預付賬款有什么注意事項
預付賬款有什么注意事項
你聽說過預付賬款嗎?預付賬款是指企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定，預先支付給賣貨方的款項，也是公司債權的組成部分。下面由學習啦小編為你詳細介紹預付賬款的相關法律知識。
預付賬款的注意事項
防止利用預付賬款作為“中轉站”
按規(guī)定，企業(yè)的預付款業(yè)務必須以有效合法的供應合同為基礎，而實際工作中有的企業(yè)的預付款業(yè)務根本無對應的合同，而是利用預付款這一“中轉站”往來搭橋，為他人進行非法結算，將所得回扣或傭金據(jù)為已有;或利用該項業(yè)務轉移資金，隱匿收入、私設“小金庫”或私分。
如甲企業(yè)本與乙企業(yè)無任何業(yè)務往來，但甲企業(yè)的負責人與乙企業(yè)的財務主管有親戚關系，于是，甲企業(yè)以收取一定“使用費”為條件，在審計人員的函證中證明該企業(yè)收到乙企業(yè)的預付款，給審計人員的工作制造了很大的障礙，使甲、乙兩企業(yè)的會計核算失去了真實性。
防止利用預付賬款作為“回收站”
在許多企業(yè)中，“預付賬款”賬戶就發(fā)揮著“回收站”的作用，企業(yè)銷售商品，不確認收入，而是暫時存放在“預付賬款”賬戶中，作為預付款，日后，再作相反會計分錄，視同退款。這樣的后果就是企業(yè)可以偷逃收入、偷逃稅金、隱匿收入。
將不屬于預收賬款核算的事項列入預收賬款
如企業(yè)將本應記入“其他業(yè)務收入”、“營業(yè)外收入”科目的事項記入“預收賬款”科目，從而達到逃避繳納流轉稅和所得稅的目的。檢查時應審閱預收賬款明細賬貸方發(fā)生額，如果摘要記錄不詳，需通過賬戶記錄找出該筆業(yè)務的記賬憑證和原始憑證，看證證是否相符。
將應記入收入的直接交款記入預收賬款
會計制度規(guī)定，交款提貨銷售在收到貨款并將發(fā)票賬單和提貨單交給買方后確認收入。檢查時對每筆預收賬款明細賬貸方發(fā)生額，應要求企業(yè)出具相應的合同，以核實發(fā)生預收賬款的原因;并結合對企業(yè)發(fā)生預收賬款時的發(fā)貨業(yè)務，檢查庫存商品明細賬或提貨單，核實企業(yè)是否發(fā)生交款提貨銷售業(yè)務，有無將本應確認為收入的事項作為預收賬款處理。
私營公司預付賬款的核算
私營公司應設置“預付賬款”賬戶對預付貨款進行會計核算。企業(yè)對供貨方預付貨款時，應借記“預付賬款”科目，以后收到預購的材料或商品時，則貸記“預付賬款”科目。
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加強企業(yè)預付賬款管理的舉措
以上列舉了預付賬款在企業(yè)實際核算中可能發(fā)生錯誤的5種情形。為了規(guī)范預付賬款的使用，使企業(yè)提供的財務信息真實可靠，必須對企業(yè)的預付賬款加強管理。
(一)建立健全預付賬款管理的相關制度
1.建立健全預付賬款管理責任制度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作，材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作。供應部門負責預付賬款的清查催收工作。
2.建立預付賬款的控制制度。為了從嚴控制預付賬款的發(fā)生，節(jié)約貨幣資金的支出，供應部門要按照經(jīng)過部門主任、總會計師審批后的購貨合同的條款，辦理預付賬款支付手續(xù)，未簽購貨合同的，不得付款。外委工程不準發(fā)生預付賬款。
3.建立預付賬款臺賬管理制度。財務部門與客戶協(xié)商，要求客戶建立預付賬款臺賬，詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負責人、經(jīng)辦人、對方的經(jīng)營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經(jīng)辦人等情況。同時，將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管，形成完整檔案。
4.建立健全預付賬款清理責任制度。供應部門經(jīng)辦人要按購貨合同規(guī)定的時間，組織交貨，驗收入庫，并在7日內報銷。如超過報銷期限，超期的款額按每天預付金額的千分之三收取資金占用費。財務部門對所發(fā)生的預付賬款，如有確鑿證據(jù)表明其不符合預付賬款的性質，或因供貨單位破產(chǎn)、撤消等已無望再收回所購貨物的，應將其轉入其他應收款。每年年終，要組織專人全面清查預付賬款，與對方核對清楚，并取得對方簽章，做到債權明確，賬實、賬賬相符。
5.建立會計人員培訓制度。會計人員要不斷接受繼續(xù)教育，熟練系統(tǒng)地掌握會計理論知識和預付賬款的運用，不做錯賬。
(二)建議財務負責人和內部審計部門定期檢查預付賬款的使用情況
1.對預付賬款進行分析性復核;對大額異常項目進行調查。
2.對期末預付賬款余額與上期期末余額進行比較，解釋其波動原因。
3.檢查預付賬款是否存在貸方余額;如有應查明原因，必要時重作分類調整。
4.檢查預付賬款長期掛賬的原因。注意結合應付賬款明細賬查核是否有重復付款或將同一筆已付清的賬款在應付賬款和預付賬款中同時掛賬的情況。
5.企業(yè)是否將正常的主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入、營業(yè)外收入記入預付賬款，截留各種收入，推遲納稅或達到偷稅的目的;審閱預付賬款明細賬，從摘要、對應賬戶的記錄中發(fā)現(xiàn)線索，再進一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關資料。
6.企業(yè)是否利用預付賬款業(yè)務往來搭橋，為他人進行非法結算活動，以此獲取回扣或轉移資金，予以貪污、挪用及私設“小金庫”;審查預付賬款業(yè)務合同是否真實合法，有無以虛假或不合理合同串通作弊，虛列預付賬款。
7.是否利用預付賬款列支非法支出;查證預付賬款明細賬的賬齡長短及相關的憑證，如賬齡過長，則有利用“預付賬款”轉移資金或進行其他舞弊行為的可能。
8.對長期未收到貨物的預付賬款，可向供貨單位進行查詢。
綜上所述，對預付賬款正確使用和加強管理，可以將誤用或錯用預付賬款造成的損失及舞弊現(xiàn)象消滅在萌芽之中，為企業(yè)提供真實可靠的財務信息。
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