人最不善于管理自己的時(shí)間，我們常常認(rèn)為自己知道時(shí)間花到那里去了，但是如果我們寫下我們的工作紀(jì)錄，就知道這句話是個(gè)謊言。永錫從幾個(gè)月前開始紀(jì)錄自己的工作時(shí)間，我設(shè)定了一個(gè)倒數(shù)計(jì)時(shí)器，每15分鐘會(huì)響一下，我便記錄下這15分鐘做的事情。

經(jīng)過了一段時(shí)間后檢視自己時(shí)間的運(yùn)用，讓我很驚訝的是，就算是一整天工作下來（假設(shè)8小時(shí)），我能記錄下來真正在做事情的時(shí)候也只有4-5 個(gè)小時(shí)。檢討下來，浪費(fèi)的時(shí)間包括被人打斷工作或者分心、不然就是在作一些沒有生產(chǎn)力的事情。永錫才發(fā)現(xiàn)，雖然我自許是個(gè)時(shí)間管理講師，但是實(shí)際上執(zhí)行的績效仍然有改進(jìn)之處。我也發(fā)現(xiàn)，如果憑著印象或記憶，要了解自己時(shí)間如何運(yùn)用，是很不準(zhǔn)確的，一定要作工作紀(jì)錄才行。

重視效能的時(shí)間管理者，一定要先了解時(shí)間耗用在何處，我也整理了彼得.杜拉克>（內(nèi)地譯名彼得·德魯克>）組織內(nèi)時(shí)間運(yùn)用的五個(gè)迷思，和大家分享。

迷思之一：我們大部分的工作時(shí)間都很有生產(chǎn)力

公司重要的客戶打電話來，業(yè)務(wù)經(jīng)理絕不敢說”太忙了，等一陣子再打給我。”就算是客戶聊得是家庭瑣事、上周摔斷腿，他也不得不聽。

政府機(jī)關(guān)的首長、主管，每天都要忙著開會(huì)、參訪機(jī)關(guān)人員接待，準(zhǔn)備給上級(jí)的資料，或許這些資料只要上網(wǎng)查詢立刻可以得到，但是整天都會(huì)遇到這些事情。

公司的老板，要時(shí)常參加婚喪喜慶，各種高層、基層的會(huì)議，否則所有的員工及主管會(huì)覺得沒有受到重視。

就算我們是基層人員也是如此，每天會(huì)接到各種的指示及要求，這對(duì)其生產(chǎn)力完全沒有幫助，但是他們卻不得不面對(duì)。

表面上看起來，我們相當(dāng)?shù)拿β担沁@些工作時(shí)間內(nèi)發(fā)生的事情，卻對(duì)我們的生產(chǎn)力，一點(diǎn)幫助都沒有。

迷思之二：工作被打斷并不嚴(yán)重

之前我有一篇文章提到一個(gè)45/15定律，意思是在一小時(shí)的時(shí)區(qū)內(nèi)，我會(huì)用45分鐘專心處理好一件事情，其他15分鐘批次處理小事情。這個(gè)45/15是比例的意思，如果時(shí)間有三個(gè)小時(shí)，我可能用兩個(gè)半小時(shí)來專注于一件事，留下30分鐘批次處理小事情。為甚么要如此呢？

因?yàn)槲覀冏魅魏问虑橐行?，有一個(gè)”最小完整時(shí)間”，舉例而言，我寫這篇文章的時(shí)間大約是兩個(gè)小時(shí)，若是我每天花上15分鐘寫作，一共寫了8天，雖然總時(shí)間都是兩小時(shí)，但是恐怕還是無法寫出一篇文章。但是如果能運(yùn)用晨間的時(shí)間，在完全沒有干擾的狀況下工作一個(gè)半小時(shí)以上，這樣文章的初稿一定能完成，永錫可以用零辛?xí)r間來作潤稿及段落修正的工作，所以一個(gè)半小時(shí)就是永錫寫文章的”最小完整時(shí)間”。

有很多工作都是如此，電影導(dǎo)演剪接影片、科學(xué)實(shí)驗(yàn)的進(jìn)行、軟體工程師編寫程式代碼、一個(gè)專題的演講等，都需要一定的”最小完整時(shí)間”。尤其是和他人互動(dòng)更是如此，若始想花十分鐘，想和他人作一個(gè)有效的溝通，那真的是白費(fèi)力氣。想和他人建立好一次良好的人際互動(dòng)，至少要花一個(gè)小時(shí)以上，才能進(jìn)入”深談”的狀況。這些工作，如果中途被打斷，那是一個(gè)時(shí)間上很大的耗費(fèi)，常常代表要重新再來一次。

迷思之三：工作場合閑談無益

杜拉克認(rèn)為，大型機(jī)構(gòu)中，若是高階主管期望內(nèi)部的知識(shí)工作者有所表現(xiàn)，一定要定期抽出時(shí)間和他們討論以下問題

1 你認(rèn)為高層人員應(yīng)該了解你工作的哪些部份？

2 你對(duì)我們這個(gè)組織的看法？

3 你覺得組織還有哪些尚未開拓的機(jī)會(huì)？

4 你覺得我們還有哪些上為察覺的危機(jī)？

5 你希望從我的身上知道些什么？

這些”閑談”，不管在政府、企業(yè)、學(xué)術(shù)及軍事單位，都有其必要。而且在交談的過程中，要不急不徐，讓人覺得”我們有無限的時(shí)間來討論”才有成效，因?yàn)槿穗H及工作關(guān)系確實(shí)相當(dāng)費(fèi)時(shí)，太匆忙了，反而會(huì)產(chǎn)生反效果。但是這樣的人際互動(dòng)，隨著組織人數(shù)的增加，需要的時(shí)間也增加，這樣子用于生產(chǎn)的時(shí)間就減少了。

迷思之四：管理人員有比較多的時(shí)間用于工作本身上

一般人認(rèn)為，只要當(dāng)上主管，就可以命令其他人做事情，自己的自由時(shí)間就增加了，其實(shí)不然；管理人員和第一線的員工不同，他需要花更多的時(shí)間和不同部門及上級(jí)長官溝通，也就是說人際互動(dòng)的量增加了。如迷思三提到，溝通相當(dāng)費(fèi)時(shí)，會(huì)造成生產(chǎn)時(shí)間的降低。也因此，主管特別需要時(shí)間管理，因?yàn)樗鎸?duì)的時(shí)間問題，比起第一線員工復(fù)雜許多。

因此管理人員要在工作上做的杰出，就不能乞求安逸，要不就是投入更多的時(shí)間來工作，或者就是要善用時(shí)間管理的方法，將剩余有限可以自由運(yùn)用的時(shí)間作更好的運(yùn)用，不然絕不可能成為一個(gè)優(yōu)秀的主管。

迷思之五：決策快速可以省下時(shí)間

“有效的管理者，凡是遇到人事問題，總是決定的很慢，而且長需經(jīng)過多次考慮，才能拍板定案”

–彼得.杜拉克

組織的人數(shù)越多，有關(guān)人事的決策也越多。許多管理人員忽略，人事決策所需要的”最小完整時(shí)間”大的驚人，因?yàn)槿耸聸Q策牽涉的因素非常的多，需要較長、持續(xù)、不受打擾的時(shí)間才能做好。

例如某一個(gè)專案小組成立，里面的成員應(yīng)該有哪些？新成立的單位，應(yīng)該指派哪位主管？某一個(gè)員工很有行銷的才能，卻沒有工廠管理的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)不應(yīng)該給他升遷，或要升遷另外一個(gè)沒有行銷經(jīng)驗(yàn)的人？

人并不是設(shè)計(jì)作為一個(gè)組織的”資源”，因此任何人都很難完全符合組織內(nèi)的職位要求，人又不是能夠隨意修改及更新的，所以每一個(gè)職位只能找到大致上合適的人，但是組織需要人才在正確的位置上，才能推動(dòng)工作，因此在人事的決策上，我們需要較長時(shí)間的思考及判斷。

結(jié)論

我們看過了五個(gè)組織內(nèi)時(shí)間運(yùn)用的迷思，就知道時(shí)間管理系統(tǒng)對(duì)組織內(nèi)的人們特別重要，因?yàn)闀r(shí)間管理系統(tǒng)是一種杠桿，用較少的時(shí)間，但是達(dá)成較高的生產(chǎn)力。

有限的時(shí)間內(nèi)，一個(gè)人只能想他已經(jīng)知道的，只能作他曾經(jīng)作過的事情。然而現(xiàn)在組織必須面臨的不斷創(chuàng)新的挑戰(zhàn)，所以勢必要使用大量的時(shí)間資源，若是沒有一套良好的系統(tǒng)，就會(huì)耗費(fèi)更多的加班時(shí)間，讓其他生活的領(lǐng)域受到影響。我們投資于學(xué)習(xí)于時(shí)間管理的時(shí)間，對(duì)我們節(jié)省時(shí)間有很大效益，希望大家一定要知道自己時(shí)間跑到那里去了。

這堂課是我們”了解時(shí)間花用在何處”這個(gè)章節(jié)的第一階段，我們下一堂課，我們要討論的是如何紀(jì)錄好自己的時(shí)間？