如何溝通協(xié)調(diào)辦公室關(guān)系
溝通協(xié)調(diào)是通過(guò)平衡、調(diào)整和改善相關(guān)組織及其人員之間的關(guān)系，使其思想與行為由分散變?yōu)榻y(tǒng)一，由沖突變?yōu)楹献鳎瑥亩菇M織系統(tǒng)發(fā)揮最優(yōu)的整體性功能的一種管理方式。下面是小編給大家?guī)?lái)的是如何溝通協(xié)調(diào)辦公室關(guān)系，歡迎大家閱讀參考!
辦公室溝通協(xié)調(diào)工作的目的主要是促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)，理順決策機(jī)關(guān)、執(zhí)行部門(mén)和基層單位之間的關(guān)系，同時(shí)增強(qiáng)決策的科學(xué)性和決策實(shí)施的穿透力，從而使組織上下一致，目標(biāo)一致，行動(dòng)統(tǒng)一，合力推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)的順利發(fā)展。具體是要突出抓好辦公室的工作溝通協(xié)調(diào)與關(guān)系溝通協(xié)調(diào)兩個(gè)方面：
1、工作溝通協(xié)調(diào)
第一、公文溝通協(xié)調(diào)。
包括對(duì)外公文與對(duì)內(nèi)公文的撰寫(xiě)和外來(lái)公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見(jiàn)完善公文內(nèi)容，提高公文質(zhì)量，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的智力服務(wù)，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領(lǐng)導(dǎo)閱覽，以此減少領(lǐng)導(dǎo)的工作的壓力，提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。
第二、會(huì)議溝通協(xié)調(diào)。
這是最常見(jiàn)的一種溝通協(xié)調(diào)方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協(xié)調(diào)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、議題和決策的落實(shí)工作，避免“會(huì)議撞車(chē)”，保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期的目的。而重要的是指：通常上級(jí)機(jī)關(guān)為了加強(qiáng)宏觀管理，會(huì)制定一系列的政策規(guī)定。這些政策在具體的地方部門(mén)的執(zhí)行中可能會(huì)有不一致，甚至“撞車(chē)現(xiàn)象”的發(fā)生，矛盾各方都是取其有益的政策規(guī)定為依據(jù)，各執(zhí)一方，互不相讓。在此情況下，為了統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一政策規(guī)定，統(tǒng)一步調(diào)，辦公室人員有責(zé)任召集矛盾各方以開(kāi)會(huì)的形式溝通協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。通常情況下參加會(huì)議的人員較多，各方的意見(jiàn)發(fā)表后，與會(huì)者會(huì)“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會(huì)顧大局、識(shí)大體，一般不會(huì)在眾多部門(mén)人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿(mǎn)足而棄他人于不顧。這樣就容易結(jié)合實(shí)際情況討論出合理的方案來(lái)解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復(fù)雜、各方矛盾比較尖銳的問(wèn)題、比較敏感的問(wèn)題。
第三、事務(wù)溝通協(xié)調(diào)。
辦公室的職能之一就是管理事務(wù)。把握“尺度”協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理事務(wù)，使領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復(fù)雜，就使有的工作人員對(duì)其產(chǎn)生了不屑一顧的消極思想，認(rèn)為這些是小事隨便應(yīng)付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據(jù)說(shuō)這種思想傾向在許多單位存在。對(duì)此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以掃天下的道理。萬(wàn)丈高樓平地起，有這種思想的秘書(shū)人員要及時(shí)糾正自己的工作觀念，不要讓時(shí)代的車(chē)子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務(wù)工作，努力提高接待水平，贏得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各屆人士的理解與支持。
2、關(guān)系溝通協(xié)調(diào)
第一、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。
任何一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者都有相應(yīng)的職責(zé)權(quán)力。由于領(lǐng)導(dǎo)的閱歷、經(jīng)驗(yàn)、作風(fēng)、氣質(zhì)不同，或者由于他們的認(rèn)識(shí)、觀察事物的角度、出發(fā)點(diǎn)不同，導(dǎo)致在處理具體的問(wèn)題、形成某項(xiàng)決策時(shí)，往往會(huì)因一些不同的觀點(diǎn)而出現(xiàn)矛盾。此時(shí)辦公室人員就要及時(shí)溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發(fā)揮好調(diào)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的“粘合劑”、“潤(rùn)滑劑”和領(lǐng)導(dǎo)決策的“催化劑”作用，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。切不可因過(guò)去那位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你有偏見(jiàn)就趁此機(jī)會(huì)從中挑撥離間，使單位關(guān)系緊張，影響了組織工作的正常運(yùn)行。
第二、搞好部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)工作。
由于利益關(guān)系的調(diào)整，往往會(huì)引起部門(mén)之間工作的不和諧，從而影響領(lǐng)導(dǎo)決策的實(shí)施。辦公室的主要任務(wù)就是把握動(dòng)向，合理引導(dǎo)并溝通協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，促進(jìn)部門(mén)間精誠(chéng)合作，防止推委扯皮等不良現(xiàn)象發(fā)生。另外，在重大決策出臺(tái)與實(shí)施前，辦公室應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)匯報(bào)，聽(tīng)取指示，做到既填補(bǔ)“盲區(qū)”又避免“撞車(chē)”，使領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)之間的工作連接成一個(gè)整體，以促進(jìn)組織整體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
第三、內(nèi)外關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。
在辦公室內(nèi)部，辦公室的負(fù)責(zé)人員應(yīng)帶好頭搞好溝通協(xié)調(diào)工作，充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性處理好內(nèi)部上下級(jí)、橫向部門(mén)間、工作人員間的矛盾，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息暢通交流，創(chuàng)造一個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作、溫暖和諧的內(nèi)部人事環(huán)境。在處理外部關(guān)系時(shí),辦公室應(yīng)輔助協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)將全能型領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)橛邢扌?。改變過(guò)去無(wú)所不包、無(wú)所不能的傳統(tǒng)習(xí)慣，堅(jiān)持有所為，有所不為。凡是社會(huì)能自我調(diào)節(jié)、自我管理的事，上層領(lǐng)導(dǎo)組織就不必介入，減少上層領(lǐng)導(dǎo)組織不必要的負(fù)擔(dān)。另外，辦公室要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)在制定公共政策方案時(shí)應(yīng)積極推動(dòng)組織及個(gè)人的民主參與，廣泛聽(tīng)取群眾的真實(shí)呼聲，以此準(zhǔn)確地了解政情、社情和民情，從而實(shí)現(xiàn)決策的民主化與科學(xué)化。
第四、中心工作與其它工作關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)。
項(xiàng)目辦公室工作千頭萬(wàn)緒、紛繁復(fù)雜。辦公室一定要有預(yù)見(jiàn)性，提前為領(lǐng)導(dǎo)提出活動(dòng)預(yù)案，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好中心工作與其他工作的關(guān)系，突出重點(diǎn)、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒(méi)有重點(diǎn)、次重點(diǎn)與非重點(diǎn)的分別，最后搞的領(lǐng)導(dǎo)與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學(xué)會(huì)“十個(gè)指頭彈琴”，而且要十個(gè)指頭都能應(yīng)用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領(lǐng)導(dǎo)把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時(shí)間來(lái)處理大量的一般性事務(wù)性的工作。
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