商務(wù)預(yù)約的郵件怎么寫(xiě)英語(yǔ)范文
商務(wù)預(yù)約的郵件怎么寫(xiě)英語(yǔ)范文
在與客戶(hù)見(jiàn)面之前，我們總是需要先通過(guò)商務(wù)郵件的方式預(yù)約。接下來(lái)學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了商務(wù)預(yù)約的郵件怎么寫(xiě)，希望對(duì)你有幫助哦!
商務(wù)預(yù)約的郵件：文體介紹
人員出訪，常常需要事先與要見(jiàn)面的人或公司進(jìn)行預(yù)約。這類(lèi)預(yù)約e-mail 較易寫(xiě)，只要做到清楚、簡(jiǎn)潔、禮貌就行。它一般包括下列內(nèi)容：
(1)請(qǐng)求約會(huì)并說(shuō)明原因。
(2)建議確切的約會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)等。如果你的時(shí)間比較充裕，預(yù)約時(shí)可給出你可接受的時(shí)間由對(duì)方?jīng)Q定。
(3)請(qǐng)對(duì)方答復(fù)并進(jìn)行確認(rèn)。
回復(fù)這類(lèi)電子郵件可分為接受和拒絕兩種。接受的內(nèi)容一般有：表明來(lái)信收悉;表示接受;重述具體時(shí)間、地點(diǎn)等;表達(dá)希望會(huì)晤或感謝的心情。拒絕的內(nèi)容一般包括：表明來(lái)信收悉;說(shuō)明拒絕的原因;致歉。
當(dāng)要變更預(yù)約時(shí)，應(yīng)說(shuō)明變更的原因，同時(shí)致歉。
商務(wù)預(yù)約的郵件：格式
一、收件人
1.確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低。
2.傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。
二、抄送
1.在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。
2.一般情況下不要給普通客戶(hù)抄送。
3.確認(rèn)抄送訊息的對(duì)象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾。
三、主題
電子郵件一定要注明主題，因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。
四、內(nèi)容
在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等，在在線溝通時(shí)都可以省略。但稱(chēng)呼，正文，結(jié)束，落款/簽名四點(diǎn)要盡量完整。
1、稱(chēng)呼
1)如果有收件人的姓名的話(huà),可以讓對(duì)方感覺(jué)更加友好。
2)若知道對(duì)方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士
3)如果知道對(duì)方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長(zhǎng)、×總、×董、×經(jīng)理
2、正文
正文做到主題明確，語(yǔ)言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫(xiě)正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1)在撰寫(xiě)英文信函時(shí),只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫(xiě)以示強(qiáng)調(diào),全篇都用大寫(xiě)是不禮貌的。在撰寫(xiě)中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。
2)不要在信件中發(fā)泄不滿(mǎn),應(yīng)面對(duì)面的解決。
3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文,以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。
4)若摘錄的原文很長(zhǎng),應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后,
5)在收件人明白其意時(shí),才可使用俚語(yǔ)或縮寫(xiě)。
6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說(shuō)明附件的內(nèi)容和用途;
3、結(jié)束
1)如果可提供好的選擇,應(yīng)在結(jié)尾處提出。
如: 請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢(xún)，請(qǐng)電話(huà)或EMAIL聯(lián)系我.
2)最好的結(jié)尾要著眼未來(lái)：
如：希望我們能夠達(dá)成合作
3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇：
如：感謝您抽空洽談
4、落款/簽名
目前，有不少網(wǎng)民時(shí)常會(huì)因?yàn)樽约旱碾娮有畔渲卸褲M(mǎn)了無(wú)數(shù)的無(wú)聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對(duì)其進(jìn)行處理，不僅會(huì)浪費(fèi)自己的時(shí)間和精力，而且還有可能會(huì)耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款/簽名，以示身份。
商務(wù)預(yù)約的郵件：實(shí)用范例
(1)
Subject: URGENT-Need to Change Appointment
Dear Mr. Zhang,
With regard to our appointment to visit your China’s factory on August 2, I regret that I must ask you to change the date to August 3 due to an unexpected matter that requires my personal attention.
I’m awfully sorry for this last-minute request, but I hope you will be able to meet with me on August 3 at around 10:00 am. If you are not available, will you please let me know by E-mail asap?
Hope this will not cause you too much inconvenience. Thank you.
Best regards,
James Black
Director, Overseas Operations
Washington Motors, Inc.
主題：緊急-----請(qǐng)求變更約會(huì)
秦愛(ài)的張先生：
原定于8月2日訪問(wèn)貴公司中國(guó)工廠的行程，因有突發(fā)事件必須親自處理，在此不得不懇請(qǐng)你將日期改至8月3日，實(shí)在抱歉。
在最后一刻才提出這個(gè)要求，實(shí)在非常抱歉，但我希望你能在8月3日10點(diǎn)左右與我見(jiàn)面。 若有不便，請(qǐng)盡快以電子郵件告知。
希望這不會(huì)帶給你太大麻煩，謝謝。
詹姆斯。布萊克
海外部經(jīng)理
華盛頓汽車(chē)有限公司
(2) subject: Request for an Appointment
Dear Mr. Smith
I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion.
I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return E-mail.
Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon!
Sincerely yours,
Li lei
Guangzhou Trading Company
主題： 請(qǐng)求約見(jiàn)
親愛(ài)的史密斯先生：
我預(yù)定這個(gè)月底出差赴美，希望屆時(shí)能到貴公司訪問(wèn)你。
我預(yù)計(jì)在8月20日或其前后抵達(dá)華盛頓，大約停留1周。 若方便的話(huà)，望你能擠出時(shí)間在8月22或23日與我見(jiàn)面，我將十分感謝。假如這兩天都不行，請(qǐng)以電子郵件回復(fù)并告知其他日期。
先在此謝謝你的大力協(xié)助，期待不久在華盛頓與你見(jiàn)面!
你真誠(chéng)的
李蕾
廣州貿(mào)易公司
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