什么是加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的措施
什么是加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的措施
預(yù)付賬款是指企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定，預(yù)先支付給賣貨方的款項(xiàng)，也是公司債權(quán)的組成部分。下面由學(xué)習(xí)啦小編為你詳細(xì)介紹企業(yè)預(yù)付賬款的相關(guān)法律知識。
加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的措施
(1)建立健全預(yù)付賬款管理責(zé)任制度。
財(cái)務(wù)部門工程管理人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的設(shè)備管理工作，材料核算人員負(fù)責(zé)預(yù)付賬款中的材料借款管理工作，供應(yīng)部門負(fù)責(zé)預(yù)付賬款的清查催收工作。通過加強(qiáng)對預(yù)付賬款的管理，加速資金周轉(zhuǎn)，提高資金使用效益。
什么是加強(qiáng)企業(yè)預(yù)付賬款管理的措施
(2)建立預(yù)付賬款的控制制度。
發(fā)生預(yù)付款項(xiàng)時必須簽訂合同，合同經(jīng)各有關(guān)部門會簽后，上交一份財(cái)務(wù)部備查。同時為了節(jié)約貨幣資金的支出，供應(yīng) 部門應(yīng)按照經(jīng)部門主任、總會計(jì)師審批后的購貨合同的規(guī)定，辦理預(yù)付賬款支付手續(xù)，嚴(yán)格控制各種預(yù)付款項(xiàng)的額度。未簽訂購貨合同的業(yè)務(wù)不得發(fā)生預(yù)付賬款，外 委工程不準(zhǔn)發(fā)生預(yù)付賬款。
(3)建立預(yù)付賬款臺賬管理制度。
財(cái)務(wù)部門應(yīng)與客戶協(xié)商，要求客戶建立預(yù)付賬款臺賬，詳細(xì)反映各客戶預(yù)付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、目前對方的經(jīng)營狀況、預(yù)付賬款的清理情況、清收負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人等信息。對各種預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)按照購貨協(xié)議或合同的規(guī)定，按單位或個人名稱、 債務(wù)單位、個人或供應(yīng)單位名稱設(shè)置有關(guān)的明細(xì)賬并詳細(xì)記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整的檔案。
(4)建立健全預(yù)付賬款清理責(zé)任制度。
按照供貨合同或提供勞務(wù)合同的協(xié)議，指定專人做好結(jié)算和催收工作，制定工作計(jì)劃，按期定額回收，防止可能的意外和損失發(fā)生。供應(yīng)部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間組織交貨，驗(yàn)收入庫，并在7日內(nèi)報(bào)銷。如超過報(bào)銷期限，每天按預(yù)付金額的千分之三收取經(jīng)辦人資金占用費(fèi)。財(cái)務(wù)部門對所發(fā)生的預(yù)付賬款如有確鑿證據(jù)表明其不符合預(yù)付賬款的性質(zhì)，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等原因已無望再收回所購貨物的，應(yīng)將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收 款。
(5)建立財(cái)務(wù)人員培訓(xùn)制度。
財(cái)務(wù)人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會計(jì)理論知識和預(yù)付賬款的運(yùn)用，不做錯賬。
(6)建立單位負(fù)責(zé)人的責(zé)任制度。
單位負(fù)責(zé)人應(yīng)對本單位采購與預(yù)付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施以及采購與預(yù)付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。
(7)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理。
(8)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對“預(yù)付賬款”進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測試。
重點(diǎn)審查預(yù)付賬款支付的正確性、時效性和合法性，獲取或編制預(yù)付賬款明細(xì)表，復(fù)核加計(jì)正確，并與報(bào)表數(shù)、總賬數(shù)和明細(xì)賬合計(jì)數(shù)核對，同時請單位協(xié)助，在預(yù)付賬款明細(xì)表上標(biāo)出截止檢查日已收到貨物并沖銷預(yù)付賬款的項(xiàng)目，抽查復(fù)核其真實(shí)性和正確性。應(yīng)選擇以下方法對預(yù)付賬款進(jìn)行分析性復(fù)核。
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預(yù)付賬款的業(yè)務(wù)流程
第一步：采購提出預(yù)付款申請。
采購員在遇到需要預(yù)付款的時候，會提出預(yù)付款申請。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)是一個單獨(dú)的系統(tǒng)，沒有跟進(jìn)銷存系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合。所以，這個預(yù)付款申請的話，需要采購手動提出。
一般采購員會填寫一張預(yù)付款申請單，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)以后，拿到財(cái)務(wù)，讓財(cái)務(wù)人員付款。財(cái)務(wù)人員看到這張預(yù)付款申請單的時候，在系統(tǒng)中輸入相關(guān)的單據(jù)內(nèi)容，并進(jìn)行付款。
在系統(tǒng)中操作的時候，要注意兩個問題。
一是單據(jù)類型的選擇。為了與其他正常付款進(jìn)行區(qū)別，在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中，一般為預(yù)付款業(yè)務(wù)設(shè)置了一個特殊的的單據(jù)，即“預(yù)付款單據(jù)”。這個單據(jù)跟其他單據(jù)的區(qū)別在于，系統(tǒng)在開立普通付款單的時候，會去查詢這個預(yù)付款單據(jù)，看看有沒有未結(jié)賬的預(yù)付款單，若有的話，則會提示用戶。
其實(shí)，從財(cái)務(wù)管理上來說，預(yù)付款跟其他付款也有一定的區(qū)別。因?yàn)轭A(yù)付款是其他的資產(chǎn)，而不是負(fù)債。所以，無論從實(shí)際操作上來考慮，還是從財(cái)務(wù)理論上來說，把兩者進(jìn)行分開都是非常有必要的。有些財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，在單據(jù)上不做區(qū)別，但是，會有一個付款類型字段來進(jìn)行分類。道理也是一樣的。
二是最好在注明具體的采購定單號。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理系統(tǒng)沒有跟其他的系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，所以，預(yù)付款單只能夠財(cái)務(wù)部門自己開立。在這開立的過程中，要注意寫明具體的采購定單號碼。這主要是為了后續(xù)沖銷作業(yè)的方便。因?yàn)樵跊_銷的過程中，一般都是要對應(yīng)到具體的采購定單上，而不是只要供應(yīng)商對，什么采購定單都可以沖銷的。若在這里注明采購定單的話，那在沖銷業(yè)務(wù)的時候，就可以一目了然的知道，這張預(yù)付款單是針對哪張采購單的。用戶在選擇的時候，就會非常的方便。
最后，還要注意一點(diǎn)，就是這張預(yù)付款單據(jù)的沖銷狀態(tài)。剛開立預(yù)付款單據(jù)的時候，這張單據(jù)的沖銷狀態(tài)顯示為“未沖銷”。這個字段一般不能手工維護(hù)，而是根據(jù)下面的沖銷業(yè)務(wù)進(jìn)行自動的更新。
第二步：付款單錄入。
到了實(shí)際付款的時候，采購人員在填寫付款申請的時候，一般會提交多張單據(jù)。如公司采購單、公司收貨單、供應(yīng)商發(fā)票。若有預(yù)付款單的話，也會附上預(yù)付款單據(jù)。這里要注意一點(diǎn)，就是發(fā)票的問題?，F(xiàn)在大部分企業(yè)的操作習(xí)慣是，供應(yīng)商在收到預(yù)付款的時候一般不開發(fā)票，而是要等到貨款結(jié)清的話，一次性開發(fā)票。當(dāng)然，具體如何操作，還是要企業(yè)跟供應(yīng)商之間進(jìn)行協(xié)商。若有多張發(fā)票的時候，為了后續(xù)稽核的方便，則要在發(fā)票管理中或者付款單中輸入多張發(fā)票號碼。
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