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時(shí)間管理--判斷行動(dòng)的準(zhǔn)則

時(shí)間: 張永錫1 分享

  剛剛開始學(xué)習(xí)時(shí)間管理時(shí),有時(shí)候筆者會(huì)停下來問自己一個(gè)問題”我現(xiàn)在應(yīng)該要做什么呢?”,有一陣子,這個(gè)問題常浮現(xiàn)在腦海中,隨著經(jīng)驗(yàn)累積,這個(gè)問題的解答慢慢明朗化,我發(fā)現(xiàn)自己判斷行動(dòng)的準(zhǔn)則共有四項(xiàng)–場(chǎng)合、時(shí)區(qū)及時(shí)間、精力、MITs,這四項(xiàng)準(zhǔn)則是有優(yōu)先次序的,我們一個(gè)一個(gè)來說明。

(1)場(chǎng)合

  場(chǎng)合不對(duì),就沒有辦法做事情,譬如出門在外,想要打電話,拿起電話清單卻發(fā)現(xiàn)沒有帶手機(jī),想要發(fā)email,卻發(fā)現(xiàn)附近沒有無線上網(wǎng)的熱點(diǎn),這樣子事情都無法處理。我覺得要減少這一個(gè)問題發(fā)生,就要常常思考如何突破場(chǎng)合的限制。

  11/4晚上,twhsi從北京回臺(tái)灣,在回家的機(jī)場(chǎng)巴士上,司機(jī)居然問我需不需要無線上網(wǎng)。原來他自己買了一個(gè)3.5G無線USB網(wǎng)卡,還加裝無線基地臺(tái),這樣子我就可以直接用macbook無線上網(wǎng),這就是一個(gè)突破場(chǎng)合限制的例子。

  又例如,以前筆者的每日計(jì)劃體積很大,出外時(shí)檢視及規(guī)劃時(shí)不大方便,所以設(shè)計(jì)了可以放在皮包內(nèi)的A4紙每日計(jì)劃,讓我能夠在休假時(shí)也能掌控一天的時(shí)間,不再受到以前工據(jù)社計(jì)不夠方便的影響。

  場(chǎng)合及工具不對(duì),雖然無法做事情,但是我們可以積極的思考突破的方法,有些人喜歡用高科技工具,我個(gè)人則喜歡思考一下如何運(yùn)用現(xiàn)有的工具來解決。而我們的行動(dòng)清單,若能按照?qǐng)龊蟻矸诸惙胖?,這樣某些行動(dòng)雖因?yàn)閳?chǎng)合不對(duì),無法進(jìn)行,但是可以找出適合這個(gè)場(chǎng)合處理的行動(dòng),才不會(huì)浪費(fèi)了時(shí)間。

(2)時(shí)區(qū)及時(shí)間

  開會(huì)前10分鐘,不是適合打電話給重要客戶的時(shí)間,但是或許可以把自己桌面收拾一下。

  搭乘飛機(jī)前15分鐘,也不適合思考重要的企劃案,但是可以去免稅商店把想要送給家人的禮物先挑好(可以寄放在柜臺(tái)。)

  充分運(yùn)用零碎的時(shí)間是高效人士的特色,我學(xué)網(wǎng)(google全球副總裁李開復(fù)先生創(chuàng)辦)>期刊主編馬京告訴我,李開復(fù)先生很會(huì)運(yùn)用零碎的時(shí)間,常常您寄信給他,一分鐘就回信了,如果外出旅行,李先生也隨時(shí)運(yùn)用每一個(gè)可以上網(wǎng)的地方,立刻把開回覆的信件回覆,當(dāng)與他同行的朋友埋怨商業(yè)旅行讓他們積壓了一大堆電子郵件難以處理,李先生卻是下飛機(jī)后立刻可以處理接下來的行程及事項(xiàng)。

  每一個(gè)人都應(yīng)該在處理事情時(shí),充分掌控每一個(gè)行動(dòng)的耗時(shí),行動(dòng)清單上,也應(yīng)該有些短時(shí)間就可以完成的事情,最有生產(chǎn)力的時(shí)候,就是充分利用時(shí)區(qū)與時(shí)區(qū)之間的小空檔,快速的批次處理事情。

(3)精力

  當(dāng)我們有時(shí)間,且身處合適的場(chǎng)合,手邊有適合的工具,這樣子我們就能很有生產(chǎn)力的工作嗎?

  答案是否定的,我們體力已經(jīng)下滑,無法集中精神(如經(jīng)過一整天冗長(zhǎng)的銷售會(huì)議后),這時(shí)候確實(shí)無法處理一些需要高度關(guān)注的問題(打電話給潛在大客戶、考核制度的架構(gòu)思考),但是卻可以作些不大需要精力消耗的事情(看看商業(yè)雜志、上網(wǎng)瀏覽出差的火車或班機(jī)時(shí)間等)。這時(shí)我們需要的是一份就算是精力狀況不佳,也能夠處理的清單,這也就是為何完整的行動(dòng)清單如此重要的原因。

  我在演講之前一定會(huì)作很多休息,早上也會(huì)作八段錦、一周三次游泳,藉此累積我自己的精力。。在商業(yè)社會(huì),我們都要持續(xù)工作數(shù)十年,若是沒有一個(gè)強(qiáng)健的身體,就不可能因應(yīng)這數(shù)十年的挑戰(zhàn)。

  在此也向各位介紹一本好書 >,這本書只有簡(jiǎn)體中文版,但是相當(dāng)值得一讀,臺(tái)灣的朋友也可以看看我寫的幾篇 >文章。這本書告訴我們,在平時(shí),就要累積自己的精力,這要靠規(guī)律的作息、控制的飲食、適當(dāng)?shù)倪\(yùn)動(dòng)才能讓我們的精力管理足以應(yīng)付每日的挑戰(zhàn),享有精力充沛并有生產(chǎn)力的一天。

(4)MITs

  最后才是MITs,也就是我們常說得優(yōu)先次序,要先有正確的場(chǎng)合、有足夠的時(shí)間、有充分的體力,我們才可以依照優(yōu)先次序,先解決手上重要的事情。

結(jié)語

  和大家分享一個(gè)小故事,試想桌上有兩個(gè)玻璃杯,一個(gè)裝滿了冰塊,一個(gè)裝滿了粉圓(珍珠奶茶里面放的那種小粉圓),現(xiàn)在,我們要將一塊大石頭放進(jìn)去,哪一個(gè)杯子會(huì)破掉呢?

  我們的一天就像這個(gè)玻璃杯,石頭,就像是生活中的突發(fā)事件。若是杯子里面都裝滿了冰塊,雖然里面有許多空間,但是硬把石頭塞到里面的結(jié)果,杯子就破了。但是將石頭放到粉圓的杯子就不同了,雖然杯子中裝滿粉圓,看似沒有空間,大石頭丟下去,不過只是把一些粉圓擠出來,杯子是不會(huì)破的。

  我自己常常在”加工”這個(gè)流程中,把雜事加工成一個(gè)個(gè)十分鐘左右的小行動(dòng),每日計(jì)劃中,也批次處理這些小行動(dòng),也因此我每天遇到突發(fā)狀況時(shí),很少被事情卡住,大不了放棄一些小行動(dòng)再找合適的時(shí)間執(zhí)行即可。

  今天介紹的四個(gè)準(zhǔn)則–場(chǎng)合、時(shí)區(qū)及時(shí)間、精力、MITs,都是我5年來實(shí)踐時(shí)間管理的心得,和大家分享,也請(qǐng)大家不吝指教。

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