Word文檔應(yīng)用怎么寫(xiě)期末評(píng)語(yǔ)總結(jié)
Word文檔應(yīng)用怎么寫(xiě)期末評(píng)語(yǔ)總結(jié)
期末考試結(jié)束后，班主任一般都要統(tǒng)計(jì)分?jǐn)?shù)，寫(xiě)期末評(píng)語(yǔ)。但是那么多的學(xué)生，一個(gè)一個(gè)的寫(xiě)，很麻煩，如果能利用電腦Word來(lái)完成就再好不過(guò)了。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來(lái)的關(guān)于Word應(yīng)用寫(xiě)期末評(píng)語(yǔ)總結(jié)，希望對(duì)您有所幫助。
Word應(yīng)用寫(xiě)期末評(píng)語(yǔ)總結(jié)
讓我想想具體的步驟：首先把“期末考試成績(jī)表.xls”的姓名和各科成績(jī)粘貼到WORD中生成一張表格，在表格中插入“評(píng)語(yǔ)”列，把一些常用的評(píng)語(yǔ)添加到自動(dòng)圖文集，每個(gè)學(xué)生的評(píng)語(yǔ)都從自動(dòng)圖文集中選擇即可;每個(gè)學(xué)生的成績(jī)單用“郵件合并”功能生成;最后用“中文信封向?qū)?rdquo;生成所有的信封，全自動(dòng)進(jìn)行，我可省事了。
說(shuō)干就干。我啟動(dòng)EXCEL，打開(kāi)“期末考試成績(jī)表.xls”，用鼠標(biāo)拖拉選擇姓名、各科成績(jī)和總分，點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選“復(fù)制”，接著啟動(dòng)WORD，新建一文檔，命名為“數(shù)據(jù)源.doc”，點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選“粘貼”，這時(shí)所有學(xué)生的各科成績(jī)及總分都被復(fù)制過(guò)來(lái)，形成一個(gè)表格;在表格中插入“評(píng)語(yǔ)”一列;執(zhí)行“插入/自動(dòng)圖文集/自動(dòng)圖文集”命令，彈出對(duì)話框如圖1所示。
圖1
在文本框中輸入常用的評(píng)語(yǔ)類(lèi)詞匯，如“熱愛(ài)學(xué)習(xí)，勤于思考”、“能積極參加學(xué)校組織的各項(xiàng)文體活動(dòng)”等，然后按“添加”按鈕，重復(fù)這一過(guò)程，把可能用到的、能概括所有學(xué)生特點(diǎn)的詞匯都添加到自動(dòng)圖文集中;然后點(diǎn)擊“顯示工具欄”按鈕。下面讓我們來(lái)享受勞動(dòng)的果實(shí)吧!把光標(biāo)移到第一個(gè)學(xué)生的評(píng)語(yǔ)欄中，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“自動(dòng)圖文集”工具欄中“所有詞條”按鈕，在下拉菜單中選擇“正文”，啊!我們剛才輸入的評(píng)語(yǔ)詞條都在里面，如圖2所示。
圖2
我們選中一個(gè)詞條，它就會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在當(dāng)前光標(biāo)處。我們針對(duì)每一個(gè)學(xué)生的具體特點(diǎn)，來(lái)挑選多個(gè)詞條，組成一個(gè)評(píng)語(yǔ)，真是太方便了!不過(guò)對(duì)于特殊情況，還是要敲敲鍵盤(pán)書(shū)寫(xiě)一下。
下面該把成績(jī)和評(píng)語(yǔ)“放”入成績(jī)單了。新建一文檔，命名為“主文檔.doc”，把頁(yè)面紙張?jiān)O(shè)為“A4”，在第一行用二號(hào)字輸入“成績(jī)單”，執(zhí)行“插入/文本框/橫排”命令，鼠標(biāo)指針變?yōu)槭中危侠鲆粋€(gè)文本框，重復(fù)以上步驟，再拖拉出兩個(gè)文本框，用鼠標(biāo)調(diào)整三個(gè)文本框的大小，使它們正好布滿(mǎn)一個(gè)頁(yè)面。在第一個(gè)文本框中用三號(hào)字輸入“尊敬的家長(zhǎng)：您的孩子”，在第二個(gè)文本框中拖拉出一個(gè)兩行八列的表格，在第一行表格中輸入各個(gè)學(xué)科及“總分”，在第三個(gè)文本框中輸入新學(xué)期注意事項(xiàng)，然后執(zhí)行“工具/郵件合并”命令，彈出“郵件合并幫助器”，如圖3所示。
圖3
郵件合并一共有三步，第一步是創(chuàng)建主文檔：?jiǎn)螕?ldquo;創(chuàng)建”按鈕，在彈出的列表框中選“套用信函”，接著點(diǎn)擊“活動(dòng)按鈕”。第二步是獲取數(shù)據(jù)源：點(diǎn)擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，在下拉列表中選“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”，打開(kāi)文檔“數(shù)據(jù)源.doc”，此時(shí)會(huì)打開(kāi)“郵件合并工具欄”。注意：主文檔與數(shù)據(jù)源的區(qū)別，主文檔中保存的是成績(jī)單中共同的東西，如新學(xué)期注意事項(xiàng)，數(shù)據(jù)源中則是變化的內(nèi)容，如學(xué)生的成績(jī)。下面讓我們?cè)谥魑臋n中插入合并域，在第一個(gè)文本框中點(diǎn)擊“郵件合并工具欄”中的“插入合并域”按鈕，插入“姓名”、“評(píng)語(yǔ)”，在第二個(gè)文本框中分別插入“語(yǔ)文”等各域。調(diào)整好各文本框中的字體及字號(hào)的大小，點(diǎn)擊郵件合并工具欄中“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕(第一排第三個(gè)按鈕)，哇!第一個(gè)學(xué)生的姓名及各科成績(jī)都顯示出來(lái)了!此時(shí)應(yīng)根據(jù)版面調(diào)整一下字號(hào)的大小。第三步是合并數(shù)據(jù)和文檔，在郵件合并工具欄中點(diǎn)擊“合并到打印機(jī)”。只聽(tīng)“刷刷”的聲音，所有學(xué)生的成績(jī)單很快都打印出來(lái)。
最后我們來(lái)制作信封。
執(zhí)行“工具/中文信封向?qū)?rdquo;命令，彈出“信封制作向?qū)?rdquo;對(duì)話框，點(diǎn)擊“下一步”，選擇標(biāo)準(zhǔn)信封樣式。在下拉列表框中根據(jù)實(shí)際信封大小來(lái)選擇，這里我們選“普通信封3：(176*125毫米)”，點(diǎn)擊“下一步”，點(diǎn)擊“以此信封為模板，生成多個(gè)信封”單選框，在下拉列表框中選“MicrosoftExcel2000”，單擊“完成”按鈕。這時(shí)將自動(dòng)生成一個(gè)新的文檔，命名為“信封”，我們將窗口切換到該窗口，可以看到郵件合并工具欄也同時(shí)被打開(kāi)了。
此時(shí)信封樣式已經(jīng)定義好了，寫(xiě)在信封上的學(xué)生的家庭地址和收信人姓名應(yīng)放在名為“中文信封地址.xls”的電子表格中，中文信封地址.xls已由系統(tǒng)生成，是一張只有關(guān)鍵字而沒(méi)有數(shù)據(jù)的空表，關(guān)鍵字依次是收信人郵編、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人職務(wù)、發(fā)信人地址、發(fā)信人姓名、發(fā)信人郵編，我們打開(kāi)學(xué)籍表.xls，把郵政編碼、家庭住址、家長(zhǎng)姓名等各列數(shù)據(jù)分別復(fù)制到中文信封地址.xls中，并把發(fā)信人地址填為“棗陽(yáng)市七中”，發(fā)信人姓名填好，郵政編碼填為“441200”。把窗口切換到“信封.doc”，點(diǎn)擊郵件合并工具欄中的“合并至打印機(jī)”按鈕，然后在打印機(jī)中放入信封，不一會(huì)兒，70多個(gè)信封就被打出來(lái)了。
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