管理時(shí)間要重視時(shí)間管理的精細(xì)化
管理時(shí)間要重視時(shí)間管理的精細(xì)化
時(shí)間管理最重要的功能是透過(guò)事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。要管理好時(shí)間就要重視時(shí)間管理的精細(xì)化：
一、糟糕的時(shí)間管理，可憐的工作效率
汪中求的精細(xì)化管理團(tuán)隊(duì)做過(guò)一個(gè)游戲性的數(shù)據(jù)分析，一個(gè)人以有效工作40年計(jì)算，出去各類非工作耗時(shí)，實(shí)際能用于工作的時(shí)間只有3.3年。
每天耗時(shí) 40年耗時(shí) 結(jié)余
睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7年
一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5年
交通 1.5小時(shí) 2.5年 20年
電話 1小時(shí) 1.7年 18.3年
看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3年
看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 8.3年
刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 1.7年 6.6年
休假、鬧情緒、身體不適 2小時(shí) 3.3年 3.3年
站在一個(gè)國(guó)家的角度看，數(shù)據(jù)變得更為可怕：龔其國(guó)的《做事的科學(xué)》一書列舉的2006年的數(shù)據(jù)，中國(guó)消耗了全球資源總消耗的12%，僅實(shí)現(xiàn)了全球GDP總額的4.5%。以具體的時(shí)間數(shù)據(jù)分析，中國(guó)人一年人均工作2200小時(shí)，按8小時(shí)工作制折算為275天，每小時(shí)平均創(chuàng)造財(cái)富5.75美元;美國(guó)人一年人均工作1610小時(shí)，按8小時(shí)工作制折算為201天，每小時(shí)平均創(chuàng)造財(cái)富35.6美元。
網(wǎng)絡(luò)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，多數(shù)人出現(xiàn)的“垃圾工作”一般具備以下十大特征：
1、 沒(méi)有具體交待啟動(dòng)時(shí)間;
2、 沒(méi)有具體進(jìn)程安排;
3、 沒(méi)有明確完成時(shí)間;
4、 沒(méi)有明確工作量大小;
5、 沒(méi)有具體質(zhì)量評(píng)估指標(biāo);
6、 沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰措施;
7、 封閉式、單獨(dú)完成;
8、 負(fù)責(zé)高管不詳;
9、 負(fù)責(zé)高管過(guò)多;
10、 可隨時(shí)為其他工作讓路。
這里，10大特征中的1、2、3、10等4條都是時(shí)間管理的問(wèn)題。
我們平時(shí)的時(shí)間使用常常很不恰當(dāng)，但往往視而不見(jiàn)：
比如，在我們一天的有效工作時(shí)間里，每8分鐘就會(huì)受到一次包括來(lái)人、來(lái)電的打擾，每小時(shí)約7次，每次打擾用時(shí)約5分鐘，專家的調(diào)研認(rèn)為其中50%的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的，因此我們一天有效工作時(shí)間中有近1/4的時(shí)間被這樣的打擾浪費(fèi)。
還比如，我們的辦公室桌、文件柜、抽屜、計(jì)算機(jī)文件夾等亂七八糟，平均每天會(huì)為找材料、查數(shù)據(jù)花90分鐘，每周在這一項(xiàng)將整整浪費(fèi)一個(gè)工作日的時(shí)間。
再比如，做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間多一倍，常常因?yàn)槲覀儗?duì)此估計(jì)不足，致使計(jì)劃被打亂，反而使整體時(shí)間使用效率極大地降低。
總之，我們一直以來(lái)對(duì)時(shí)間問(wèn)題認(rèn)識(shí)不足，時(shí)間管理還談不上精細(xì)化。
二、重新認(rèn)識(shí)我們自以為非常有概念的時(shí)間概念
人的一生以當(dāng)今時(shí)代的平均壽命75歲計(jì)，一個(gè)人的生命長(zhǎng)度實(shí)際只有3900個(gè)禮拜。我們不妨買來(lái)一個(gè)特制的精美的儲(chǔ)罐，里面裝上3900個(gè)彩色的玻璃珠子，每周的周末扔掉一個(gè)，我們每天會(huì)增加一份緊張，因?yàn)槲覀冄垡?jiàn)著“日子”迅速減少。
韓國(guó)這些年非常流行一種“死一把”的活動(dòng)。參加活動(dòng)的人首先要進(jìn)行一個(gè)以“生命的意義”為題的測(cè)試，留下肖像，寫下遺囑，穿上麻布做的壽衣躺進(jìn)棺材里。體驗(yàn)者能在棺材中聽(tīng)到哭聲，大約15分鐘后，工作人員再打開(kāi)棺材，體驗(yàn)活動(dòng)結(jié)束。目的讓人們反省過(guò)去，珍惜現(xiàn)在，更好地面對(duì)未來(lái)。參與者感觸：“在棺材里，我非常害怕，想起了母親和逝去的親友，我要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)沒(méi)有遺憾的人生。”
英國(guó)心理學(xué)家弗蘭克·托里斯博士作過(guò)一次調(diào)查：如果意識(shí)到生命是一場(chǎng)租賃，你會(huì)對(duì)生活有些什么樣的再認(rèn)識(shí)呢?
占24%的參與者的體會(huì)是“有了危機(jī)與壓力”;
26%的參與者的體會(huì)是“處處按規(guī)矩辦事”;
35%的參與者的體會(huì)是“珍惜身邊的一切”。
我們?yōu)槭裁捶堑玫鹊脚c生死相關(guān)時(shí)才對(duì)時(shí)間易逝產(chǎn)生感觸呢?我們只需要向下列人員咨詢，就能迅速加深對(duì)時(shí)間的認(rèn)識(shí)：
要體會(huì)一年的價(jià)值——去問(wèn)問(wèn)沒(méi)有通過(guò)升學(xué)考試的學(xué)生;
要體會(huì)一月的價(jià)值——去問(wèn)問(wèn)生下早產(chǎn)兒的母親;
要體會(huì)一天的價(jià)值——去問(wèn)問(wèn)日?qǐng)?bào)的編輯;
要體會(huì)一分鐘的價(jià)值——去問(wèn)問(wèn)沒(méi)趕上火車的旅客;
要體會(huì)一毫秒的價(jià)值——去問(wèn)問(wèn)奧運(yùn)會(huì)獲得短跑銀牌的亞軍。
從這個(gè)角度來(lái)看，我們對(duì)時(shí)間的正確認(rèn)識(shí)還是有差距的。
三、時(shí)間管理的方法和工具心得
專心于一件事。
古書中最早的經(jīng)典《尚書·大禹謨》中有關(guān)于精細(xì)化管理的論述：“人心惟危，道心惟微;惟精惟一，允執(zhí)厥中。”這里的“惟一”說(shuō)的是專心致志的意思，這也道出了時(shí)間管理的原則。曾國(guó)藩于此的心得是，“雖極忙，亦須了本日功課，不以昨日耽誤而今日補(bǔ)做，不以明日有事而今日預(yù)做”。
每一個(gè)時(shí)間段集中精力于一件事，是我們學(xué)習(xí)時(shí)間管理的首先需要注意的。我們需要利用“工作進(jìn)度表”書面規(guī)定月、周、日的工作任務(wù)與目標(biāo)，要在每個(gè)工作日之前為計(jì)劃中的工作做準(zhǔn)備，并且盡量一次性處理完畢每份文件。在工作中，盡量回避干憂性電話、不速之客的來(lái)訪以及突然的約會(huì)。當(dāng)非計(jì)劃的時(shí)間占用出現(xiàn)，為了有效處理更重要的事情時(shí)，我們必須學(xué)會(huì)說(shuō)“不”。
把工作進(jìn)行有效的分類。
美國(guó)通用汽車公司前總裁斯隆遵照德魯克的建議，詳細(xì)記錄了自己兩周的時(shí)間分配，有1/3是不需要的或者是不需要他親自出馬的，由此自己忙碌的事減少了15%。
時(shí)間管理上，常常用4象限圖做工作分類。比如按重要和緊急兩個(gè)維度可以分成以下4類：重要而緊急的、重要而不緊急的、不重要而緊急的、不重要也不緊急的。比如按是否親自做和是否需要匯報(bào)檢查兩個(gè)維度可以分成以下4類：親自做且必須向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的工作，約占10%;親自做但不一定向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的工作， 約占20%;可以交給別人做但要親自檢查的工作，約占30%;可以交給別人做而且可以交給別人去檢查的工作，約占40%。
很多成功者都實(shí)行“6點(diǎn)優(yōu)先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開(kāi)始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為1的事情，完成后再全力以赴做標(biāo)號(hào)為2的事，依此類推。一般認(rèn)為，一個(gè)人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。
正如切斯特爾頓所說(shuō)：所有的人都是平凡的，有些人因知道了這一點(diǎn)而成了非凡的人。
提高第一次做對(duì)的概率。
曾國(guó)藩在《與弟書》中說(shuō)：“窮通由天作主，予奪由人作主，業(yè)之精不精則由我作主，然吾未見(jiàn)業(yè)果精而終不得食者也”。說(shuō)的是做事要做到位。孔子的語(yǔ)錄中也有記載：“為命，裨諶草創(chuàng)之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產(chǎn)潤(rùn)色之”。一份文件，起草、討論、修改、潤(rùn)色層層把關(guān)，避免出錯(cuò)。
我們很多同志并非沒(méi)有工作熱情，而是做事急急忙忙，草率了之，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)、重頭再來(lái)，這樣的時(shí)間效率反而更低了。
學(xué)會(huì)“間作套種”。
“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。改變工作內(nèi)容就會(huì)產(chǎn)生新的興奮灶，人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。據(jù)說(shuō)馬克思研究經(jīng)濟(jì)學(xué)時(shí)，累了就演算數(shù)學(xué)題，以緩解疲勞，馬克思竟然因此而在微積分領(lǐng)域有所成就。
這里推薦一種“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣經(jīng)·新約》的翻譯者，他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌繼續(xù)工作。
放下不會(huì)產(chǎn)生效果的努力。
有一段祈禱詞是頗有助于時(shí)間管理的：“希望上帝能給我智慧，去分辨出什么能改變什么不能改變;希望上帝能給我健全的心態(tài)，讓我能夠接納我不能改變的事情;希望上帝能給我勇氣，讓我去改變可以改變的事情”。人們常常為自己解決不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而為，這樣往往會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。
當(dāng)然，時(shí)間管理是個(gè)不小的題目，還有很多方法可以討論，比如凡是可以交派下屬去做的就授權(quán)和交派下去、按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線圖來(lái)安排工作、日程表留有回旋余地以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。
這些，有待以后分享。