使用word2007的郵件合并功能發(fā)送郵件的方法
使用word2007的郵件合并功能發(fā)送郵件的方法
郵件合并算得上是Word中很有幫助的一項(xiàng)特性,而很多人都還沒有使用過它,因?yàn)樗麄兌疾恢缿?yīng)該如何操作。它聽起來似乎有些陌生難懂,但實(shí)際上是非常簡單易用的。那么下面就由學(xué)習(xí)啦小編為您分享下使用Word2007郵件合并功能發(fā)送郵件的技巧,希望能幫助您。
使用郵件合并功能發(fā)送郵件的步驟如下:
步驟一:設(shè)置電子郵件主文檔
步驟二:啟動(dòng) Word。
步驟三:在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中,單擊“開始郵件合并”。
步驟四:單擊“電子郵件”。
步驟五:將電子郵件文檔連接到地址列表
步驟六:要將信息合并到電子郵件主文檔中,必須將文檔連接到地址列表,它也稱為數(shù)據(jù)源或數(shù)據(jù)文件。如果還沒有數(shù)據(jù)文件,則可在郵件合并過程中創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)文件。
步驟七:選擇數(shù)據(jù)文件
步驟八:在“郵件”選項(xiàng)卡上的“開始郵件合并”組中,單擊“選擇收件人”,在下拉菜單中選擇“從outlook聯(lián)系人中選擇....."
步驟九:會(huì)彈出outlook的聯(lián)系人文件夾信息, 如下圖顯示我的聯(lián)系人總數(shù)為1300個(gè)。
步驟十:點(diǎn)擊”確定“后,會(huì)彈出所有的聯(lián)系人列表:
步驟十一:調(diào)整收件人列表或項(xiàng)列表
步驟十二:要縮小收件人列表或使用數(shù)據(jù)文件中記錄的子集,必須學(xué)會(huì)活用”篩選“功能:
步驟十三:篩選記錄 如果列表包含不希望在合并中看到或包括的記錄,這種方法十分有用。篩選列表后,可以使用復(fù)選框包含和排除記錄。
要篩選記錄,請執(zhí)行下列操作:
1)在“調(diào)整收件人列表”下,單擊“篩選”。
2)在“篩選和排序”對話框的“篩選記錄”選項(xiàng)卡上,選擇要用于篩選的條件。
例如,如果要只為將公司名稱中包含廈門的地址生成電子郵件,則可在“域”列表中單擊“公司”,在“比較”列表中單擊“包含”,然后在“比較對象”列表中單擊“廈門”即可。
3)要進(jìn)一步調(diào)整篩選,可單擊“與”或“或”,并選擇更多條件。
例如,要只為擔(dān)任經(jīng)理職務(wù)的朋友發(fā)送電子郵件,則可篩選“公司”域包含“廈門”并且“職務(wù)”域包含“經(jīng)理”的記錄。如下圖所示:
步驟十四:將稱為郵件合并域的占位符添加到電子郵件文檔中
步驟十五:將電子郵件主文檔連接到地址列表后,即可開始鍵入郵件的文本并添加占位符,這些占位符指明在每封郵件內(nèi)顯示唯一信息的位置。
步驟十六:占位符(如地址和問候語)稱為“郵件合并”域。Word 中的域與所選數(shù)據(jù)文件中的列標(biāo)題對應(yīng)。
步驟十七:通過在電子郵件主文檔中放置域,即表示您想讓特定類別的信息(如姓名或地址)在該位置顯示。
步驟十八:您可將數(shù)據(jù)文件中的任何列標(biāo)題作為域添加到電子郵件主文檔中。這為您設(shè)計(jì)電子郵件提供了靈活性。例如:
步驟十九:假定您要給每位朋友寄送抬頭為其獨(dú)特的尊稱,則可以在郵件的稱呼欄插入“昵稱”域;(當(dāng)然前提是在建立人脈資料庫時(shí)這個(gè)字段針對每個(gè)人都填入個(gè)性化的昵稱)
步驟二十:預(yù)覽并完成合并
步驟二十一:在電子郵件主文檔中添加域后,即可開始預(yù)覽合并結(jié)果。如果對預(yù)覽滿意,則可完成合并。
步驟二十二:要進(jìn)行預(yù)覽,請?jiān)?ldquo;郵件”選項(xiàng)卡上的“預(yù)覽結(jié)果”組中執(zhí)行以下任一操作:
步驟二十三:單擊“預(yù)覽結(jié)果”。
步驟二十四:使用“預(yù)覽結(jié)果”組中的“下一記錄”和“上一記錄”按鈕逐頁查看每封電子郵件。
步驟二十五:通過單擊“查找收件人”來預(yù)覽某個(gè)特定文檔。
步驟二十六:完成合并發(fā)送電子郵件
1)在“郵件”選項(xiàng)卡上,單擊“完成并合并”,然后單擊“發(fā)送電子郵件”。
2)在“收件人”框中,選擇用于存儲(chǔ)收件人電子郵件地址的域的名稱。
3)在“主題行”框中,鍵入郵件的主題行,比如,我寫的是"道別!from:旅程無限"
4)在“郵件格式”框中,單擊“HTML”或“純文本”,將文檔作為電子郵件正文發(fā)送,或單擊“附件”,將文檔作為附件發(fā)送。
步驟二十七:至此,用word2007的郵件合并功能發(fā)送個(gè)性化郵件即大功告成。
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