機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本
為了進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，需要制定并實(shí)施相應(yīng)的管理制度。學(xué)習(xí)啦小編今天為你整理了機(jī)關(guān)檔案室制度范本，希望對(duì)大家有幫助!
機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇一
一、檔案立卷歸檔制度
1、立卷原則：文書(shū)檔案實(shí)行以卷為單位裝訂(即案卷級(jí)整理方法)的原則，其他會(huì)計(jì)、聲像按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、立卷歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限：按照我委編制并經(jīng)縣檔案局審批同意的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》執(zhí)行。
3、立卷歸檔時(shí)間：
⑴機(jī)關(guān)文書(shū)檔案應(yīng)堅(jiān)持做好平時(shí)收集，把已處理完畢的文件按流水號(hào)收集齊全，于第二年初進(jìn)行整理、歸檔，六月底前完成歸檔工作。
(2)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案在年終立卷后由財(cái)務(wù)部門(mén)暫時(shí)保存一年，第二年六月底前移交綜合檔案室。
(3)聲像檔案在每項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)交綜合檔案室歸檔。
(4)其他門(mén)類和載體的檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向綜合檔案室移交歸檔。
4、文件整理歸檔要求：
按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件間的聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。
⑴不同年度的文件一般不得放在一起歸檔;但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年歸檔;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年歸檔;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年歸檔;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年歸檔;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年歸檔;非訴訟案件放在結(jié)案年歸檔;其他文件材料的歸檔按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
⑵文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。一個(gè)問(wèn)題的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)應(yīng)依序排列在一起(批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在前、附件在后)，印件在前、定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后;其他文件材料依照有關(guān)規(guī)定及其形成規(guī)律或特點(diǎn)進(jìn)行排列。
(3)文件材料的排列，應(yīng)按不同門(mén)類、載體和不同保管期限分別排列。文件材料整理后裝盒的排列自上而下，自左向右。排列方法應(yīng)結(jié)合本機(jī)關(guān)的具體情況，歷年來(lái)的歸檔排列要統(tǒng)一，前后一致。
(4)文件材料整理歸檔目錄應(yīng)區(qū)別不同保管期限，分年度編制歸檔目錄，在一個(gè)全宗內(nèi)，歸檔目錄號(hào)不得重復(fù)。
二、檔案保管制度
1、綜合檔案室做到辦公、閱檔、庫(kù)房三分開(kāi)。
2、配置足夠的檔案柜以及相關(guān)設(shè)備。
3、檔案室門(mén)窗要牢固，嚴(yán)格做到防盜、防光、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防火、防高溫。檔案庫(kù)房做到專人負(fù)責(zé)、專人管理。庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放雜物。
4、經(jīng)常檢查檔案存放的情況，發(fā)現(xiàn)破損或霉變的檔案，檔案人員要認(rèn)真采取措施，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
5、庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜應(yīng)排列有序、統(tǒng)一編號(hào)，做到整齊劃一。
6、根據(jù)檔案工作需要配置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電腦、收錄機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備、照相機(jī)和電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備。
7、機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化，納入本單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，提高檔案管理水平和服務(wù)效率。
三、檔案保密制度
1、建立健全檔案保密組織，做到領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)、組織落實(shí)、人員落實(shí)。
2、檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)__指示、決定，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和保密制度。
3、檔案人員應(yīng)根據(jù)國(guó)家和秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定劃分秘密、機(jī)密、絕密等，嚴(yán)格按密級(jí)管理辦法進(jìn)行管理。
4、檔案一般不外借，確因工作需要借用的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意。外單位人員來(lái)查閱檔案的，須持有單位介紹信方可接待。
5、秘密以上檔案，只限在檔案室內(nèi)查閱，不得外借，不得復(fù)制。確因工作需要的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可摘抄有關(guān)章節(jié)，用完后及時(shí)交檔案人員處理。
6、檔案人員應(yīng)對(duì)保密檔案作定期檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明去向，杜絕一切可能危害檔案安全和泄密事件發(fā)生。
四、檔案利用制度
為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，切實(shí)有效地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案人員必須熟悉檔案室所藏檔案情況，主動(dòng)了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。
一、利用范圍：
1、檔案室所藏的文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、其他門(mén)類和載體的檔案。
2、檔案室利用檔案資源收集和編制的全引目錄、發(fā)文匯編、組織沿革、大事記等。
二、利用方法：
1、凡利用者都應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，查閱檔案時(shí)，在閱檔室閱覽，不允許在案卷上圈劃、批注、涂改、剪裁或拆散檔案。
2、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄、復(fù)制的，須經(jīng)檔案人員審核同意，秘密以上檔案需作必要摘錄的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，用完后及時(shí)交檔案人員處理。
3、檔案人員應(yīng)做好檔案利用反饋工作。在向利用者提供利用的同時(shí)，做好《檔案查借閱登記》，并附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，由利用者填寫(xiě)，及時(shí)交檔案室查存。
五、檔案交接制度
一、各科室對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。各科室負(fù)責(zé)人必須在檔案?jìng)淇急韮?nèi)簽字，以示確認(rèn)。
二、檔案人員要根據(jù)國(guó)家、省、州、縣關(guān)于檔案館接收檔案的范圍和年限規(guī)定，有計(jì)劃、有步驟地將永久、長(zhǎng)期的檔案連同案卷目錄和有關(guān)材料，按時(shí)向縣檔案館移交。
三、凡屬進(jìn)館的檔案，均應(yīng)按要求進(jìn)行收集、整理、鑒定和驗(yàn)收，對(duì)不同門(mén)類、載體的檔案，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
四、進(jìn)館檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)、交接雙方應(yīng)在移交清冊(cè)上簽名蓋章。移交清冊(cè)應(yīng)歸入機(jī)關(guān)全宗卷內(nèi)保存。
六、檔案人員崗位責(zé)任制
1、認(rèn)真貫徹、執(zhí)行《檔案法》、《保密法》以及有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)工作水平。
2、熱愛(ài)檔案事業(yè)、熟悉檔案業(yè)務(wù)、制定有關(guān)檔案工作計(jì)劃和管理制度。
3、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，嚴(yán)格接收手續(xù)并把好質(zhì)量關(guān)，做好檔案的保管、利用工作。
4、認(rèn)真貫徹《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)定》，實(shí)施科學(xué)管理，積極創(chuàng)造條件，升級(jí)達(dá)標(biāo)。
5、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，熟悉本機(jī)關(guān)室藏檔案，編制組織沿革、大事記、年鑒、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等檢索工具和專題資料。
6、保密檔案的管理和利用，必須按照國(guó)家有關(guān)檔案、__的法律、法規(guī)和方針政策的規(guī)定辦理，確保機(jī)關(guān)檔案的完整與安全。
7、按照檔案保管期限及鑒定工作的規(guī)定，定期鑒定檔案，及時(shí)做好檔案的存毀和向縣檔案館移交檔案的工作。
機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇二
第一條為了進(jìn)一步提高本機(jī)關(guān)檔案工作水平，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。
第二條機(jī)關(guān)檔案是指在各種會(huì)議、活動(dòng)和機(jī)關(guān)日常工作中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條機(jī)關(guān)的檔案工作必須嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)檔案管理有關(guān)原則、規(guī)定，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。
第四條機(jī)關(guān)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)：
(一)機(jī)關(guān)的檔案工作由主管領(lǐng)導(dǎo)，檔案員具體負(fù)責(zé)，其業(yè)務(wù)工作接受上級(jí)檔案部門(mén)的指導(dǎo)與監(jiān)督。
(二)機(jī)關(guān)檔案確定一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，檔案員負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)各有關(guān)資料的收集、整理、歸檔工作。
(三)辦公室應(yīng)視情況酌情加大投入配備設(shè)施，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科技手段管理檔案，廣泛運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
(四)機(jī)關(guān)各辦工作形成的有關(guān)資料建檔工作，由辦公室牽頭，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確保機(jī)關(guān)檔案的完整和齊全。
第五條本機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)
(一)統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全宗檔案;
(二)對(duì)機(jī)關(guān)日常形成的文件、材料、聲像資料的收集、整理、立卷、歸檔工作;
(三)為檔案的利用提供服務(wù);
(四)檔案的統(tǒng)計(jì)、保密和安全管理工作，定期向檔案館移交永久性的檔案。
第六條檔案的保管期限的確定和立卷歸檔原則按照上級(jí)檔案管理部門(mén)的要求規(guī)范操作。
第七條各類材料的歸檔時(shí)間為：紙質(zhì)文件、電子文件在次年三月底前歸檔，其他材料檔案按其完成的時(shí)間歸檔。
第八條加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)，健全防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案完整。
紙質(zhì)材料檔案、聲像材料檔案等不同載體類型的檔案，應(yīng)分別保管。
第九條檔案利用的原則：
(一)檔案人員嚴(yán)格遵守保密制度，保守機(jī)密。不隨意提供檔案或擴(kuò)大利用范圍。
(二)本機(jī)關(guān)工作人員借閱、利用檔案，需辦理借閱登記手續(xù)。外單位因工作需要閱查檔案，須持單位介紹信，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意登記后，方可查閱。檔案一般不外借，特殊情況須經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(三)借閱的檔案資料必須妥善保管，并注意保密，不得轉(zhuǎn)借。各級(jí)各類人員查閱、利用檔案，對(duì)所查閱、借閱的檔案要嚴(yán)加愛(ài)護(hù)，嚴(yán)禁在案卷上圈劃、涂抹、折疊，更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者，將按檔案法和保密法等有關(guān)規(guī)定予以處理。
(四)檔案借閱用畢后要及時(shí)歸還。借閱時(shí)間一般不得超過(guò)15天;如繼續(xù)借閱，須另行辦理繼借手續(xù)。
第十條對(duì)借閱較重要的檔案，并已利用的，應(yīng)及時(shí)做好利用效果的登記工作。
第十一條做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，每年立卷歸檔完畢后，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，按時(shí)報(bào)檔案行政管理部門(mén)。
第十二條根據(jù)保管期限的規(guī)定，應(yīng)對(duì)本機(jī)關(guān)檔案定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在機(jī)關(guān)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人主持下，由上級(jí)有關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定，提出保存或銷毀檔案。
機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇三
檔案保管制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。
五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。
六、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學(xué)期開(kāi)學(xué)初對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
檔案保密制度
一、高度認(rèn)識(shí)檔案__的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門(mén)和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。
四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問(wèn)題，后果由利用者負(fù)責(zé)。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下，做好檔案密級(jí)變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者，須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書(shū))等有效證件，同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表;受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書(shū)。
二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。
五、外國(guó)組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員崗位職責(zé)
一、積極宣傳黨和國(guó)家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密。
四、積極開(kāi)展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開(kāi)展對(duì)兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門(mén)類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個(gè)人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對(duì)在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時(shí)由鑒定組裁定。
三、檔案達(dá)到開(kāi)放期，由鑒定組作出是否向社會(huì)開(kāi)放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(cè)(注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)間、參加鑒定人員);銷毀時(shí)由3人執(zhí)行;事后在清冊(cè)上注明銷毀日期并簽字;清冊(cè)歸檔。
安全與消防制度
一、庫(kù)房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。
三、做好安全巡查工作，下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門(mén)窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報(bào)告，并全力撲救。
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