效果消失，如果想繼續(xù)為另一段文本框刷出格式，需要循環(huán)上面的操作。
但格式刷增強版就不用擔(dān)心這個問題了。如果你想同時為多個文本框刷出同樣的格式，只需要選擇一段文本框后，雙擊格式刷選項，然后你就可以任性地給 N 個文本框刷出同樣的格式了!
5、屏幕截圖
指在不用連接網(wǎng)絡(luò)的情況下，自由截取屏幕畫面。
你常用的屏幕截圖工具都有哪些呢?QQ?微信客戶端?第三方截圖軟件?好像沒了吧，但你要知道，那些工具一般需要聯(lián)網(wǎng)才能使用，那么如果你電腦未聯(lián)網(wǎng)，你要怎么截圖呢?也許，你可以試試 PowerPoint 的截圖工具。
6、利用 SmartArt 來排版圖片
指將圖片插入至 SmartArt，快速實現(xiàn)排版效果。
圖片排版和圖文排版一直是很多人頭疼的地方，怎么對齊?怎么排版?一直是個難解，如果你不追求太新穎的排版方法，你可以試試【插入 SmartArt】。
7、插入對象
指在 PPT 中插入 PowerPoint 無法輸入的元素，對象包含繪圖工具、數(shù)學(xué)符號、Excel 等。
當(dāng)我們想在 PPT 中插入一些數(shù)學(xué)符號時，該怎么辦呢?有些人說可以【插入公式】。
但這個公式數(shù)量不多，如果我們想插入其他公式或特殊符號怎么辦呢?你可以試試【插入對象】。
當(dāng)然，【插入對象】中還有個很強大的東西，叫繪圖。如果我們想在 PPT 中插入一個手繪的圖片，我們可以直接點擊【插入對象】，選擇 Bitmap image，就可以直接在畫板上創(chuàng)作了。
8、音頻錄制
指錄制聲音文件。
Office 之所以強大，還表現(xiàn)在強大的音、視頻處理方面，先來說錄制音頻方面。
我們知道，PPT 畢竟是配合演講使用的輔助演示工具。如果想把做好的 PPT 文件發(fā)給別人，同時希望將對PPT 文件的解讀附帶在里面。那【錄制音頻】就能很好地解決這個問題。收到的人不僅能看 PPT 頁面，還能聽到我們對 PPT 頁面內(nèi)容的解讀
另外，還有很多人把 PPT 中的錄制聲音當(dāng)作一個錄音機來用也是不錯的選擇。
9、錄制視頻
指完成電腦視頻畫面的錄制。
如果我們想在 PPT 中插入一段視頻，而視頻卻不能從網(wǎng)絡(luò)上下載下來，那怎么辦呢?這時候就要用到【錄制視頻】的功能了。
選擇錄制視頻播放窗口的大小，開始錄制，直到結(jié)束，然后插入到 PPT 文件中。
10、設(shè)置自由換片時間
指對 PPT 中頁面切換方式的設(shè)置，包含自動定時換片和手動換片。
當(dāng)我們想讓 PPT 某些頁面自動播放，有些頁面手動播放，該怎么辦呢?你需要對相關(guān)頁面【設(shè)置自動換片時間】。
如果想自動播放，就【設(shè)置換片時間】，如果想手動播放，就選擇【點擊鼠標(biāo)時】。
11、一鍵去除幻燈片所有動畫效果
指幻燈片動畫效果不在放映時出現(xiàn)。
當(dāng)你做了一個很多動畫的 PPT 后，但老板說，A 客戶不想看動畫，B 客戶想看動畫……怎么辦?一頁一頁刪除嗎?那么我教你一招，【放映時不加動畫】。
12、使用演講者視圖
指幻燈片放映時的視圖效果。
當(dāng)我們在臺上演講時，一般而言，無論是投影屏幕還是電腦，顯示的都是本頁內(nèi)容，那下一頁是什么內(nèi)容怎么看到呢?
實際效果如下圖所示，左邊為當(dāng)前頁，右邊為下一頁。
13、翻譯工具
指將 A 語言進行自動翻譯為 B 語言。
我們做 PPT 時，經(jīng)常需要用到英文，那一般而言，很多人都是打開某些翻譯網(wǎng)站，輸入中文，翻譯成英文，這個方法有點慢，我們可以使用 PowerPoint 自帶的【翻譯工具】。
14、幻燈片文件合并
指講 A 幻燈片的所有頁面原封不動地插入到 B 幻燈片中。
這里要用到審閱中的【比較】功能。
示例如下圖。
下圖為把一個 PPT 插入到另外一個 PPT 后的效果。
15、形狀對齊時顯示智能向?qū)?/p>
指在對齊形狀時，軟件自動出現(xiàn)智能參考線，幫助完成對齊。
我們可以選擇【顯示】中的【形狀對齊時顯示智能向?qū)А?，勾選開啟后，我們在對齊形狀時，就會自動出現(xiàn)智能參考線。
16、保護演示文稿
指對文件進行保護，防止他人進行修改。
17、檢查兼容性
指檢查幻燈片文件在各版本中的兼容效果。
有時候我們電腦上制作 PPT 用的是高版本的 PowerPoint 軟件，如 2013 版，但演示用的電腦上可能是低版本的 PowerPoint 軟件，如 207 版，那么我們做好的文件都會出現(xiàn)什么問題呢?我們可以【檢查兼容性】，這樣就能夠提前發(fā)現(xiàn)一些兼容性導(dǎo)致的問題了。
18、增加操作撤銷次數(shù)
指修改 PPT 誤操作的次數(shù)，默認(rèn)為 20 次，最高可修改為 150 次。
PowerPoint 有一個撤銷編輯的功能，當(dāng)我們做了某些錯誤的操作時，可選擇撤銷，但默認(rèn)智能撤銷 20 次，我們可以修改為最高 150 次。
在【文件】【選項】【高級】中，我們可以修改：
19、嵌入特殊字體
指將幻燈片中的特殊字體嵌入到文件中，防止文件轉(zhuǎn)移后的字體丟失。
當(dāng)我們做 PPT 時，我們可能會用到一些特殊字體，但別人的電腦上沒有這個字體的話，那做好的文件中的特殊字體就會默認(rèn)變成宋體，那我們可以將字體嵌入到 PPT 中。
20、保持幻燈片中圖片的質(zhì)量
指我們對幻燈片中插入的圖片不進行壓縮處理。
當(dāng)我們在 PPT 中插入圖片時，會默認(rèn)把 PPT 文件中的圖片尺寸縮小，在電腦上看不出來有什么問題，但是在大尺寸的投影屏幕上就會顯得有些模糊，怎么辦?
我們可以勾選不壓縮圖片文件的大?。?/p>
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