12個(gè)經(jīng)典的Word使用技巧

　　掌握技巧方法，能夠讓工作學(xué)習(xí)更加方便快捷，達(dá)到事半功倍的效果。以下是關(guān)于Word的使用技巧，希望學(xué)習(xí)啦小編整理的對(duì)你有用!

　　1、運(yùn)用編輯→選擇性粘貼功能，方便編輯復(fù)制文本資料

　　我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用粘貼，往往會(huì)將原有的格式復(fù)制過(guò)來(lái)。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中粘貼，則會(huì)將表格格式復(fù)制過(guò)來(lái)，而不是純文本形式;在瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用粘貼，則會(huì)將網(wǎng)頁(yè)形式復(fù)制下來(lái)，使你無(wú)法進(jìn)行文字編輯。如果你采用編輯→選擇性粘貼→無(wú)格式文本，則一切問(wèn)題可以解決了，復(fù)制過(guò)來(lái)的是純文本格式，你可對(duì)復(fù)制過(guò)來(lái)的文本自主編輯了。

　　2、不切換輸方式,快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)

　　審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作，編制審計(jì)報(bào)告時(shí)，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝Office時(shí)攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱(使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題，它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號(hào)修改為小數(shù)點(diǎn))。不過(guò)利用Word工具中的自動(dòng)更正可解決此問(wèn)題，讓你一勞永逸。方法：打開(kāi)工具→自動(dòng)更正→自動(dòng)更正，在替換替換為中分別填上。。、.(小數(shù)點(diǎn))，點(diǎn)擊確定，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)。，再輸入數(shù)據(jù)，看看.是不是變成了小數(shù)點(diǎn).。這一方法會(huì)讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)。，不過(guò)比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號(hào)更正、如將1、改⒈，年份中零的更正、如將二00改為二○○;公文年份中括號(hào)的更正、如將([改為〔。

　　3、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目

　　我們?cè)诰帉?xiě)審計(jì)報(bào)告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過(guò)主審、組長(zhǎng)等多次修改，Word中雖然為修訂提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說(shuō)明是什么時(shí)間誰(shuí)修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word中 版本功能，對(duì)上述問(wèn)題迎刃而解，用一個(gè)Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word文件后，首先選擇一下文件→ 版本→現(xiàn)在保存，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開(kāi)文檔后先打開(kāi)文件→版本→現(xiàn)在保存，再輸入文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開(kāi)查看所有修改稿的前后情況。

　　4、解決windowsxp/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號(hào)字體顯示模糊的辦法

　　目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWSXP/2000，在此環(huán)境下，打開(kāi)Word使用國(guó)家規(guī)范文書(shū)字體中仿宋、楷體_GB2312三號(hào)字時(shí)，電腦顯示屏可能會(huì)出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時(shí)審計(jì)人員會(huì)認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手，以致輸入時(shí)間一長(zhǎng)會(huì)頭昏眼花。其實(shí)解決辦法很簡(jiǎn)單，不管是在WINDOWSXP還是在Windows2000中，你打開(kāi)桌面，右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)菜單，選擇屬性→外觀→效果→將平滑字體邊源前的勾去掉，再點(diǎn)擊應(yīng)用→確定，問(wèn)題就解決了，再看看效果是不是不一樣?

　　5、妙用Ctrl+Z，取消自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)

　　在沒(méi)有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入：一、基本情況后再換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其行為變成項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào)形式，并在下一行添加了二、 字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說(shuō)第一行中的一、已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)就會(huì)直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用Ctrl+Z就可發(fā)揮作用了。我們?cè)谳斎胍?、基本情況敲回車(chē)后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來(lái)的樣子，一點(diǎn)也沒(méi)變。其原因是Word系統(tǒng)中有自動(dòng)更正的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用并敲回車(chē)后，系統(tǒng)自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作，一是換到下一行，二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。Ctrl+Z的作用是撤消上一個(gè)操作，恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作，而沒(méi)有做自動(dòng)編號(hào)，所以在此以后的動(dòng)作中，系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的自動(dòng)更正(即自動(dòng)更正為自動(dòng)編號(hào)形式)，你可以按你的需要編制段落標(biāo)題號(hào)了。

　　6、用表格→標(biāo)題行重復(fù)功能，實(shí)現(xiàn)在每一頁(yè)上都能打印行標(biāo)題、且做到自動(dòng)滿頁(yè)顯示

　　在Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁(yè)上都重復(fù)打印一個(gè)行標(biāo)題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁(yè)是有多少行打多少行，也沒(méi)有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁(yè)打印。如果你用一下Word中的表格→標(biāo)題行重復(fù)，就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用粘貼功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊表格→重復(fù)標(biāo)題行就完成了。試一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁(yè)，是不是自動(dòng)滿頁(yè)顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁(yè)有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁(yè)需要滿頁(yè)顯時(shí)就起作用了。

　　7、巧用替換功能，刪除Word文檔多余的空行

　　有時(shí)候需要?jiǎng)h除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過(guò)來(lái)的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用替換功能來(lái)輕松解決(在wps中刪除空是很方便的)，方法如下。

　　打開(kāi)編輯→替換，把光標(biāo)定位在查找內(nèi)容輸入框中，單擊高級(jí)按鈕，選擇特殊字符中的段落標(biāo)記(P)兩次，在輸入框中會(huì)顯示^P^P，然后在替換為輸入框中用上面的方法插入一個(gè)段落標(biāo)記(P)(一個(gè)^P)，再按下全部替換按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的^P加個(gè)空格，再加上^P，替換為^P，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問(wèn)題就自然解決了。

　　此時(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是?)，還是手動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是↓)，前面去空行的是自動(dòng)換行符。對(duì)文件中手動(dòng)換行符(Shift+回車(chē))形成的空行，在替換時(shí)需要選擇特殊字符中的人工換行(L) 兩次，即用^l^l替換成^l，空行便可去除?？傊锰鎿Q的方法來(lái)刪除空行時(shí)，要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。

　　8、利用插入→對(duì)齊方式→頁(yè)碼→內(nèi)側(cè)功能，讓文稿正反的頁(yè)碼能在正確位置打印

　　在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí)，我們會(huì)先將⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)碼先編在右側(cè)，先打這幾頁(yè)，然后再對(duì)反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)的頁(yè)編排在左側(cè)，再進(jìn)行打印，這樣打印后頁(yè)碼就自然對(duì)映，如果搞錯(cuò)了，那就要浪費(fèi)紙張了。不過(guò)你采用插入→對(duì)齊方式→頁(yè)碼→內(nèi)側(cè)功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)，然后將紙反過(guò)來(lái)再打⒉⒋⒍⒏⒑ 頁(yè)，這樣處理后頁(yè)碼自然對(duì)齊了。

　　9、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問(wèn)題

　　在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，你在段落→縮進(jìn)與間距→特殊格式中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，段落→縮進(jìn)與間距→度量值有時(shí)會(huì)顯示厘米，這樣就無(wú)法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理?先選擇區(qū)域，再選擇一下字體宋體，再選擇段落→縮進(jìn)與間距→特殊格式 →首行縮進(jìn)，再選擇度量值便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。

　　10、利用圖片處理工具，巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料

　　我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未最后確定時(shí)，往往不為被審計(jì)單位察覺(jué)(過(guò)去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)對(duì)原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn))，但其后續(xù)圖片處理不太方便，用ACDSee還是用Photoshp,是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件MicrosoftPhotoEditor，結(jié)合 Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對(duì)Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序→添加或刪除功能→在MicrosoftOffice下拉菜單中選擇從本機(jī)運(yùn)行全部程序→開(kāi)始更新，這以后你機(jī)器上就安裝了 MicrosoftPhotoEditor;第二步打開(kāi)全部圖片，然后一張一張的裁切→復(fù)制→打開(kāi)Word文檔→粘貼，第三步在 Word中從工具中打開(kāi)圖片格式，對(duì)每張圖片的大小、對(duì)比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁(yè)或幾頁(yè)上，然后對(duì)需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來(lái)，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。

　　11、給Word文件配備Excel文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集

　　我們?cè)谟肳ord編輯文件時(shí)，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫(xiě)審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到一個(gè)Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對(duì)應(yīng)的Excel文件了。方法：光標(biāo)移至己打開(kāi)的Word文件的最后，打開(kāi)插入→對(duì)象→由文件創(chuàng)建，在文件名右側(cè)瀏覽選擇你需要插入的文件，然后在顯示為圖標(biāo)上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo)，雙擊即打開(kāi)了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了 Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件?？紤]打印Word文件時(shí)會(huì)將Excel文件圖標(biāo)打印出來(lái)，此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標(biāo)，進(jìn)行 Word文件的打印，然后用Ctrl+Z，撤銷(xiāo)剛才動(dòng)作，即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo)。

　　12、利用郵件合并功能，實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料

　　我們?cè)谔幚硇藕⑼ㄖ?、詢證函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對(duì)象都不同，如果每次都一個(gè)一個(gè)的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類(lèi)重復(fù)勞動(dòng)變成一件輕松的事情，用郵件合并來(lái)解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在 Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動(dòng)生成，具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)。