如何使用Google進行時間管理

　　時間管理是就是如何更有效地安排自己的工作計劃，掌握重點，合理有效地利用工作時間，其本質(zhì)是管理個人，是自我的一種管理。時間管理的方法是通過良好的計劃來完成的。

　　使用Google進行時間管理

　　時間“規(guī)劃”

　　提高工作效率最關(guān)鍵的部分是規(guī)劃。規(guī)劃你自己的工作計劃和過程，充分利用有限的時間，這是高效完成自己工作的有效方法。

　　時間規(guī)劃一般分為長期規(guī)劃和短期規(guī)劃，一般可以在年初制定本年計劃，月初制定月計劃，周一制定周計劃。每天的工作計劃一般也可以預先制定，但是由于工作內(nèi)容的復雜性以及臨時隨機任務，每天的計劃會非常難以管理。

　　時間規(guī)劃的難點是一天時間的規(guī)劃和分類，一天一共24小時，除了上班時間外就是個人業(yè)余時間，上班時間的工作一般是一些日常工作或者臨時任務，而業(yè)余時間則是思維期，一些事情可以吃飯睡覺都在想，這些事情一般不是緊急事情，往往思考累計到一定階段就可以水到渠成，輕松完成。下面我們主要講講工作時間的事務細分。

　　時間“四象限”法

　　時間“四象限”法是目前很時髦的一種時間管理理論，我參加的培訓主要講的就是這方面的內(nèi)容。“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)、重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、人員培訓、制訂防范措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)、既不緊急也不重要(如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等)。

　　重要緊急的事馬上做，例如處理客戶投訴、處理服務器故障等突發(fā)性問題，盡量以最短最快的時間內(nèi)完成這些事情。

　　其次是做重要而不緊急的事，這一類的事情影響深遠，例如學習新知識、新技能等，這類事情的效益是中長期的，科維提出的時間管理理論的的重點是把主要的精力和時間集中地放在處理重要但不緊急的工作上。

　　緊急但不重要的事，要學會說“不”。一個人的時間和精力是有限的，對于自己不重要的事情，能不做就不做，想辦法將事情推脫給其它部門，拒絕或推脫工作要講究技巧，不要直截了當，要委婉，用讓上級覺得確實是合理的理由來拒絕這個新增派的任務。一個人只有學會說“不”，他才會得到真正的自由。當然這并不等于推卸責任，如果確實需要自己來完成，那么就使用最短的時間完成這些工作。

　　對于不重要也不緊急的事，盡量不去做。如果確實需要做，那么要嚴格限定時間，比如寫博客，限定一個小時，時間一到就立刻停止寫作，千萬不要被無聊的人和無關(guān)重要的事纏住。

　　因此，只要我們把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，合理安排時間，我們就能做到自己的長遠規(guī)劃，工作效率就會大幅提升，一段時間過后，等待你的就會是升職和加薪。

　　利用“Google個性化主頁”進行時間管理

　　時間管理需要一個簡單而有效的工具來實現(xiàn)，通過我對于Google在工作上的一些應用后發(fā)現(xiàn)，Google的個性化主頁就可以完成時間管理。

　　我們需要的時間管理工具必須是基于網(wǎng)絡的服務，因為我們上班和家庭使用的不是一臺電腦，但我們需要看到同一個服務界面，通過Google帳戶登錄Google的個性化主頁就可以實現(xiàn)這個功能。

　　首先使用一個Google帳號登錄個性化主頁，將頁面上默認的內(nèi)容全部刪除，然后點擊“為本頁添加更多內(nèi)容”，搜索添加“天氣”，“便條紙”，“書簽”，“待辦事項”，然后把地址欄的zh-CN修改為en后找“Google Calendar”添加。這里最重要的一項是“待辦事項”，請?zhí)砑?個待辦事項，分別命名為“重要事務”、“不重要事務”和“業(yè)余思考”，其中前兩個是工作時間處理的事務，在工作時間，每當接到一個新任務，都要按照“四象限”法將其分為重要且緊急，重要不緊急，不重要且緊急，不重要不緊急，添加一個新項目后，將其級別調(diào)整為“高”則代表“緊急”，調(diào)整為“低”則代表“不緊急”，這時候我們看到的“Google個性化主頁”應該是如下圖的界面，這就是我們的網(wǎng)絡工作平臺。

　　左邊的“Google Calendar”可以用來寫年計劃、月計劃、周計劃等，中間的部分是當天的日工作計劃，右邊是一些雜項欄目，查看天氣情況用來安排出行，便條紙可以用來記錄“臨時事情”，書簽用來記錄臨時看到的網(wǎng)址。

　　在中間的當天工作計劃中，優(yōu)先處理上面的重要事務，其次是下面的不重要事務，要善于對“不重要事務”說“不”。

　　這個工作平臺是網(wǎng)絡平臺，在公司和家中都可以看到同一個界面，是一個簡單有效的時間管理工具。當然我們應該清楚，Google只是一個工具，不要指望Google能主動改變你的工作效率，關(guān)鍵在于個人，個人的觀念能否轉(zhuǎn)變，計劃能否堅持。合理規(guī)劃自己的工作，充分合理地利用每個可利用的時間，實現(xiàn)高效地工作就不是一件難事。