寫電子郵箱的格式及范文參考(2)
寫電子郵箱的格式及范文參考
商務電子郵件的格式
一、關于主題
1. 一定不要空白標題。
2. 標題要簡短，不要讓outlook用….才能顯示完標題。
3. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。時間可以不用注明，一
般郵箱會自動生成，寫了反而累贅。
4. 標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。
5. 一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多宗事情，以便于日后整理。
6. 可適當用使用大寫字母字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，
特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。
7. 回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RE一大串。
8. 最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前
忘記檢查主題。
二、關于稱呼與問候
1. 恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。
2. 郵件的開頭要稱呼收件人。在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
關于格式，稱呼是第一行頂格寫。
3. Email開頭結尾最好要有問候語
最簡單的開頭寫一個HI, 中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。
結尾常見的寫個Best Regards,中文的寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。 注意， 在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。
三、正文
1. Email正文要簡明扼要，行文通順。
若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡明扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。
Email正文應簡明扼要的說清楚事情，如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件。
2. 注意Email的論述語氣
根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。
3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。
5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查
這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6. 合理提示重要信息
7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。
對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚?？梢耘浜蠄D表加以闡述。
四、附件
1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。
3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。
4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。
6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送。
五、語言的選擇和漢字編碼
1. 只要必要的時候才使用英文郵件。
2. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件。
3. 對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文，準確表達郵件中涉及的問題。
4. 選擇便于閱讀的字號和字體。
中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字號用五號或10號字即可。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不要用背景信紙，特別對公務郵件。
六、結尾簽名
1. 簽名信息不宜過多。
電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多， 一般不超過4行。
2. 不要只用一個簽名檔
對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。
3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字號一般應選擇比正文字體小一些。
七、回復技巧
1. 及時回復Email
收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的， 這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一封郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復收到，說明正在處理。
如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2. 進行針對性回復
當答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。
3. 回復不得少于10個字
4. 不要就同一問題多次回復討論
如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。
對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過長不可閱讀。此時應立即對之前的討論的結果進行小結，刪減不必要的內容，突出有用信息。
5. 要區(qū)分Reply和Reply All (區(qū)分單獨回復和回復全體)
如果只需要一個人知道的事情只需單獨回復。
如果你對發(fā)件人提出的要求做出結論響應，應該reply all, 讓大家都知道，不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚，或者有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。
點擊“回復全部”之前，要再三確定。
6. 主動控制郵件的來往
為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中制定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無須行動”、“僅供參考，無需回復”。
八、正確使用發(fā)送、抄送、密送。要區(qū)分TO和CC 還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、密
送人)
1. TO的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。
2. 而CC的人則只是需要知道這件事情，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC
的人有建議，當然可以回復。
3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC為何人。用在特殊情況。
4. TO,CC中的各個收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門、按等級從高到低或從低
到高都可以。
5. 只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源
6. 轉發(fā)郵件要突出信息
商務電子郵件的范文
Dear\尊敬的 ×××:
您好! 按照我們之前的溝通，貴司需××××!如有什么疑問請及時與我聯(lián)系!謝謝!
順祝您心想事成，工作順利!
×××(公司)(北京)×××
地址：北京市東城區(qū)王府井大街138號新東安廣場××寫字樓 TFL:010-××××××× FAX:010-×××××××
EMAIL: ×××××××@.Com
MOBILE: ×××××××××××
實用投稿之電子郵件的基本格式
一、發(fā)件人
一、發(fā)件人
這個不用填寫，系統(tǒng)自動會顯示。但是有個小竅門，如果你在“選項”的“個人資料”里填好了你的名字，那么別人收到的郵件的發(fā)件人就會自動顯示成你的名字，而不是一堆字母。
個人覺得，經(jīng)常投稿的人應該注意這個細節(jié)，這是打造你的品牌。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關注。最起碼讓編輯一眼看到你的名字就對你有印象，如果你再次投稿，在眾多的稿子里，編輯肯定會優(yōu)先看你的稿件。
二、收件人
要特別注意郵箱名稱里下劃線(_)、@(shift+2)的寫法，最近就老碰到說《經(jīng)典美文》原創(chuàng)郵箱不存在的一些新作者。
個人覺得，就算要一稿多投，也不需要一下在這一欄里一氣寫上幾十家報刊雜志的郵箱地址。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關注。如果你是編輯，看到收件人里一堆的地址，后面跟著系統(tǒng)顯示的“還有17個聯(lián)系人”的這種投稿，會怎么想怎么處理?
三、主題
1.在主題上只寫上“查詢”兩字的，我知道這不是投稿郵件。可主題只寫上“投稿”這兩個字，我就無言了。因為我們公布的投稿郵箱主要就是用于投稿。
2.“xx省作家、詩人、記者，該省作協(xié)會員，躍居x年《xxx名人榜》的xx投稿”，如果想達到讓人一眼就反感的效果，你想得沒錯，這個主題它完全做到了。主題不是個人簡介。
3.以文章第一句話為主題的、個人地址為主題的、寫“不看我的文章你就死吧”這樣的話為主題的……
主題，其實就是讓收件人以最快的速度知道這封郵件寫了什么，很簡單。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關注。這樣的投稿主題“《那年的長街》(散文 1200字)”、“美：《那年的長街》(散文)”就做到了，一目了然。
四、正文
1.文章題目
就算某篇文章它叫《無題》，那起碼它也有這么一個叫《無題》的名字。
2.投稿內容
段前空兩格這是最起碼的。發(fā)表了的千字以上的通篇文章，孤陋寡聞的我只在某年“新概念”出版的書上看過一次。
題目黑體小四，正文宋體五號，字體顏色黑色(其實默認設置就行，不用改)。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關注。文章五百字就五百字，相信我，它絕對不會因為字號用了二號就成了一千五。還有，字體顏色不用黑色，用其他深色也可以，但用白色、亮黃色的就太……
按上面兩點排版就OK。
文章配上網(wǎng)絡圖片發(fā)過來的作者，個人十分感謝圖片緩解了我的視覺壓力，但我的網(wǎng)速和我的時間，完全不贊成。
對于用代碼頁投稿的大俠，我表示一百二十分的崇拜，但就是普通的文字投稿，犯得著讓我再在記事本里倒騰一遍出來看嗎?
3.作者、作者地址、作者其他聯(lián)系方式
常說“文章后面就是樣刊和稿費”，地址至關重要，姓名和筆名絕對要標注清楚。
郵編不寫，那我花點時間去搜索查詢。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關注。但只寫一個幾年幾班或某某街，省、市、縣都不寫，我就沒轍了(有時看郵戳，按著能搜出來，可這是少數(shù))。請記住，就算你所在的那個班級那個街道的名氣大到火星人都知道，也還有某個地球人不知道，比如我。
座機電話，請寫明區(qū)號，理由同上。
4.部分作者附的創(chuàng)作簡歷或個人介紹
看簡歷更了解作者，也有利于編輯與作者的交流，是不錯的方式。你可以告訴我你已經(jīng)發(fā)表了幾百萬字，也可以告訴我有哪些刊物曾刊發(fā)了你的文字，但精確到某年某月某日發(fā)表的文章列表就不用給我了。相信我，我平時真的會看很多書(實在沒看到，有搜索引擎)，只要你真的有這些成就，我就絕對會了解到這個名字的含金量。
當然，剛起步的作者完全不用為這個煩惱。因為就算某人“得過文學界里幾十項大獎，上過無數(shù)名人排行榜”，只要前面那篇稿子不能用，一樣是要被槍斃掉的。
一句話，看你的稿子質量和風格是否適合，不管你曾經(jīng)的輝煌。
同理，說“經(jīng)濟困難一定要上我的稿子”的作者也是，請記住。
5.這個問題與格式無關
在某作者的作品的后面寫上該作者的名字，再寫上自己的名字，叫推薦。本平臺公眾號：每日征稿(meirizhenggao)，歡迎關注。在自己的作品的后面寫上自己的名字，叫原創(chuàng)，有時是自薦。
但在別的作者的作品的后面寫上自己的名字，還非得說這是原創(chuàng)。那就回去問問小學老師，抄課文十遍、仿寫課文、自己寫一篇作文，到底是怎么回事。
五、附件
不是上萬字的稿件，請不要用附件。
這個應該不用解釋了。
六、發(fā)送選項
很多作者會選“已讀回執(zhí)”那欄，想知道自己的文章是否被打開過。
只一封郵件的話，自然不會吝嗇發(fā)回執(zhí)的那點時間，但面對眾多的稿件時，我只能說，抱歉。因為在網(wǎng)速慢的情況下，發(fā)一封回執(zhí)和打開一封新郵件的時間差不多。
你沒有收到已讀回執(zhí)，不代表編輯沒看你的郵件，而是編輯取消了發(fā)送已讀回執(zhí)。
七、其他
把準雜志風格。對于投第三者血案這類的稿子給《經(jīng)典美文》，還要追問為什么不用的作者，我表示沉默。
《經(jīng)典美文》分了原創(chuàng)和薦稿兩個郵箱，發(fā)郵件的時候注意。
如果這些你都明了，那就謝謝你看完我這篇廢話。
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