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十個(gè)實(shí)用的時(shí)間管理方法_高端人士的時(shí)間管理方法(2)

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高端人士的時(shí)間管理方法

  一般有這3種類型的基本工作點(diǎn)必須查對(duì),即基于功能的工作要求、基于內(nèi)容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如:

  1、基于功能的工作要求:

  ·優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間是否得到保證

  ·打電話與回電話

  ·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件

  ·繼續(xù)關(guān)注已進(jìn)行的工作

  ·用在非優(yōu)先事項(xiàng)的兩個(gè)小時(shí)(可以零散分布在全天)

  ·MBWA

  ·每天安排對(duì)每一個(gè)直接報(bào)告人的簡短的接見

  ·每天安排與上司的摸底性謁見

  2、基于內(nèi)容的工作要求。內(nèi)容方面的基本要求一般有以下幾種情況:

  ·與老客戶的聯(lián)絡(luò)

  ·發(fā)展新客戶

  ·數(shù)據(jù)處理

  ·授權(quán)與員工培養(yǎng)

  ·撰寫備忘錄、信件、報(bào)表、營銷策劃案、戰(zhàn)略計(jì)劃等

  其他任何正當(dāng)?shù)氖马?xiàng)都可以算做綜合性的基本核查點(diǎn),不要隨便放過。注意不要使自己的負(fù)荷過重,反應(yīng)要快,有了這些核查要點(diǎn)作為支架,下面你就可以學(xué)習(xí)頂級(jí)管理者一種獨(dú)特的工作藝術(shù)要求,這種工作藝術(shù)是他們之所以能夠靈活地安排自己的工作時(shí)間的根本原因。

  重組時(shí)間——巧用“秘密10分鐘”

  所有的頂級(jí)管理者都深知,在自己的個(gè)人時(shí)間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價(jià)還價(jià),是一個(gè)無法回避的現(xiàn)實(shí),這也是頂級(jí)管理者之所以能成為頂級(jí)管理者的真正重要的時(shí)間管理藝術(shù)。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時(shí)調(diào)整你專注某一具體工作的習(xí)慣,使之可以適應(yīng)更小塊的工作時(shí)間單元。

  要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”,叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等,使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。

  你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會(huì)給自己的工作帶來多么大的差異。

  你聽見馬文正沿著走廊走過來,你知道大約3分鐘以后,他就會(huì)從門口探進(jìn)頭來說:“嗨,有時(shí)間嗎?”可是,你那時(shí)候正在把最后的各種數(shù)字填到預(yù)算報(bào)告上,你已經(jīng)干了10分鐘,估計(jì)還有20分鐘就可以完成,在這種情況下,你對(duì)馬文的不期而至的兩種反應(yīng)是:

  如果你的目標(biāo)是現(xiàn)在就把任務(wù)完成,那么就是:“啊呀又來了,什么都做不了,真是亂了套了!”

  如果你懷著“毛毛雨”的思想,那么就是:“哦,沒事,我已經(jīng)做完了1/3。馬文走后,我可以趕在下午3點(diǎn)的會(huì)議之前再趕出1/3。開完會(huì)后找機(jī)會(huì)溜到一邊再完成剩下的1/3。”

  關(guān)鍵是你要靈活機(jī)敏地考慮你的時(shí)間安排。這樣做有兩大好處:第一,因?yàn)槟阈廊粚?duì)待這種不速之客,立即投身其中,受害者的憤怒情緒會(huì)大大減少,被這種不滿情緒"堵塞"的能量因此能釋放出來;第二,如果你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點(diǎn)清單,一邊不斷地尋找各種可能的機(jī)會(huì)來完成這些基本任務(wù),久而久之,你會(huì)養(yǎng)成一個(gè)非常好的利用時(shí)間的習(xí)慣,工作效率也會(huì)大大提高,據(jù)我所知,這是為許多資深管理者和CEO所運(yùn)用的成功法寶。

  我也不知道這種圍繞一根固定旗桿(查對(duì)要點(diǎn)清單)靈活的時(shí)間管理策略為什么這么有用,但是事實(shí)上的確收效非凡。因?yàn)榫臀宜?,那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經(jīng)過。

  國際度假咨詢有限公司董事會(huì)主席(ResortQuest International, Inc.)約瑟夫·維特利亞(Joseph Vittoria),當(dāng)我訪問他的時(shí)候,那一天他在黃色的便條上已經(jīng)記下了5個(gè)他要打的電話。但是當(dāng)他打完一個(gè)電話之后,就有人探進(jìn)頭詢問某事,或叫他去和誰商量一件事。對(duì)于這種情況,我們的維特利亞都是來者不拒,笑臉相迎,等他們一走,他就接著打第2個(gè)電話,打完第2個(gè)電話后又去拜訪同一樓層的一個(gè)人??偠灾雌饋砭拖袷且粓F(tuán)旋風(fēng)在地上到處轉(zhuǎn)。但是每當(dāng)他從突然襲擊的意外交際中脫身出來,他就又馬上回到自己的辦公桌邊,接著打其余的電話。就這樣,幾個(gè)小時(shí)過去之后,他原先計(jì)劃要打完的電話終于實(shí)實(shí)在在地打完了,“線索”雖然一直未斷,但卻是見縫插針完成的。

  維特利亞先生的一天是固定時(shí)間與不固定時(shí)間的混合體,這是大多數(shù)資深生意人對(duì)待時(shí)間的觀念。

  在甘乃特報(bào)業(yè)公司CEO約翰·科里那里,同樣的現(xiàn)象在他處理文書工作的時(shí)候格外明顯。正如我們在第1章中提到的,科里更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料,這樣一來,他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同樣的一幕又出現(xiàn)了,辦公室里人來人往,電話也響個(gè)不停,臨時(shí)會(huì)議也少不了——不管怎樣,別的事情一完,他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8:30開始,一般到午飯之前,就可以處理完所有函件。

  無論是柯利還是維特利亞都絕不會(huì)花力氣把自己的時(shí)間定為“電話時(shí)間”或“文案時(shí)間”。他們反而把這些事“撒”在幾個(gè)小時(shí)的范圍內(nèi),然后以在時(shí)間方面極其經(jīng)濟(jì)的方式來完成,一點(diǎn)也不覺得受壓。

  事業(yè)進(jìn)步的金言——如何掌握靈活的時(shí)間管理藝術(shù)

  為了幫助你掌握靈活安排工作日程的方法,本書下面將為你提供6條時(shí)間管理技術(shù)。但是讓我們從博思咨詢公司的前合伙人,獨(dú)立咨詢師桑德拉·克萊什(Sandra Kresch),一位工作方法極其得當(dāng)?shù)淖稍儙煹?a href='http://www.yishupeixun.net/wen/gushi/' target='_blank'>故事開始,這故事描述了她自己典型的一天,其中充滿了職業(yè)與個(gè)人的特色。

  我今天有一系列的事要去做,要帶貓咪去看獸醫(yī),我自己也想去看醫(yī)生;辦公室的工作也排得滿滿的;另外我還要為一家我擔(dān)任會(huì)長的非營利組織物色一名新的執(zhí)行董事;最后還要幫一群朋友的忙。

  在考慮如何處理好如此眾多的事情的時(shí)候,我認(rèn)為最重要的是制訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一可以去看獸醫(yī)的時(shí)間是早上7點(diǎn)。于是我早早把它送了去,并且想好下午怎么順道帶它回家。

  此后,我就必須呆在家相當(dāng)長的時(shí)間。有兩個(gè)生意人,一個(gè)在倫敦,一個(gè)在另外一個(gè)地方,需要我去聯(lián)系,所以清早我還得先給他們的辦公室打電話通知一下,讓他們能夠在我離家外出之前給我來個(gè)電話。

  我在辦公室的工作日程,總是安排得非常緊湊,有力地集中在本星期必須完成的3件大事上,絕不枝節(jié)旁蔓。

  從這位繁忙的專業(yè)人士對(duì)自己一天生活的敘述中,我們可以提煉出6種她用以保持對(duì)時(shí)間的某種控制的方法,我把這6種方法推薦給各位讀者。

  1、使用一張寫有本周必須完成的三四項(xiàng)主要待辦事項(xiàng)清單。要記住它,每天念叨幾次。還可以把這張單子貼到工作日程計(jì)劃本上,或把它錄入電子日程中,方便自己反復(fù)查看。這種方法能夠幫助你集中全力實(shí)現(xiàn)每周的工作目標(biāo)。

  2、標(biāo)注工作日中的固定點(diǎn),即每天的工作框架。拿前面的故事來說,貓必須早一點(diǎn)送到獸醫(yī)那里去,因?yàn)檫@樣可以在當(dāng)天就把它接回家,打往倫敦的電話最好在中午之前完成,否則恐怕會(huì)與意想之外的會(huì)議和其他工作任務(wù)相沖突??蚣艽詈煤?,填充具體內(nèi)容也就舒服和容易得多了。安德魯·格羅夫(Andrew Grove)在《高產(chǎn)出管理》(Hign Output Management)一書中說:“我們必須找出有限制性的步驟……如果我們能夠確定什么事是不可更改的,并且能圍繞這些事安排其他'好說'的事,我們的工作效率就會(huì)高得多。”

  3、估計(jì)好“變動(dòng)”的因素,在選定哪些工作應(yīng)該全力以赴的時(shí)候,特別要注意那些有限制的或沒有任何余地的事情。比如說,準(zhǔn)備當(dāng)天下午兩點(diǎn)會(huì)議的備忘錄,是一件沒有多少變動(dòng)因素的事,然而如果是下周的會(huì)議,則情況可能完全不同。

  4、拉長工作日的兩端,在克萊奇的例子中,我們會(huì)注意到與獸醫(yī)的約會(huì)是在早上7點(diǎn),同樣,我們也應(yīng)該把個(gè)人私事、瑣事安排在工作日的兩頭,比如早上7點(diǎn)去見你的造型師,下午7點(diǎn)理發(fā)和購物。

  5、簡化與支持。你應(yīng)該常常問自己:這件工作中哪些事是可以授權(quán)他人去做的?怎樣才能使這件工作變得更簡明易行?

  6、對(duì)那些沒完沒了的要求,就像格羅夫所指出的:“如果你對(duì)一件事說了是,你就很難再對(duì)另外一件使你更遠(yuǎn)離目標(biāo)的事說不。”

  所有的頂級(jí)管理者都深知,在自己的個(gè)人時(shí)間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價(jià)還價(jià),是一個(gè)無法回避的現(xiàn)實(shí),這也是頂級(jí)管理者之所以能成為頂級(jí)管理者的真正重要的時(shí)間管理藝術(shù)。其中的主要挑戰(zhàn)是你要有隨時(shí)調(diào)整你專注某一具體工作的習(xí)慣,使之可以適應(yīng)更小塊的工作時(shí)間單元。

  要把充滿討價(jià)還價(jià)的工作日看做是由大量10來分鐘的小時(shí)間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”,叫做“馬賽克”時(shí)間塊、“幾個(gè)字節(jié)的時(shí)間”等,使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時(shí)間的形象記憶。

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