高校畢業(yè)生檔案如何管理
在大學畢業(yè)之后，很多人關心的一個問題就是自己的畢業(yè)檔案要轉到哪里去?那些畢業(yè)檔案又有誰來管理?那么下面就讓學習啦小編來告訴你高校畢業(yè)生檔案應該如何管理。
高校畢業(yè)生檔案管理的方法：
1、畢業(yè)生畢業(yè)后，檔案材料由所在學院負責整理歸檔，并集中移交至學生就業(yè)指導與服務中心。學生就業(yè)指導與服務中心負責寄發(fā)已派遣和升學的畢業(yè)生檔案，并負責按學院分類留存未派遣畢業(yè)生檔案。
2、畢業(yè)生在檔案留存學校期間要求進行派遣的，由學生就業(yè)指導與服務中心負責辦理派遣手續(xù)，并憑《報到證》白聯(lián)及時寄發(fā)畢業(yè)生檔案。
3、畢業(yè)生檔案留存在學校的期限原則上為半年，留存期間畢業(yè)生所在學院應負責掌握畢業(yè)生就業(yè)狀況，協(xié)助及時對其進行派遣。特殊情況可申請將檔案留存兩年，逾期將全部派遣回生源地，并將其檔案寄至生源地人才服務中心，其后一切責任由畢業(yè)生自行承擔。畢業(yè)生檔案留存學校期間，學校不向畢業(yè)生個人出具任何與檔案有關的證明材料。
4、畢業(yè)生檔案由學生就業(yè)指導與服務中心通過機要交通轉遞方式統(tǒng)一寄發(fā)。
5、任何單位如需查閱畢業(yè)生檔案，必須開具相關介紹信，嚴格履行登記手續(xù)。畢業(yè)生檔案原則上不得外借，特殊情形需要外借的，需由畢業(yè)生所在學院出示書面申請，由學工副書記簽字審批，并加蓋學院黨委公章。借閱人必須限期歸還，且嚴禁擅自轉借他人。
怎樣管理高校畢業(yè)生檔案？
1、新生入學一個月內，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導員;個別地區(qū)有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導員，期間不允許學生本人接觸到檔案的內容，封口必須完整無損。
2、大學期間，在校學生檔案由輔導員直接管理，并負責將大學期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內學籍變動時，學生檔案直接在輔導員之間進行轉交。
3、學生畢業(yè)離校，畢業(yè)生檔案由輔導員負責按學生檔案內容的要求進行組檔，檢查完整無誤后統(tǒng)一移交大學生就業(yè)指導中心。由大學生就業(yè)指導中心根據畢業(yè)生就業(yè)去向以機要方式轉出，或者根據畢業(yè)生申請實施檔案代管。原則上，畢業(yè)生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業(yè)生個人長期保存檔案。
4、中途轉學、退學等學籍變動的學生檔案，由輔導員轉至大學生就業(yè)指導中心進行備案，再以機要形式轉出。退學的學生檔案直接轉至生源地檔案主管部門。
5、學生因升學、公務員考錄等需提前調閱檔案的，學生可持調檔函通知輔導員進行調閱。如檔案需要提前轉出調閱，需由輔導員將學生檔案轉交大學生就業(yè)指導中心備案后，以機要方式轉出。輔導員不得直接將學生檔案交給學生個人寄發(fā)或攜帶。大學畢業(yè)時的檔案材料可由輔導員重新建檔，形成原始檔案的補充檔案。畢業(yè)離校時，補充檔案由輔導員移交至大學生就業(yè)指導中心，以機要方式轉至錄取學校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合并存檔。
6、畢業(yè)生離校前已簽約就業(yè)的，輔導員統(tǒng)一移交檔案，由大學生就業(yè)指導中心負責按期轉至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉寄按時到達，畢業(yè)生本人要負責填寫檔案轉寄的地址和接收單位，輔導員和就業(yè)部門負責核查。
7、畢業(yè)生離校前未簽約就業(yè)的，即可自愿申請檔案轉回生源地檔案主管部門，也可向學校就業(yè)部門申請檔案留校代管。學校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉回生源地檔案主管部門。
8、學生檔案是學生成長軌跡的真實記載，其管理和轉接是非常嚴肅的事情。檔案外轉必須由大學生就業(yè)指導中心登記備案，規(guī)范密封，并以機要方式轉出，其它部門或個人不得擅自處置。
9、畢業(yè)生暫留學校檔案，在離校后2年內，大學生就業(yè)指導中心提供檔案調檔和狀態(tài)查詢業(yè)務。如遇不確定因素出現檔案丟失，經核實可予以補辦，補辦內容僅限大學期間檔案。
10、未盡事宜由大學生就業(yè)指導中心負責解釋。
高校畢業(yè)生要注意哪些問題？
一、有關就業(yè)協(xié)議書
就業(yè)協(xié)議書》是為了明確畢業(yè)生、用人單位、學校三方在畢業(yè)生就業(yè)工作中的權利和義務，經協(xié)商簽定的協(xié)議。在相當長的一段時間里，《就業(yè)協(xié)議書》在就業(yè)計劃中是非常嚴肅的，學生就業(yè)按就業(yè)協(xié)議辦理。隨著市場經濟的飛速發(fā)展，就業(yè)觀點的日益變化，大量新的問題涌現出來，如簽了就業(yè)協(xié)議書，但人不去報到，或是簽了就業(yè)書，等到畢業(yè)時，該單位沒有了，還有的學生簽了就業(yè)協(xié)議書，但一報到就發(fā)現單位不是他想象的，提出解約，不同意解約就一走了之,等等。就業(yè)協(xié)議書的約束力在減弱，但國家教育部仍在使用，所以，在實際過程中要注意正確使用好《就業(yè)協(xié)議書》。
學校是憑《就業(yè)協(xié)議書》來派遣的。學校依據《就業(yè)協(xié)議書》的內容開出《畢業(yè)生就業(yè)報到證》和《戶口遷移證》，同時轉移學生檔案。一般學校會要求學生在規(guī)定的日期(如每年6月底)上交《就業(yè)協(xié)議書》，學校再以《就業(yè)協(xié)議書》為依據進行派遣，如果超過這一時限，學校會把學生的關系和檔案一并派回原籍。
不想回原籍的學生都必須十分清楚自己是否符合要去的地方的落戶條件。如杭州，本科以上學歷、大專學歷緊缺專業(yè)或具備其它特殊條件的畢業(yè)生可進杭落戶。有那么一部分學生，雖已在杭找好工作，但不符合進杭落戶條件，結果戶口落不下來，變成口袋戶口。
如果你不符合進這個城市的落戶條件，又想進這個城市工作，可以先將關系返回原籍，在原籍落戶，在原籍人才中心存放人事檔案，然后出來工作，等條件成熟以后再辦理人才引進，這樣，你就不會遇到一些不必要遇到的麻煩，如出國政審，考研證明，結婚證明等沒地方去辦理。
二、報到證
報到證有什么用：
1、到接收單位報到的憑證;
2、證明持證的畢業(yè)生是納入國家統(tǒng)一招生計劃的學生;
3、干部身份證明;
4、憑報到證以及其它有關材料辦理戶口手續(xù)。
現在看，前三點都不重要，第四點才重要，所以報到證不要丟失。
三、戶口遷移證
來到學校讀書，戶口從原籍遷到學校，但在學校是臨時性的，畢業(yè)后都應該遷出。戶口遷移證，是學生畢業(yè)時其戶口從學校所在地派出所遷出的證明，不能丟失，不管到哪里，你要在規(guī)定時間內把戶口落下來，不要把《戶口遷移證》一直放在口袋里。
四、檔案
真正能證明你學習經歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可復制，一定要重視自己的檔案。
根據經驗，最好將檔案轉遞給各級人才交流機構，因為他們是管理檔案的專門機構。檔案存放在人才交流中心，即安全又方便。在這里，提醒大家在檔案轉遞時要注意幾點：
1、在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權之前，不要把檔案轉入這個單位，應該把檔案轉遞到這個單位所在地的人才交流中心去。我們經常碰到一些沒有檔案管理權的單位在接收檔案，個別單位會把學生的檔案弄丟了或是扣住不放。
2、要詢問清楚用人單位的性質，如果是國家機關、國有事業(yè)單位、國有企業(yè)，他們或他們的主管單位是有人事管理權的，可以接收檔案。其它各類非公企事業(yè)單位、各類民營機構是無人事管理權的，要通過人才交流中心來接收學生，學生的檔案要放到人才中心去。
3、檔案的轉遞是有規(guī)定程序的，在離開學校之前最好弄清楚你的檔案在什么時間被轉到哪個地方去了。因為在現階段，主管學生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，比較亂。而且檔案轉進轉出比較麻煩，最好一步到位。
畢業(yè)生要怎樣對待自己的檔案？
目前，畢業(yè)生中有一種比較普遍的現象對檔案不了解，也不關心;甚至有的畢業(yè)幾年了，可檔案還在學校放著;還有的將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。其實不然，這里只作簡要說明?，F在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據，另外，如辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明等也都需要你的人事檔案。總之，現實生活中，人事檔案仍具有不可替代的作用，我們應給予足夠的重視，以免在日后的學習生活中造成不必要的煩惱和損失。同時，強調一點，由于國家相關政策，規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，這正是沒有搞清“學籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別。所以有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。學校保存的只是你的“學籍檔案”，而真正發(fā)揮作用的恰是你的人事檔案，如你的轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行的。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)(以報道證人事部門簽署日期為準)一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構批準轉正定級;本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年(以報道日期計)、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機構負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說，也是得不償失。
保管人事檔案的機構有哪些？
按國家政策規(guī)定，組織、人事部門所屬的各級人才交流機構才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構托管。畢業(yè)生也可以以個人名義委托人才交流機構托管人事關系。另外，各級人才交流機構，如省人才、市人才、各區(qū)人才等，它們的區(qū)別只是所屬部門的不同，其它無任何區(qū)別。
畢業(yè)生檔案轉遞注意事項
真正能證明你學習經歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可復制，一定要重視自己的檔案。
根據經驗，最好將檔案轉遞給各級人才交流機構，因為他們是管理檔案的專門機構。檔案存放在人才交流中心，即安全又方便。在這里，提醒大家在檔案轉遞時要注意幾點：
1、在沒有搞清楚用人單位是否具有人事主管權之前，不要把檔案轉入這個單位，應該把檔案轉遞到這個單位所在地的人才交流中心去。我們經常碰到一些沒有檔案管理權的單位在接收檔案，個別單位會把學生的檔案弄丟了或是扣住不放。
2、要詢問清楚用人單位的性質，如果是國家機關、國有事業(yè)單位、國有企業(yè)，他們或他們的主管單位是有人事管理權的，可以接收檔案。其它各類非公企事業(yè)單位、各類民營機構是無人事管理權的，要通過人才交流中心來接收學生，學生的檔案要放到人才中心去。
3、檔案的轉遞是有規(guī)定程序的，在離開學校之前最好弄清楚你的檔案在什么時間被轉到哪個地方去了。因為在現階段，主管學生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、教育局、專門的分配辦等，比較亂。而且檔案轉進轉出比較麻煩，最好一步到位。
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