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Word2010技巧十二條助你一躍成高手

時(shí)間: 若木1 分享
  在用Word 2010辦公過程中,講點(diǎn)技巧可以達(dá)到事半功倍的目的,下面我們就各大家分享Word 2010十二條技巧,讓你成為辦公高手。
  一、運(yùn)用"編輯--選擇性粘貼"功能,方便編輯復(fù)制文本資料
  我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后,在Word中采用"粘貼",往往會將原有的格式復(fù)制過來。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后,在Word中"粘貼",則會將表格格式復(fù)制過來,而不是純文本形式;在瀏覽網(wǎng)頁時(shí)選好區(qū)域復(fù)制后,在Word中采用"粘貼",則會將網(wǎng)頁形式復(fù)制下來,使你無法進(jìn)行文字編輯。如果你采用"編輯"--"選擇性粘貼"--"無格式文本",則一切問題可以解決了,復(fù)制過來的是純文本格式,你可對復(fù)制過來的文本自主編輯了。
  二、不切換輸方式,快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)
  審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場審計(jì)工作,編制審計(jì)報(bào)告時(shí),需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù),你如果是用安裝office時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法,會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱(使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題,它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點(diǎn))。不過利用Word工具中的"自動更正"可解決此問題,讓你一勞永逸。方法:打開"工具"--"自動更正"--"自動更正",在"替換""替換為"中分別填上"。。"、"."(小數(shù)點(diǎn)),點(diǎn)擊"確定",回到Word輸入界面,在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)"。",再輸入數(shù)據(jù),看看"."是不是變成了小數(shù)點(diǎn)"."。這一方法會讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)"。",不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后,你在Excel中用同樣的輸入方法,就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號更正、如將"1、"改"⒈",年份中"零"的更正、如將"二00"改為"二○○";公文年份中"括號"的更正、如將"(""["改為"〔"。
  三、巧用版本信息,保存所有修改前后文件的原始面目
  我們在編寫審計(jì)報(bào)告等文字材料時(shí),需要經(jīng)過主審、組長等多次修改,Word中雖然為"修訂"提供了一些功能,卻不能保留每一次修改后的記錄,但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性,審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說明是什么時(shí)間誰修改的,其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word中"版本"功能,對上述問題迎刃而解,用一個(gè)Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word文件后,首先選擇一下"文件"--"版本"--"現(xiàn)在保存",輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng),當(dāng)審稿人修改時(shí)打開文檔后先打開"文件"--"版本"--"現(xiàn)在保存",再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng),然后進(jìn)行文件處理,最后保存文件,至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中,你可打開查看所有修改稿的前后情況。
  四、解決WINDOWS XP/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法
  目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWS XP/2000,在此環(huán)境下,打開Word使用國家規(guī)范文書字體中仿宋、楷體_GB2312 三號字時(shí),電腦顯示屏可能會出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像,很令人心煩。有時(shí)審計(jì)人員會認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手,以致輸入時(shí)間一長會頭昏眼花。其實(shí)解決辦法很簡單,不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中,你打開桌面,右擊鼠標(biāo),出現(xiàn)菜單,選擇"屬性"--"外觀"--"效果"--將"平滑字體邊源"前的勾去掉,再點(diǎn)擊"應(yīng)用"--"確定",問題就解決了,再看看效果是不是不一樣?
  五、妙用"Ctrl+Z",取消自動項(xiàng)目編號
  在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下,輸入:"一、基本情況"后再換行時(shí),系統(tǒng)會自動將其行為變成項(xiàng)目自動編號形式,并在下一行添加了"二、"字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵,可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號,并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號形式,也就是說第一行中的"一、"已經(jīng)變成項(xiàng)目編號了,不可選,在我們繼續(xù)輸入文字后,Word的"自動項(xiàng)目編號"就會直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用"Ctrl+Z"就可發(fā)揮作用了。我們在輸入"一、基本情況"敲回車后,順手按一下"Ctrl+Z",一切都OK了,第一行還是原來的樣子,一點(diǎn)也沒變。其原因是Word系統(tǒng)中有"自動更正"的功能,可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動更正。比如我們輸入"1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用"并敲回車后,系統(tǒng)自動做了兩個(gè)動作,一是換到下一行,二是自動將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问健?quot;Ctrl+Z"的作用是撤消上一個(gè)操作,恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下"Ctrl+Z",剛好取消了第二個(gè)動作,系統(tǒng)只做一個(gè)動作,而沒有做自動編號,所以在此以后的動作中,系統(tǒng)不再使用自動編號功能下的"自動更正" (即"自動更正"為自動編號形式),你可以按你的需要編制段落標(biāo)題號了。
  六、用"表格--標(biāo)題行重復(fù)"功能,實(shí)現(xiàn)在每一頁上都能打印行標(biāo)題、且做到自動滿頁顯示
  在Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題,如果采用表格功能,設(shè)置不好,最后一頁是有多少行打多少行,也沒有標(biāo)題,不能實(shí)現(xiàn)滿頁打印。如果你用一下Word中的"表格--標(biāo)題行重復(fù)",就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法:先復(fù)制Excel表至Word中用"粘貼"功能,再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分,點(diǎn)擊"表格"--"重復(fù)標(biāo)題行"就完成了。試一下,在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字,換行,至第二頁,是不是自動滿頁顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中,你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁需要滿頁顯時(shí)就起作用了。
  七、巧用"替換"功能,刪除Word文檔多余的空行
  有時(shí)候需要?jiǎng)h除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件),一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力,這時(shí)我們可用"替換"功能來輕松解決(在WPS中刪除空是很方便的),方法如下。
  打開"編輯--替換",把光標(biāo)定位在"查找內(nèi)容"輸入框中,單擊"高級"按鈕,選擇"特殊字符"中的"段落標(biāo)記(P)"兩次,在輸入框中會顯示"^P^P",然后在"替換為"輸入框中用上面的方法插入一個(gè)"段落標(biāo)記(P)"(一個(gè)"^P"),再按下"全部替換"按鈕。這樣多余的空行就會被刪除,如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉,可再重復(fù)一下就可以了,如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁文章時(shí)還會出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格,那你就試一下在查找中的"^P"加個(gè)空格,再加上"^P",替換為"^P",那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了。
  此時(shí)如果上面的方法去不了空行,那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記,是自動換行(頁面行末顯示的符號是"?"),還是手動換行(頁面行末顯示的符號是"↓"),前面去空行的是自動換行符。對文件中手動換行符("Shift+回車")形成的空行,在替換時(shí)需要選擇"特殊字符"中的"人工換行(L)"兩次,即用"^l^l"替換成"^l",空行便可去除。總之用替換的方法來刪除空行時(shí),要靈活對待查找的內(nèi)容,不然可換不了啊。
  八、利用"插入-對齊方式-頁碼-內(nèi)側(cè)"功能,讓文稿正反的頁碼能在正確位置打印
  在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí),我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側(cè),先打這幾頁,然后再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側(cè),再進(jìn)行打印,這樣打印后頁碼就自然對映,如果搞錯(cuò)了,那就要浪費(fèi)紙張了。不過你采用"插入-對齊方式-頁碼-內(nèi)側(cè)"功能后,只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁,然后將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑頁,這樣處理后頁碼自然對齊了。
  九、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問題
  在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符,你在"段落--縮進(jìn)與間距--特殊格式"中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符,"段落--縮進(jìn)與間距--度量值"有時(shí)會顯示厘米,這樣就無法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理?先選擇區(qū)域,再選擇一下字體"宋體",再選擇"段落"--縮進(jìn)與間距--特殊格式--首行縮進(jìn)",再選擇"度量值"便會出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了,點(diǎn)擊一下,以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。
  十、利用圖片處理工具,巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料
  我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證,其取證的隱蔽性較好,在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時(shí),往往不為被審計(jì)單位察覺(過去發(fā)現(xiàn)問題時(shí)對原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn)),但其后續(xù)圖片處理不太方便,用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor,結(jié)合Word,你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法:第一步安裝圖片軟件,對Office2000進(jìn)行安全安裝,即在進(jìn)入按裝程序--"添加或刪除功能"--在"Microsoft Office"下拉菜單中選擇"從本機(jī)運(yùn)行全部程序"--"開始更新",這以后你機(jī)器上就安裝了Microsoft Photo Editor;第二步打開全部圖片,然后一張一張的"裁切"--"復(fù)制"--打開Word文檔--"粘貼",第三步在Word中從"工具"中打開"圖片"格式,對每張圖片的大小、對比度、黑白等調(diào)整一下,盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上,然后對需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來,這一方面節(jié)約了紙張,另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。
  十一、給Word文件配備Excel文件,便于審計(jì)文件資料查找與匯集
  我們在用Word編輯文件時(shí),需要用Excel文件編一些表格資料,如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個(gè)Word中,這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理,不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對應(yīng)的Excel文件了。方法:光標(biāo)移至己打開的Word文件的最后,打開"插入"--"對象"--"由文件創(chuàng)建",在"文件名"右側(cè)"瀏覽"選擇你需要插入的文件,然后在"顯示為圖標(biāo)"上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo),雙擊即打開了該Excel文件,注意此文件己成為Word文件的附件,保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件??紤]打印Word文件時(shí)會將Excel文件圖標(biāo)打印出來,此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標(biāo),進(jìn)行Word文件的打印,然后用"Ctrl+Z",撤銷剛才動作,即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo)。
  十二、利用郵件合并功能,實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料
  我們在處理信函、通知、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等,其格式基本一致,但具體內(nèi)容及對象都不同,如果每次都一個(gè)一個(gè)的錄入打印,使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入,如何利用己有的數(shù)據(jù)資源,使這類重復(fù)勞動變成一件輕松的事情,用"郵件合并"來解決,主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料,在Word中設(shè)置需要輸入的位置后,可自動生成,具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)
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