負(fù)庫存產(chǎn)生的原因
當(dāng)?shù)赇佪敊C(jī)時，商品的當(dāng)前系統(tǒng)庫存小于銷售數(shù)量時，會使系統(tǒng)產(chǎn)生負(fù)庫存，庫存高會對貨物金錢造成積壓。下面學(xué)習(xí)啦給大家分析負(fù)庫存產(chǎn)生的原因，希望能幫到大家。
負(fù)庫存產(chǎn)生的原因
1、出入庫單據(jù)差錯
1)收貨差錯(數(shù)量錯、晚入庫)
首先需要保證入庫單據(jù)輸入的即時性，這必須要在管理上限定，例如前面兄臺所說的在收貨點(diǎn)設(shè)立收貨電腦，必須先錄入收貨單據(jù)，然后憑借打印出的收貨單據(jù)來作為供應(yīng)商結(jié)算憑證，這就可以保證了錄入的即時性，至于錄入錯誤，如果數(shù)量錄入錯了的話，則打印出的收貨單據(jù)總金額會和供應(yīng)商送貨憑證不符，立刻就可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)然，也可以將供應(yīng)商送貨憑證上總金額錄入，與計(jì)算出的作對比，然后自動提示。
2)退廠、調(diào)撥、配送、領(lǐng)用、損益等其他庫存操作類單據(jù)數(shù)量出錯(出庫數(shù)量輸入多了或入庫數(shù)量輸入少了)
對于這一類的操作，如果是連鎖體系內(nèi)部的配送、調(diào)撥等因?yàn)橛惺肇浄降尿?yàn)貨過程，所以錯誤都可以即時發(fā)現(xiàn);而對于和供應(yīng)商、批發(fā)商之間的退廠、批發(fā)等操作，則因?yàn)橐蛴螕?jù)作結(jié)算憑證，所以也能發(fā)現(xiàn);對于損益等操作則應(yīng)根據(jù)損益金額來確定審核權(quán)限，例如超過300元的必須由部門經(jīng)理審核，這樣就可以嚴(yán)格報(bào)損機(jī)制，盡量減少錯誤。
2、盤點(diǎn)差錯：盤點(diǎn)的差錯體現(xiàn)在幾個環(huán)節(jié)，我們以抄表盤為例。
盤點(diǎn)前首先要注意商品歸位問題,需要將賣場內(nèi)散放、堆頭、花車內(nèi)的商品先歸位到原位，或在商品主區(qū)域下貼上堆頭的位置，避免漏盤等現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)然，對于系統(tǒng)要支持對于已售未提、自動累加等功能的支持。
1)首先是空白盤點(diǎn)表抄錯：
對于這個環(huán)節(jié)，如果有商品定位管理，則可以分貨架按從上到下，從左到右的順序打印出來，如果沒有定位管理，則可以考慮采購1-2臺盤點(diǎn)機(jī)，然后在盤點(diǎn)前按照貨架順序從上到下，從左到右將商品掃描進(jìn)去，再按此順序打印出空白盤點(diǎn)表來，這樣就可以避免抄空白盤點(diǎn)表的錯誤。這就要求系統(tǒng)能夠分貨架導(dǎo)入盤點(diǎn)機(jī)的掃描定位表，后面還要用于盤點(diǎn)表錄入的時候。
2)漏盤、錯盤：
因?yàn)榍懊嬉炎隽松唐窔w位，并按照商品的定位順序打印出了空白盤點(diǎn)表，所以漏盤和錯盤的現(xiàn)象可以大大減少。
3)條碼錄入錯、漏錄：
因?yàn)榍懊嬲f了，空白盤點(diǎn)表已經(jīng)按照實(shí)現(xiàn)掃描定位好的順序打印出來了，所以輸入的時候先輸入貨架號，然后顯示當(dāng)初打印的順序，最后直接錄入數(shù)量即可，不存在錯碼和漏錄的問題。當(dāng)然，為了防止對錯行，要求每錄入5-7行用目光核對一次。
4)數(shù)量錄入錯誤：
可設(shè)定一個統(tǒng)計(jì)員，對每張盤點(diǎn)表上的商品數(shù)量，在最下面人工統(tǒng)計(jì)出一個合計(jì)數(shù)，然后盤點(diǎn)表錄入的時候底下顯示合計(jì)數(shù)，錄完一頁就檢查一下是否正確，當(dāng)然，盤點(diǎn)表要支持分頁顯示和錄入。
5)盤點(diǎn)數(shù)量錯誤：
設(shè)定商品的復(fù)盤警戒限，當(dāng)最后調(diào)整的時候，如果報(bào)損數(shù)超過復(fù)盤警戒，則以紅色顯示，并集中打印出來作復(fù)盤單，對這些商品進(jìn)行復(fù)盤。對于升益的商品，則一定要進(jìn)行復(fù)盤。
6)高頻率、小區(qū)域的部分盤點(diǎn)方法是減少盤點(diǎn)錯誤的最好方法，大規(guī)模的盤點(diǎn)是很容易造成工作失誤的，不說別的，光是商品歸位和點(diǎn)數(shù)就已經(jīng)夠吐血的了。
3、銷售錯品、商品丟失：
除了加強(qiáng)收銀員培訓(xùn)和保安防損以外沒有別的方法，當(dāng)然，對于貴重商品應(yīng)建立抽盤制度，特別是小便利店，這樣可以即時發(fā)現(xiàn)這些問題。
4、保質(zhì)到期：
保質(zhì)到期需要進(jìn)行報(bào)損或退貨，不過如果軟件支持按保質(zhì)期最近先出的庫存管理方式(和核算方式是先進(jìn)先出還是移動平均沒有關(guān)系)和理貨員每日按保質(zhì)期整理商品的管理制度，則可以較為有效的控制商品到期的問題。
5、生鮮加工和損耗：
這是一個大問題，我們來按業(yè)界的幾種處理模式來分析一下，當(dāng)然，只討論自營生鮮。
1)二次加工處理法：
就是使用商品加工單來錄入原材料品種和數(shù)量以及最后的成品品種和數(shù)量，對原材料記錄成本加工移轉(zhuǎn)出庫，對成品記錄加工成本入庫，保證成本的平衡。當(dāng)然，可以對成品預(yù)先定義配方表，然后自動預(yù)估出消耗的原材料，并通過原材料盤點(diǎn)來產(chǎn)生加工損耗成本。這方法多用于超大型的超市和配送加工中心，管理成本要求較高。
2)盤點(diǎn)倒推法：
就是不作商品加工單，成品銷售時也不扣減庫存，而是實(shí)行每日盤點(diǎn)制度，盤點(diǎn)時根據(jù)原材料消耗(就是盤點(diǎn)差異)和剩余成品數(shù)、已銷成品數(shù)來自動生成一張成品加工單，作加工成本移轉(zhuǎn)，然后再處理成品銷售成本。當(dāng)一種原料用于多種成品時需要進(jìn)行加權(quán)平均分?jǐn)偂?/p>
3)實(shí)時成本移轉(zhuǎn)：
制訂商品配方表，銷售時根據(jù)配方表直接扣減原料成本，產(chǎn)生預(yù)估銷售成本，等定期盤點(diǎn)的時候?qū)︻A(yù)估成本和實(shí)盤成本的差額作損耗處理。這種方法對配方表的合理性要求較高，否則容易產(chǎn)生負(fù)庫存。其實(shí)這種方法多用于處理捆綁商品和包裝商品，在零售的時候，如果一種條碼對應(yīng)多種包裝，則應(yīng)當(dāng)作一碼多品處理，應(yīng)彈出選擇，如果大包裝碼和小分拆開的小包裝碼不同那就應(yīng)直接用包裝碼銷售，銷售的時候按包裝內(nèi)容來直接扣減最小單位庫存。當(dāng)然捆綁商品也是一樣，只不過是按捆綁配方表來扣減被捆綁商品庫存而已。
4)零庫存法：
一種盤點(diǎn)倒推法的簡化方法，就是每日不盤點(diǎn)商品庫存，而是假設(shè)商品盤點(diǎn)庫存=0，則一次性將庫存成本全部結(jié)轉(zhuǎn)為銷售成本，當(dāng)然剩余的幾天如果沒有進(jìn)貨只有銷售的話，這幾天的銷售成本都是0，因?yàn)橐呀?jīng)在第一天都結(jié)轉(zhuǎn)過去了，這種方法其實(shí)對于日配生鮮來說是完全可行的，因?yàn)榭偭渴瞧胶獾模褪菍τ趲滋爝M(jìn)一次貨的商品來說其實(shí)也是可行的，雖然銷售成本和毛利分配按日來看不大均勻，但按月來看則是完全均衡的。這適用于管理的簡化。當(dāng)然，一種優(yōu)化的處理方法是日均分?jǐn)偡?，就是指定該商品的進(jìn)貨周期，例如3天，則每日分?jǐn)偝杀镜?/3，這樣就會分?jǐn)偟妮^為均衡，當(dāng)然對軟件要求就更高了。
5)對于豬的加工其實(shí)也很好理解，準(zhǔn)確的說其本質(zhì)就是多種成品(豬蹄、豬肉等)共用一種原材料(生豬)，如果你們是配送中心加工則用第一種二次加工法，如果是賣場內(nèi)現(xiàn)賣現(xiàn)砍，那后面的三種方法都可以，只不過對于該原材料(生豬)成本在各成品中的分配要按成品的售價金額作加權(quán)平均分配而已。至于魚丸，如果你們原來是盤點(diǎn)報(bào)損的話，那用盤點(diǎn)倒推法就可以了，不要對原料損耗作報(bào)損，而是應(yīng)記錄為加工成本轉(zhuǎn)出，這是不同的財(cái)務(wù)科目，而且會影響基于損耗率的考核。
綜上所述，根據(jù)不同的應(yīng)用情況和管理水平可選擇不同的方法來控制生鮮的成本和負(fù)庫存，其實(shí)除了實(shí)時成本移轉(zhuǎn)法會產(chǎn)生生鮮負(fù)庫存外，其他都是根據(jù)實(shí)盤和損耗倒推的，都不會產(chǎn)生負(fù)庫存。其中零成本法是綜合管理成本最低的方法，也比較有效，建議使用。
產(chǎn)生負(fù)庫存怎么辦
1、首先應(yīng)建立每日負(fù)庫處理流程：
對于商品設(shè)定負(fù)庫警戒限，對于負(fù)庫超標(biāo)的商品分商品部類打印出來。首先檢查是否有進(jìn)貨單據(jù)沒有錄入，然后檢查退廠、報(bào)損等單據(jù)，最好你的系統(tǒng)能支持在雙擊負(fù)庫查詢中某一行的時候顯示出本日(或2日)內(nèi)的庫存出入明細(xì)，這樣方便核對。排除這些情況后則應(yīng)對這些負(fù)庫商品進(jìn)行抽盤，及時調(diào)整。
2、負(fù)庫銷售的成本處理：
負(fù)庫銷售時必須要作暫估成本處理，這涉及到兩個因素，就是暫估成本的所屬供應(yīng)商和成本價，對于不同的核算方法可選擇不同的方式，對于平均類算法(日平均、移動平均)，多使用當(dāng)前平均成本價，而對于批次核算法(先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、精確批次)則多使用最新進(jìn)價或合同進(jìn)價作為預(yù)估成本價，供應(yīng)商帳號最好是設(shè)立專門的系統(tǒng)負(fù)庫供應(yīng)商帳號，這樣一來方便查詢，二來不會導(dǎo)致供應(yīng)商報(bào)表上出現(xiàn)出庫>進(jìn)貨的異常情況。
在入庫的時候，如果發(fā)現(xiàn)有負(fù)庫存，應(yīng)作負(fù)庫成本沖減更正，就是將原來的負(fù)庫銷售成本更正成新的真正的入庫供應(yīng)商和成本價，然后用新成本重新記錄銷售成本。
正確理解庫存控制
在談到所謂"庫存控制"的時候，很多人將其理解為"倉儲管理"，這實(shí)際上是個很大的曲解。
傳統(tǒng)的狹義觀點(diǎn)認(rèn)為，庫存控制主要是針對倉庫的物料進(jìn)行盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)處理、保管、發(fā)放等，通過執(zhí)行防腐、溫濕度控制等手段，達(dá)到使保管的實(shí)物庫存保持最佳狀態(tài)的目的。這只是庫存控制的一種表現(xiàn)形式，或者可以定義為實(shí)物庫存控制。那么，如何從廣義的角度去理解庫存控制呢?庫存控制應(yīng)該是為了達(dá)到公司的財(cái)務(wù)運(yùn)營目標(biāo)，特別是現(xiàn)金流運(yùn)作，通過優(yōu)化整個需求與供應(yīng)鏈管理流程(DSCM)，合理設(shè)置ERP控制策略，并輔之以相應(yīng)的信息處理手段、工具，從而實(shí)現(xiàn)在保證及時交貨的前提下，盡可能降低庫存水平，減少庫存積壓與報(bào)廢、貶值的風(fēng)險(xiǎn)。從這個意義上講，實(shí)物庫存控制僅僅是實(shí)現(xiàn)公司財(cái)務(wù)目標(biāo)的一種手段，或者僅僅是整個庫存控制的一個必要的環(huán)節(jié);從組織功能的角度講，實(shí)物庫存控制主要是倉儲管理部門的責(zé)任，而廣義的庫存控制應(yīng)該是整個需求與供應(yīng)鏈管理部門，乃至整個公司的責(zé)任。
為什么直到現(xiàn)在還有很多人對庫存控制的理解僅僅局限于實(shí)物庫存控制呢?以下兩方面的原因是不可忽視的：
第一、我們的企業(yè)不重視庫存控制。特別是那些效益比較好的企業(yè)，只要有錢賺，就很少有人去考慮庫存周轉(zhuǎn)的問題。庫存控制被簡單地理解為倉儲管理，除非到了沒錢花的時候，才可能有人去看庫存問題，而看的結(jié)果也往往是很簡單，采購買多了，或者是倉儲部門的工作沒有做好。
第二、ERP的誤導(dǎo)，特別是一些國產(chǎn)所謂ERP的誤導(dǎo)。一些簡單的進(jìn)銷存軟件被大言不慚地稱之為ERP，企業(yè)上了他們的所謂ERP就可以降低多少庫存，似乎庫存控制就靠他們的小軟件就可以搞定了。即使像SAP、BAAN這些世界ERP領(lǐng)域的老大們，也在他們的功能模塊里面把簡單的倉儲管理功能定義為"庫存管理"或者"庫存控制"。這樣就使得本來就不太明白什么叫庫存控制的我們，更搞不清楚什么叫庫存控制了。
其實(shí)，從廣義地角度理解庫存控制，應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)：
第一、庫存控制的根本目的。我們知道，所謂世界級制造的兩個關(guān)鍵考核指標(biāo)(KPI)就是，客戶滿意度以及庫存周轉(zhuǎn)率，而這個庫存周轉(zhuǎn)率實(shí)際上就是庫存控制的根本目的所在。
第二、庫存控制的手段。庫存周轉(zhuǎn)率的提高，單單靠所謂的實(shí)物庫存控制是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它應(yīng)該是整個需求與供應(yīng)鏈管理這個大流程流程的輸出，而這個大流程除了包括倉儲管理這個環(huán)節(jié)之外，更重要的部分還包括：預(yù)測與訂單處理，生產(chǎn)計(jì)劃與控制，物料計(jì)劃與采購控制，庫存計(jì)劃與預(yù)測本身，以及成品、原材料的配送與發(fā)貨的策略，甚至包括海關(guān)管理流程。而伴隨著需求與供應(yīng)鏈管理流程的整個過程，則是信息流與資金流的管理。也就是說，庫存本身是貫穿于整個需求與供應(yīng)管理流程的各個環(huán)節(jié)，要想達(dá)到庫存控制的根本目的，就必須控制好各個環(huán)節(jié)上的庫存，而不是僅僅管理好已經(jīng)到手的實(shí)物庫存。
第三、庫存控制的組織結(jié)構(gòu)與考核。既然庫存控制是整個需求與供應(yīng)鏈管理流程的輸出，要實(shí)現(xiàn)庫存控制的根本目的就必須要有一個與這個流程相適應(yīng)的合理的組織結(jié)構(gòu)。直到現(xiàn)在，我們可以發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)只有一個采購部，采購部下面管倉庫。這是遠(yuǎn)不能適應(yīng)庫存控制要求的。從需求與供應(yīng)鏈的管理流程分析，我們知道，采購與倉儲管理都是典型的執(zhí)行部門，而庫存的控制應(yīng)該預(yù)防為主，執(zhí)行部門是很難去"預(yù)防庫存"的，原因很簡單，他們的考核指標(biāo)在很大程度上是為了保證供應(yīng)(生產(chǎn)、客戶)。如何根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，建立合理的需求與供應(yīng)鏈管理流程，從而設(shè)置與之相應(yīng)的合理的組織結(jié)構(gòu)，是一個值得我們很多企業(yè)探討的問題。
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