最新時(shí)間管理四象限方法有哪些(2)
時(shí)間管理的關(guān)鍵
一、時(shí)間管理是事業(yè)成功的關(guān)鍵
一個(gè)人、團(tuán)隊(duì)能否在自己的事業(yè)生涯中取得成功，秘訣就在于搞好時(shí)間管理。所以在國外，早就出現(xiàn)了時(shí)間管理學(xué)，現(xiàn)在已經(jīng)發(fā)展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美國托馬斯·愛迪生說過，世界上最重要的東西是"時(shí)間"。美國著名的管理大師杜拉克說道："不能管理時(shí)間，便什么也不能管理";"時(shí)間是世界上最短缺的資源，除非嚴(yán)加管理，否則就會(huì)一事無成"。
二、對(duì)付"十大時(shí)間竊賊"的妙招
管好時(shí)間，最重要的措施之一是大大減少你浪費(fèi)掉的時(shí)間。時(shí)間管理學(xué)研究發(fā)現(xiàn)，人們的時(shí)間往往是被下述10大"時(shí)間竊賊"給偷走的：
1.找東西：據(jù)對(duì)美國200家大公司職員作的調(diào)查，公司職員每年都要把6周時(shí)間浪費(fèi)在尋找亂放的東西上面。這意味著，他們每年要損失10%的時(shí)間。對(duì)付這個(gè)"時(shí)間竊賊"，有一條最好的原則：不用的東西扔掉，不扔掉的東西分門別類保管好。
2.懶惰。對(duì)付這個(gè)"時(shí)間竊賊"的辦法是：
(1) 使用日程安排薄
(2) 在家居之外的地方工作
(3) 及早開始
3.時(shí)斷時(shí)續(xù)。研究發(fā)現(xiàn)，造成公司職員浪費(fèi)時(shí)間最多的是干活時(shí)斷時(shí)續(xù)的方式。因?yàn)橹匦鹿ぷ鲿r(shí)，這位職員需要花時(shí)間調(diào)整大腦活動(dòng)及注意力，才能在停頓的地方接下去干。
4.一個(gè)人包打天下。提高效率的最大潛力，莫過于其他人的協(xié)助。你把工作委托給其他人，授權(quán)他們?nèi)ジ珊?，這樣每個(gè)人都是贏家。授權(quán)給別人，同時(shí)也要給他們完成任務(wù)所需要的條件。
5.偶發(fā)延誤這是最浪費(fèi)時(shí)間的情況，要避免這種情況出現(xiàn)，唯一的辦法是預(yù)先安排工作。事前有準(zhǔn)備，利用好偶發(fā)的延誤，你能把本來會(huì)失去的時(shí)間化為有用的時(shí)間。
6.惋惜不巳或白日作夢(mèng)老是想著過去犯過的錯(cuò)誤和失去的機(jī)會(huì)，唏噓不巳，又或者空想未來，這兩種心境都是極浪費(fèi)時(shí)間的。
7.拖拖拉拉
這種人花許多時(shí)間思考要做的事，擔(dān)心這個(gè)擔(dān)心那個(gè)，找借口推遲行動(dòng)，又為沒有完成任務(wù)而悔恨。在這段時(shí)間里，其實(shí)他們本來能完成任務(wù)而且應(yīng)轉(zhuǎn)入下一個(gè)工作了。解決辦法有：
(1) 確定一項(xiàng)任務(wù)是否非做不可，是把可有可無的任務(wù)取消掉。
(2) 把任務(wù)委托給別人--你不喜歡做的某件事，也許別人喜歡做，這樣雙方都成了贏家。
(3) 弄清楚有什么好處，然后行動(dòng)起來--如果你有個(gè)重大目標(biāo)，那你就比較容易拿出干勁去完成有助于你達(dá)到目標(biāo)的任務(wù)。
(4) 養(yǎng)成好習(xí)慣--許多人的拖沓已經(jīng)成了習(xí)慣。對(duì)于這些人，這就必須重新訓(xùn)練自己，用好習(xí)慣來取代拖沓的壞習(xí)慣。
8.對(duì)問題缺乏理解就匆忙行動(dòng)
這種人與拖拉作風(fēng)正好相反，他們?cè)谖传@得對(duì)一個(gè)問題的充分資訊之前就匆忙行動(dòng)，以致往往需要推倒重來。這種人就必須培養(yǎng)自己的自制力。
9. 消極情緒
消極情緒使人失去干勁，工作效率下降。對(duì)人懷有戒心、妒忌、明爭暗斗、憤怒及其他消極情緒使我們難以做到最好。這就必須進(jìn)行自我心理調(diào)適，培養(yǎng)積極心態(tài)。
10.分不清輕重緩急
即使是避免了上述大多數(shù)問題的人，如果不懂得分清輕重緩急，也達(dá)不到應(yīng)有的效率。區(qū)分輕重緩急是時(shí)間管理中最關(guān)鍵的問題。所以，我們下面多花一點(diǎn)時(shí)間來解決這個(gè)問題。
三、區(qū)分輕重緩急是時(shí)間管理最關(guān)鍵的技巧
許多人在處理日常事務(wù)時(shí)，完全不考慮完成某個(gè)任務(wù)之后他們會(huì)得到什么好處。這些人以為每個(gè)任務(wù)都是一樣的，只要時(shí)間被工作填得滿滿的，他們就會(huì)很高興?；蛘?，他們?cè)敢庾霰砻婵磥碛腥さ氖虑?，而不理?huì)不那么有趣的事情。他們完全不知道怎樣把人生的任務(wù)和責(zé)任按重要性排隊(duì)。
時(shí)間管理技巧1.確定主次。
在確定每一天具體做什么之前，要問自己三個(gè)問題：
(1)我需要做什么?--明確那些非做不可，又必須自己親自做的事情。
(2)什么能給我最高回報(bào)?人們應(yīng)該把時(shí)間和精力集中在能給自己最高回報(bào)的事情上，即所謂"揚(yáng)己所長"。
(3)什么能給我們最大的滿足感?在能給自己帶來最高回報(bào)的事情中，優(yōu)先安排能給自己帶來滿足感和快樂的事情。
時(shí)間管理技巧2.把重要事情擺在第一位。
根據(jù)輕重緩急開始行動(dòng)根據(jù)事情的優(yōu)先程度來安排先后順序的：
(1) 每天開始都有一張優(yōu)先表
在時(shí)間管理學(xué)上有一個(gè)"優(yōu)先矩陣"：可以用來幫助確定最需要做的事：
M 重要又緊迫
M 重要但不緊迫
M 不重要但緊迫
M 不重要又不緊迫
很顯然，應(yīng)當(dāng)按照"M、M、M、M"排工作，并且堅(jiān)持不懈。
(2) 對(duì)于中、長期的工作，則把事情按先后順序?qū)懴聛?，定個(gè)進(jìn)度表，堅(jiān)持不懈。
時(shí)間管理技巧3.持之以恒的實(shí)踐
除了上述十大"時(shí)間竊賊"之外，其他常見的"時(shí)間竊賊"還有：承諾太多，貪多不爛;喜歡開會(huì)，夸夸其談;門戶大開，迎來送往;家務(wù)繁雜、應(yīng)酬過多等等。 下面是充分利用時(shí)間的一些技巧：
--做好協(xié)調(diào)，工作分流;
--在處理重要而耗時(shí)的事務(wù)中感到厭倦時(shí)，改而處理其他雜務(wù)，既可節(jié)省時(shí)間，又能轉(zhuǎn)換心情;
--不浪費(fèi)零碎時(shí)間(利用零碎時(shí)間處理雜務(wù)，延后用餐時(shí)間以免擁擠等);
--采取比較簡單的生活方式，處理好工作與生活的矛盾。
--盡量減少不必要的對(duì)外應(yīng)酬，必須應(yīng)酬時(shí)設(shè)法節(jié)省應(yīng)酬時(shí)間。
--充分運(yùn)用上下班的搭車時(shí)間(如車上想問題、記筆記、聽磁帶等);
--設(shè)計(jì)好程序和圖表(有一套好的程序和圖表有助于大大提高效率);
--每天為第二天作計(jì)劃;
--每日下班前清理桌面;
--在案頭設(shè)一個(gè)標(biāo)有"進(jìn)"、"出"、"存"三檔的文件架;
--今日事今日畢，把"立即做"的工作一件件處理完;
--搞好會(huì)議管理，提高會(huì)議效率。
--遇事記筆記是一個(gè)很實(shí)用的節(jié)時(shí)技巧。
時(shí)間管理學(xué)強(qiáng)調(diào)，事實(shí)上，時(shí)間管理技巧是找出浪費(fèi)時(shí)間的毛病與改進(jìn)之道只是治標(biāo);唯有鍥而不舍、持之以恒的實(shí)踐才是治本。因此，我們必須將上述方法和技巧勤加練習(xí)，使之習(xí)慣成自然。
時(shí)間管理成果的經(jīng)驗(yàn)分享
專心于一件事。
古書中最早的經(jīng)典《尚書·大禹謨》中有關(guān)于精細(xì)化時(shí)間管理的論述：“人心惟危，道心惟微;惟精惟一，允執(zhí)厥中。”這里的“惟一”說的是專心致志的意思，這也道出了時(shí)間管理的原則。曾國藩于此的心得是，“雖極忙，亦須了本日功課，不以昨日耽誤而今日補(bǔ)做，不以明日有事而今日預(yù)做”。
每一個(gè)時(shí)間段集中精力于一件事，是我們學(xué)習(xí)時(shí)間管理的首先需要注意的。我們需要利用“工作進(jìn)度表”書面規(guī)定月、周、日的工作任務(wù)與目標(biāo)，要在每個(gè)工作日之前為計(jì)劃中的工作做準(zhǔn)備，并且盡量一次性處理完畢每份文件。在工作中，盡量回避干憂性電話、不速之客的來訪以及突然的約會(huì)。當(dāng)非計(jì)劃的時(shí)間占用出現(xiàn)，為了有效處理更重要的事情時(shí)，我們必須學(xué)會(huì)說“不”。
把工作進(jìn)行有效的分類。
美國通用汽車公司前總裁斯隆遵照德魯克的建議，詳細(xì)記錄了自己兩周的時(shí)間分配，有1/3是不需要的或者是不需要他親自出馬的，由此自己忙碌的事減少了15%。
時(shí)間管理上，常常用4象限圖做工作分類。比如按重要和緊急兩個(gè)維度可以分成以下4類：重要而緊急的、重要而不緊急的、不重要而緊急的、不重要也不緊急的。比如按是否親自做和是否需要匯報(bào)檢查兩個(gè)維度可以分成以下4類：親自做且必須向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的工作，約占10%;親自做但不一定向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的工作， 約占20%;可以交給別人做但要親自檢查的工作，約占30%;可以交給別人做而且可以交給別人去檢查的工作，約占40%。
很多成功者都實(shí)行“6點(diǎn)優(yōu)先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分別從1到6標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號(hào)為1的事情，完成后再全力以赴做標(biāo)號(hào)為2的事，依此類推。一般認(rèn)為，一個(gè)人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。
正如切斯特爾頓所說：所有的人都是平凡的，有些人因知道了這一點(diǎn)而成了非凡的人。
提高第一次做對(duì)的概率。
曾國藩在《與弟書》中說：“窮通由天作主，予奪由人作主，業(yè)之精不精則由我作主，然吾未見業(yè)果精而終不得食者也”。說的是做事要做到位。孔子的語錄中也有記載：“為命，裨諶草創(chuàng)之，世叔討論之，行人子羽修飾之，東里子產(chǎn)潤色之”。一份文件，起草、討論、修改、潤色層層把關(guān)，避免出錯(cuò)。
我們很多同志并非沒有工作熱情，而是做事急急忙忙，草率了之，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)、重頭再來，這樣的時(shí)間效率反而更低了。
學(xué)會(huì)“間作套種”。
“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。改變工作內(nèi)容就會(huì)產(chǎn)生新的興奮灶，人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。據(jù)說馬克思研究經(jīng)濟(jì)學(xué)時(shí)，累了就演算數(shù)學(xué)題，以緩解疲勞，馬克思竟然因此而在微積分領(lǐng)域有所成就。
這里推薦一種“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣經(jīng)·新約》的翻譯者，他的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌繼續(xù)工作。
有一段祈禱詞是頗有助于時(shí)間管理的：“希望上帝能給我智慧，去分辨出什么能改變什么不能改變;希望上帝能給我健全的心態(tài)，讓我能夠接納我不能改變的事情;希望上帝能給我勇氣，讓我去改變可以改變的事情”。人們常常為自己解決不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而為，這樣往往會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。
當(dāng)然，時(shí)間管理是個(gè)不小的題目，還有很多方法可以討論，比如凡是可以交派下屬去做的就授權(quán)和交派下去、按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲線圖來安排工作、日程表留有回旋余地以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件等。
時(shí)間管理的工作計(jì)劃
1.變得健康。我過去跑過馬拉松。我的兒子曾經(jīng)跟我商量過一起參加倫敦馬拉松賽，但我可能不會(huì)再去參加了。我們兩個(gè)人都很忙，而且不管他怎么想，我都不愿意讓自己的身體再經(jīng)受一次那樣的折磨了。我真正想做的就是每周跑步四次，每次跑五公里。這就是SMART。
2.謀生/寫作/《游歷》。這個(gè)目標(biāo)具體來說，就是寫成初稿100 000字的小說，并在6個(gè)月之內(nèi)完成。
3.項(xiàng)目管理培訓(xùn)和咨詢——維護(hù)現(xiàn)有客戶。這一項(xiàng)里我的目標(biāo)是，在今年開展100天的培訓(xùn)和咨詢。
4.項(xiàng)目管理培訓(xùn)和咨詢——拓展新業(yè)務(wù)。在這一項(xiàng)里我的目標(biāo)是，在今年的12個(gè)月內(nèi)，每月獲得25 000歐元的銷售收入。
5.使公司收入增加50%(在本個(gè)財(cái)政年度內(nèi))。
6.學(xué)習(xí)演奏一種樂器?，F(xiàn)在我必須承認(rèn)，當(dāng)我在寫作這本書的時(shí)候，這個(gè)特定目標(biāo)并不那么SMART。比如，我還沒有確定我想學(xué)習(xí)演奏的到底是什么樂器，但是現(xiàn)在，我已經(jīng)讓這個(gè)目標(biāo)變得SMART了，因?yàn)樗優(yōu)椋涸诮衲昴甑浊皼Q定學(xué)習(xí)哪種樂器，并且購買那種樂器。這下子終于SMART了!(這可能也算不上什么，這個(gè)目標(biāo)在變得SMART之前幾乎沒有任何進(jìn)展。然而現(xiàn)在至少我有了目標(biāo)來朝著它前進(jìn)，這只是讓目標(biāo)變得SMART 的好處之一)。現(xiàn)在你來列出你自己的清單。首先你需要把所有的事情都清理出來，寫在紙上。你可以采用以下步驟作為提示，或者作為核對(duì)表，來幫助你把所有事情都想到。
1.從你自己開始，寫下此時(shí)所有對(duì)你來說很重要的事情。你必須做的事情;討厭做卻無論如何也必須做的事情;喜歡做的、想要做得更多的事情;內(nèi)心深處真正想要做的事。你有什么興趣愛好或者你喜歡做什么?有什么事情是你一直都想做但是一直都沒有找到時(shí)間做的?這一年里你有什么具體的事情要做嗎?
2.現(xiàn)在做一些延伸。你的家庭生活如何，你的近親，然后你的遠(yuǎn)親呢?寫下任何進(jìn)入你腦海里的東西。
3.下一步，你的工作如何?對(duì)此需要做些什么事?把這些事項(xiàng)加入你的清單。
4.如果想得到更多的提示，你可以迅速瀏覽一遍本書第五部分的案例學(xué)習(xí)，如果想起其他任何事情，把它們也添加到你的清單里。
5.你的清單初稿就完成了。
開始行動(dòng)吧!寫下你的清單初稿。
你的清單是動(dòng)態(tài)的
你的清單并非永遠(yuǎn)固定不變，它是動(dòng)態(tài)的，可以進(jìn)行調(diào)整變化。比如，當(dāng)我簽下合同寫這本書的時(shí)候，我就改動(dòng)了清單。我當(dāng)時(shí)在寫一本名為《游歷》的小說，現(xiàn)在我必須暫時(shí)停止那本小說的寫作，把精力放在本書的寫作上。所以現(xiàn)在我的清單看起來是下面這個(gè)樣子了：
加在《游歷》上的方括號(hào)表示現(xiàn)在它暫時(shí)不在優(yōu)先順序清單中，也就是說這一事項(xiàng)沒有優(yōu)先順序——在本書沒有完成之前，不會(huì)繼續(xù)《游歷》的寫作。所以，這個(gè)清單是可以改變的(可能你想知道我新添加進(jìn)來的事項(xiàng)——寫這本書，是不是也符合SMART標(biāo)準(zhǔn)，其實(shí)它是符合SMART標(biāo)準(zhǔn)的。我必須在規(guī)定的時(shí)間前寫完讓出版商滿意的稿件)。
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