酒店采購管理制度
每一家酒店的采購環(huán)節(jié)都是尤為重要的，中間需要有嚴(yán)格的管理制度來進(jìn)行約束，尤其是星級(jí)酒店的采購。學(xué)習(xí)啦小編為你整理了酒店采購管理制度，希望你喜歡。
酒店采購管理制度篇一
酒店采購應(yīng)控制成本、接受財(cái)務(wù)監(jiān)督及其他部門的監(jiān)督、稽查，全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作。
第一條采購工作基本要求
1、所有采購項(xiàng)目均需酒店總經(jīng)理簽批授權(quán)、財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意。
2、所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì)，月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單。
3、采購人員須對自己采購物品的價(jià)格、品質(zhì)負(fù)責(zé)。
4、采購人員須每月通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫，以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及公司。
5、所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交。
6、采購時(shí)間要求：一般物品采購時(shí)間為3-5天，急用物品第二天必須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購。
7、采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷。
8、禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。
9、采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜，對到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，同時(shí)也為日后的采購工作提供便利。
第二條采購崗位職責(zé)
1、了解各部門物品需求及各類物品市場的供應(yīng)情況，掌握財(cái)務(wù)部對各種物品的采購成本及采購資金的控制要求，熟悉了解各種物品的采購計(jì)劃。降低物資食品采購成本，為酒店提供價(jià)格合理質(zhì)量好的各類物資及食品。
2、了解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動(dòng)態(tài)，會(huì)同有關(guān)部門根據(jù)實(shí)際經(jīng)營情況，合理、科學(xué)地根據(jù)采購計(jì)劃，對各種物品進(jìn)行價(jià)格調(diào)查。
3、搜集市場上各類物質(zhì)的價(jià)格信息，作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時(shí)處理呆滯物資，加速物資周轉(zhuǎn)。
4、大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
5、主動(dòng)協(xié)調(diào)與酒店內(nèi)其他各部門的關(guān)系，經(jīng)常傾聽使用部門對物資采購工作的意見，及進(jìn)改進(jìn)采購工作。
6、協(xié)助客房倉庫作好物質(zhì)的驗(yàn)收工作，對質(zhì)量不合格和價(jià)格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對食品原料進(jìn)庫前，要嚴(yán)格驗(yàn)收，注意食品的生產(chǎn)期，不進(jìn)保質(zhì)期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。
7、與有關(guān)供應(yīng)商作好積極的溝通，保持良好的合作關(guān)系。
8、嚴(yán)格執(zhí)行酒店財(cái)務(wù)制度，遵紀(jì)守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業(yè)。
第三條臨時(shí)物品采購工作程序
1、臨時(shí)物品的采購申請：臨時(shí)采購物品必須是在營業(yè)部門運(yùn)行過程中的某些突發(fā)需求(包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例：工程維修配件等)部門申請人詳細(xì)填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等
2、臨時(shí)物品的采購審批部門負(fù)責(zé)人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時(shí)進(jìn)行刪減和增補(bǔ)，并注明急需采購的原因。
3、臨時(shí)物品的采購實(shí)施：采購員根據(jù)部門所下的申購單直接采購，部門急用的物品采購必須當(dāng)天完成;采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關(guān)部門補(bǔ)簽手續(xù)。
2、臨時(shí)物品的采購驗(yàn)證：采購購回物品后，倉庫及部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)貨給予優(yōu)先及時(shí)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格入庫后交與申請部門領(lǐng)用。
第四條采購物資驗(yàn)貨流程
1、無論是供應(yīng)商或是采購購回的物品必須先驗(yàn)收再入庫，由庫房根據(jù)申購單驗(yàn)收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
2、對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權(quán)拒收，供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)后，倉管應(yīng)開入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。
3、倉管在驗(yàn)貨過程中對項(xiàng)目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動(dòng)請使用部門一起驗(yàn)收。
4、在驗(yàn)收過程中，倉管或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)，
5、購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作，對于有爭議的問題應(yīng)各自向上級(jí)報(bào)告協(xié)調(diào)解決。
酒店采購管理制度篇二
為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
一、采購管理部門
酒店設(shè)立專職采購部,隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購工作.
二、采購部工作基本要求
1.所有采購項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單
3.所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4.采購部工作人員須對自己采購物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)
5.采購部須每半個(gè)月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫,以書面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)
6.所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價(jià)格信息采購部每天須錄入至采購部價(jià)格信息庫.
7.采購時(shí)間要求:一般物品采購時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個(gè)月下單采購
8.采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷
9.禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜
10.采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購工作提供便利.
三、采購審批程序
1.申購單審批程序:
使用部門經(jīng)理(倉庫主管)資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)查董事同意采購部詢價(jià)財(cái)務(wù)總監(jiān)稽查部行政辦
董事會(huì)申購單返回采購部
2.單位價(jià)值1000元以下或批量價(jià)值在20XX元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購.酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.
2.單位價(jià)值1000元以上或批量價(jià)值在20XX元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì)評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議
財(cái)務(wù)審批行政辦審批董事會(huì)審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評定小組由采購部、使用部門、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成)
3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法:采購部每月每類物品均應(yīng)邀請至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià),采購部、使用部門、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評定小組,通力合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論，選定供應(yīng)商。采購部及上述相關(guān)部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查，根椐市場調(diào)查的價(jià)格，與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期間內(nèi)，供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.
四、采購監(jiān)督
采購成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部共同完成,平時(shí)各部門應(yīng)及時(shí)到市場上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)酒店采購成本的控制與監(jiān)督.
五、供應(yīng)商管理
1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購部、使用部門及集團(tuán)稽查部對供應(yīng)商進(jìn)行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應(yīng)商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、N個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商，大約70%的物資從他手中購買。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時(shí)無購買死角。
3.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象.
酒店采購管理制度篇三
1、制定采購計(jì)劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測，在每年年底編制采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)財(cái)務(wù)部審核;
(2)計(jì)劃外采購或臨時(shí)增加的項(xiàng)目，并制定計(jì)劃或報(bào)告財(cái)務(wù)部審核;
(3)采購計(jì)劃一式四份，自存一份，其它三份交財(cái)務(wù)部。
2、審批采購計(jì)劃:
(1)財(cái)務(wù)部將各部門的采購計(jì)劃和報(bào)告匯總，并進(jìn)行審核;
(2)財(cái)務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實(shí)績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)預(yù)測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計(jì)劃和預(yù)算報(bào)總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃交財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實(shí)施，對計(jì)劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計(jì)劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單位適時(shí)進(jìn)行采購，以保證及時(shí)供應(yīng)。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計(jì)劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會(huì)部下單采購部，采購人員要按計(jì)劃或下單進(jìn)行采購，以保證供應(yīng)。
(4)計(jì)劃外和臨時(shí)少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購，以保證需用。
4、物資驗(yàn)收入庫:
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗(yàn)收;
(2)倉管員驗(yàn)收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗(yàn)收。驗(yàn)收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗(yàn)收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
5、報(bào)銷及付款
(1)付款:
?、俨少弳T采購的大宗物資的付款要經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款;
?、谥苯Y(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準(zhǔn)確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空白支票與對方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi);
?、郯淳频曦?cái)務(wù)制度，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款，30元以下者可支付現(xiàn)款。
?、艹^30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。
(2)報(bào)銷:
?、俨少弳T報(bào)銷必須憑驗(yàn)收員簽字的發(fā)票連同驗(yàn)收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計(jì)劃預(yù)算內(nèi)，核準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。
?、诓少弳T若向個(gè)體戶購買商品，可通過稅務(wù)部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗(yàn)收員的驗(yàn)收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報(bào)銷。
采購部業(yè)務(wù)操作制度
1、按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價(jià)、選擇，填寫價(jià)格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表;
2、向主管呈報(bào)調(diào)查表，匯報(bào)詢價(jià)情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5、貨物驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)的各種問題，應(yīng)即時(shí)查清原因，并向主管匯報(bào);
6、貨物驗(yàn)收后，將貨物送倉庫驗(yàn)收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報(bào)告給有關(guān)部門，同時(shí)附上采購申請單或經(jīng)銷合同;
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財(cái)務(wù)部校對審核，并辦理報(bào)銷或結(jié)算手續(xù)。
倉庫管理制度
1、倉庫的分類：
酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食品倉、山貨倉，動(dòng)力部的油庫、石油氣庫，建筑，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機(jī)械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，家具設(shè)備倉等等。
2、物品驗(yàn)收：
(1)倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進(jìn)行驗(yàn)收，并做到：
?、侔l(fā)票與實(shí)物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等不相符時(shí)不驗(yàn)收;
?、诎l(fā)票上的數(shù)量與實(shí)物數(shù)量不相符，但名稱、規(guī)格、型號(hào)相符可按實(shí)際驗(yàn)收;
?、蹖忂M(jìn)的食品原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。
?、軐忂M(jìn)品已損壞的不驗(yàn)收。
(2)驗(yàn)收后，要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號(hào)、單價(jià)、單位、數(shù)量和金額填寫驗(yàn)收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報(bào)銷，一份交材料會(huì)計(jì)。
3、入庫存放：
(1)驗(yàn)收后的物資，除直撥的外，一律要進(jìn)倉保管;
(2)進(jìn)倉的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品，要逐項(xiàng)建立登記卡片，物品進(jìn)倉時(shí)在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時(shí)按數(shù)減出，結(jié)出余數(shù);卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查：
(1)對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉?fàn)€變質(zhì)，將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查：
?、賯}管員要經(jīng)常對所管物資進(jìn)行抽查，檢查實(shí)物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時(shí)查對;
②材料會(huì)計(jì)或有關(guān)管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進(jìn)行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領(lǐng)發(fā)物資
(1)領(lǐng)用物品計(jì)劃或報(bào)告：
①凡領(lǐng)用物品，根據(jù)規(guī)定須提前做計(jì)劃，報(bào)庫存部門準(zhǔn)備;
?、趥}管員將報(bào)來的計(jì)劃按每天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，準(zhǔn)備好物品，以便取貨人領(lǐng)取;
(2)發(fā)貨與領(lǐng)貨
①各部門各單位的領(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé);
?、陬I(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、用途等)并簽名，倉管員憑單發(fā)貨;
?、垲I(lǐng)料單一式三份，領(lǐng)料單位自留一份，單位負(fù)責(zé)人憑單驗(yàn)收;倉管員一份，憑單入賬;材料會(huì)計(jì)一份，憑單記明細(xì)賬;
?、馨l(fā)貨時(shí)倉管員要注意物品先進(jìn)的先發(fā)、后進(jìn)的后發(fā)。
(3)貨物計(jì)價(jià)：
?、儇浳镆话惆催M(jìn)價(jià)發(fā)出，若同一種商品有不同的進(jìn)價(jià)，一般按平均價(jià)發(fā)出。
②需調(diào)出酒店以外的單位的物資，一般按原進(jìn)價(jià)或平均價(jià)加手續(xù)費(fèi)和管理費(fèi)調(diào)出。
6、盤點(diǎn)：
(1)倉庫物資要求每月月中小盤點(diǎn)，月底大盤點(diǎn)，半年和年終徹底盤點(diǎn);
(2)將盤結(jié)果列明細(xì)表報(bào)財(cái)務(wù)部審核;
(3)盤點(diǎn)期間停止發(fā)貨。
7、記賬：
(1)設(shè)立賬簿和登記賬，賬簿要整齊、全面、一目了然;
(2)賬簿要分類設(shè)置，物資要分品種、型號(hào)、規(guī)格等設(shè)立賬戶;
(3)記賬時(shí)要先審核發(fā)票和驗(yàn)收單，無誤后再入賬，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)時(shí)及時(shí)解決，在未弄清和更正前不得入賬;
(4)審核驗(yàn)收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬，否則要退回倉管員補(bǔ)齊手續(xù)后才能入賬;
(5)發(fā)出的物資用加權(quán)平均法計(jì)價(jià)，月終出現(xiàn)的發(fā)貨計(jì)價(jià)差額分品種列表一式三份，記賬員、部門、財(cái)務(wù)部各一份;
(6)直撥物資的收發(fā)，同其他入庫物資一樣入賬;
(7)調(diào)出本酒店的物資所用的管理費(fèi)、手續(xù)費(fèi)，不得用來沖減材料成本，應(yīng)由財(cái)務(wù)部沖減費(fèi)用;
(8)進(jìn)口物資要按發(fā)票的數(shù)量、金額、稅金、檢疫費(fèi)等如實(shí)折為單價(jià)人民幣入賬，發(fā)出時(shí)按加權(quán)平均法計(jì)價(jià);
(9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費(fèi)等尚未到的進(jìn)口物資，于月底估價(jià)發(fā)放，待發(fā)票、稅單、檢疫費(fèi)等收到、沖減估價(jià)后，再按實(shí)入賬，并調(diào)整暫估價(jià)，報(bào)財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)調(diào)整三級(jí)賬;
(10)月底按時(shí)將材料會(huì)計(jì)報(bào)表連同驗(yàn)收單、領(lǐng)料單等報(bào)送財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì);
(11)與倉管員校對實(shí)物賬，每月與財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)對賬，保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案制度：
(1)倉庫檔案應(yīng)有驗(yàn)收單、領(lǐng)料單和實(shí)物賬簿;
(2)材料會(huì)計(jì)的檔案有驗(yàn)收單、領(lǐng)料單、材料明細(xì)賬和材料會(huì)計(jì)報(bào)表。
酒店采購管理制度篇四
第一條：為加強(qiáng)酒店采購管理、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營需求、同時(shí)
提高資金使用效益，現(xiàn)結(jié)合酒店實(shí)際情況，特制定采購制度。
第二條：采購方式及供貨商的確定
(一) 采購方式的確定
1.對于日常經(jīng)營中使用量較大、消耗較快、周轉(zhuǎn)較頻繁的物品(如廚
房原材料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等)，可選擇與本
地供貨商簽定固定送貨合同，由供應(yīng)商定期送貨。
2.對于單項(xiàng)采購金額較大或需要定制的貨物，由采購人員初選供貨
商，經(jīng)使用部門、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理比選后，簽定臨時(shí)采購合同方式進(jìn)
行采購。
3.對于本地市場沒有或外地市場更價(jià)廉物美的貨物,可根據(jù)實(shí)際情況
到外地進(jìn)行采購或由外地商家發(fā)貨等方式進(jìn)行采購。
4.對于使用量較小、金額較小、頻率較低，不容易集中等零星貨物由
采購人員直接進(jìn)行采購。
(二) 供貨商的確定原則
在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇
供應(yīng)商時(shí)要考慮以下條件：
a. 穩(wěn)固財(cái)政：最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政能力的供應(yīng)商，因這樣對保持酒店
品水準(zhǔn)，數(shù)量及交貨期有一定的保障。
b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合酒店要求的物品，令酒店
保持一貫穩(wěn)定水準(zhǔn)，
c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接受的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從
而節(jié)省運(yùn)輸?shù)绕渌M(fèi)用，且聯(lián)系方便，易于隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行情況，
d. 價(jià)格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量都能符合酒店要求，選
擇供應(yīng)商便選擇價(jià)格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共
同考慮，協(xié)商核定最符合酒店要求的供應(yīng)商，
e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)
商便需要注意這一項(xiàng)，因好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成
本，采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保
養(yǎng)維修方法，屬于機(jī)電，器材等項(xiàng)目的購買，事先一定要向工程部門
了解所購買物品能可否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配
套或無法安裝的情況。
1. 初選供貨商：由采購人員進(jìn)行市場考察，選出3家以上有代表性的
供貨商，進(jìn)行綜合考察，在考察中要重點(diǎn)了解供貨商的實(shí)力、專業(yè)化
程度、貨物來源、價(jià)格、質(zhì)量及其目前的供貨狀況。
2. 試用供貨商：對于同類商品確定2家同時(shí)供貨，重點(diǎn)從商品質(zhì)量、價(jià)格、后續(xù)服務(wù)等方面來進(jìn)行比較試用。
3. 確定供貨商：在試用兩個(gè)月的基礎(chǔ)上，由總經(jīng)理、使用部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、采購人員組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定正式供貨商。
4. 簽定供貨合同：確定正式供貨商后，由總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限原則上一年一簽。
5. 供貨商的更換與續(xù)用：在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，由審查小組集中討論對供應(yīng)商進(jìn)行處罰或更換供應(yīng)商。合同到期時(shí),由審查小組集中對供應(yīng)商進(jìn)行評估,對評估為不合格的供應(yīng)商按程序進(jìn)行更換。更換與續(xù)用供應(yīng)商由審查小組集體決定，除此之外，任何部門、任何人員不得擅自更換供應(yīng)商。新增供應(yīng)商必須按上述程序先進(jìn)行試用再簽定供貨合同。
第三條 市場調(diào)查原則
(一)廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等市場調(diào)查
1. 調(diào)查人員組成：市場調(diào)查由采購人員負(fù)責(zé)牽頭，成本控制人員、廚師長等共同參與市場調(diào)查。
2. 調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)的選擇：市場調(diào)查每月三次，原則上每旬逢“4”進(jìn)行調(diào)查，特殊情況報(bào)總經(jīng)理同意后，可適當(dāng)調(diào)整調(diào)查時(shí)間。調(diào)查地點(diǎn)以市內(nèi)各綜合市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間。
3. 確定被調(diào)查商品的品種：根據(jù)實(shí)際情況，市場調(diào)查必須將使用量較大、價(jià)格變動(dòng)較頻繁的品種納入調(diào)查范圍內(nèi)。市場調(diào)查前，由采購人員與廚師長共同確定需調(diào)查商品的品種。
4. 調(diào)查的方法和程序：調(diào)查時(shí)要堅(jiān)持集中調(diào)查的原則，采用看、聞、摸等手段，詳細(xì)了解被調(diào)查商品的品種、產(chǎn)地、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。在詢價(jià)后要進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，不得只記錄賣方一口價(jià)，必要時(shí)可進(jìn)行采樣。單項(xiàng)商品的調(diào)查不應(yīng)低于三家，以便對價(jià)格信息進(jìn)行對比。
5. 除市場調(diào)查外，報(bào)刊、雜志、電視、網(wǎng)站等所刊出商品價(jià)格信息以及本地酒店業(yè)同行同期執(zhí)行價(jià)也是價(jià)格調(diào)查的手段和依據(jù)。
(二)酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等市場調(diào)查
1. 調(diào)查人員組成：市場調(diào)查由采購人員負(fù)責(zé)牽頭，組織成本控制人員、使用部門人員進(jìn)行實(shí)地調(diào)查。
2. 調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)的選擇：市場調(diào)查每季一次，原則上安排在每季度
第二個(gè)月中旬組織。如因市場價(jià)格變化或供應(yīng)商申請調(diào)價(jià)時(shí)，采購人員應(yīng)及時(shí)安排進(jìn)行市場調(diào)查。調(diào)查地點(diǎn)根據(jù)商品情況選擇在市內(nèi)或外地各專業(yè)市場進(jìn)行。
3. 確定被調(diào)查商品的品種：根據(jù)實(shí)際情況，市場調(diào)查必須將使用較頻繁、耗用量較大、價(jià)格變動(dòng)較頻繁的品種納入調(diào)查范圍內(nèi)。市場調(diào)查前，由采購人員與使用部門共同確定需調(diào)查商品的品種。
4. 調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應(yīng)堅(jiān)持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時(shí)要詳細(xì)了解商品的產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價(jià)后要進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，不能只記錄賣方一口價(jià)。單項(xiàng)商品的調(diào)查不應(yīng)低于三家，以便對價(jià)格信息進(jìn)行對比。
5. 除市場調(diào)查外，當(dāng)?shù)氐膱?bào)刊、雜志、電視、網(wǎng)站等所刊出的價(jià)格，酒店同行同期執(zhí)行價(jià)也是調(diào)查的手段和依據(jù)。
第四條 采購的定價(jià)原則
(一)廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等定價(jià)原則
蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等價(jià)格管理原則：堅(jiān)持公平、公正、實(shí)事求是的原則，綜合考慮供應(yīng)商的送貨成本、資金利息和稅金等因素，對于供貨價(jià)格實(shí)行最高限價(jià)制，根據(jù)不同的貨品，其最高限價(jià)范圍如下：
(1)干雜調(diào)料、糧油等執(zhí)行價(jià)格不得高于市場價(jià)格的3%。
(2)鮮貨、凍品等執(zhí)行價(jià)格不得高于市場價(jià)格的2%。
(3)蔬菜、水果價(jià)格在1.00元/斤以下的，其執(zhí)行價(jià)格不得高于市場價(jià)格的3%;價(jià)格在1.00-2.00元/斤的，其執(zhí)行定價(jià)不得高于市場價(jià)格的2%;2.00元/斤以上的，其執(zhí)行價(jià)不得高于市場價(jià)格的1%。
4. 春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災(zāi)害性天氣持續(xù)時(shí)間較長的月份，由于供貨價(jià)格波動(dòng)太大，其定價(jià)原則可適當(dāng)放寬。
(二) 酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等定價(jià)原則
1. 定價(jià)程序：每次市場調(diào)查后，采購人員組織參與市場調(diào)查的人員根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果，制定酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等酒店常用物品的指導(dǎo)價(jià)。該指導(dǎo)價(jià)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理簽字確認(rèn)后以書面形式通知財(cái)務(wù)部備案。
2. 價(jià)格管理原則：堅(jiān)持公平、公正、實(shí)事求是的原則，指導(dǎo)價(jià)每季度制定一次，因市場原因中途需調(diào)價(jià)，必須按上述規(guī)定組織相關(guān)人員專項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查。指導(dǎo)價(jià)是酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等商品的最高限價(jià)制，實(shí)際采購價(jià)格不得高于指導(dǎo)價(jià)。
第五條：采購程序
(一) 廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等原材料采購程序
1. 廚房原料采購，每日由廚師長填寫申購單，注明需要送貨的品種及數(shù)量，由采購部通知供應(yīng)商直接送達(dá)廚房。
2. 廚房必須根據(jù)根據(jù)客房上客量情況，結(jié)合實(shí)際庫存情況，合理填寫送貨品種和數(shù)量，避免二次補(bǔ)貨。確需二次補(bǔ)貨時(shí)，廚房必須先通知采購人員，由采購人員通知供應(yīng)商進(jìn)行二次補(bǔ)貨。所送貨物到貨時(shí)，廚房必須通知庫房人員和采購部共同進(jìn)行驗(yàn)收，未通知庫房驗(yàn)收的，財(cái)務(wù)部不予認(rèn)可。
(二) 酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等庫房常備物資采購程序
1. 庫管員應(yīng)隨時(shí)檢查庫房常備物資存貨情況，當(dāng)存貨降到最低存貨量時(shí)，庫管員應(yīng)及時(shí)填寫物品申購清單，按程序報(bào)采購部、總經(jīng)理審批后，由采購員通知供應(yīng)商送貨或直接由采購員購進(jìn)。
2. 常備物資中“印刷品”等需要提供樣品的，樣品由領(lǐng)用(使用)部門負(fù)責(zé)提供，樣品必須由領(lǐng)用(使用)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。
(三) 除廚房原材料、常備物資外的零星物品采購程序
1. 專項(xiàng)采購、定制物品以及零星采購由需貨部門填寫物品申購單，部門負(fù)責(zé)人簽字后按程序由財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理審批后，由采購員辦理采購。
2. 專項(xiàng)采購、定制物品根據(jù)實(shí)際情況實(shí)施采購，一般零星物品采購在審批后兩日內(nèi)完成。需加急采購的物品由報(bào)總經(jīng)理同意后，限時(shí)采購。
3. 物品采購只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨或?qū)嵤┎少彛渌藛T非總經(jīng)理批準(zhǔn)不得擅自通知送貨或自行采購。
(四) 臨時(shí)、緊急物品采購程序
1.臨時(shí)緊急物品的采購申請：
臨時(shí)采購物品必須是在營業(yè)部門運(yùn)行過程中的某些突發(fā)需求(包括客人的某些需求和酒店本身產(chǎn)生的突發(fā)需求，例：工程維修配件等)部門申請人詳細(xì)填寫申購單，注明所需采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等
2.臨時(shí)物品的采購審批
部門負(fù)責(zé)人簽字審核，檢查所需采購物品的名稱、數(shù)量、規(guī)格等必要時(shí)進(jìn)行刪減和增補(bǔ)，并注明急需采購的原因。
3.臨時(shí)物品的采購實(shí)施： 采購員根據(jù)部門所下的申購單或電話通知直接采購，部門急用的物品采購必須當(dāng)天完成;采購員將部門所采購物品購回后，需將申購單交給相關(guān)部門補(bǔ)簽手續(xù)。
4.臨時(shí)物品的采購驗(yàn)證： 采購購回物品后，倉庫及部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)貨給予優(yōu)先及時(shí)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格入庫后交與申請部門領(lǐng)用。
第六條：采購數(shù)量的確定原則
為提高經(jīng)濟(jì)效益，降低成本，減少資金占有，應(yīng)根據(jù)勤進(jìn)快銷的原則，按單采購的原則來確定日常的采購數(shù)量。
(一)廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等采購數(shù)量。
1. 此類廚房原材料實(shí)行每日采購，一般要求供貨商送貨。
2. 廚房在每日營業(yè)結(jié)束前，根據(jù)存貨、生意情況、儲(chǔ)存條件及送貨時(shí)間，提出次日的采購數(shù)量。
(二)酒水飲料、客房客用品、工程維修材料、辦公用品等采購數(shù)量。 庫房常備物資采購數(shù)量,應(yīng)綜合考慮經(jīng)濟(jì)批量、采購周期、資金周轉(zhuǎn)、儲(chǔ)存條件等因數(shù)，根據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。
第七條：貨物的驗(yàn)收原則
(一)驗(yàn)收的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)： 物品質(zhì)量主要由領(lǐng)用(使用)部門和庫管員，根據(jù)本酒店實(shí)際使用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或樣品進(jìn)行驗(yàn)收。
(二)驗(yàn)收的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)： 物品數(shù)量由領(lǐng)用(使用)部門與庫管員，根據(jù)審批后的采購申請單上寫明的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，數(shù)量差異應(yīng)控制在申購數(shù)量的上下10%以內(nèi)。
(三)驗(yàn)收人員： 采購人員、庫房人員、領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、供應(yīng)商四人共同驗(yàn)收。
(四)驗(yàn)收程序：
1. 由庫管人員填寫“入庫單”注明所收物品的數(shù)量、單價(jià)、金額。
2. 入庫單、驗(yàn)收單填寫完后，由采購人員、貨物領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)人、庫管員簽字生效。簽字完畢后的入庫單或驗(yàn)收單一式三聯(lián)，第一聯(lián)庫管自己留存;第二聯(lián)交財(cái)務(wù)做為記帳憑證;第三聯(lián)交供貨商作為結(jié)帳憑證。
3. 除了廚房蔬菜、水果、鮮貨、干雜調(diào)料、糧油、海鮮凍品等外，無論是供應(yīng)商或是采購購回的物品必須先驗(yàn)收再入庫，由庫房根據(jù)申購單驗(yàn)收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
4. 對于不符合采購申購單的貨物，庫房人員有權(quán)拒收，在驗(yàn)收過程中，倉管或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)實(shí)屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨手續(xù)。
第八條 采購工作要求
1、 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管，有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交。
2、 一般物品采購時(shí)間為2天，急用物品第二天須采購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前20天下單采購。
3、 采購部禁止采購任何未下申購單的物品，否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷。
4、 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應(yīng)商洽談采購事宜。
5、 采購部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各供應(yīng)商的貨款及時(shí)簽批支付事宜，對到期的應(yīng)付帳款，酒店應(yīng)及時(shí)支付，以建立酒店良好形象，維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù)，
酒店采購管理制度
同時(shí)也為日后的采購工作提供便利。
6、 協(xié)助倉庫作好物質(zhì)的驗(yàn)收工作，對質(zhì)量不合格和價(jià)格不符的產(chǎn)品給予退換貨工作。對食品原料進(jìn)庫前，要嚴(yán)格驗(yàn)收，注意食品的生產(chǎn)期，不采購保質(zhì)期已過半的食品，確保食品原料的新鮮度。
7、采購工作中嚴(yán)禁弄虛作假，以次充好。嚴(yán)禁以權(quán)謀私，越權(quán)采購，損害酒店利益。
8、購買、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作、共同做好工作，對于有爭議的問題應(yīng)各自向上級(jí)報(bào)告協(xié)調(diào)解決。
9、各崗位人員不得接受供應(yīng)商宴請、收受禮品、返現(xiàn)或提成。
10、 能步行的決不用車采購，降低采購成本，能電話聯(lián)系的不外出采購，盡量降低外出采購的成本;盡量集中采購，合理安排采購時(shí)間，縮減外出采購的趟數(shù);能短途采購的不長途采購，長途采購盡量規(guī)避過境費(fèi)和高速公路通行費(fèi);
11、采購工作中未認(rèn)真履行職責(zé)或違規(guī)操作，將視具體情節(jié)予以罰款、降職降薪、調(diào)離崗位、開除等處罰。
第九條 本制度從公布之日起施行。過去有關(guān)規(guī)定與本制度有抵觸的，一律以本制度為準(zhǔn)。
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