提高效率、節(jié)省時間的十五法則
法則一:制定時間管理計劃
?、儆媱澝吭隆⒚恐?、每日的行程表,在計劃上所花的每件事將在實際操作中節(jié)省至少3個小時,而且效果會更好。
?、谠O(shè)定每項活動的完成期限或跟進日期。
?、壑贫☉?yīng)急措施,幫助應(yīng)付意外情況。
法則二:養(yǎng)成快速的節(jié)奏感:不僅提高效率,節(jié)約時間,也能給人以良好的作風(fēng)印象。
法則三:學(xué)會授權(quán)
法則四:高效的會議技巧
法則五:養(yǎng)成整潔、有條理的習(xí)慣
?、贀?jù)統(tǒng)計,一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。
?、诒3肿烂嬲麧?,桌面上只放當(dāng)天要用的文件和物品,其他所有文件,物品按固定位置存放,要用時才拿出來。
③建立良好的文書檔案系統(tǒng),方便存檔及查閱。
法則六:專心致志,有始有終
①不要讓突然而來的想法、主意,影響手頭上的工作,應(yīng)把它記錄下來,在方便的時候再考慮。
②盡量完成一項工作才開始另一項,切忌有頭無尾。
需時較長的重要項目,應(yīng)安排大塊完整的時間,避免時斷時續(xù)的工作方式。一是停頓下來費時,二是重新工作時,還需要花時間來調(diào)整情緒、思路和狀態(tài),才能在停頓的地方接下去干。
法則七:簡化工作流程
①消除不必要的任務(wù)或步驟。
?、诤喜⒛承┤蝿?wù)或步驟。
?、弁竭M行兩項或更多的任務(wù)或步驟。
?、軐⑷蝿?wù)或步驟進一步細分。
⑤重新安排工作流程,使用更有效的工作方法。
法則八:一次做好,次次做好
①所有文件、資料只經(jīng)手一次便處理好,可以采取以下行動之一:
A.歸檔 B.執(zhí)行 C.傳閱 D.廢棄
?、谇杏涢喿x后不做處理,留待下次再閱讀、再處理的重復(fù)工作。
③保證工作的質(zhì)量,避免返工帶來的浪費。
法則九:克服拖延、現(xiàn)在就做
?、?"人并不是因為跑得不快而趕不上火車的,而是因為出發(fā)晚了才趕不上的。"
②應(yīng)做而未做的事務(wù)不斷給人壓迫感,拖延者心頭不空,因而時常感到時間的壓力,使人心力交瘁,浪費了寶貴的時間。
?、劭朔涎拥募记?設(shè)定完成日期,制定具體的計劃。
④安排跟進,設(shè)立獎勵。
法則十:當(dāng)日事當(dāng)日畢
制定每日的工作時間表,每天都將目標、結(jié)果日清日新。
法則十一:善用零散時間
①滴水成河,用"分鐘"來計算時間的人,比用"小時"來計算的時間的人,時間多59倍。
②零散的時間可用來從事零碎的工作。例如坐車、等人時,就可以學(xué)習(xí)、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計劃下一個行動等等。
?、蹧]有利用不了的時間,只有自己不利用的時間。
法則十二:利用節(jié)省時間的工具
?、?電話、電子郵件、傳真、語音系統(tǒng)、電腦等。
?、?使用電話時應(yīng)開門見山,長話短說;打電話前應(yīng)先列出講話要點,以免遺漏。
?、?需要向一個以上的人傳遞信息時,應(yīng)采用電子郵件,以避免重復(fù)浪費時間。
?、?提高使用日常電腦軟件的技巧。
法則十三:高效的閱讀法
①有目的地閱讀。
?、诳焖俾宰x和重點詳讀相結(jié)合。
?、蹥w納要點,在書上標記或記筆記。
?、芮屑芍鹱珠喿x。
?、莺喕k公室的傳閱資料。
法則十四:高質(zhì)高效的睡眠
?、倥囵B(yǎng)隨時隨地入睡的能力。
?、谧⒅厮哔|(zhì)量,不要只注重時間長短。
③利用白天瞬間睡眠,保持旺盛精力。
?、苄睦碛?xùn)練,自我暗示與身心放松。
法則十五:終生學(xué)習(xí)
通過學(xué)習(xí)提高本身的技能是提高效率的捷徑。
?、匍L期自學(xué),定期參加各種研討會。
?、诙喾矫嫠鸭c專業(yè)有關(guān)的信息,更新自己的知識結(jié)構(gòu)
?、垧B(yǎng)成終生學(xué)習(xí)的習(xí)慣。
時間管理是一種習(xí)慣,也是一種心態(tài)。
舉凡有成就的管理人都有四個共通的特性,即①明確的目標,②積極的態(tài)度,③自我激勵,④良好的時間管理。做好時間管理,亦就是做對的事情,把事情做對。中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人與管理者,要把時間管理好,就是要堅持你的既定目標,永不放棄。
時間管理是一種習(xí)慣,也是一種心態(tài)!