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機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本

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為了進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案工作水平,逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,需要制定并實(shí)施相應(yīng)的管理制度。學(xué)習(xí)啦小編今天為你整理了機(jī)關(guān)檔案室制度范本,希望對(duì)大家有幫助!

機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇一

一、檔案立卷歸檔制度

1、立卷原則:文書檔案實(shí)行以卷為單位裝訂(即案卷級(jí)整理方法)的原則,其他會(huì)計(jì)、聲像按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2、立卷歸檔范圍和文書檔案保管期限:按照我委編制并經(jīng)縣檔案局審批同意的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

3、立卷歸檔時(shí)間:

⑴機(jī)關(guān)文書檔案應(yīng)堅(jiān)持做好平時(shí)收集,把已處理完畢的文件按流水號(hào)收集齊全,于第二年初進(jìn)行整理、歸檔,六月底前完成歸檔工作。

(2)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案在年終立卷后由財(cái)務(wù)部門暫時(shí)保存一年,第二年六月底前移交綜合檔案室。

(3)聲像檔案在每項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后,及時(shí)交綜合檔案室歸檔。

(4)其他門類和載體的檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向綜合檔案室移交歸檔。

4、文件整理歸檔要求:

按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求,遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件間的聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。

⑴不同年度的文件一般不得放在一起歸檔;但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年歸檔;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年歸檔;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年歸檔;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年歸檔;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年歸檔;非訴訟案件放在結(jié)案年歸檔;其他文件材料的歸檔按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

⑵文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。一個(gè)問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)應(yīng)依序排列在一起(批復(fù)在前、請(qǐng)示在后,正件在前、附件在后),印件在前、定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后;其他文件材料依照有關(guān)規(guī)定及其形成規(guī)律或特點(diǎn)進(jìn)行排列。

(3)文件材料的排列,應(yīng)按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。文件材料整理后裝盒的排列自上而下,自左向右。排列方法應(yīng)結(jié)合本機(jī)關(guān)的具體情況,歷年來(lái)的歸檔排列要統(tǒng)一,前后一致。

(4)文件材料整理歸檔目錄應(yīng)區(qū)別不同保管期限,分年度編制歸檔目錄,在一個(gè)全宗內(nèi),歸檔目錄號(hào)不得重復(fù)。

二、檔案保管制度

1、綜合檔案室做到辦公、閱檔、庫(kù)房三分開(kāi)。

2、配置足夠的檔案柜以及相關(guān)設(shè)備。

3、檔案室門窗要牢固,嚴(yán)格做到防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防火、防高溫。檔案庫(kù)房做到專人負(fù)責(zé)、專人管理。庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放雜物。

4、經(jīng)常檢查檔案存放的情況,發(fā)現(xiàn)破損或霉變的檔案,檔案人員要認(rèn)真采取措施,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

5、庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜應(yīng)排列有序、統(tǒng)一編號(hào),做到整齊劃一。

6、根據(jù)檔案工作需要配置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電腦、收錄機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備、照相機(jī)和電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備。

7、機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化,納入本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)同步發(fā)展,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化,提高檔案管理水平和服務(wù)效率。

三、檔案保密制度

1、建立健全檔案保密組織,做到領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)、組織落實(shí)、人員落實(shí)。

2、檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)__指示、決定,嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和保密制度。

3、檔案人員應(yīng)根據(jù)國(guó)家和秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定劃分秘密、機(jī)密、絕密等,嚴(yán)格按密級(jí)管理辦法進(jìn)行管理。

4、檔案一般不外借,確因工作需要借用的,須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意。外單位人員來(lái)查閱檔案的,須持有單位介紹信方可接待。

5、秘密以上檔案,只限在檔案室內(nèi)查閱,不得外借,不得復(fù)制。確因工作需要的,須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可摘抄有關(guān)章節(jié),用完后及時(shí)交檔案人員處理。

6、檔案人員應(yīng)對(duì)保密檔案作定期檢查,如發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明去向,杜絕一切可能危害檔案安全和泄密事件發(fā)生。

四、檔案利用制度

為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源,切實(shí)有效地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù),檔案人員必須熟悉檔案室所藏檔案情況,主動(dòng)了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要,積極做好提供利用工作。

一、利用范圍:

1、檔案室所藏的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、其他門類和載體的檔案。

2、檔案室利用檔案資源收集和編制的全引目錄、發(fā)文匯編、組織沿革、大事記等。

二、利用方法:

1、凡利用者都應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù),查閱檔案時(shí),在閱檔室閱覽,不允許在案卷上圈劃、批注、涂改、剪裁或拆散檔案。

2、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案,如需摘抄、復(fù)制的,須經(jīng)檔案人員審核同意,秘密以上檔案需作必要摘錄的,須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),用完后及時(shí)交檔案人員處理。

3、檔案人員應(yīng)做好檔案利用反饋工作。在向利用者提供利用的同時(shí),做好《檔案查借閱登記》,并附一張《檔案利用效果登記表》,利用工作結(jié)束后,由利用者填寫,及時(shí)交檔案室查存。

五、檔案交接制度

一、各科室對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向綜合檔案室移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有。各科室負(fù)責(zé)人必須在檔案?jìng)淇急韮?nèi)簽字,以示確認(rèn)。

二、檔案人員要根據(jù)國(guó)家、省、州、縣關(guān)于檔案館接收檔案的范圍和年限規(guī)定,有計(jì)劃、有步驟地將永久、長(zhǎng)期的檔案連同案卷目錄和有關(guān)材料,按時(shí)向縣檔案館移交。

三、凡屬進(jìn)館的檔案,均應(yīng)按要求進(jìn)行收集、整理、鑒定和驗(yàn)收,對(duì)不同門類、載體的檔案,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

四、進(jìn)館檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)、交接雙方應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名蓋章。移交清冊(cè)應(yīng)歸入機(jī)關(guān)全宗卷內(nèi)保存。

六、檔案人員崗位責(zé)任制

1、認(rèn)真貫徹、執(zhí)行《檔案法》、《保密法》以及有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定,不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)工作水平。

2、熱愛(ài)檔案事業(yè)、熟悉檔案業(yè)務(wù)、制定有關(guān)檔案工作計(jì)劃和管理制度。

3、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案,嚴(yán)格接收手續(xù)并把好質(zhì)量關(guān),做好檔案的保管、利用工作。

4、認(rèn)真貫徹《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)定》,實(shí)施科學(xué)管理,積極創(chuàng)造條件,升級(jí)達(dá)標(biāo)。

5、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè),熟悉本機(jī)關(guān)室藏檔案,編制組織沿革、大事記、年鑒、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等檢索工具和專題資料。

6、保密檔案的管理和利用,必須按照國(guó)家有關(guān)檔案、__的法律、法規(guī)和方針政策的規(guī)定辦理,確保機(jī)關(guān)檔案的完整與安全。

7、按照檔案保管期限及鑒定工作的規(guī)定,定期鑒定檔案,及時(shí)做好檔案的存毀和向縣檔案館移交檔案的工作。

機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇二

第一條為了進(jìn)一步提高本機(jī)關(guān)檔案工作水平,逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和檔案管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合工作實(shí)際,制定本制度。

第二條機(jī)關(guān)檔案是指在各種會(huì)議、活動(dòng)和機(jī)關(guān)日常工作中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條機(jī)關(guān)的檔案工作必須嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī),依據(jù)檔案管理有關(guān)原則、規(guī)定,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保檔案的完整與安全。

第四條機(jī)關(guān)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo):

(一)機(jī)關(guān)的檔案工作由主管領(lǐng)導(dǎo),檔案員具體負(fù)責(zé),其業(yè)務(wù)工作接受上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)與監(jiān)督。

(二)機(jī)關(guān)檔案確定一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,檔案員負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)各有關(guān)資料的收集、整理、歸檔工作。

(三)辦公室應(yīng)視情況酌情加大投入配備設(shè)施,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科技手段管理檔案,廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索,實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

(四)機(jī)關(guān)各辦工作形成的有關(guān)資料建檔工作,由辦公室牽頭,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),確保機(jī)關(guān)檔案的完整和齊全。

第五條本機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)

(一)統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全宗檔案;

(二)對(duì)機(jī)關(guān)日常形成的文件、材料、聲像資料的收集、整理、立卷、歸檔工作;

(三)為檔案的利用提供服務(wù);

(四)檔案的統(tǒng)計(jì)、保密和安全管理工作,定期向檔案館移交永久性的檔案。

第六條檔案的保管期限的確定和立卷歸檔原則按照上級(jí)檔案管理部門的要求規(guī)范操作。

第七條各類材料的歸檔時(shí)間為:紙質(zhì)文件、電子文件在次年三月底前歸檔,其他材料檔案按其完成的時(shí)間歸檔。

第八條加強(qiáng)檔案的安全保護(hù),健全防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,確保檔案完整。

紙質(zhì)材料檔案、聲像材料檔案等不同載體類型的檔案,應(yīng)分別保管。

第九條檔案利用的原則:

(一)檔案人員嚴(yán)格遵守保密制度,保守機(jī)密。不隨意提供檔案或擴(kuò)大利用范圍。

(二)本機(jī)關(guān)工作人員借閱、利用檔案,需辦理借閱登記手續(xù)。外單位因工作需要閱查檔案,須持單位介紹信,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意登記后,方可查閱。檔案一般不外借,特殊情況須經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(三)借閱的檔案資料必須妥善保管,并注意保密,不得轉(zhuǎn)借。各級(jí)各類人員查閱、利用檔案,對(duì)所查閱、借閱的檔案要嚴(yán)加愛(ài)護(hù),嚴(yán)禁在案卷上圈劃、涂抹、折疊,更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者,將按檔案法和保密法等有關(guān)規(guī)定予以處理。

(四)檔案借閱用畢后要及時(shí)歸還。借閱時(shí)間一般不得超過(guò)15天;如繼續(xù)借閱,須另行辦理繼借手續(xù)。

第十條對(duì)借閱較重要的檔案,并已利用的,應(yīng)及時(shí)做好利用效果的登記工作。

第十一條做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,每年立卷歸檔完畢后,進(jìn)行統(tǒng)計(jì),填寫統(tǒng)計(jì)報(bào)表,按時(shí)報(bào)檔案行政管理部門。

第十二條根據(jù)保管期限的規(guī)定,應(yīng)對(duì)本機(jī)關(guān)檔案定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在機(jī)關(guān)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人主持下,由上級(jí)有關(guān)部門組成鑒定小組,對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定,提出保存或銷毀檔案。

機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇三

檔案保管制度

一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。

二、檔案按檔號(hào)排放,檔案柜編順序號(hào),庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

三、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。

五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

六、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

七、每學(xué)期開(kāi)學(xué)初對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

檔案保密制度

一、高度認(rèn)識(shí)檔案__的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。

三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。

四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問(wèn)題,后果由利用者負(fù)責(zé)。

五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。

六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下,做好檔案密級(jí)變更和解密工作。

七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

檔案利用制度

一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時(shí)填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書

二、查閱重要的或密級(jí)檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時(shí),以復(fù)印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。

四、提供利用檔案時(shí),按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

五、外國(guó)組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料,按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律責(zé)任。

七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán),任何單位、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案內(nèi)容。

檔案室人員崗位職責(zé)

一、積極宣傳黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。

二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。

三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù),嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。

四、積極開(kāi)展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。

五、深入基層,開(kāi)展對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。

檔案鑒定制度

一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個(gè)人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。

二、對(duì)在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值,準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時(shí)由鑒定組裁定。

三、檔案達(dá)到開(kāi)放期,由鑒定組作出是否向社會(huì)開(kāi)放的決定。

四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的決定。

五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。

六、銷毀檔案前登記造冊(cè)(注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)間、參加鑒定人員);銷毀時(shí)由3人執(zhí)行;事后在清冊(cè)上注明銷毀日期并簽字;清冊(cè)歸檔。

安全與消防制度

一、庫(kù)房重地,非本室工作人員不得擅入。

二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。

三、做好安全巡查工作,下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門窗。

四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。

五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報(bào)告,并全力撲救。


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